ØSC Kundeforum. Møde torsdag d. 26. februar 2015

Transkript

1 ØSC Kundeforum Møde torsdag d. 26. februar

2 DAGSORDEN 1. Velkomst 2. Status for ØSC drift 3. Lønkontrol 4. Pilotprojekter på revideret opgavesnit 5. Evt. 6. Netværksseance (ca. kl ) 2

3 Status for ØSC drift 3

4 STATUS ØSC SAMLET SET Nye medarbejdere og ledere på plads i ØSC Årsafslutningen gennemført Halvårsmøder med Departementer iværksættes Arbejdsprogram igangsat (Per, Susanne og Carina gennemgår) 4

5 Fordeling af teams i ØSC Regnskab pr. 1-3 Team 1, 4 og 8 Susanne Team 3, 6 og 10 Malene Team 9, 11 og DUK Jørgen Bemærk: - Team 4 = ØIM, Kebmin og STIL - Team 11 = Transport, BRS og FM Ingen ændringer i ØSC Løn

6 EVALUERING AF ÅRSAFSLUTNING Tak for godt samarbejde Hvad gjorde vi anderledes i år? - Mulighed for udvidet åbningstid - Kundemøder med tilbud om at både løn- og regnskab deltog - Flere systemtekniske opsætninger på lønområdet mhp på skille de to år -Tilpasset regnskabserklæring for periode 12 og fremrykket levering Evaluering iværksættes primo marts på tværs af løn og regnskab - og med Moderniseringsstyrelsen -Opsamling af interne erfaringer og forbedringsforslag - Erfaringsudveksling med Moderniseringsstyrelsen hvad skal vi gøre mere eller mindre af til årsafslutning Opsamling af jeres erfaringer og forslag til forbedringer 6

7 REGNSKABSERKLÆRING Forbedringer af konceptet i Systemforbedringer rapporter i ØS-LDV - Krav om prognoser og udgiftsopfølgning - Timing - Bedste praksis for udarbejdelse af regnskabserklæring - Kvalitetsmåling og kvalitetssikring - Kompetenceudvikling 7

8 KOMPETENCEUDVIKLING I ØSC REGNSKAB Kompetencerne tilpasses kundens behov - Kvalitet i opgaveløsningen - Understøtte standardopgavesplittet - Etablering af roller og funktioner - Funktionsmedarbejder, Regnskabsmedarbejder og Kundeansvarlig - Forstå din kundes regnskab og Den professionelle kundedialog Gennem målrettet kompetenceudvikling ønsker vi - At øge anvendeligheden af vores regnskabsprodukter - At øge trivsel og motivation hos medarbejderne 8

9 FÆLLES KUNDERETTEDE INITIATIVER Som en del af arbejdsprogrammet 2015 indgår følgende initiativer der er rettet direkte mod jer fra ØSC: Sanering af bilag 4 - Gennemgang og standardisering af eventulle afvigelser fra opgavesplittet - Formulering af hvilke afgivelsestyper, der er nødvendige og på hvilket grundlag disse vurderes samt at de beskrives og dokumenteres ensartet på tværs af kunder - Kunder med afvigelser vil derfor blive kontaktet i 2015 omkring det videre forløb Kend din kunde - Plan for mulig udveksling af medarbejdere - Fokus på samarbejde og snitflader mellem løn og regnskab i ØSC - Sikre ensartede snitflader og dialog Ressortændringer - Udarbejdelse af ny håndbog til ressortændringer i samarbejde med MODST 9

10 SÆRLIGE INITIATIVER I ØSC LØN Som en del af arbejdsprogrammet 2015 indgår følgende initiativer, der er rettet direkte mod jer fra ØSC løn: Implementering af ny vejledning for lønkontrol - Tæt kontakt og bistand om at udarbejdet kontrolplaner Forbedring af rapporteringen fra refusionssystemet - Sikre at rapporteringen omkring refusionsområdet forbedres 10

11 SÆRLIGE INITIATIVER I ØSC REGNSKAB Som en del af arbejdsprogrammet 2015 indgår følgende initiativer der er rettet direkte mod jer fra ØSC regnskab: Digital post Som led i overgangen til Digital Post for virksomheder den 1. november 2013 og Digital Post for borgere 1. november 2014 er der behov for at sikre, at post til borgere og virksomheder sendes digitalt så vidt muligt. Myndigheder er ikke i medfør af lov om Offentlig Digital Post forpligtiget til at sende post digitalt, men Finansministeriet har sat sig i førersædet for at sikre, at overgangen sker og at myndigheder sender post digitalt (Digitaliseringsstyrelsen) Navision Stat 7.0 Piloter Uddannelse IndFak2 Status på implementering Kreditorvask Tilpasning af standardopgavesplit 11

