CSU CSU HR OG ORGANISATIONSUDVIKLING. Forum. Møde afholdt: 5. september Sted: Udvalgsværelse 4. Pearl Boberg Henriksen. Referent: Til stede:

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T CSU MØDEREFERAT 9. SEPTEMBER 2008 Forum CSU HR OG ORGANISATIONSUDVIKLING Møde afholdt: 5. september 2008 Sted: Udvalgsværelse 4 Referent: Til stede: Pearl Boberg Henriksen Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honore Vicedirektør for HR & O Niels B. Wendelboe Vicedirektør for Økonomi og Personale Antonino Castrone NØRREGADE 10 POSTBOKS KØBENHAVN K TLF DIR FAX pbhe@adm.ku.dk Fra medarbejdersiden: Karen Boesen, Niels Wollesen, Lisbeth Østerby, Karen-Marie Ellersgaard, Kristine Ellegaard og Martin Dahl Nielsen (CSU sekretær suppleant). Camilla Lindquist og Anne Bechsgaard fra Økonomi og Personale deltog under punkt 5.0. Arne Lindahl (IDA) og Ditlev Ditlevsen (TAT) deltog under punkt 5.0

2 Dagsorden: SIDE 2 AF 8 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt med to kommentarer: Alle bilag, der vedrører økonomi, behandles under punkt 4.0. Punkt nr. 5, som bl.a. omhandler lønforhandlingerne i efteråret rykkes frem på dagsordenen, så at de inviterede gæster ikke behøver deltage i hele mødet. Referatets struktur er dog bibeholdt i korrekt numerisk rækkefølge. 2. Godkendelse af referat (bilag 1) Referat blev godkendt uden bemærkninger. 3. Meddelelser 3.3 Aktuel organisation (Personale til HR, ESDH til IT, Økonomisk IT til IT-afdelingen) Personale til HR Jørgen Honore orienterede om, at der har været fokus på at få samlet organisationen og dermed få mere effektive processer. Dette er grunden til at bl.a. Personalesektionen lægges ind under HR & Organisation. Niels Wendelboe supplerede med at fortælle, at der er etableret en styregruppe(hvor Niels sidder) og en fusionsgruppe (bestående af medarbejdere fra Personalesektionen og HR & O), der arbejder med at få fusionen på plads. Der skal bl.a. tages stilling til spørgsmål som organisering og den fysiske placering. ESDH til IT Jørgen Honore orienterede om, at systemdelen rykkes til IT-afdelingen, så at systemansvaret placeres i IT-afdelingen. Økonomisk IT til IT-afdelingen Antonino Castrone orienterede omkring, at der er blevet etableret en projektsektion i Økonomi & Personale. Denne reorganisering af ressourcer og etablering af en projektorganisation har til formål at få implementeret effektiviseringsprojektet. Den faglige IT del er placeret i to andre enheder, og dermed er der lagt et snit mellem system- og procesejere. 3.4 Nye afdelingsnavne (bilag 3) Jørgen Honore orienterede om, at der i marts 2007 var blevet lavet en ny organisationsprincipplan og dengang havde man ikke så meget fokus på navnene. Ordet Koncern indgår nu i to afdelingsnavne henholdsvis Koncern-it og Koncern-Økonomi og dermed bliver det også med navnene under-

