Vejledning Vejledning til ansøgning om tilskud fra Europa-Nævnets Pulje C 2. runde

Transkript

1 Vejledning 2016 Vejledning til ansøgning om tilskud fra Europa-Nævnets Pulje C 2. runde Tilskud fra Pulje C søges ved at udfylde et elektronisk ansøgningsskema, der tilgås fra Europa-Nævnets hjemmeside Ansøgningsfristen for ansøgninger om tilskud gennem Pulje C er den 7. marts 2016 kl. 12. Der dispenseres ikke for ansøgninger modtaget herefter. I kan ikke gemme skemaet undervejs og online forbindelsen til blanketten vil automatisk afslutte/lukke efter 15 minutter. Vær opmærksom på, at I muligvis kan skrive videre, men det vil være i en lokal kopi på jeres egen computer, der ikke har forbindelse med ansøgningsdatabasen. I kan derfor ikke afsende ansøgningen, når I kommer til sidste sige og indtaster NemID for at afslutte. Derfor anbefaler vi, at I gør jer bekendt med skemaet i pdf-version inden udfyldelse af det elektroniske skema, nedskriver projektbeskrivelse, resumé o.l., så det er klar til at kopiere ind i ansøgningsblanketten og at I har NemID, CVR-nummer, P-nummer m.v. parat. Find pdf-versionen på Oplysningerne i ansøgningsskemaet afgives under strafansvar, og ansøger skal straks meddele Kulturstyrelsen eventuelle ændringer. Signer og indsend med NemID Når alle oplysninger er udfyldt indsendes ansøgningen ved klikke på Signer. Herefter åbnes et nyt vindue, hvor NemID kode mm. skal oplyses og ansøgningen vil blive sendt til Slots- og Kulturstyrelsen. Umiddelbart efter sendes automatisk en kvittering til den mailadresse I har oplyst for kontaktperson. Når ansøgningen er indsendt, er det ikke længere muligt at rette i den. I kvitteringen kan I se en kopi af jeres ansøgning. Opdager I fejl og/eller mangler skal I straks oplyse det pr. mail til sekretariatet: europanaevnet@slks.dk husk at oplyse ansøgningsnummeret som er oplyst i kvitteringsmailen. Hjælp til teknikken Vises blanketten ikke rigtigt, har I problemer med afsendelsen, forsvinder de ting I har skrevet eller er I f.eks. i tvivl om, hvordan I får eller bruger NemID medarbejdersignatur? Så kan I finde hjælp til typiske tekniske problemer i vores tekniske vejledning på: H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V europanaevnet@kulturstyrelsen.dk

2 Europa-Nævnets sekretariat administrerer tilskudsordningen og har følgende adresse: Europa-Nævnet Slots- og Kulturstyrelsen H. C. Andersens Boulevard København V Tlf.: (direkte)/ (omstillingen) europanaevnet@slks.dk Hvis I har spørgsmål til vejledningen eller det elektroniske ansøgningsskema, er I velkomne til at kontakte sekretariatet. Tema for ansøgningsrunden I ansøgningsrunden for 2016 prioriterer nævnet ansøgninger, der sætter fokus på Det fælleseuropæiske samarbejde om flygtninge og migranter i Europa, Fælleseuropæisk klima- og miljøpolitik efter COP 21. At nævnet udvælger et eller flere temaer for en ansøgningsrunde er ikke ensbetydende med, at ansøgninger, der har et andet fokus, ikke kan få tilsagn om tilskud. Det betyder imidlertid, at ansøgninger, der opfylder alle øvrige kriterier, og har prioriteret et fokusområde får "et ekstra plus" i den samlede vurdering. Hvem kan søge? Lovlige organisationer Visse offentlige institutioner Juridiske personer (hermed også virksomheder) og Privatpersoner kan søge tilskud fra Pulje C Partier og bevægelser valgt ind i Folketinget eller Europa-Parlamentet eller deres ungdomsorganisationer kan ikke søge om tilskud fra Pulje C. Hvad kan man søge tilskud til? Tilskud ydes til projekter. Projekterne skal gennemføre initiativer, der fremmer oplysning og debat om Europa i Danmark. Initiativerne skal bestå af enkeltstående lokale, regionale eller landsdækkende aktiviteter, der gennemføres i perioden 1. juli til 31. december Der bevilges ikke penge til projekter, der allerede er gennemført. Ej heller til projekter, der er påbegyndt inden tilskudsperiodens opstart. Dvs.at udgifter i projektet først kan medregnes fra 1. juli og eventuelle forundersøgelser m.v. før denne dato skal ikke opgives som en del af projektet. Initiativet skal være afsluttet inden den i ansøgningen anførte dato for afslutning, som ikke kan ligge senere end ved årets udgang. Med afsluttet menes eksempelvis, at et arrangement er afholdt, en bog udgivet eller et tv-program sendt mindst en gang. Der kan ikke påløbe udgifter i projektet efter afslutningsdatoen. Udarbejdelse af regnskab og rapport vil som regel 2

