UDKAST. 21_Accept og klarmeld i NS.doc 19. januar 2009

Transkript

1 21. Accept og klarmelding i Navision Når en faktura er godkendt i eprocurement vil den automatisk blive videresendt til den elektroniske Indbakke i Navision: Køb/ Periodiske aktiviteter/indgående BizTalk-dok./Venter Der henvises generelt til Købsprocessen i forbindelse med elektroniske fakturaer: Der er en række nye funktionaliteter i Navision i forbindelse med overgangen til eprocurement. 1. Den fulde kontostreng fra eprocurement incl. momsdimensionen overføres til NS- Indbakken. 2. Momsdimensionen oversættes til Momsproduktbogføringskoden i forbindelse med klarmeldingen. 3. Accept og klarmelding i samme arbejdsgang 4. Finanspostens beskrivelse kommer fra eprocurements Note-felt 5. Sammenlæg linjer og Accepter (incl. automatisk klarmeling) Side 1 af 9

2 Hvor står dimensionskontostrengen i Navision på købsdokumenter, som kommer fra eprocurement: Dokument/Dimensionskontostreng Side 2 af 9

3 Hvis leverandøren har forsøgt at medsende en dimensionskontostreng, vil den også stå under Dokument/Dimensionskontostreng. Den vil typisk være misvisende og giver problemer i forbindelse med Accept/klarmelding af købsdokumentet og skal derfor slettes. Funktion/Accepter eller Sammenlæg linjer og Accepter Fejlmeddelelsen vil være følgende: Marker linierne og Slet leverandørens eksterne dimensionskontostreng via F4 dog ikke dimensionskontostrengen som er kommet fra eprocurement. Hvor står finanspostbeskrivelsen i Navision for købsdokumenter, som kommer fra Note-feltet i eprocurement? Dokument/Bemærkning Side 3 af 9

4 Hvis leverandøren har medsendt eksterne bemærkninger, vil disse også stå under Dokument/Bemærkning. Disse vil give problemer i forbindelse med Accept/klarmelding af købsdokumentet, hvis de er for lange (mere end 50 karakterer) og skal derfor slettes. Fejlmeddelelsen vil være følgende: Marker linierne og Slet bemærkningslinjerne via F4 dog ikke linjen som er kommet fra eprocurement Notefeltet. Side 4 af 9

5 Hvordan vil købsdokumenter se ud i NS- bakken, når den komme fra eprocurement? Købsdokumenter i NS-Indbakken som kommer fra eprocurement vil ligne alle andre købsdokumenter og kan findes via de almindelige filter funktioner i Navision. Der henvises generelt til Købsprocessen i forbindelse med elektroniske fakturaer: Eksempel: Dokument/Bemærkning Dokument/Dimensionskonteringsstreng Side 5 af 9

6 Kreditor er default sat op med en række default indstillinger, som har betydning for accept og klarmelding af købsdokumeneterne. På købsdokumentet kan defaultindstillingerne se på følgende måde: I feltet Entydig kreditor tastes f6 eller klikkes på pilen den pågældende kreditor kommer frem. Vælg knappen Kreditor/ BizTalk Partner/Biztalk Partner Setup Alle kreditorer er default sat op med Brug dimensionsstreng JA (Fanebladet Købsdokument) Side 6 af 9

7 På Fanebladet Købslinjer er der valgt følgende default opsætning for alle kreditorer: Ikke konteret linjer uden beløb Overfør tekst linjer Ikke konteret linjer med beløb Ignorér og undlad overførsel Denne mulighed, ignorerer ved accept alle ukonterede linier (med beløb) i bilaget i indbakken. Der sker således ingen overførsel af disse linier til købsfakturaen. Ikke konteret linjer med beløb Advarsel om manglende kontering Denne mulighed, giver en advarsel pr. ukonteret linie (med beløb) ved accept af bilaget i indbakken. Ignorér overfør som tekst Denne mulighed, overfører alle ukonterede linier (med beløb) i bilaget i indbakken automatisk ved accept af bilaget. Kun beskrivelsen overføres til købsfakturaliniens beskrivelsesfelt. Der overføres ingen oplysninger om beløb eller kontotype. Side 7 af 9

8 Accept/Klarmelding Vælg Funktion/Sammenlæg linjer og accepter Klik Yes Klik OK Side 8 af 9

9 Når bilaget accepteres i biz-talkindbakken gennemløbes AU check ved klarmelding. Hvis bilaget kan klarmeldes vises en dialogboks efter accepten. Køb/Fakturaer Feltet Disponent ID Feltet angiver, hvem der har disponeret/godkendt købsdokumentet i eprocurement Feltet Rekvirent ID Feltet angiver, hvem der været rekvirent på købsdokumentet i eprocurement Side 9 af 9