CSU CSU HR OG ORGANISATIONSUDVIKLING. Forum. Møde afholdt: 25. februar Professorvillaen. Sted: Pearl Boberg Henriksen. Referent: Til stede:

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T CSU MØDEREFERAT 29. FEBRUAR 2008 Forum CSU HR OG ORGANISATIONSUDVIKLING Møde afholdt: 25. februar 2008 NØRREGADE 10 Sted: Professorvillaen POSTBOKS KØBENHAVN K Referent: Til stede: Pearl Boberg Henriksen Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honore Vicedirektør for HR & O Niels B. Wendelboe Vicedirektør for Økonomi og Personale Antonino Castrone Lisbeth Møller og Niels Tvede Hansen fra Økonomi og Personale deltog under punkt 4.0. TLF DIR FAX pbhe@adm.ku.dk Fra medarbejdersiden: Karen Boesen, Niels Wollesen, Jørgen Ditlevsen, Lisbeth Østerby, Karen- Marie Ellersgaard.

2 Dagsorden: SIDE 2 AF 8 1. Godkendelse af dagsorden Jørgen Honore havde et ekstra punkt til dagsordenen under 8.0 Eventuelt. 8.1 Grundprincipper for personalepolitik. 2. Godkendelse af referat (bilag 1) Referat blev godkendt uden bemærkninger. Referenten tilføjede, at dokumentet om Campusrundvisningen, der bliver henvist til under punkt 3.0, nu er uploadet til mødeforum, som bilag 3 under den 14. december Jørgen Ditlevsen spurgte ind til Ledelsesudviklingsprojektet, som Niels B. Wendelboe nævnte på mødet den 14. december. Jørgen Ditlevsen ville gerne vide, hvordan det skal foregå. Niels Wendelboe forklarede, at der ikke er truffet nogen beslutning omkring, hvad lederudviklingsprogrammet skal indeholde. Her i foråret vil de kompetencer, der kendetegner God Ledelse på KU blive identificeret. Derudover er der mange andre ting, der skal tages højde for: Organiseringen af enheder, hvis en leder fx har 140 medarbejdere, kommunikation generelt og personaleledelse, men intet er fastlagt endnu. Lederudviklingen vil tage udgangspunkt i lederevalueringen. Jørgen Ditlevsen nævnte, at en evaluering af medarbejder og leder forholdet ville være oplagt ved en MUS-samtale, men at det kan være svært for medarbejderne at sige til deres leder, hvis vedkommende er en dårlig leder. Til dette svarede Niels Wendelboe, at evaluering af medarbejder-leder forholdet er indbygget i MUS-samtalen. 3. Meddelelser 3.1. Planer på vej Jørgen Honore orienterede om, at alle afdelinger nu havde afleveret hver deres plan for 2008, som er opbygget efter samme disposition. Dvs. 7 afdelingers input skal integreres til en plan og der vil blive udmøntet nogle særlige strategiske områder. Når planen er integreret vil den blive sat på et CSU-møde Budget 2008 (bilag 4) Antonino Castrone orienterede om, at det fremsendte budget var det samme, som blev præsenteret på mødet den 14. december. Han uddybede, at fællespuljen er udmøntet i: Lønregulering, særlige feriegodtgørelser og den overenskomstmæssige regulering

3 Jørgen Honore supplerede med, at dette er et mere præcist budget, da det er delt ud på de 7 afdelinger og 2 sekretariater. Endvidere skal det ikke drøftes, om der er penge nok, vi må holde budgettet. Jørgen Ditlevsen spurgte ind til økonomien i de strategiske tiltag på BSP (Bestyrelsens særlige pulje) (s. 3 i bilag 4). Jørgen Honore forklarede, at Alumneforeningen, HR & O afdelingen, Forsknings- og Innovationsservice, Klima og uddannelsesstretegiske tiltag bliver finansieret over BSP, men at det ikke er udspecificeret, hvad der koster hvad. Endvidere er der ikke et specifikt budget for Jørgen Ditlevsen vil spørge ind til dette i egen afdeling Hjemmecomputere Jørgen Honore orienterede om, at Vicedirektør for Koncern-it, Bo Bendsen arbejder på et oplæg, som vil indeholde anbefalinger til fremtidig procedure. Jørgen Honore supplerede med, at universitetet ikke vil påtage sig ansvaret for at få etableret arbejdspladser hjemme hos medarbejderne (skrivebord, stol etc.), men at det skal være muligt at logge på KU s systemer hjemmefra. Dog skal hver Vicedirektør have mulighed for at skønne anderledes. Praksis i dag er, at der gives både en bærbar og stationær pc, hvilket er en meget flot løsning. Jørgen Honore vil drøfte oplægget i CSU, når det kommer (om ca. en måned), men han vil arbejde på ovenstående løsning. Jørgen Ditlevsen kommenterede, at det kunne være irriterende, hvis medarbejderne skal transportere pc en frem og tilbage. Hertil svarede Jørgen Honore, at der må ses på sagen, når oplægget er kommet, men understregede dog, at det som sagt stadig skal være muligt for Vicedirektørerne at træffe en anden beslutning. 4. Evaluering af lønforhandlinger 2006/2007 Jørgen Honore forklarede, at han betragtede dette punkt i dag som en forevaluering af lønforhandlingerne og at selve evalueringen først skulle ske på det sidste møde før sommerferien (20. juni). Når evalueringen har fundet sted, vil evalueringskommentarer kunne medtages i aktivitets- og tidsplanen for efteråret. Jørgen Ditlevsen orienterede om, at deres (PROSA) forhandlinger var overstået,og at de var gået smertefrit. De havde fået et tilfredsstillende resultat og der blev givet ros til ledelsen. Jørgen Honore spurgte, om der var andre steder, hvor tidsplanen havde knebet? Han fortsatte med at understrege, at det er ærgerligt når planen skrider, især hvis det er for mange grupper. Karen Boesen forklarede, at deres proces havde været meget langstrakt, men fin. Dog kunne det være svært at holde gejsten oppe over så lang en periode. Endvidere pegede hun på følgende udfordringer: SIDE 3 AF 8

