Winfinans. Design fakturalayout. Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man

Transkript

1 Design fakturalayout Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man vil ændre det standardlayout, der findes, når anvendelsen af løsningen påbegyndes. Her findes designværktøjet Fra en af salgs- eller købsoversigterne findes knappen Rapportindstillinger, med hvilken designværktøjet åbnes. Se fx. herunder salgsoversigten med Åbne fakturaer. Designprincipper Handelspapirer som fx. Faktura er opbygget med en stribe elementer, som fx. kundeadresse, leveringsadresse, varelinjer, totaler og tekster. Disse elementer placeres på det oprette A4 dokument ved angivelse af placeringen af øverste venstre hjørne af elementet samt en højde og bredde på elementet. Placeringen på dokumentet tager udgangspunkt i nederste venstre hjørne, som har værdierne x = 0 og y = 0. Yderst tilhøjre på dokumentet er ca. x = 590 og øverste placering er ca. y =

2 Se her ex. Placering af tekst på faktura: Hvis elementet indeholder tekst kan en ønsket fontstørrelse angives. Det kan ligeledes vælges om elementet ønskes vist på dokumentet. Da der er tale om handelsdokumenter, vil ikke alle elementer kunne fravælges visningen. Bl.a. af hensyn til arbejdet med design af layoutet kan der vælges at blive vist en ramme omkring elementet, så man bedre kan vurdere om flere elementer dækker over hinanden. Fanebladet Tekster På fanebladet Tekster findes følgende funktioner, som beskrevet herunder. 2

3 Salgssted Et salgssted repræsenterer forskellige måder at fakturere på (Papirfaktura / faktura / elektronisk faktura / EDI ) eller blot, at du fakturerer med forskelligt layout. Til en kundes adresse kan knyttes et salgssted, så der altid oprettes fakturaer med den faktureringsmetode, som ønskes til den enkelte kunde. Der kan designes ét layout pr. salgssted. Land Der kan dannes fakturaer på en lang række sprog som standard, og der kan tilføjes sprogtekster til sprog, der ikke findes som standard i Winfinans.NET. 3

4 Der findes faste benævnelser til en lang række udtryk, som fx. Faktura. Hvis der skal laves opkrævninger af kontingent for en forening, kan ordet Faktura af brugeren ændres, fx. til Opkrævning. Der kan ligeledes tilføjes egne tekster på de enkelte sprog. Her vælges det land/sprog, der ønskes redigeret tekster for. Ordbog Ordbogen anvendes til at redigere de faste benævnelser på de enkelte sprog. Som standard udfyldes faktura med mange oplysninger, fx. sælger. Hvis det ønskes, at den form for felter med bløde oplysninger ikke skal stå på fakturaen, gemmes to bindestreger i felter ( -- )med det oversatte udtryk. Så vises hverken benævnelsen til feltet eller feltets aktuelle dataindhold på udskriften. 4

5 Brevpapir Alle udskrifter i Winfinans.NET udskrives på et Brevpapir, som er defineret i Indstillinger -> Firma -> Brevpapir. Der kan vælges et brevpapir til handelspapirerne til et salgssted. Der kan vælges et brevpapir til regnskabsudskrifter. Der kan vælges et brevpapir til en debitorgruppe, til brug ved udskrift af kontoudtog og rykkere. Som standard er der defineret ét brevpapir. Vælg det ønskede brevpapir eller åbn indstillinger af brevpapir på Indstillinger ikonet: Her gennemgås redigering af brevpapir: Brevpapir Et brevpapir gives et genkendeligt navn Font Der kan vælges mellem en række forskellige fonttyper til udskriften. Font px Der kan vælges en generel fontstørrelse til rapportens indhold, fx. regnskabstal. Vis Grid Når dette felt markeres og gemmes, vil udskrifter med dette brevpapir blive påført et millimetertern, som kan hjælpe til placering af en rapports elementer. Når man er færdige med at designe rapporten, fjernes markeringen og der gemmes igen. Navn Navnefeltet er venstrestillet og hvis det ikke har indhold vises firmanavn fra firmaindstillinger. Feltet kan være på flere linjer. 5

6 Hoved Hoved feltet er venstrestillet. Anvendes efter behov. Feltet kan være på flere linjer. Sidefod Feltet sidefod er centreret. Feltet kan være på flere linjer. Her kan f.eks. sættes sidenumrering på brevpapiret. Anvend følgende koder : Sidenummer = #1 - Antal sider ialt = #2 Logo Feltet kan anvendes til uploadet grafik. Der anbefales formatet.jpg eller lignende. Størrelsen af det uploadede grafik styres ved at angive den ønskede højde på grafikken. Grafikken beholder sit oprindelige Højde/Bredde forhold. Råd om uploadet grafik. Vær opmærksom på, at formater, der fylder meget som fil, også kan virke hæmmende på udskriftshastigheden. Vær opmærksom på, at en grafik af kvallitetsmæssige årsager helst skal være større end der vises på udskriften. Vær opmærsom på, at en baggrud til et logo kan afvige fra den hvide baggrund, der dannes til udskriften med deraf følgende udseende. Hvis det bliver et problem, upload da et logo med gennemsigtig baggrund. Adresse Adressefelt med kundens navn og adresse. Anvendes kun til kontoudtog og rykkere. Se her eksempel på vinduet med indstilling af brevpapir her: 6