3 ligge efter projektets afslutningsdato (skal være indsendt senest 30 dage efter projektafslutning). I ansøgningsskemaet søges inden for 5 kategorier: Arrangementer f.eks. debatmøder, konferencer, events (type C1) Radio- og tv-programmer (type C2) Programmer o.l. til internettet (type C3) Udarbejdelse af oplysnings- og undervisningsmateriale (type C4) Andet, f.eks. kampagner, rollespil eller projekter med flere typer af elementer (type C5). Tilskud fra Pulje C ydes ikke til studie- og researchrejser. honorarer til og transport for medlemmer af Folketinget eller medlemmer af Europa-Parlamentet heller ikke selvom de er oplægsholdere på møder eller konferencer. køb af produktionsudstyr, IT, inventar, materiel o.l. Hvad lægges der vægt på ved afgørelsen? Europa-Nævnet træffer afgørelse om tilsagn eller afslag baseret på en konkret vurdering af initiativets indhold som beskrevet i ansøgningen. Vurderingen tager udgangspunkt i bekendtgørelse nr. 200 af 9. marts 2011 om tilskud til fremme af debat og oplysning om Europa i Danmark, hvoraf det blandt andet fremgår at: Ved afgørelse af tilsagn om tilskud lægger Europa-Nævnet vægt på, at initiativet i indhold og form henvender sig til en bred eller ny målgruppe i Danmark, har stor gennemslagskraft i målgruppen eller offentligheden, er offentligt og annonceres bredt i offentligheden, og er væsentligt egenfinansieret eller væsentligt finansieret fra anden side. Europa-Nævnet modtager som regel ca. 100 ansøgninger per ansøgningsrunde og generelt får under halvdelen tilsagn om tilskud. Da beløbet til fordeling er langt mindre end det samlede ansøgte beløb, prioriterer nævnet mellem ansøgningerne. Det er ikke muligt for nævnet at imødekomme alle ansøgninger om tilskud, og derfor er det vigtigt at beskrive initiativet så konkret så muligt, så nævnet kan træffe afgørelse på et oplyst grundlag. Især er det vigtigt, at stille med en væsentlig egen- og medfinansiering. Til brug for udarbejdelse af ansøgning er her beskrevet en række vigtige opmærksomhedspunkter. Oplysninger om ansøger Den juridisk ansvarlige for ansøgningen er også juridisk ansvarlig for projektets gennemførelse og regnskabsaflæggelsen. Den juridisk ansvarlige er ansvarlig for oplysningernes rigtighed. Oplysningerne gives under strafansvar. 3