12 Lønkontrol 12

13 HVORFOR NY VEJLEDNING FOR LØNKONTROL Lønkontrolprojektet er bl.a. initieret af Rigsrevisionens rapport om ØSC løn fra 2013, men også ud fra et generelt ønske om at forbedre og forenkle lønkontrollen end to end herunder at: tage hånd om kritikken af kvalitet i lønkontrol og af dobbeltkontroller sikrer effektiv kontrol gennem bedre forståelse for og synliggørelse af hele kontrolkæden end-to-end sikrer at kontrollerne supplerer hinanden og at dobbeltkontrol undgås introducere nye og mere målrettede kontrolrapporter Vejledningen indeholder en kontrolplan, som bliver omdrejningspunktet for vores fælles arbejde i Den er obligatorisk for ØSC kunderne, og vil indgå som bilag til kundeaftalen. 13

14 HVAD GÅR OPGAVEN UD PÅ FOR JER? Lønkontrollerne skal gennemgås hos jer og betydningen af de enkelte kontroller skal fastlægges og beskrives i kontrolplan Der bør udarbejdes analyser af risikoområder Der bør etableres nye arbejdsgange i forbindelse med 2. godkender på blanketterne Kontrolplan skal udarbejdes af jer i et tæt samarbejde med ØSC Kontrolplan vil herefter indgå som en del af kundeaftale, og vil være udgangspunktet for en effektiv og sikker kontrol fremadrettet Rigsrevisionen vil tage udgangspunkt i kontrolplanen i lønrevisionen 14

15 HVORDAN BLIVER I UNDERSTØTTET I OVERGANGEN TIL NYE PROCESSER? ØSC har planlagt et særligt implementeringsprojekt, der samlet set skal sikre at samtlige kontrolplaner kommer i hus i 2015 herunder fx: Kundemøder samt informationsmøder omkring koncept og indhold Et implementeringsforløb opdelt i tre bølger I får melding omkring hvilken bølge I indgår i ultimo marts i nyhedsbrev Skabeloner til kontrolplaner - målrettet forskellige kundetyper Værktøjskurser i samarbejde med Moderniseringsstyrelsen Tæt sparring med ØSC om kontrolplanen med teamleder og kundeansvarlige 15

16 HVOR LANGT ER VI KOMMET? Der er gennemført pilottest på konceptet for lønkontrol, herunder test af nyt kontroluddata Vi er i gang med at tilrettelægge pilottest af ØSC-løn portalen med 2. godkender Høring i Rigsrevisionen: Vejledning for Lønkontrol Skabelon for kontrolplan Nye rapporter Nyt kontroluddata ØSC-løn portalen med 2. godkender af blanketter Implementeringsplan under udarbejdelse og bølgeplanen bliver kommunikeret i nyhedsbrev ultimo marts 16

17 OVERORDNET TIDSPLAN Februar 2015 Udarbejdelse af implementeringskoncept 2. høring i Rigsrevisionen Marts 2015 Planlægning af møder og mødebookning 3. høring i Rigsrevisionen Ultimo marts medio april 2015 Planlægning af møder og mødebookning Eventuel efterbehandling efter høring i RR Medio april november (årsafslutning) 2015 Implementering starter op med kurser, kundemøder mv. Implementering via tre implementeringsbølger Ultimo 2015 Alle kontrolplaner er udarbejdet og underskrevet Alle kontrolplaner er lagt i EPI Centret 17

18 Pilotprojekter på revideret opgavesnit for ØSC-kunder 18

19 HVORFOR PILOTPROJEKTER? Formål: Som et led i den løbende produktudvikling med henblik på at sikre, at SAM understøtter kundernes processer så effektivt som muligt, iværksættes der løbende nye pilotprojekter, med henblik på at vurdere, om der kan etableres mere effektive processer end-to-end. Formålet er øget effektivisering både centralt i ØSC og decentralt hos kunderne. I 2015 udarbejdes ny model for håndtering og gennemførelse af pilotprojekter. I modellen vil indgå følgende elementer: - Skabelon til produktbeskrivelser - Model for håndtering i driften - Evalueringsmodel hvor aktivitet og resultater evalueres i et tæt samarbejde med kunden 19

20 HVILKE PILOTPROJEKTER GENNEMFØRES I 2015 På regnskabsområdet - Fakturamanager - Rejs Ud - Full service På lønområdet - Udvidet refusionsservice via adgang til tidsregistrering - Barselsadministration - Udvidet lønservice - Personale adm. for små kunder < 100 lønregistre 20

21 Eventuelt 21

22 Tak for i dag Næste møde i Kundeforum er torsdag d. 11. juni kl