Den gode udbudsproces Netværksmøde kontrolbud

Transkript

1 Netværksmøde kontrolbud 14. marts 2016 Revision. Skat. Rådgivning.

2 Agenda 1. Lovgrundlag 2. Proces 3. Afklaring af opgavens omfang 4. Dataindsamling og beregning 5. Afstemning 2

3 Lovgrundlag Beregningen af omkostningerne ved kontrolbud skal omfatte de samlede langsigtede gennemsnitsomkostninger ved den udbudte opgave, herunder: Alle direkte omkostninger, der er forbundet med opgavevaretagelsen Alle indirekte omkostninger, der er forbundet med opgavevaretagelsen. Hvis omkostningen er udelelig, benyttes fordelingsnøgler. kontrolbuddet afgives senest samtidig med udløbet af fristen for aflevering af eksterne tilbud. Kontrolbuddet foretages på samme vilkår som eksterne bud, og som specificeret i udbudsmaterialet. Vurderingen af de indkomne eksterne tilbud og ordregivers kontrolbud foretages, således at der ikke deltager personer, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet. 3

4 Eksempel på proces vedrørende udarbejdelse af kontrolbud 4

5 Fase 1: Afklaring af opgavens omfang 1. Omfanget af udbudte opgaver 2. Forskelle i serviceniveau 3. Fremtidige tilpasninger af opgaveløsningen 4. Særlige krav i udbudsmaterialet. Fokuspunkter: Detaljeret gennemlæsning af udbudsmateriale Konkretiser organiseringen af den forventede fremtidige opgaveløsning (bemanding, samarbejdspartnere mv.) Identificer forskellene til dagens opgaveløsning. 5

6 Fase 2: Dataindsamling og beregning 6

7 Direkte og indirekte omkostninger Fokuspunkter: Det vigtige er ikke om en omkostning er direkte eller indirekte det vigtige er, at den medregnes Direkte omkostninger kan som oftest relateres direkte til den udbudte opgave og vil ofte fremgå af regnskab Indirekte omkostninger vedrører opgaver mv. der udgør en nødvendig forudsætning for at opgaven kan løses Benyt regnskabsdata frem for budgetter 7

8 Beregning af direkte omkostninger Løn Løn medarbejdere Den mest hensigtsmæssige metode for opgørelse af samlede lønomkostninger afhænger af den udbudte opgave. Eksempelvis kan lønomkostninger opgøres ud fra timepris(er). Husk at medregne alle tillæg (ATP, AER) pensionsbidrag, feriegodtgørelse, tjenestemandspensioner, dagpengerefusion mv. Løn administration og ledelse Direkte timeløn - medarbejder DKK Grundløn Arbejdsbestemte tillæg - ATP (årlig sats) AER (årlig sats) Pensionsbidrag (15 % af grundløn) Feriegodtgørelse (1,9 % af årsløn) Arbejdsskadeforsikring Brutto lønomkostning Årligt timetal, eksklusive ferie Ferietimer (seks uger) (222) Helligdagstimer (80) Sygetimer, møder og uddannelse (138) Effektive arbejdstimer Effektiv timepris 249 Vedrører lønomkostninger til fx daglig leder. Kan ofte med fordel håndteres separat som en brutto lønomkostning for lederne. Vigtigt at sikre, at alle de udførte arbejdsopgaver vedrører den udbudte opgave samt medregne samtlige tillæg mv. 8

9 Beregning af direkte omkostninger Lokaleomkostninger Direkte lokaleomkostninger Vedrører de bygninger, der benyttes ved opgaveløsningen. Hvis der er tale om en kommunalt ejet bygning kan lokaleomkostninger fastsættes som i eksemplet til højre ud fra bygningens markedsværdi, evt. scrapværdi og den aktuelle markedsrente. Direkte lokaleomkostninger DKK Markedsværdi af benyttede lokaler Bygningens forventede levetid (år) 50 Scrapværdi - Årlig afskrivning Gennemsnitlig tiårig statsobligationsrente 1,0% Årlig forrentning Omkostning til el, vand, varme, renovation, rengøring mv Samlet årlig lokaleomkostning Herudover bør følgende medregnes: o o o o o El, vand og varme Renovation Drift og vedligehold Forsikringer relateret til lokalerne Rengøring. Alternativt som husleje, hvis lejede lokaler benyttes. 9