3 streget, at der er fokus på koncern-systemer. Endvidere kan de nye navne nemt oversættes til engelsk og har forkortelser, der giver mening. Jørgen Honore tilføjede, at der desuden også vil blive kigget på navnene på de IT- og Bygningscentre, der eksisterer på fakultetsniveau. SIDE 3 AF 8 4. Økonomi (bilag ) 4.1 Kvartalsrapport Q (bilag ) Antonino Castrone orienterede omkring kvartalsrapporterne. Èn for FA og én for Fakulteterne. I forhold til FA er det positivt at konstatere, at underskuddet ikke bliver større end 3 millioner, mod de forventede 11,9 millioner. Dvs. vi skal alle stadig have opmærksomhed på vores forbrug og holde igen. 4.2 Feriestatistik (bialg 2.3) Jørgen Honore konkluderede, at statistikken ikke kunne være helt opdateret, heller ikke for eget område og dette skal gøres nu. Målet er, at ved Q3 bør 60% af ferien være afholdt. 4.3 Indkøbsordninger (bilag 2.4) Antonino Castrone gennemgik bilaget og det blev diskuteret i hvor høj grad, at vi udnytter vores indkøbsordninger optimalt. Antonino vil tjekke tallene efter, men A- og B-side var enige om, at vi alle skal blive bedre til at købe på aftale og ikke mindst større beløb end i dag. Jo færre fakturaer, der skal behandles, jo mere effektive kan vi være og dermed bruge vores ressourcer optimalt. Jørgen Honore summerede op: Køb altid på aftale, køb stort og fornuftigt ind eller lad helt være med at købe ind, hvis det ikke er tvingende nødvendigt. 4.4 Sygefraværsstatistik (bilag 2.5) Jørgen Honore orienterede kort om, at tallene var blevet tjekket efter, så at de skulle være korrekte. Karen Boesen understregede vigtigheden af at have fokus på sygefraværet uanset om det er kortere eller længere tid, hvilket A- og B-side var enige om. 4.5 Tidsplan. 1. budgetforslag for FA 2009 Jørgen Honore orienterede omkring, at 1. budgetforslag for hver FA afdeling var meldt ind før sommerferien. Antonino Castrone skal nu arbejde med disse forslag, et arbejde der pågår frem til ultimo oktober. 4.6 Kvartalsrapport Q2 FA og Fakulteterne (bilag 2.8) Antonino Castrone kunne orientere omkring, at det kun er 43 % af de eksterne midler på Fakulteterne, der er realiseret indtil videre, dvs. der skal arbejdes hårdt resten af året. Men i forhold til sidste år er der faktisk

4 på nuværende tidspunkt mere omsætning. Jørgen Honore lagde vægt på vigtigheden af følgende: at få lavet de rigtige ansøgninger, at få bevilliget pengene, aflevere projektet og få afrapporteret. Det er den proces, der er afgørende for os! Jørgen Honore forklarede lidt om økonomien nu og fremover. Fx er prognosen for FA dyrere end budgetteret. Dette er der flere gode grunde til fx efterspørges bedre IT-løsninger, STADS skal rulles ud, HRområdet, alle sammen områder, der gør noget for den samlede organisation og det er FA, der betaler dette. Fremtiden i forhold til Finanslovsforslaget giver ikke universitetet flere penge, men der kan være nogle muligheder for flere midler fra Globaliseringspuljen. Men om der vil vise sig at være flere penge afhænger af de forlig, der indgås i efteråret. Jørgen Honore forklarede videre betydningen af STÅ produktionen for økonomien. Der bevilliges penge efter gennemførelsestiden, så der skal fokus på disse tal. Endvidere er det bekymrende, at universitetet i år har optaget færre studerende end sidste år. Jørgen Honore konkluderede, at indtægtsstrukturen i markedet kommer tæt på os. Vi skal være de bedste i Danmark indenfor forskning, uddannelse og projekter for at få vores økonomi til at hænge sammen. SIDE 4 AF 8 5. Personaleforhold og personalepolitik 5.1 Lønforhandlinger i efteråret (Bilag ) Jørgen Honore forklarede, at lønreguleringsprocessen sidste år havde været kaotisk, fx havde HK 2 års forhandlinger i én proces, ikke alle ledere var blevet ansat og decentralisering blev afprøvet. Bilag 4.2, som er tids- og kommunikationsplan for lønforhandlingerne i FA blev gennemgået af Anne Bechsgaard. Camilla Lindqquist supplerede med, at forhandlingerne bliver endnu mere decentrale, da de vil ligge hos Vicedirektørerne(VD) og de enkelte forhandlere og organisationerne. Jørgen Honore spurgte ind til hvad holdningen i udvalget var omkring at VD erne får denne opgave? Både A- og B-side var enigeom, at det var en god model. Lisbeth Østerby gjorde dog opmærksom på, at Tilmeldingssekretariatet ikke har en VD. Jørgen Honore kunne godt se, at der her manglede en afklaring og derfor blev det aftalt, at det den 15. september skal være afklaret, hvem der skal forhandle for alle. Endvidere blev det drøftet hvor ofte, der skal gives en status i NYTFA. A- og B-side endte op med, at det giver god mening at give en status i starten, midtvejs, hvor indstillingerne er indsamlet, og til slut.

