Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i København

Transkript

1 Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i København Administrator: Almenbo a.m.b.a. 22. april 2014 Referat af Ordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i København Mødedato og -tid Torsdag den 10. april 2014 kl Sted Afdeling III, Fælleslokalet Kronprinsessegade 14 Deltagere Afbud Dagsorden Fra bestyrelsen Henrik Lohse, Henriette Denman, Lene Aastrup Nielsen, Kirsten Olsen samt Hanne Slotsvik Fra repræsentantskabet Vibeke Ahlmann, Irene Denman, Hope Cedercrantz og suppleanterne Karina Kande og Elisabeth Høyer Fra Almenbo Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) John Olsen og Eric Andersen 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 8. oktober 2013 og det ekstraordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 3. december Optagne lån i perioden 8. oktober april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det senest forløbne år. 5. Boligforeningens medlems- og administrationsaftale 6. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab a. Afdeling I b. Afdeling III c. Boligforeningen d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 7. Budget for 2015 a. Fastsættelse af administrationsbidrag b. Retningslinier for afdelingernes budgetter 8. Renoveringsarbejder a. Forslag om opførelse af ejendomskontor i gadeplan, afdeling Bispebjerg Bakke 9. Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Lene Aastrup Nielsen) b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse c. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen d. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 10. Behandling af indkomne forslag 11. Valg af revisor 515

2 12. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra administrationen 13. Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Forslag tirsdag den 7. oktober Eventuelt. ad 1 Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt som dirigent. ad 2 Godkendelse af referater Kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 8. oktober 2013 Referatet blev godkendt. Ekstraordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 3. december 2013 Referatet blev godkendt. ad 3 Optagne lån i perioden 8. oktober april 2014 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Henrik Lohse aflagde følgende beretning: Vi har sagt farvel til Birthe Leerbech, som har trukket sig tilbage efter mange år som formand for bestyrelsen og repræsentantskabet. Birthe har gennem årene udført et meget stort arbejde for boligforeningen og været en stor drivkraft i såvel boligforeningens som i Almenbos bestyrelse. Som ny formand vil jeg bestræbe mig på at løse de kommende arbejdsopgaver i tæt samarbejde med resten af bestyrelsen. Der var ingen bemærkninger til beretningen, som blev godkendt. ad 5 - Boligforeningens medlems- og administrationsaftale Administrationen fremlagde en opdateret medlems- og administrationsaftale til underskrift og kopi af stiftelsesoverenskomsten blev omdelt. ad 6 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab a. Afdeling I, Bispebjerg Bakke Regnskabet viser et underskud på kr., der primært skyldes mindre renteindtægter i boligorganisationen. Afdeling Bispebjerg Bakkes regnskab for 2013 blev godkendt. 516

3 b. Afdeling III, Kronprinsessegade Regnskabet viser et underskud på , der primært skyldes merudgift til lønomkostninger. Der blev spurgt, hvorfor der ikke var budgetteret med gartnerudgifter i Administrationen kan til referat oplyse, at beløbet på kr. vedrører afløsning og derfor burde være indeholdt i almindelige lønudgifter. Afdeling Kronprinsessegades regnskab for 2013 blev godkendt. Afdeling Bispebjerg Bakkes og afdeling Kronprinsessegades regnskaber er tilgængelige på Almenbos hjemmeside. c. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i København Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns regnskab for 2013 blev godkendt med et underskud på kr. Underskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. Egenkapitalen udgør kr. d. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns sideaktiviteter Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns regnskab over sideaktiviteter for 2013 blev godkendt. e. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns spørgeskema Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns spørgeskema for 2013 blev godkendt. f. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns revisionsprotokollat Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns revisionsprotokollat for 2013 blev godkendt. ad 7 Forelæggelse af budget for 2015 a. Boligforeningens budget Administrationsbidrag til Almenbo for 2015 er uændret kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed jævnfør Almenbos takstoversigt 2015, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 26. februar Posten supplerende energiledelse er fjernet fra budgettet, idet der er indgået aftale med Energi og Miljø, som udfører det årlige energisyn. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligforeningens budget for 2015 på efterårsmødet. b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2015 Bestyrelseshonoraret blev godkendt. c. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. 517