4 Du kan finde din organisations eller virksomheds CVR-nr. samt produktionsnummer på Alle CVR-numre har tilknyttet et eller flere produktionsnumre. Det relevante produktionsnummer skal bruges i Danmarks Statistik. Geografiske oplysninger På fane 1 i ansøgningsskemaet skal kommunen, hvor den juridisk ansvarlige har hovedadresse angives. På fane 2 skal du angive den primære kommune for projektet. Oplysningen skal bruges til Danmarks Statistiks opgørelse af kulturtilskud. Vælg den kommune, hvor jeres hovedaktivitet foregår. Det kan f.eks. være den kommune, hvor et arrangement afholdes eller hvor projektkontoret ligger fysisk. På fane 2 skal du også angive hvor i landet den brugerrettede aktivitet foregår. Der kan vælges mellem hovedstadsområdet, Sjælland uden for hovedstadsområdet, Fyn og øerne, Jylland eller hele landet (f.eks. et webinitiativ, der markedsføres bredt eller tv-produktion, der sendes på landsdækkende kanal). Oplysningen skal bruges til Europa-Nævnets vurdering af ansøgningen i relation til den samlede projektportefølje. Hvis det er mere end ét af de nævnte områder, men mindre end hele landet vælges kategorien Hele Landet. Hovedstadsområdet defineres som København, Frederiksberg, Albertslund, Brøndby, Gentofte, Gladsaxe, Glostrup, Herlev, Hvidovre, Lyngby-Taarbæk, Rødovre, Tårnby og Vallensbæk. Europæisk vinkel Det er en betingelse for tilskud, at initiativet har en klar europæisk vinkel. Hermed menes at aktiviteterne skal omhandle Europa eller EU generelt, institutionelle europæiske forhold og processer samt europæisk politik, demokratisering, kultur, strategi, prioriteringer, udvikling, initiativer, kampagner, debat o.l. Desuden kan aktiviteter, der fremmer borgernes deltagelse i de demokratiske processer forbundet med EU støttes. Nævnet støtter ikke aktiviteter, der ikke har det europæiske aspekt som hovedformål, eller kun på et overfladisk plan beskæftiger sig med europæiske temaer, eksempelvis at et initiativ har baggrund i EU-forhold, regulering, ekspertkomiteer m.v., uden at dette fremgår klart af indholdet i aktiviteten. Det ligger nævnet på sinde, at der er en sammenhæng mellem de emner, der er aktuelle på europæisk plan, og de emner der diskuteres i Danmark. Derfor lægges der i bedømmelsen vægt på, at initiativet adresserer aktuelle problemstillinger og emner, der er relevante i en europæisk kontekst. Målgruppe 4

5 Det fremgår af bekendtgørelsen, at initiativet i indhold og form skal henvende sig til en ny eller bred målgruppe i befolkningen. Det betyder, at initiativet enten skal have bred appel i offentligheden, eller skille sig ud på anden måde. F.eks. ved at tale til en målgruppe, der er svært tilgængelig, eller ved at have adgang til en kommunikationskanal, der har et stort publikum. Det betyder desuden, at nævnet prioriterer ansøgninger, der er nytænkende af karakter, enten ved at selve initiativet i indhold eller form bryder konventionelle rammer eller ved at initiativet inddrager nye målgrupper. Gennemslagskraft Når der træffes afgørelse om tilsagn eller afslag lægges der desuden vægt på, at initiativet skal have gennemslagskraft i befolkningen eller målgruppen. Hermed menes, at der alt efter aktivitetens karakter er sandsynlighed for et rimeligt stort publikum eller at den primære målgruppe formodes at sprede debat og oplysning videre til en større gruppe. Det er derfor en god idé at bruge tid på at beskrive, hvordan initiativet markedsføres, om der annonceres, og om der allerede er etableret aftaler med medier eller andre, der kan sikre gennemslagskraft for initiativet. Det er som udgangspunkt ikke nok at have en god idé til et initiativ, med mindre der også er en klar plan for, hvordan den formidles og markedsføres. Gennemslagskraften kan også styrkes af at kendte personer deltager i arrangementerne eller programmerne. Offentligt tilgængelig og gratis Nævnet lægger vægt på at aktiviteter er offentligt tilgængeligt og annonceres bredt i offentligheden. Hermed menes, at aktiviteten ikke er forbeholdt særligt inviterede eller medlemmer, men er tilgængelig for alle inden for målgruppen. Aktiviteten er desuden målrettet offentligheden og omhandler således ikke information, nyheder, arrangementer m.v. rettet mod medlemmer. Initiativet skal stilles gratis til rådighed for målgruppen i projektperioden og mindst et halvt år efter afslutning. Mindre beløb til forplejning i forbindelse med arrangementer kan dog accepteres. Med- eller egenfinansiering Som det fremgår af bekendtgørelsen lægger nævnet vægt på, at initiativet er væsentligt egenfinansieret eller væsentligt finansieret fra anden side. Hermed menes med mindst 50 %. 5