5 Jørgen Honore spurgte ind til, hvordan processen omkring udmeldingen af resultaterne skulle fungere. Skal cheferne melde ud? Dette kan blive en udfordring at håndtere, hvis en tillidsrepræsentant har meldt alle medarbejdere ind. A- og B- side var enige om, at også tillidsrepræsentanterne må melde ud, men først når chefen har meldt ud. Ditlev Ditlevsen spurgte, om man som medarbejder kan gå til chefen, hvis man føler sig forbigået? Dertil svarede Jørgen Honore klart ja og rundede af med at bilag 4. 2 dermed var accepteret af udvalget. Arne Lindahl spurgte ind til kommunikationen omkring igangsættelsen af lønforhandlingerne - om alle medarbejdere fik en mail? Dertil svarede Jørgen Honore, at vi bruger NYTFA til dette formål, da alle har pligt til at læse NYTFA. Niels Wollesen orienterede Arne Lindahl om, at man tilmelder sig NYTFA på forsiden af dette. Camilla Lindquist supplerede med, at alle tillidsrepræsentanter får oplysningerne direkte, men derudover skal man stadig læse NYTFA. Endvidere forklarede hun, at der er udarbejdet et skema, som A- og B-side var enige om skal være standarden, når man afleverer sine indstillinger. Endvidere vil der blive udarbejdet oversigter over gennemsnitslønninger i FA og der vil blive kigget på de øvrige universiteter omkring os som sammenligningsgrundlag. Om der udarbejdes en statistik afhænger af antallet af medarbejdere. Jørgen Honore sluttede punktet af med ønsket om, at det bliver en god proces. 5.2 Prioritering af de personalepolitiske grundprincipper (bilag 5) Niels Wendelboe lagde ud med spørgsmålet omkring, hvordan CSU vil oversætte og implementere de personalepolitiske grundprincipper? Den samlede prioritering af medlemmerne i udvalget viste at følgende 4 er rangeret øverst: 1. Kvalificeret ledelse. 2. Kontinuerlig faglig udvikling. 3. Godt samarbejdsklima. 4. Balance mellem arbejde og fritid. Niels Wendelboe spurgte, om dette var de fire, der skal arbejdes videre med eller? Fx er der jo planlagt et stort ledelsesprojekt, så det er jo på vej. Dertil bemærkede Antonino Castrone, at hans prioritering af Kvalificeret ledelse som nr. 10, ikke skulle forstås som en nedprioritering, men et bevidst valg fordi det ovennævnte ledelsesprojekt netop er på vej. Kristine Ellegaard spurgte om konkurrencedygtige vilkår og dermed løn ikke skulle prioriteres? Dertil svarede Niels Wendelboe at en netop publiceret undersøgelse havde vist, at løn faktisk kun var rangeret som nr.3 på medarbejdernes årsag til at skifte job. Derimod er faglig udvikling højt på listen. SIDE 5 AF 8

6 Dertil svarede Jørgen Honore, at vi må forholde os til de ting, som vi kan gøre noget ved. Vi kan ikke konkurrere med det private erhvervsliv, men vi gør, hvad vi kan. A-og B-side var enige om de fire og Jørgen Honore spurgte, hvordan fremgangsmåden skal være herfra? Niels Wendelboe anbefalede følgende: For det første ikke at fokusere på Kvalificeret ledelse nu, når vi ved at ledelsesprojektet er på vej. Videre vurderede han, at det er vigtigt med fokus på Faglig udvikling, især den fællesfaglige udvikling på tværs i FA. Hvis vi i CSU kan få defineret nogle særlige områder, som vi i FA skal fokusere på, vil det være godt. Næste princip Godt samarbejdsklima vil vi komme til at behandle i 1. kvartal 2009, hvor vi skal igennem vores APV og det samme gør sig gældende for det sidste princip Balance mellem arbejde og fritid, så skal det bearbejdes særskilt? A-og B-side var enige om følgende prioriteringer: 1.Faglig udvikling for FA 2.Balance mellem arbejde og fritid Derudover tilsluttede alle sig Niels Wendelboes forslag om en opgave til næste CSU møde: Alle går hjem og tænker/går i dialog omkring hvordan vi kan skabe organisatorisk kompetenceudvikling i FA. Disse indspil meldes ind til CSU-sekretariatet senest den 13. oktober og vil blive sat på dagsordenen på næste CSU møde. Niels Wendelboe blev bedt om kort at redegøre for ledelsesprojektets status: På HSU mødet den 24. september fremlægges et fælles ledelsesgrundlag for KU. Ledelsesgrundlaget sætter bl.a. fokus på det særlige ved KU og vores strategiske udfordringer. Der er blevet identificeret seks kompetencer vha. workshops (med over 100 deltagere) interviews med ledere, deres medarbejdere og chefer og ikke mindst research omkring hvordan vores IARU fæller gør. Disse seks kompetencer indeholder 45 udsagn, som vil være grundlaget for ledelsesevalueringen. Denne påbegyndes ultimo primo 2009 og vil blive fulgt op af ledelsesudvikling. I øjeblikket lægges sidste hånd på en kontrakt med en leverandør omkring værktøjet til ledelsesevalueringsprojektet, dernæst vil der blive kørt pilot test med systemet. Mht. ledelsesudviklingsdelen så går HR&O i udbud med denne opgave i næste uge og det varer frem til den 5. oktober. Dernæst udvælges den leverandør, der ønskes at indgås et samarbejde med. SIDE 6 AF 8