4 - at informationsniveauet undervejs er for meget overladt til den enkelte TR. - at den enkelte sektionsleder siger ja til lønstigning, men at den samlede proces kan betyde et andet resultat. Karen forklarede videre, at som medarbejder hører man jo det, man gerne vil, hvilket kan være problematisk. Af denne grund vil det være en bedre løsning at decentralisere denne proces og dermed give ansvaret til den enkelte leder. Niels B. Wendelboe var enig med Karen, men pegede også på at det kunne være svært for den enkelte leder, især hvis man er ny i organisationen. Dvs. opgaven er, at få lederen til at tage ansvar og ikke love noget. Lisbeth Møller orienterede om, at Camilla Lindquist, Niels Tvede Hansen og hun vil lave et oplæg, der omhandler evaluering af lønprocessen både i forbindelse med de årlige lønforhandlinger, men også i forbindelse med de mange ansættelser. Endvidere forklarede hun, at de (i personalesektionen) og TR meget nemt bliver en flaskehalse, da behovet i dag er et andet end tidligere, fx er de løbende ansættelser meget krævende. Niels Tvede Hansen supplerede med, at lønforhandlingerne er gået rigtigt godt, selv om det ikke har været nemt at forhandle 2 år på en gang. Nogle af udfordringerne har dels været den nye organisation, dels at man ikke kender de folk, man forhandler løn for. Niels Wollesen orienterede om, at deres forhandlinger var gået godt, men at tiden skred. Niels forklarede behovet for at personalekontoret er klædt godt nok på til at vide, hvem de skal forhandle med og at det skal ske samtidigt for alle. Fx havde der været nogle udfordringer i forbindelse med andre sekretariater, fx Øresund. Til dette svarede Jørgen Honore, at informationerne up front skal være bedre. Niels Wollesen supplerede med, at der skal mere styr på processen. Jørgen Honore orienterede om, at den nye lønpolitik var vedtaget, hvilket man kan se mere om på HSU s hjemmeside. Lønpolitikken omtaler bl.a., at der nu er 8 fakulteter. Lønprocessen skal være så synlig og enkel som mulig, men det vil stadig tage ca. 3 måneder at komme igennem processen. Jørgen pegede endvidere på, at vi er ansat i det offentlige og lønnet derefter. Jørgen Honore forklarede videre, at han betragtede de tilbagemeldinger der kom, som input til lønforhandlingsprocessen. Lisbeth Møller vil så udarbejde en tids- og aktivitetsplan, som så vil blive drøftet på CSUmødet den 20. juni. SIDE 4 AF 8

