Hvornår? Uge 43, den oktober. Ugen efter skolernes efterårsferie.

Transkript

1 Pixie for tælleugen Baggrund Hvorfor skal der tælles? For at kunne måle kanalstrategiens effekter er der behov for et billede af, hvordan kommunikationen foregår i dag, og hvordan den udvikler sig fremover. Vi tæller for at kunne vise at kanalstrategiens initiativer giver den effekt vi ønsker, Hvornår? Uge 43, den oktober. Ugen efter skolernes efterårsferie. Hvem? Alle administrative medarbejdere, inden for de udvalgte områder der skal tælles på Bagerst i dokumentet er der en oversigt over områderne. Hvordan? Der er udviklet et elektronisk tælleværktøj, som alle kommuner bruger: Hvordan fungerer det? - Gå ind på for at få adgang til det elektroniske tælleværktøj - Indtast brugernavn og password (Bliver udleveret til dig) - Hver gang der er en henvendelse som skal registreres, indtaster du den i det elektroniske tælleværktøj - Du kan have værktøjet stående åbent på din pc, som du løbende i løbet af dagen tæller henvendelser Oftest Stillede Spørgsmål Hvad skal tælles? Alle de administrative henvendelser, både ind- og udgående, inden for udvalgte områder (Se bilag bagerst). Minus henvendelser af privat eller intern karakter, og egentlig udøvende myndighed. Der tælles følgende typer henvendelser: Telefon (Ind og ud), vær opmærksom på at det er den medarbejder der afslutter samtalen, som tæller. Personligt fremmøde vær opmærksom på at det er den medarbejder der afslutter henvendelsen, som tæller.

2 (ind og ud) Følgende tælles ikke: spam, interne s, private s, henvendelser omkring kurser, nyhedsbreve og lign. Papirbreve (ind og ud) Blanketter der afleveres i en postkasse tælles også. I forhold til afsendte breve: Den person som lukker kuverten tæller så det registreres hvilken opgave brevet kommer fra. Post der ikke indeholder sagsrelevant information tælles ikke. Digital post Hvad er en henvendelse? KL s definition: Den kommunikation der foregår mellem kommune og modtager (Borger, virksomhed, forening, myndighed eller andre), med henblik på at modtager får råd, vejledning eller administrativ sagsbehandling. En henvendelse kan være startet af enten kommunen eller af modtageren. Hver gang information kommer til eller sendes fra kommunen, tæller det som en henvendelse. Er der tilfælde hvor jeg ikke skal tælle? Ja, Det er kun den medarbejder som er sidste led i en henvendelse, der tæller. Henvendelsen er afsluttet når, kommunikationen ophører: røret lægges på, borgeren forlader skranken, en afsendes. Det betyder eksempelvis: - at omstilling ikke skal tælle, hvis telefon viderestilles - at reception ikke skal tælle, hvis borger guides videre til sagsbehandler eller lign. Hvad hvis der er flere opgaver knyttet til en henvendelse? Hver opgave skal tælles som en selvstændig henvendelse. Løses flere opgaver på baggrund af en borgerhenvendelse, tælles det som flere henvendelser. Eks: En borger skal bestille nyt kørekort og sundhedskort, eller en familie bestiller pas til flere = Der tælles her flere gange. Hvad hvis der kommer en borger med en henvendelse som ikke varetages af kommunen (Hverken forvaltning eller institutioner)? Henvendelsen skal registreres alligevel, men som det der hedder en fejlhenvendelse Er det kun muligt at tælle elektronisk? Nej, det er muligt at registrere på papir-tælleark, som efterfølgende indtastes i systemet. Hvad med vores institutioner? Jeres institutioner deltager også i tælleugen, hvis de varetager nogle af de administrative funktioner der er udvalgt som tælleområder (Se bilag bagerst)

3 Eks, hvis børneinstitutioner yder rådgivning om opskrivning til daginstitution men ikke på den almindelige daglige kommunikation mellem forældre og personale. Hvad sker der efter uge 43? Data (jeres indtastninger) registreres i database. Det digitale landkort trækker data fra denne database. Konkret betyder at data bliver vist på et Danmarkskort, hvorfra man kan klikke på en kommune og få vist data. Ambitionen er at skabe overblik for kommunerne om, hvordan henvendelsesmønstret er i en given periode. Tovholder IT + Kontaktperson i forvaltning x Medarbejdere der tæller Charlotte Bay Greisen Steen Meyer Larsen Stine Hansen Kontaktperson i forvaltning x Medarbejdere der tæller Uge Uge 41 Uge 43 Introduktion til medarbejderne er gennemført Der tælles Support i uge 43 Stine Hansen: sha@aabenraa.dk, Steen Meyer Larsen smlar@aabenraa.dk (Teknisk i forhold til ), Bilag: De obligatoriske udvalgte områder, som der skal tælles på KLE Emne Administrativ opgave Hvor hører opgaven til Hvem tæller Byggetilladelse Miljø og Teknik

4 Optagelse i skolefritidsordning (SFO) Børn og Skole Alle administrative henvendelser, hvilket vil sige ikke råd og vejledning på gulvet i institutionen Skoleindskrivning/optagelse Børn og skole Prøvelse af ægteskabsbetingelser Alle administrative henvendelser. Selve vielseshandlingen skal ikke registreres som en henvendelse Borgerlig vielse/ritualer Registreret partnerskab Flytning Pas Kørekort SKAT ejendom Staben? Spørgsmål til og om udsendelse af ejendomsskat SKAT person Opkrævning Herunder ejendomsskat Administrationsaftaler Administrationsaftaler (administrationssager) omfatter henvendelser, som omhandler kommunens admnistration af borgerens økonomi. Hvis samme borger henvender sig om sin pension, skal det derimod registreres som en henvendelse om pension. Lovbekendtgørelse nr Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning m.v. Sundhed og Omsorg??? Alle administrative henvendelser. Dækker over alle hjælpemidler, både kropsbårne-, mobilitets-, og øvrige hjælpemidler. Kontakt til leverandører og ex praktiserende læger skal også registreres Optagelse i dagtilbud, plads i anden kommune og Børn og skole opsigelse Optagelse i fritidshjem, plads i anden kommune og Børn og Skole opsigelse Sundhedskort (gult) EU-sygesikringskort (blåt) Valg af læge og sygesikringsgruppe Folkepension Opsat pension Varmetillæg Personligt tillæg og helbredstillæg Bistandstillæg og plejetillæg

5 Førtidspension Invaliditetsydelse Boligydelse Boligsikring, ikke førtidspensionister Boligsikring, førtidspensionister Beboerindskud Børnetilskud Børne- og ungeydelse Underholdsbidrag (børne/ægtefælle/uddannelse) Arbejdsmarked & Social Hjælp til forsørgelse (kontanthjælp, starthjælp mv.) Arbejdsmarked & Social Her skal der måles på ydelsesdelen, ikke indsatsdelen som er placeret i jobcenteret Sygedagpenge Arbejdsmarked & Social Barselsdagpenge Arbejdsmarked & Social Dagpenge ved alvorligt syge børn