EJERFORENINGERNE VEJLESØPARKEN Grundejerforeningen og Ejerforeningerne matr. nr. 1 dt og 1 dy

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 30. april 2012 Sted: Vejlesøparken Deltagere fra bestyrelserne: Peter Mering (G/F, 1 dt og 1 dy- SEB) Marianne Ringgren ((G/F, 1 dt og 1 dy- SEB) (referent) Erik Fæster (G/F og 1 dt) Ingelise Hatting (1 dy) Per Grønborg (G/F og 1 dy) Holger Dock (1 dt) Øvrige deltagere: Hans Kramer Carl Andersen, EKAS mht. punkt 1 og 2 Bemærk, -at beslutninger er markeret med * - at alt der skal følges op på/udføres er markeret med kursiv- tekst. 1. Affaldsprojekt og finansieringsforslag fra Datea (med deltagelse af Carl Andersen, EKAS) Carl Andersen gennemgik EKAS budget for projektet og indstilling til valg af entreprenør. Projektet bliver noget dyrere end tidligere estimeret, og hovedårsagen hertil er -at der er medtaget udgifter til maling af alle vægge i skralderummene samt gulvene i blok 2 og 3. -at der er medtaget 8 nye branddøre i blok 2 og 3 på grund af kommunens brandkrav. Carl Andersen vil dog prøve at tale med kommunen herom, da han ikke umiddelbart mener, at de skulle være nødvendige. -at der er medtaget udgifter til skurby Datea har på basis af et konkret lånetilbud til ejerforeningerne lavet en oversigt over, hvor meget de enkelte ejere vil skulle afdrage hver måned/år ved henholdsvis et 5- årigt, 10- årigt og et 15- årigt lån eller alternativt, hvor meget de kan indbetale, hvis beløbet skal betales på én gang. Projektet er ikke splittet op på 1 dt og 1 dy, hvorfor de samlede udgifter også er fordelt direkte ud på det totale fordelingstal for begge ejerforeninger, som er i alt. *Bestyrelsen besluttede, -at projektet skal omfatte maling af vægge og gulve i skralderum -at der skal vælges klare plastforhæng ved skralderum i stedet for mælkede, som er dyrere Marianne Ringgren Side

2 -at det skal undersøges, om udgifterne skal splittes op på 1 dt og 1 dy og derefter fordeles blandt ejerne i de to ejerforeninger (Marianne Ringgren spørger Datea herom) -at EKAS skal udarbejde et revideret budget, som splitter de relevante udgifter op på de to foreninger (Carl Andersen sender det til bestyrelsen). 2. Tilbud på solcelle anlæg fra GreenGo Bestyrelsen har modtaget et tilbud fra GreenGo på levering af en solcelleløsning til Vejlesøparken. Ifølge tilbuddet vil anlægget kunne dække ca. 90% af det nuværende fællesforbrug i Vejlesøparken. Anlægssummen er 9.68 mio. incl. moms. Bestyrelsen har bedt Carsten Monrad fra Force Technology om at udarbejde en second- opinion på tilbuddet fra GreenGo. Hans konklusion er, at det primære formål med et sådant anlæg vil være at opnå et grønt image. Peter Mering var ikke umiddelbart enig i Carsten Monrads konklusion, idet hans egne beregninger selv ved en høj bankfinansieringsrente viste, at investeringen gav overskud, også når man omregnede beløbet til nutidskroner. Bestyrelsen har bedt EKAS om at vurdere den eksisterede tagdæknings egnethed ved evt. etablering af solcelle paneler på tagene samt mulighederne og behov for isolering af tagkonstruktionen. Konklusionen på denne vurdering er, at der bør foretages en del arbejder på tagene, inden monteringen af sol- cellerne. Det drejer sig om efterisolering, ekstra lag tagpap, forankring for vindsug og forstærkning af tagkonstruktionen. De samlede udgifter hertil vurderes til ca. 5,8-6,4 mio. inkl. moms. EKAS blev anmodet om at undersøge, hvorvidt den forventede varmebesparelse ved isolering af taget ud fra en økonomisk synsvinkel gav mening. EKAS blev endvidere anmodet om at gennemgå solcelleanlægget med leverandøren for at afklare, dels om der kunne være en taglastproblematik, og dels om der ville blive tale om, at tagfladen ville blive perforeret et betydeligt antal steder for at forankre solcelleanlægget forsvarligt til bygningen. Peter Mering gjorde supplerende opmærksom på, at Carsten Monrad ikke havde taget hensyn til, at der er en formueeffekt på ca. 20 gange den årlige el- besparelse svarende til ca. det dobbelte af investeringsbeløbet som følge af projektet, fordi lejlighederne bliver mere værd, hvis der kan spares på el- udgifterne. Bestyrelsen var enig om, at det er fint med en grøn profil for Vejlesøparken, særligt hvis man samtidigt opnår et positivt afkast på den samlede investering. Bestyrelsen konkluderede, at der alt taget i betragtning var grundlag for at arbejde videre med projektet, og at der skal orienteres om det på generalforsamlingen. 3. Planlægning af ekstra ordinær generalforsamling d. 21. maj Bestyrelsen var enig om, at dagsordenen skal have flg. to punkter: 1. Beslutning om ændring af affaldshåndteringen (med deltagelse af Carl Andersen, EKAS) 2. Orientering om muligheden for etablering af sol- celler på tagene. Marianne Ringgren Side