5 Karen Boesen spurgte, om det var muligt at få en kort opgørelse over, hvordan lønnen fordeler sig i de enkelte grupper. Lisbeth Møller bekræftede og vil udarbejde en sådan. Karen Boesen nævnte endvidere, at de som TR er ikke får mange forhandlinger igennem. Dette bevirker, at de stiller sig spørgsmålet, om de blot er dårlige forhandlere eller om det skyldes, at der intet er at forhandle om? Lisbeth Møller fremhævede den store grad af enighed og at det kun var, hvis forskellen var meget stor, at der ikke var enighed. Jørgen Honore supplerede med, at der er noget at forhandle om og at det er udmærket, at der er en relativt stor enighed ved forhandlingerne. Niels B. Wendelboe supplerede med, at jo flere der er enighed om, vil også give et bedre billede hos både medarbejdere og ledere. Jørgen Honore vil dog gerne have med i kommunikationsprocessen, at der ikke er meget at forhandle om. Karen Boesen spurgte, om der kan prioriteres anderledes i budgettet, så der bliver mere at forhandle om? Dertil svarede Jørgen Honore, at han ikke kunne se, hvor pengene skulle komme fra. Vi må bruge de muligheder der er og tænke i markedsrelationer. Vi ved godt, at det private arbejdsmarked lønner bedre. Jørgen Honore rundede drøftelsen af og sagde at oplægget fra Lisbeth Møller vil blive drøftet den 20. juni og det blev aftalt, at Karen Boesen inviterer tillidsrepræsentanterne for TAT og ingeniørerne med. 5. Status på procesoptimering og effektivisering Jørgen Honore orienterede om, at man er midt i processen. Der er udarbejdet et oplæg til procesoptimering og dermed effektivisering, som skal drøftes på fredag den 29. februar, hvor både ledelsesteamet, FA chefer og Fakultetsdirektører mødes. Der er 4 punkter på denne dagsorden og 2 af dem er: Ledelse og procesoptimering. Hver Vicedirektør er ejer af en hovedproces og har sammen med en fakultetsdirektør beskrevet processen i dag og hvad der kan forbedres. Når ledelsesseminaret er færdigt på fredag vil de to procesejere tage hjem og drøfte deres pågældende proces. Jørgen Honore forklarede, at vi har en opgave, der går ud på at optimere i fællesskab. I dag har vi godt 300 mandeår i FA, omkring 600 mandeår i de 8 fakulteter og 1300 mandeår i de 58 institutter. Tidligere optimerede hver enkelt chef sin egen enhed, men nu skal vi optimere i fællesskab, så det kan blive bedre og billigere. Jørgen Honore forklarede videre, at med henblik på økonomistyringsprocessen, så bruger vi 425 mandeår og vi er ikke gode nok til at administrere projekter. Der skal ses på ressourcer, kompetencer, organiseringen og at IT-understøttelsen er god nok. Dvs. de rigtige kompetencer på de rigtige opgaver det er nøglen i dette. SIDE 5 AF 8

6 6. Håndtering af stress (Bilag 2 og 3) Jørgen Honore orienterede om, at spørgsmålet om stress og håndtering af dette har været bragt op i dette forum tidligere og vi (FA) har lovet at belyse, hvordan vi vil håndtere dette. Sidste år har været præget af mange forandringer og fornyelse alt sammen noget, der kan blive en stressfaktor. Det er vigtigt at gøre tydeligt, hvad den enkelte medarbejder skal lave, så at den enkelte medarbejder kan vurdere, om det er realistisk. Endvidere er det i dag klart, hvem der er leder i FA og alle ledere vil tage i mod, hvis en medarbejder beder om hjælp. Hvis en medarbejder rammes af stress, er der mulighed for at få psykolog hjælp. Dog er det vigtigt at huske, at vi alle har et ansvar både ledelse og medarbejdere. Karen-Marie Ellersgaard spurgte ind til hvilke ledere, der har ansvaret? Hertil svarede Jørgen Honore, at det både er Vicedirektørerne men også laget under, dvs. sektionslederne. Karen Marie Ellersgaard spurgte, hvordan Jørgen Honore havde tjekket lederne? Dertil svarede Jørgen Honore, at det havde han heller ikke, det er Lykke Friis, der har denne opgave. Endvidere opfordrede han til, at hvis man løber ind i dårlige ledere, skal man sige det til vedkommende og hvis man ikke kan overskue dette, er man velkommen at komme til Jørgen Honore. Dog anbefalede Jørgen, at det er bedst at gå til den direkte leder. Karen-Marie Ellersgaard efterspurgte lederudvikling og dertil svarede Jørgen Honore, at der skal laves en plan for lederudvikling og at det netop er det projekt, som Niels B. Wendelboe er i gang med. Karen Boesen supplerede med, at hvis dette papir (bilag 2) skal være et værktøj, er det vigtigt, at det fremgår, at det er den enkeltes leders ansvar at holde øje med sine medarbejdere. Jørgen Honore var enig med Karen Boesen men opfordrende samtidig tillidsrepræsentanterne til at sige til, hvis de ser noget. Niels B. Wendelboe var enig i, at det er ledelsens ansvar, men at det også er den enkeltes ansvar. Endvidere supplerede ham med, at alle ledere kan blive bedre, men at det stadig er en udfordring, hvis man har mange medarbejdere, da det gør det svært at være tæt på. En anden udfordring er, at vi har vidensintensive opgaver, dvs. vi bliver aldrig færdige og det gør det svært at sætte grænsen. Med andre ord har vi et ansvar for hinanden. Karen-Marie Ellersgaard kommenterede, at der er nogle mellemledere som godt kunne trænge til noget udvikling, fx bare det at have en or- SIDE 6 AF 8

