Forretningsudvalgsmøde den 30. april 2014 kl og Bestyrelsesmøde onsdag den 14. maj 2014 kl i Almenbo, Hold-an Vej 16, Ballerup

Transkript

1 Resumé af referat fra 1. juli 2014 Forretningsudvalgsmøde den 30. april 2014 kl og Bestyrelsesmøde onsdag den 14. maj 2014 kl i Almenbo, Hold-an Vej 16, Ballerup Deltagere den 14. maj 2014 Fra bestyrelsen: Per Kloster Andersen, Marie-Louise Scharling, Lene Aastrup Nielsen, Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Allan Bogholdt, Svend Erik Pedersen, Maria Lundahl Assov, Bjarne Frølund, Erik Frikke og Allan Fabritius Fra Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab: René Hattens Fra administrationen: Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lotte Schultz (referent) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 26. februar 2014 samt bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 30. april Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager b. Meddelelser c. Status Almenbos økonomi 4. Lukket dagsorden 5. Lukket dagsorden 6. Almenbos regnskab 2013 a. Regnskab b. Spørgeskema c. Revisionsprotokollat 7. Årsberetning 8. Bestyrelsesseminar modul 3 9. Bestyrelseskonference den november Planlægning af den ordinære generalforsamling den 27. maj Eventuelt

2 ad 1 - Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. ad 2 - Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 26. februar 2014 samt bemærkninger til forretningsudvalgsmødet den 30. april 2014 Referatet fra bestyrelsesmødet den 26. februar 2014 blev godkendt uden bemærkninger. Til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 30. april 2014 var der ingen bemærkninger. ad 3 - Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter/byggesager På mødet blev der orienteret om status på igangværende og kommende renoveringsprojekter/byggesager. b. Meddelelser Almene Boligdage den september 2014: Den 23. april 2014 er der fremsendt en til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer omkring tilmelding til Almene Boligdage. Sidste frist for tilmelding til BL er den 1. juli Deltagerne vil blive tilmeldt i den rækkefølge administrationen modtager tilmeldingerne. Sammenlægning af Jyske Bank og BRF-Kredit: Jyske Bank har indgået aftale med BRF-Kredit om sammenlægning af de to virksomheder. Sammenlægningen er godkendt hos relevante myndigheder, herunder Konkurrencerådet. Ændringer af almenboligloven: Folketinget har vedtaget ændringer af almenboligloven, herunder ommærkning af almene ældreboliger og familieboliger til almene ungdomsboliger. Formålet er at imødekomme det stigende behov for ungdomsboliger og imødekomme en række kommuners ønsker om en mere fleksibel udnyttelse af boligmassen. Der er reserveret 10 mio. kr. til ommærkningen, der højst kan gælde i 10 år. Afholdelse af bestyrelses- og repræsentantskabsmøder: Tre af boligorganisationerne har afholdt deres ordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Boligselskabet Kirstinevang holder deres møde den 6. maj På alle møderne er der fremlagt ny procedure omkring valg, udlevering af valgkort og deltagelse på Almenbos generalforsamling den 27. maj En fornyelse af rammeaftalen i forbindelse med elektronisk syn er godkendt på de tre afholdte møder. Webfakturaer: Implementering af webfakturering vil blive påbegyndt i løbet af maj måned. Der afholdes kursus for administrationen og for ejendomsmestrene. Efterfølgende vil alle kreditorer modtage brev om, at fremtidige fakturaer skal fremsendes elektronisk. Implementering af webfakturaer forventes at ske i juli måned