10 Beregning af direkte omkostninger Materielle anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver Maskiner og transportmidler er typiske eksempler på materielle anlægsaktiver. Kan være en relativt kompleks beregning ved mange forskellige anlægsaktiver og beregningen kræver ofte en række forudsætninger, som vist i eksemplet til højre. En række forudsætninger kan være givet gennem udbudsmaterialet, mens andre forudsætninger skal tilvejebringes og dokumenteres. Timepris for materielt anlægsaktiv DKK Værdi af det materielle anlægsaktiv Det materielle anlægsaktivs forventede restlevetid (år) 10 Scrapværdi Årlig afskrivning Gennemsnitlig tiårig statsobligationsrente 1,0% Årlig forrentning Årlig omkostning til drift og vedligehold Årlig omkostning til forsikringer Årlig omkostning til benzin Årlig drift og vedligehold mv. i alt Årlig omkostning i alt Benyttelse pr. år (timer) Timepris for materielt anlægsaktiv 80 10

11 Beregning af direkte omkostninger øvrige It, telefoni mv. Omkostninger til it, software, telefoner mv., der direkte relaterer sig til opgaveløsningen bør opgøres og medregnes. Omkostninger til kontorhold bør ligeledes medregnes. Øvrige direkte omkostninger DKK Uddannelse af personale Kørsel og transport Forsikringer Kantine Alarmer Mindre materiel Garantiomkostninger Øvrige direkte omkostninger Råvarer, materialer mv. Vil i nogle udbud udgøre en stor del af de direkte omkostninger (fx vej og park). Hvis man ikke har tilgængelige data for alle råvarer, materialer og tjenesteydelser bør disse tilvejebringes (evt. gennem indhentning af tilbud). Øvrige direkte omkostninger Omfang af øvrige omkostninger vil afhænge af den udbudte opgave Øvrige direkte omkostninger kan også vedrøre bod, garantiomkostninger samt andre omkostninger som tilbudsgiverne må forventes at have ved udførelsen af den udbudte opgave 11

12 Beregning af indirekte omkostninger Løn Løn kommunaldirektør mv. En andel af lønomkostninger til kommunaldirektøren samt den øvrige direktion bør medregnes ud fra en relevant fordelingsnøgle. Fordelingsnøglen kan eksempelvis være antal medarbejdere i kommunen set i forhold til antallet af medarbejdere omfattet af udbuddet som til højre. Indirekte løn, kommunaldirektør DKK Antal arbejdspladser relateret til udbudt opgave (årsværk) 35 Totalt antal arbejdspladser i kommunen (årsværk) Fordelingsnøgle 1,2% Kommunaldirektør løn Samlet indirekte omkostning kommunaldirektør Det bør overvejes, om der skal benyttes forskellige fordelingsnøgler til de forskellige medlemmer af direktionen. Husk at medregne alle tillæg mv. Øvrig forvaltning Tilsvarende bør en andel af lønomkostningerne til centrale dele af forvaltningen medregnes, såfremt de direkte eller indirekte kan henføres til opgaverne omfattet af udbuddet fx it, HR, økonomi mv. Overvej igen at inddrage flere forskellige fordelingsnøgler. 12