6 Tilskudsmodtagere vil blive holdt ansvarlige for, at den opgivne egenfinansiering overholdes. Europa-Nævnet bevilger tilskud til aktiviteter, men finansierer dem ikke. Det betyder, at ansøger enten selv skal finansiere en del af udgifterne til initiativet, eller finde anden ekstern finansiering. Lønudgifter: Værdien af ulønnet arbejdskraft kan på lige fod med lønnet arbejdskraft indgå som egenfinansiering. Hvis værdien af det antal timer en medarbejder eller en ulønnet person indgår som egenfinansiering, skal der foretages en timeregistrering, der viser hvor mange timer, der er brugt på projektet og til hvilken timesats. Dette skal anføres i ansøgningen. Frivilligt arbejde kan maksimalt sættes til 120,- kr. i timen. Lokaler, udstyr: Det skal oplyses, hvorledes de anførte beløb er beregnet. Samtidig skal det oplyses, hvem der f.eks. er udlejer af lokaler, udstyr mv. Dette skal oplyses i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Overhead: Medregnes overhead i en aktivitets omkostninger opgøres de i forhold til generel ledelse, administration og hjælpefunktioner. Generel ledelse, administration og hjælpefunktioner udgøres af udgifter til ledelse, HR, Økonomifunktioner, IT-funktioner samt presse, informations- og hjemmesidefunktioner som ikke er en væsentlig og integreret del af projektet. Dertil lægges udgifter til husleje/afskrivninger på bygninger, forbrugsafgifter til lokaliteter og kontorhold samt afskrivninger på maskiner og inventar. Den således fremkomne sum divideres med samtlige ansatte årsværk og frivillige årsværk i det omfang de frivillige arbejder i huset. Den således opgjorte overhead-andel pr. arbejdstime anvendes i forhold til de konkrete arbejdstimer opgjort i de enkelte aktiviteter, der ydes tilskud til. Øvrige poster, der indgår som egenfinansiering: For øvrige poster gælder det, at beløbene skal specificeres og evt. dokumenteres i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Budget for initiativ Nævnet vurderer initiativets omkostninger set i forhold til den skønnede spredningseffekt, og det forventes således, at omkostningstunge projekter har særlig høj spredningseffekt og gennemslagskraft i befolkningen. Budgettet vurderes i forhold til andre initiativer af lignende karakter og det beløb nævnet har til rådighed til fordeling. 6

7 Nævnet yder typisk ikke tilskud over kr. med mindre, der er tale om projekter med meget høj spredningseffekt. Hvis man får tilsagn om tilskud til udarbejdelse af radio- eller tvprogrammer er en tommelfingerregel, at der som udgangspunkt gives ca kr. i tilskud pr. producerede radioprogram af 30 min. varighed og ca kr. pr. producerede tv-program, hvis der er tale om studieoptagelser. Der gives ikke tilskud til indkøb af udstyr til et projekt (eksempelvis kamera, mikrofoner og lign.), dog kan der gives tilskud til leje af udstyr. Der gives tilskud til omkostninger til revision af projektregnskabet, når tilskuddet er over kr. Drift og vedligeholdelse Tilskud gennem Europa-Nævnet er tilskud til aktiviteter altså projekttilskud, ikke driftstilskud. Det betyder, at en ansøgning om tilskud, hvor initiativet har karakter af en driftsudgift ikke vil blive højt prioriteret. Det kan f.eks. være en ansøgning om tilskud til drift af en eksisterende hjemmeside, eller det samme tilbagevendende arrangement, der søges om tilskud til kontinuerligt uden ændringer i form eller indhold. Tilskud gennem Pulje C ydes til enkeltstående aktiviteter. Søger man tilskud til det samme projekt år efter år uden væsentlige ændringer, vil projektet blive nedprioriteret. Der er derimod intet til hinder for at ansøger søger om tilskud til et nyt initiativ, hvor en del af initiativets udgifter er såkaldte driftsudgifter, som f.eks. lønudgifter til projektleder, leje af lokale til et arrangement etc. Samarbejder Nævnet er desuden opmærksomt på, om der er etableret samarbejder med andre organisationer, virksomheder eller personer, når en ansøgning vurderes. Det betyder dog ikke, at en ansøgning automatisk nedprioriteres, hvis der ikke er indgået samarbejder. Det afhænger både af initiativets karakter og størrelse. Med samarbejde forstås ikke udelukkende samarbejder mellem oplysningsorganisationer, men også med private virksomheder, medier eller andre, der er relevante for det pågældende initiativ. Tilsagn om tilskud 7