3 Kredsvalg i 1. og 9 kreds BL: Den 2. april 2014 blev der afholdt kredsvalgsmøde i 9. kreds. Iris Gausbo, Boligforeningen 3B blev valgt som formand og Allan Nielsen, Tranemosegård blev valgt som næstformand. Herudover er Erik Frikke blevet genvalgt og Mogens Kjeldstrøm Pedersen valgt som nyt medlem. Den 29. april 2014 blev der afholdt kredsvalgsmøde i 1. kreds. Birthe Qasem, FSB blev genvalgt som formand og Kåre Vestermann, Boligforeningen Vibo blev valgt som næstformand. Almenbos vedtægter: Med baggrund i ændringer af Almenbos vedtægter, der blev besluttet på den ekstraordinære generalforsamling den 16. december 2013, har Ballerup Kommune i brev af 22. april 2014 meddelt, at den ingen bemærkninger har til de nye vedtægter. JS Danmark: Firmaet JS Danmark har henvendt sig til administrationen vedrørende en fornyelse af præsentationsfolderen. Administrationen har tænkt sig, at folderen skal være lidt anderledes end hidtil i forhold til indhold. Folderen vil være uden omkostninger for Almenbo, idet den er reklamefinansieret. Dette betyder, at Almenbos samarbejdspartnere skal have ønske om at annoncere i folderen, for at den kan blive en realitet. Nøgletal: På mødet blev nøgletal for afdelingerne udlevereret. Nøgletallene vil indgå som en del af årsberetningen. Regnskabsresultater: På mødet blev regnskabsresultater for boligorganisationerne og afdelingerne udleveret. Samtlige boligorganisationers regnskaber kommer ud med et underskud i 2013, der primært skyldes kurstab. Sommerfest for personalet: Der afholdes sommerfest for samtlige medarbejdere i administrationen og afdelingerne den 13. juni Personalet i AKB-Lyngby er også inviteret, og har tilkendegivet, at de gerne vil deltage. c. Status Almenbos økonomi Til mødet var udsendt budgetkontrol for perioden Bestyrelsen havde ingen bemærkninger til budgetkontrollen. Ad 4 Lukket dagsorden Ad 5 Lukket dagsorden 3

4 Ad 6. Almenbos regnskab 2013 a. Regnskab Resultatopgørelsen udviser et overskud på kr. Overskuddet fremkommer ved større indtægt på byggeforretningsførelse. Almenbos balance udgør pr. 31/ kr. Arbejdskapitalen udgjorde pr. 31/ kr. Arbejdskapitalen er forøget med årets overskud på kr. samt bidrag til arbejdskapitalen på kr. Arbejdskapitalen udgør herefter kr. pr. 31/ Egenkapitalen udgør herefter kr. pr. 31/ , hvoraf kr. udgør boligorganisationsandele. Bestyrelsen godkendte Almenbos regnskab for b. Spørgeskema Der var ingen bemærkninger til spørgeskemaet, der blev godkendt af bestyrelsen. c. Revisionsprotokollat Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet. Ad 7. Årsberetning Til mødet var fremsendt udkast til årsberetning for Det endelige layout vil blive præsenteret på generalforsamlingen den 27. maj Bestyrelsen havde ingen bemærkninger til årsberetningen. Ad 8. Bestyrelsesseminar modul 3 Det tredje bestyrelsesseminar holdes onsdag den 1. oktober 2014 kl hos Almenbo. Bestyrelsen er informeret herom i den 25. april Bestyrelsen tog dette til efterretning. Ad 9. Bestyrelseskonference den november 2014 På de afholdte bestyrelses- og repræsentantskabsmøder er der informeret om, at der afholdes bestyrelseskonference den november Invitation til konferencen vil først blive udsendt i slutningen af september måned, når der har været afholdt afdelingsmøder og valg til afdelingsbestyrelser og repræsentantskaber er på plads. Konferencen afholdes på Comwell i Køge og program for konferencen pågår. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4

5 Ad 10. Planlægning af den ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 Den endelige indkaldelse vil blive udsendt personligt til de personer, som den enkelte boligorganisation har meddelt skal deltage. Indkaldelse med bilag udsendes pr. den 19. maj Administrationen meddelte, at Allan Fabritius er blevet genvalgt som medarbejderrepræsentant til Almenbos bestyrelse og Bjarne Frølund har meddelt, at han ønsker at genopstille som habilitet til Almenbos bestyrelse. Ad 11 Eventuelt Per Kloster Andersen sluttede mødet med at takke Lene Aastrup Nielsen, Mogens Kjeldstrøm Pedersen og Svend Erik Pedersen for deres arbejdsindsats i Almenbos bestyrelse. Mødet sluttede kl