3 Marianne Ringgren beder Datea om at lave udkast til indkaldelse, dagsorden, beslutningsforslag og evt. revideret beregning på fordeling af udgifterne mellem foreningerne og ejerne. Brev af fra EKAS mht. tilbudsindhentning skal medsendes materialet til ejerne. Med hensyn til dirigent var man enige om, at man gerne vil have en jurist fra Datea til at påtage sig opgaven. Marianne Ringgren kontakter Datea med henblik herpå. Generalforsamlingen afholdes kl. 19 i selskabslokalet. *Bestyrelsen besluttede at budgettet i beslutningsforslaget skal medtage Erik Fæsters honorar på kr ,-, og at lånet skal tilbagebetales over 5 år. 4. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde d. 5. marts 2012 Referatet er tidligere blevet godkendt på mail. Der var flg. opfølgningspunkter: 1.1 En formaliseret aftale mellem bestyrelserne og EKAS om bistand til udarbejdelse af 5- og 10- årsplaner for vedligeholdelse bygninger, løbende opfølgning herpå og rådgivning ved møder med Hans Kramer og bestyrelsen. Aftalen er ikke på plads endnu. Det blev aftalt, at Marianne Ringgren beder Carl Andersen om at genfremsende forslag til aftale års budget (som også tager højde for energirapporten). Erik Fæster oplyste, at EKAS stadig arbejder på den. Ændring i Hans Kramers arbejdsbeskrivelse. Det blev aftalt, at Marianne Ringgren gennemgår den eksisterende beskrivelse for at vurdere dette, når aftalen med EKAS er på plads. 3.3 Fældning/udtynding af træer ved blok 3 og 4 Hans Kramer og Erik Fæster oplyste, at der er foretaget en udtynding og fældning af træer ved blok 3 og 4 (fra nr. 31). Bestyrelsen diskuterede, om der er fældet og udtyndet tilstrækkeligt, og man blev enige om, at opfordre beboerne til at sende deres tilkendegivelse til Hans Kramer, så bestyrelsen bedre kan danne sig et indtryk af beboernes holdning hertil. Det blev endvidere aftalt, at Ingelise Hatting foretager en besigtigelse sammen med stadsgartneren fra kommunen, Hans Kramer og Erik Fæster. Peter Mering gav udtryk for, at SEB s holdning er, at der skal være mest muligt udsyn til Vejlesø. 3.5 Kontakt til YOU- See mhp. krav om bedre udstyr og priser Marianne Ringgren Side