7 dentlig omgangstone. Jørgen Ditlevsen supplerede med, at også de fysiske forhold er vigtige. Dette var Karen-Marie Ellersgaard enig i, da det fx kan være svært at koncentrere sig i storrumskontorer. Antonino Castrone supplerede med, at det ikke altid er nemt at se om medarbejderne har nået deres grænse. Dertil svarede Niels Wollesen, at man kan sørge for, at det er ok at tale om sådan nogle ting. Karen Boesen understregede, at psykolog hjælp ikke er nok, der er brug for alternative løsninger, fx deltidssygemeldinger, andre opgaver etc. Niels B. Wendelboe nævnte i denne sammenhæng, hvor gode vi er til at generere nye opgaver og at vi ikke siger nej. Eksempelvis den lille opgørelse over fordeling af løn, som Lisbeth Møller skal lave. Vi skal alle blive bedre til selvcensur. Jørgen Honore konkluderede, at han som formand burde have sagt nej til eksempelvis den ovennævnte opgave. Derudover opfordrede han til, at CSU altid kan drøfte dette emne ved behov. Han vil tage inputtet med videre til FA Arbejdsmiljø 7.1. Sikring af flugtveje/møblering i Museumshuset Jørgen Honore orienterede om gulvarealet i Museumsbygningen, dvs. møderum og projektrum. Dette skal afprøves i 1-2 år. Arealet i mellem disse to skal bruges til noget socialt. Flugtvejene skal naturligvis overholdes og Johan Crone fra TA har lavet et oplæg til Bo Bendsen og Antonino Castrone. Antonino Castrone supplerede med, at oplægget indeholder en plan for hvordan midterområdet, 1. og 2. sal. kan møbleres. 3. sal kommer også med lidt senere. Oplægget indeholder forslag til at placere sofaer, cafeborde etc.. Dvs. alle eksisterende møbler skal fjernes. Johan Krone er meget opmærksom på flugtvejene. Jørgen Honore spurgte, om der var nogle kommentarer til flytning og møbler? Karen Boesen spurgte, om man havde nogen fornemmelse af, hvor meget projektrummet bliver brugt? Antonino Castrone svarede, at det ikke var så meget. Karen-Marie Ellersgaard nævnte behovet for flere mødelokaler. Karen Boesen spurgte, om de to små mødelokaler på 3. sal i Magasinbygningen kan komme med i bookingsystemet, så alle kan booke dette? Jørgen Honore tilsluttede sig denne løsning. SIDE 7 AF 8

8 7.2 APV Karen Boesen orienterede kort om, at der snart skal gennemføres APV efter en ny model, som både vil kortlægge det fysike og psykiske arbejdsmiljø. Det første fakultet skal snart i gang og alle skal have gennemført undersøgelsen inden udgangen af FA skal også melde ind mht. hvornår de ønsker APV en gennemført. 8. Eventuelt 8.1. Grundprincipper for personalepolitik Niels B. Wendelboe orienterede om det arbejde, der i øjeblikket pågår i det Personalepolitiske udvalg (PUU) under HSU. Her er man ved at udarbejde en ny personalepolitik, som skal samle de tre, der eksisterer i dag (gl. KU, LIFE og FARMA) Deadlinen i øjeblikket er sat til november Der har været mange diskussioner om Grundprincipperne, og det er derfor vigtigt at understrege, at disse Grundprincipper er ambitiøse og det er der, vi gerne vil arbejde os hen. Det anbefales, at tage diskussionerne op i CSU, FSU og LSU og der få drøftet, hvordan de skal udmøntes i praksis. Jørgen Honore supplerede med, at Grundprincipperne skal sættes på dagsordenen til næste CSU møde den 25. april, hvor vi skal prøve at blive konkrete om, hvordan vi vil føre dem ud i praksis. Karen Boesen roste Grundprincipperne og tilsluttede sig Niels B. Wendelboes kommentar om, at det er godt at have noget at arbejde efter. Niels B. Wendelboe supplerede med, at det er et aftalepapir både A- og B- side har skrevet under. Jørgen Honore var enig i ovennævnte og supplerede med, at det er vigtigt, at det er et overskueligt papir. 8.2 HR-strategi Karen Boesen spurgte, om HR-strategien er tilgængelig nogen steder? Niels B. Wendelboe forklarede, at HR-strategien vil komme til at fremgå i FA-planen. Dvs. at FA-planen vil erstatte det papir, der omhandlede HR-strategien. Jørgen Honore sluttede af med at sige tak for i dag og på gensyn til næste møde den 25. april 2008 i udvalgsværelse 4. SIDE 8 AF 8 Med venlig hilsen Pearl Boberg Henriksen, HR-konsulent