8 Nævnet kan give tilsagn om tilskud til hele eller en del af det ansøgte beløb. Som oftest giver nævnet tilskud til en del af det ansøgte beløb, så det er vigtigt at holde sig for øje, om man har mulighed for at gennemføre initiativet, hvis man ikke får tilsagn om det fulde ansøgte beløb. Nævnet kan desuden vælge at yde tilskud til en specifik udgiftspost i budgettet, som f.eks. annoncering. Hvis tilskuddets størrelse ikke er tilstrækkeligt til at ansøger kan gennemføre initiativet, skal sekretariat hurtigst muligt underrettes. Med mindre andet fremgår af tilsagnsbrevet, skal aktiviteten gennemføres som beskrevet i ansøgningen. Nævnet kan i særlige tilfælde godkende at budget og aktivitetsplan for en aktivitet ændres efterfølgende. Hvis nævnets sekretariat godkender en ændring, er det en betingelse, at aktiviteten udføres i overensstemmelse med det ændrede budget. Som modtager af tilskud fra Pulje C forpligter ansøger sig til at oplyse sekretariatet om tid og sted for arrangementer, eller om sendetidspunkt og kanaloplysninger for radio og tv-programmer støttet af nævnet. Europa-Nævnet opfordrer desuden tilskudsmodtagere til at publicere eventuelle arrangementer på Altinget.dk s EU-kalender, og til at producerede TV programmer, film og lignende lægges på web-tv platformen for at sikre størst muligt spredning af initiativerne. Vilkår for tilsagn Vi gør opmærksom på, at nævnets logo skal optræde på fremstillede materialer, som f.eks. blade, aviser, bøger, tv- og radio programmer og hjemmesider, som er udarbejdet med støtte fra nævnet. Det skal fremgå, at aktiviteten er støttet af nævnet, så det tydeliggøres at nævnet ikke er eksempelvis samarbejdspartnere el. andet. Nævnets logo findes på hjemmesiden: Ændringer efter tilsagn Væsentlige ændringer i forhold til det, der er beskrevet i ansøgningen skal godkendes af sekretariatet. Ved væsentlige ændringer forstås eksempelvis: Afbud fra hovedpersoner (Markante oplægsholdere, debattører el. lign.) Samarbejdspartnere, der trækker sig ud af projektet Flytning af arrangementsdato og/eller sted Markante ændringer i budget for aktivitet Markant ændring af forventet deltagerantal/seer- eller lyttertal (Spredningseffekt) Ved mindre ændringer, som f.eks. mindre justeringer i mellem budgetposter, små ændringer til program/udgivelse skal sekretariatet ikke orienteres før ved selve afrapporteringen af projektet. 8

9 Afslag om tilskud Nævnets afgørelser om tilsagn om tilskud og afslag på tilskud er endelige og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed jf. 12 i bekendtgørelsen. Vær opmærksom på, at selvom ansøger tidligere har modtaget tilskud, er det ikke ensbetydende med, at en ansøgning eller initiativ udformet på lignende vis, er garanteret tilskud i en efterfølgende tilskudsrunde. Som nævnt beror nævnets afgørelse på en konkret vurdering af ansøgningen med udgangspunkt i bekendtgørelsen. Nævnet foretager tillige en prioritering mellem ansøgningerne. Udbetaling af tilskud Vær særlig opmærksom på, at tilskud fra nævnet først udbetales, når initiativet er gennemført, og rapport og regnskab for initiativet er godkendt af nævnets sekretariat. Der dispenseres ikke herfor uanset årsag. Hvis udgifterne til aktiviteten er lavere end det bevilgede beløb, udbetales kun et tilskud svarende til de reelle afholdte udgifter for aktiviteten. Vær desuden opmærksom på, at der er forskellige krav til aflæggelse af regnskab og rapport alt afhængig af størrelsen på det bevilgede tilskud. Hvis ansøger får bevilget et tilskud på kr. eller derunder, udfyldes et regnskabsskema, som underskrives af en regnskabskyndig og vedlægges bilag for afholdte udgifter. For tilskud over kr. skal der aflægges et revideret regnskab. Læs mere om aflæggelse af regnskab og rapport på Vær desuden opmærksom på, at der skal aflægges regnskab for hele projektet og ikke kun det af Europa-Nævnet støttede beløb. Alle udgifter, der har været afholdt i forbindelse med gennemførelse af projektet, skal indgå ind regnskabet. Regelgrundlag Regelgrundlaget er senest fastsat i Bekendtgørelse nr. 200 af 9. marts 2011 om tilskud til fremme af debat og oplysning om Europa i Danmark. Link til bekendtgørelsen: Ikrafttræden Vejledningen træder i kraft den 8. februar Europa-Nævnet den 25. januar

10 10