4 Holger Dock prøver at kontakte direktøren for You-See. 5. Opfølgning på kvartalsregnskaber og vedligeholdelse/igangværende opgaver Gennemgangen af kvartalsregnskaberne (1/ til 31/ ) gav anledning til enkelte bemærkninger. Desuden var der enighed om -at overføre allerede afholdte omkostninger til affaldsprojektet til byggesagen, når den er etableret. -at afholdte udgifter til arkitektbistand vedr. indgangspartierne kan blive i G/F. Når projektet sættes i gang, skal de med under 1 dt og 1 dy. Der var også enighed om, at bestyrelsen ikke vil medtage kommentarer til afvigelser i referatet, medmindre der er tale om væsentlige afvigelser. Årsagen hertil er, at budgettallene ikke er periodiserede. 6. Forhandlinger med E.ON Marianne Ringgren oplyste, at E.ON har afvist fornyet henvendelse fra Plesner Advokater med opgørelse af Vejlesøparkens tilbagebetalingskrav tilbage fra E.ON er ikke enige i de principper Plesner Advokater og Carsten Monrad har anvendt til opgørelsen af Vejlesøparkens tilbagebetalingskrav, hvorfor de kun vil anerkende et mindre beløb, som de har taget udgangspunkt i for den tilbagebetaling, de påbegyndte i efteråret Plesner Advokater arbejder derfor i øjeblikket på at udarbejde en klage til Energitilsynet sammen med Carsten Monrad fra Force Technology. I mellemtiden har E.ON indkaldt til et forhandlingsmøde d. 24. maj. Efter mødet skal bestyrelsen formelt tage beslutning om, hvorvidt klagen til Energitilsynet skal indsendes, eller om der skal videreforhandles om muligt med E.ON. Der har været nogle henvendelser til Datea fra beboere, der ønsker information om, hvordan de får penge retur fra E.ON, hvis de f.eks. flytter. *Bestyrelsen besluttede, at der skal sættes noget ind på hjemmesiden herom. Marianne Ringgren sørger for at flg. bliver sat på hjemmesiden: Beboernes tilbagebetalingskrav i forbindelse med E.ON s opkrævninger for varme: E.ON har erkendt, at de har opkrævet for meget i varme siden 2005, og at der skal tilbagebetales et større beløb til beboerne i Vejlesøparken, fordi E.ON i disse år har haft en overdækning. Tilbagebetalingen for er påbegyndt i 2011 og sker over 3 år. Marianne Ringgren Side

5 Ifølge varmeforsyningsloven skal en overdækning tilbageføres til forbrugerne ved indregning i priserne i det efterfølgende regnskabsår. Det betyder rent praktisk, at tilbagebetalingen sker ved modregning i nuværende månedlige opkrævninger fra E.ON. Og derved kommer tilbagebetalingen de nuværende ejere til gode. Fraflyttede beboere får derfor ikke glæde af tilbagebetalingen. Det kan man bl.a. læse om i Energitilsynets Vejledning om varmeforsyningslovens prisbestemmelser og Energitilsynets praksis om afvikling af over-/underdækning, som kan findes på Energitilsynets hjemmeside. Her fremgår også: Der er ikke bestemmelser i loven, der fastlægger en bestemt metode til bagudrettet at tilbageføre overdækningen eller som kræver, at tilbagebetalingen skal komme fraflyttede forbrugere til gode. 7. Vedtægtsændringer Grønborg forelagde indstillingen fra arbejdsgruppen. Der er indhentet en juridisk udtalelse fra ACCESS Advokater om muligheden for en sammenlægning af de tre foreninger. Konklusionen på denne er, at det kun er muligt, hvis alle ejere samtykker. På den baggrund har bestyrelsen opgivet at arbejde videre med den mulighed. Bestyrelsen vil holde møde med arbejdsgruppen om oplægget til reviderede vedtægter i september. 8. Eventuelt Bestyrelsen underskrev en LeverandørService tilladelse fra Danske Bank, som er fremsendt via Datea. Erik Fæster oplyste, at der d. 10. maj afholdes et møde om tyverisikring i selskabslokalet med deltagelse af sikkerhedschef Preben Christensen fra Domea og en politimand. Hans Kramer oplyste, at han har fået tilbud på væsentlig billigere sæbe fra Vascandia. En overgang til Vascandia vil dog kræve et nyt doseringsanlæg og aftale om løbende service. Han har efterfølgende forhandlet en bedre pris med nuværende leverandør, Henkel. Bestyrelsen var enig i, at det rent omkostningsmæssigt er en mere fornuftig løsning. 9. Nyt møde Nyt møde aftaltes til mandag d. 3. september 2012 kl Marianne Ringgren Side