Resumé af Beslutningsgrundlag for fase 1 af Pisariillisaaneqprojektet

Transkript

1 Resumé af Beslutningsgrundlag for fase 1 af Pisariillisaaneqprojektet Dette er et resumé af Beslutningsgrundlag for fase 1 af Pisariillisaaneq-projektet. Pisariillisaaneq betyder på dansk at gøre det lettere. Resuméet er stilet interessenter og beslutningstagere, og er et sammendrag af konklusionerne i beslutningsgrundlaget. På baggrund af dette beslutningsgrundlag bedes beslutningstagerne blandt læserne tage stilling til om fase 1 og kun fase 1 i projektplanen kan igangsættes. For en mere udførlig gennemgang henvises til selve beslutningsgrundlaget, der kun forefindes på dansk.

2 Rammer for projektet Pisariillisaaneq-projektet er initieret i et samarbejde mellem kommunerne, KANUKOKA og Grønlands Selvstyre i forsøget på at samle de offentlige kræfter om rammerne for fælles økonomistyring og fælles ledelsesinformation. Pisariillisaaneq-projektet er først og fremmest et organisationsprojekt mere end det er et it-projekt. Implementeringen vil kræve meget af de enkelte organisationer særligt i forhold til ledelsesmæssig vedholdenhed og opbakning, hvis det fulde udbytte af investeringen skal nås. Der er behov for bedre økonomistyringsfaciliteter end de nuværende systemer kan tilbyde Kritiske revisionsbemærkninger med hensyn til interne kontrolsystemer og dokumentationsniveau Stor mængde af forskellige delsystemer og selvstændige systemer. Manglende overblik over sammenhænge dvs. mangel på struktureret og koordineret systemudviklinger og anskaffelser af nye separate systemer Uklarhed i forhold til diverse registre, herunder CPR-, GER-, CVR- og adresseregistre Udfordringerne opleves stort set som identiske på tværs af den offentlige sektor. Derfor blev det besluttet, at tiden var moden til at overveje mulighederne for fælles løsninger på en række problemstillinger. Dermed kunne flere gevinster høstes samtidig. I erkendelse af at det var nødvendigt med en nærmere undersøgelse af de faktiske forhold, opnåede man enighed om at iværksætte en forundersøgelse til et ERP-system. Der blev således udformet et projektkommissorium med skitsering af de overordnede rammer. Baggrunden for projektet er en erkendelse i kommunerne og Grønlands Selvstyre, om at der med de nuværende systemer er en række udfordringer, som er beskrevet herunder: Svært at få tilstrækkeligt og relevant ledelsesinformation Informationsudveksling og sagsudveksling er kompliceret og tidskrævende Mange af de nuværende systemer understøtter ikke en digital forvaltning Forundersøgelsen Der er i forundersøgelsen (Fase 0) lagt stor vægt på at lytte og skabe en god dialog med brugerne. Dette har givet et overordnet billede af virkeligheden i de enkelte kommuner og i Selvstyrets enheder. Der er kigget på de overordnede behov og ønsker samtidig med at gevinster og risici er udpeget. Udgangspunktet har derfor hverken været bestemte it-systemer eller leverandører. Pisariillisaaneq-Pilersinniakkap allattoqarfia Side 2 af 8

3 Forundersøgelsens konklusion er, at der i høj grad er noget at samarbejde om. Næste fase handler om at definere den brændende platform, hvilket indebærer en prioritering af de identificerede behov og ønsker. Forundersøgelsen konkretiserer også indholdet i de næste faser: Løsningsmuligheder På grund af at der er fælles behov, hvor en fælles løsning er fordelagtig, anbefales en fælles løsningsramme i beslutningsgrundlaget. Dog er der en række grundforhold, der skal bringes i orden, inden en egentlig løsning kan gennemføres. Der er tre centrale områder der skal håndteres. Den første og vigtigste er lovgivning vedrørende personlige oplysninger, så samarbejde mellem offentlige instanser kan realiseres. De andre vigtige områder er fælles registre og it-rammer. Grundlæggende for løsningsforslaget er, at informationer bliver tilgængelige i Grønlands Ledelsesinformationssystem (GLIS), der er et nyt element i den fællesoffentlige værktøjskasse. I GLIS er det formålet, at brugere, ledere og topledere let kan få adgang til troværdige informationer for netop deres område. Og adgangen kan gives uden, at det kræver specialkendskab til systemer eller omfattende manuelle bearbejdninger af informationerne. Planen herover viser, at der mellem projektets faser kræves en ny politisk beslutning, før næste fase kan igangsættes, og projektet dermed kan fortsætte. Det er således muligt ved afslutningen af én fase at afslutte sin deltagelse i resten projektet. De efterfølgende faser vil således blive planlagt mellem de organisationer, som fortsat ønsker at deltage. Den løsningsmodel det anbefales at arbejde hen imod omfatter anskaffelse af nyt økonomisystem. Endvidere inddrages medarbejder- og løninformation samt produktions- og aktivitetsinformation. I løsningsmodellen vil man dermed have mulighed for at opnå de ønskede gevinster forudsat, at man kan levere de ønskede informationer fra de enkelte enheder. Med det nuværende lønsystem og de eksisterende sagsbehandlingssystemer kan det blive en stor udfordring. Det kan betyde, at der skal ske en gennemgang og tilpasning af anvendelse af lønsystemet. Det samme gælder det nuværende sagsbehandlingssystem i Grønlands Selvstyre. I kommunerne skal der formentlig indføres nye sagsbehandlingssystemer. Pisariillisaaneq-Pilersinniakkap allattoqarfia Side 3 af 8