13 Beregning af indirekte omkostninger Lokaleomkostninger Indirekte lokaleomkostninger En andel af lokaleomkostningerne for de bygninger, der benyttes af forvaltningen, bør medregnes. Lokaleomkostningerne bør opgøres som ved de direkte lokaleomkostninger dog er det kun en andel, bestemt ud fra en relevant fordelingsnøgle, der skal medregnes. Herudover er det kun omkostninger for de lokaler, der direkte eller indirekte kan henføres til en del af kontrolbuddets opgaver, der skal medregnes. Indirekte lokaleomkostninger - rådhus DKK Offentlig vurdering af rådhus Bygningens forventede levetid (år) 100 Årlig afskrivning Gennemsnitlig tiårig statsobligationsrente 1,0% Årlig forrentning Omkostning til el, vand, varme, renovation, rengøring mv Samlet lokaleomkostning (rådhus) Antal arbejdspladser relateret til udbudt opgave (årsværk) 35 Totalt antal arbejdspladser på rådhus (årsværk) Fordelingsnøgle 1,8% Andel af lokaleomkostning til rådhus, der bør medregnes Ved valget af fordelingsnøgle bør der tages højde for. hvilke funktioner/arbejdsopgaver der udføres i den pågældende bygning. 13

14 Beregning af indirekte omkostninger Øvrige indirekte omkostninger Øvrige indirekte omkostninger En del omkostninger, både fællesomkostninger og omkostninger der vedrører de enkelte dele af forvaltningen, bør potentielt medregnes ud fra en relevant fordelingsnøgle (ofte kan den samme fordelingsnøgler bruges). Øvrige indirekte omkostninger - it og telefoni DKK Samlede omkostninger til it og telefoni Antal it-arbejdspladser samlet 500 Omkostning pr. it-arbejdsplads It-arbejdspladser relateret til udbudt opgave 15 Samlet indirekte omkostning til it og telefoni Afhængigt af den udbudte opgave bør en andel af en eller flere af nedenstående medregnes: Materiale- og kontoromkostninger It og telefoni Kantine Uddannelse Forsikringer/skadesomkostninger Udviklingsomkostninger Materielle anlægsaktiver Kørsel. 14

15 Afstemning Eksempler på afstemningsmuligheder: Samlet tilbudspris vs. historisk omkostningsniveau Historiske vs. fremtidige lønomkostninger Historiske vs. fremtidige omkostninger til råvarer, materialer mv. Historiske vs. fremtidige omkostninger til anlægsaktiver. Forskelle skal kunne forklares: Fremtidige organisationsændringer Besluttede effektiviseringer på området Ændringer i forventet bemanding Ændringer i opgavens omfang Ændrede krav til, hvordan opgaven skal udføres Ændringer i serviceniveau. 15

16 Spørgsmål? 16

17 Kontakter kontrolbud Anders C. Madsen Partner D: M: E: Strandvejen 44, DK-2900 Hellerup Torsten Schmidt-Jensen Director D: M: E: Strandvejen 44, DK-2900 Hellerup Denne publikation er udarbejdet alene som en generel orientering om forhold, som måtte være af interesse, og gør det ikke ud for professionel rådgivning. Du bør ikke disponere på baggrund af de oplysninger, der er indeholdt i denne publikation, uden at indhente specifik professionel rådgivning. Vi afgiver ingen erklæringer eller garantier (udtrykkeligt eller underforstået) hvad angår nøjagtigheden og fuldstændigheden af de oplysninger, der findes i publikationen, og, i det omfang loven tillader, accepterer eller påtager PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, dets aktionærer, medarbejdere og repræsentanter sig ikke nogen forpligtelse, ansvar eller agtpågivenhedspligt for eventuelle konsekvenser, som følger af, at du eller andre handler eller undlader at handle i tillid til de oplysninger, der findes i publikationen, eller for eventuelle beslutninger truffet på baggrund af publikationen PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Alle rettigheder forbeholdes. I dette dokument refererer til PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, som er et medlemsfirma af PricewaterhouseCoopers International Limited, hvor hver enkelt virksomhed er en særskilt juridisk enhed.