7 Over 600 ledere, alle med 5 medarbejdere eller flere eller ledere med særlige opgaver, som fx Pro-dekaner, skal igennem evalueringen. Karen Marie Ellersgaard udtrykte stor tilfredshed med det Niels Wendelboe fortalte og havde blot et spørgsmål: Skal ledere deltage? Dertil kunne Niels Wendelboe svare ja, det er obligatorisk! Jørgen Honore sluttede punktet af med at sige, at de personalepolitiske grundprincipper skal sættes på dagsordenen resten af året. På næste CSU møde diskuteres det første punkt: Faglig Udvikling, på det følgende møde Balance mellem arbejde og fritid. Bilaget med prioriteringen skal sekretariatet sørge for at lægge ved hvert møde fremadrettet. Jørgen Honore spurgte, hvornår der skal afrapporteres noget omkring arbejdet med principperne og Karen Boesen kunne orientere om, at der skal afrapporteres til HSU ved årets udgang. 6. Arbejdsforhold og organisation Forslag til procedure for fratrædelsesinterviews (bilag ) Niels Wendelboe forklarede kort vigtigheden af, at vi har fokus på, hvad der betyder noget for vores medarbejdere. Er det løn eller karrieremuligheder? Vi har ingen data på dette i dag, men nu starter vi i FA med fratrædelsesinterviews og vedlagte skema skal hjælpe os med denne opgave. Det vil være den nærmeste leder, der modtager det udfyldte skema. Kristine Ellegaard udtrykte bekymring omkring den manglende anonymitet? Dertil svarede Niels Wendelboe, at det ikke ønskes at skabe en kultur, hvor vi ikke har tillid til hinanden. Vi stoler på en ordentlig dialog også omkring det, der er svært. Karen Boesen spurgte, om en samlet rapport også ville blive fremlagt i CSU og dertil svarede Niels Wendelboe ja. Aog B-side var meget tilfredse med det nye koncept og skema og der var kun enkelte kommentarer: Der tilføjes en ekstra kasse, der hedder Organisatoriske ændringer under spørgsmålet Den væsentligste årsag til, at jeg opsiger mit job. Derudover skal man ved netop dette spørgsmål have mulighed for at sætte op til 3 krydser i stedet for kun et. Under spørgsmålet: Min tilfredshed med skal kasserne startende med Meget utilfreds byttes om, så at Meget tilfreds er den første. SIDE 7 AF 8

8 7. Eventuelt Niels Wollesen fortalte kort om de mange positive tilkendegivelser der var kommet i kølvandet på afholdelsen af DHL stafetten og ikke mindst de nye lækre t-shirts. Jørgen Honore takkede, på vegne af hele CSU, HR & O for et fremragende arrangement. Jørgen Honore bad om at få flyttet næste CSU møde, som er den 24. oktober til afholdelse i tidsrummet kl Dette var alle indforstået med. Sekretariatet sørger for de praktiske detaljer. Jørgen Honore sluttede af med at sige tak for i dag og på gensyn til næste møde den 24. oktober 2008 kl i udvalgsværelse 4. SIDE 8 AF 8 Med venlig hilsen Pearl Boberg Henriksen, HR-konsulent