4 Herunder vises en forsimplet illustration af løsningsmodellen. Gevinster I beslutningsgrundlaget peges på en bred vifte af gevinster. Disse gevinster behandles i dokumentet på politisk, strategisk og operationelt niveau. De identificerede gevinster fordeler sig på en akse mellem på den ene side at bidrage med effektivisering og på den anden side at sikre en bedre kvalitet i offentlige ydelser. Alle gevinsterne har elementer af både effektivisering og bedre kvalitet. Illustration: Forsimplet løsningsmodel der viser, at de forskellige hovedsystemer skal levere informationer til GLIS. GLIS bliver det system som mellem og topledere fremover skal anvende, når de skal have adgang til informationer for netop deres område. Der peges først og fremmest på bedre mulighed for strammere økonomistyring og optimering af vores ressourcer. Man kan simpelthen få et bedre overblik over økonomien. Dette betyder, at man som leder bliver bedre i stand til at handle, hvis et område kører af sporet. Gevinsterne vedr. digitalisering medfører, at der bliver lettere adgang til informationer og større åbenhed i forvaltningerne. Det bliver samtidigt lettere at få sager behandlet i det offentlige for borgerne, da flere instanser har adgang til de samme informationer. Samtidig giver det bedre muligheder for at lave selvbetjeningsløsninger med straksafklaringer, der igen effektiviserer administrationen. Gevinsterne, der kan høstes vedrørende bedre kontrol, dokumentation, og fælles registre udmønter sig i, at borgerne får en mere ensartet betjening uanset, hvor de henvender sig i det offentlige. Ydermere vil retssikkerheden for borgerne øges, idet sagsbehandlingen i højere grad vil ske efter gældende lovgivning. Sidst men ikke mindst vil det mindske antallet af revisionspåtegninger, der belaster den offentlige forvaltning. Generelt får den offentlige forvaltning altså mere overblik over egne sager, sagsgange, systemer, økonomi og effekter af igangsatte initiativer. Overblikket sikrer også, at medarbejdere kan varetage hinandens opgaver og Pisariillisaaneq-Pilersinniakkap allattoqarfia Side 4 af 8

5 sårbarheden i forhold til nøglepersoner kan derfor reduceres. Overblikket giver også mulighed for at sammenligne serviceydelser og forvaltningernes evne til at yde en god service. (kolde hænder) og mindst blandt medarbejdere, som har tæt borgerkontakt eksempelvis lærere, sygeplejersker og hjemmehjælp (varme hænder). På it-området anvendes der i dag forholdsvis store beløb på at udvikle og vedligeholde systemer. Dette sker for en stor dels vedkommende som løsrevne, isolerede tiltag i de forskellige enheder. Dette gælder for både kommuner og Grønlands Selvstyre. Med en større gennemsigtighed i systemlandskabet og en klar it-arkitektur forventes det, at der kan spares mange penge på it-området. Gevinster og investeringer er sammenstillet i nedenstående graf, hvor den samlede økonomiske værdiskabelse er lagt sammen over tid i det pågældende års tal. Illustrationen viser de 9 gevinstområder og deres fordeling på effektiviserings- og kvalitetsaksen samt på observerbar- og målbaraksen. Alle elementer indeholder både effektivisering og kvalitetsforbedring. Der er foretaget en overordnet investeringsberegning, hvor der blot fokuseres på de to mest målbare gevinstområder fra figuren herover nemlig; økonomistyring og ressourceoptimering. Inden for disse områder er der opstillet to parametre, hvor effektiviseringer kan høstes: Løn og Bedre udnyttelse af it-omkostninger. Omkostninger på lønnen er delt i kommuner og Selvstyret samt i kolde og varme hænder, idet det antages, at effektiviseringen vil være størst blandt medarbejdere i administrationen Pisariillisaaneq-Pilersinniakkap allattoqarfia Side 5 af 8