4 ad 8 Renoveringsarbejder a. Forslag om opførelse af ejendomskontor i gadeplan, afdeling Bispebjerg Bakke Administrationen oplyste, at i henhold til de nye arbejdsmiljøkrav undersøger administrationen i øjeblikket mulighederne for at flytte og renovere det nuværende ejendomskontor i kælderen, hvor der er begrænset dagslys og manglende flugtmuligheder. Afdelingsbestyrelsen var enig i, at ejendomskontoret skal leve op til arbejdsmiljøkravene og foreslog at inddrage strygerummet, der ligger op af ejendomskontoret. Strygerullen i rummet kan flyttes til vaskeriet. Det blev aftalt, at administrationen udarbejder skitseforslag samt økonomi på renovering af ejendomskontoret. ad 9 - Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Valg af boligforeningens medlem til Almenbos bestyrelse - (på valg er Lene Aastrup Nielsen) Lene Aastrup Nielsen meddelte, at hun ikke ønskede at genopstille. Hun ønskede at koncentrere sig om arbejdet i afdelingen. Hanne Slotsvik blev valgt til Almenbos bestyrelse for en to-årig periode. b. Valg af suppleant for boligforeningens medlem af Almenbos bestyrelse Vibeke Ahlmann blev valgt som suppleant for boligorganisationens medlem af Almenbos bestyrelse. c. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen Vibeke Ahlmann blev valgt som kandidat til Almenbos bestyrelse. d. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Administrationen udleverede fem valgkort til boligorganisationens formand. Valgkortene blev fordelt således: Henrik Lohse, Lene Aastrup Nielsen, Henriette Denman, Vibeke Ahlmann og Hanne Slotsvik. ad 10 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 11 - Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 12 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingerne Afdeling I Sammenlægningen af lejligheder er færdige og vi har ro. Der udskiftes døre mellem svalegangen og trappen. Afdelingsbestyrelsen har nedsat et udvalg, som skal stå for afdelingens hjemmeside. 518

5 Der er ligeledes nedsat et udvalg til at løse problemerne med fordeling af kælderrum. Afdelingsbestyrelsen værdsætter det store engagement og den kæmpe indsats, som Joen Poulsen har udført i Eric Andersens fravær. Også en stor ros til afdelingsbestyrelsen for deres store arbejde for afdelingen. Afdeling III Afdeling III er glade for hjælpen fra Erik Andersen, der primært arbejder i Arbejdet med kælderdørene er nu udført og en udskiftning af vinduerne er det næste store arbejde, der skal udføres. Emnet drøftes på forestående bygningsgennemgang. c. Fra administrationen Administrationen orienterede om, at der arbejdes på rammeaftalen vedrørende det digitale boligselskab (det elektroniske syn) udløber ved årsskiftet. En ny skal indgås med ny prisindhentning. Der blev afholdt styringsdialogmøde med Københavns kommune den 25. marts, hvor administrationen bad kommunen være mere opmærksomme på beboersammensætningen. Kommunen oplyste, at der mangler ungdomsboliger i kommunen og administrationen bad bestyrelsen tænke over muligheden for at ommærke et antal lejligheder til ungdomsboliger. Bestyrelsen ønskede at tænke over sagen og bad om at få punktet på dagsordenen til næste møde. Almenbos bestyrelse har besluttet at overgå til webfakturering, som påbegyndes i maj måned. Der vil blive afholdt kursus for administrationen og ejendomsmestre. Der afholdes bestyrelseskonference den november på Comwell Køge Strand. ad 13 - Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde Næste møde er fastsat til den tirsdag den 7. oktober 2014 kl ad 14 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referent Formand Dirigent Lene Terpe Henrik Lohse Claus Sieben Hansen 519