6 Den blå graf herover viser, at der skal gøres en række investeringer i før forventede gevinster kan høstes efter Efter en forventet lancering i 2015 vil der gå ca. 2 år før investeringen er hentet hjem set ud fra de valgte værdier. Den røde graf viser også, hvor galt det skal gå, før Pisariillisaaneq-projektet kun har balance mellem investeringer og gevinster. Her skal det dog endnu engang bemærkes, at der i dette økonomiske eksempel blot fokuseres på to ud af ni gevinstområder. De øvrige syv gevinstområder bidrager også med en endnu ukendt værdiskabelse. Hvad er eksempelvis værdien af bedre samarbejde på tværs af den offentlige forretning? Effekter Det må fastslås at den offentlige forvaltning ikke på langt sigt kan leve videre med de systemer og processer, som vi har i dag, jf. beskrivelsen i afsnittet om rammer for projektet om de store udfordringer, der består i forhold til økonomistyringen i det offentlige. Herunder er man ikke i stand til at måle på om de initiativer, der gøres har en effekt eller ej på nuværende tidspunkt. Set i forhold til tanken om effektmåling af indsatsområderne er GLIS et afgørende redskab. Realisering af Pisariillisaaneq-projektet vil medføre en række effekter. Der er i Grønland mange initiativer i gang der alle skal forbedre vilkårene i landet, herunder arbejdet i blandt Børne- og ungestrategien, Den regionale Udviklingsstrategi, ny strategi for brugen af Informations- og kommunikationsteknologi samt løsning af de store fælles udfordringer, der er beskrevet i Skatte- og Velfærdskommissionens betænkning. Mange af de projekter som affødes af ovenstående lægger sig op ad eller er afhængige af de gevinster som Pisariillisaaneq-projektet kan levere og vil kræve en fællesoffentlig indsats. Risici I arbejdet med forundersøgelsen er der peget på en række risici. For det første er det helt essentielt at pege på, at Pisariillisaaneq-projekt ikke handler om at købe og indføre et it-system. Det er som nævnt tidligere først og fremmest et organisationsprojekt, hvor der skal være fokus på forandringsledelse. Det kræver store investeringer tidsmæssigt, ressourcemæssigt og ledelsesmæssigt og kommer til at berøre mange ansatte i de offentlige organisationer. Beslutningen bør forankres på øverste ledelsesniveau og følges tæt herfra. Det er centralt at belyse, hvorvidt de forskellige organisationer er klar til at gennemføre så dybdegående et projekt, men samtidig vil projektet være med til at skabe fokus på uhensigtsmæssigheder og dermed skabe afsættet for, at organisationerne kan løfte niveauet i fællesskab. De behandlede risici deles op i udviklingsfasen og driftsfasen. Risici i udviklingsfasen: 1. Ledelsesmæssig opbakning 2. Projektledelse 3. Mangel på de rette ressourcer og kompetencer i projektet. 4. Interessenter 5. Lovmæssige forhold 6. Kommunikation Pisariillisaaneq-Pilersinniakkap allattoqarfia Side 6 af 8

7 Risici i driftsfasen: 1. Ledelsesmæssig opbakning 2. Spredt geografi og internetforhold 3. Uddannelse og kompetencer 4. Implementering 5. Decentral vs. central 6. Forretningsgangsbeskrivelser og arbejdsprocesser 7. Kommunikation Afdækningen foregår i både Grønlands Selvstyre og i kommunerne. Det vil føre for vidt her at gennemgå alle risici her, men overordnet kan det kun understreges at Pisarillisaaneq-projektet kræver en høj bevågenhed hos ledelsen. For en mere udførlig beskrivelse henvises til dokumentet Beslutningsgrundlaget for fase 1 for Pisariillisaaneq-projektet. Fase 1 Beslutningsgrundlaget for fase 1 af Pisariillisaaneq-projektet anbefaler, at fase 1 igangsættes. Hvis indstillingen følges af beslutningstagerne i kommunerne og i Grønlands Selvstyre, så vil projektsekretariatet gå i gang med at identificere behov, ønsker og prioriteringer, så der kan træffes de rette systemmæssige valg. Behov, ønsker og prioriteringer indenfor følgende områder: Finanslovsområdet Økonomisystemer Løn- og medarbejderinformationer Produktions- og aktivitetsinformationer Overordnede rammer herunder lovgivning, registre, it-rammer Illustrationen viser Fase 1 og dets delprojekter fordelt over tid i løbet af Pisariillisaaneq-Pilersinniakkap allattoqarfia Side 7 af 8

8 Konklusion Det kan konkluderes, at der er store fælles behov mellem kommunerne og Grønlands Selvstyre. Med landets økonomi og udstrækning taget i betragtning giver det god mening at løse disse behov i fællesskab. Første opgave i den videre proces er at gøre de forventede gevinster målbare, så de kan prioriteres. Dette sker i takt med at de næste faser detaljeres. Ansvaret for at sikre, at gevinsterne realiseres ligger ved de enkelte enheder og deres ledelse. Det er således organisationernes opgave at sikre, at systemet udvikles og anvendes så værdiskabelsen stiger. Pisariillisaaneqprojektet kan blot levere analyser, planlægning, it-systemer og projektledelse. Værdien ligger i organisationen. Hvis Pisariillisaaneq-projektet stoppes efter fase 1, så er behov og ønsker prioriteret og det systemmæssige landskab er kortlagt. Det er således stor værdi i at gennemføre fase 1, selvom det skulle vise sig at ikke alle vil fortsætte med de efterfølgende faser. Det anbefales derfor beslutningstagerne at godkende igangsættelsen af fase 1. Pisariillisaaneq-Pilersinniakkap allattoqarfia Side 8 af 8