7 Test Brevpapir Brevpapir kan dannes som test. Se eksempel herunder her vist med Grid. 7

8 Momstekster Teksterne Momstekst, Tekst ingen moms og Tekst brugtmoms kan anvendes til på en nem måde at opfylde momsbekendegørelsen. Momstekst vises når der er beregnet moms Tekst ingen moms vises, når momsberegning er fravalgt. Tekst brugtmoms anvendes, når der beregnes moms på baggrund af forskel mellem kostpris og salgspris. Faste tekster Der kan tilføres en fast tekst, der vises på alle handelspapirer enten alle fakturaer, alle ordrebekræftelser, alle følgesedler o.s.v. Her vises den gemte tekst. Nederst vises placeringen af disse tekster på udskriften. Fanebladet Design Her placeres felter på udskriften med koordinater for øverste venstre hjørne, højde / bredde på feltet og fontstørrelse. Faktura adresse Leveringsadresse Faktura nr, osv - Oplysninger fra faktura. - Der findes to typer af visning, der kan vælges mellem. Indledende tekst - Tekst fra faktura. Fakturalinier - Oplysninger om solgte varer/ydelser - Der kan vælges mellem 4 forskellige opsætninger: 1. Varenr., beskrivelse, antal, enhed, pris, rabat, beløb. 8

9 2. Som 1, uden varenumre 3. Som 1, uden Varenumre, antal og priser. 4. Som 1, uden priser, rabat og beløb. ( Til brug på følgesedler) Betalingsbetingelser m.v. - Oplysninger fra faktura. Totaler Totalbeløb - Der kan vælges mellem 4 forskellige opsæt - 1: excl. moms priser - 2: incl. moms priser. Afsluttende tekst - Tekst fra faktura. Vælges opsæt 1, anbringes teksten efter fakturalinierne indenfor den ramme der er angivet til fakturalinier. Dette anvendes især, hvis der arbejdes med fakturaer på flere sider og hvis teksten er større end den kan være i den opsatte ramme. Vælges 2, anbringes teksten indenfor den angivne ramme. Der vises ikke mere tekst, end der kan være her. Det anvendes især med mindre tekster. Tekst på faktura - Indtastes i fakturaopsæt fanebladet Brevpapir. Betalingsreference - Indtastes i fakturaopsæt fanebladet Egenskaber. Synlig - Tilvælg de elementer der skal vises. Ramme - Viser en ramme udenom elementet på faktura. Anvendes til opsætning. Font px - Vælg fontstørrelse. Type - Valg mellem forskelligt dataindhold i elementet. emne - I emnefeltet kan tilføjes koder, der henter kundens kontonummer og fakturanummeret, og gør det til en del af teksten. Kundens konto nr. angive med koden Fakturanummer angives med koden Der kan tilknyttes et dokument fra firmaets mailarkiv med hvor xxxx er starten på dokumentets emne felt. Koden anbringes sidst i emnefeltet. Det er en fin oplysning for kunden og hvis du sender en BCC kopi til en af virksomhedens egne adresser, gør det det nemt at fremsøge afsendte fakturaer udfra disse oplysninger. 9

10 Kopier rapport fra salgssted For at lette arbejdet med design, kan et design kopieres fra salgssted til salgssted. Ovenstående beskrivelse af design findes også under hjælp i løsningen. Se fanebladet herunder: Fanebladet Egenskaber 10

11 Fanebladet indeholder forskellige mulgheder for afsendelse og indhold af designet. Fakturaformidler (elektronisk) Papirfaktura og fremsendelse af faktura i.pdf format vedhæftet en kan ske uden valg af fakturaformidler. Fakturaformidler anvendes til elektronisk afsendelse, enten via Betalingsservice,factoring, OIO-UBL elektronisk faktura, - EDI løsning, EDI via Byg-e (trælasthandlerunionens IT selskab) Ext 1, Ext 2, Ext 3 Ikke kørt / kørt beskrivelse Afsendelse af fakturaer elektronisk som OIO-XML til det offentlige kræver en tilmelding. Oplysninger om dette findes under Administration->Eksterne tilslutninger- >OIO oprettelse. Ext 1, Ext 2, Ext 3 er felter der kun anvendes efter speciel aftale. er koder der vises på salgsoversigt man selv kan definere. Kodelinje til indbetaling i Web-bank. (Samme oplysninger som på et indbetalingskorts OCR-kode). Skriv selv startkoden og kreditorkoden, samt vælg korttype i listboks. Oplysningen kan vælges til på et fakturaopsæt - fanebladet Design. Ordre til ftp Feltet udfyldes med en ftp-adresse på formen: ftp://myftp.dk/firma;bruger;password Ordre fra ftp Fra ordreoversigten kan ordre nu overføres til dette ftp site som oio xml. Feltet udfyldes med en ftp-adresse på formen: ftp://myftp.dk/firma;bruger;password 11

12 Fra ordreoversigten kan ordre importeres til systemet fra den angivne ftp-site i formatet oio xml. De modtagne ordrer vil opdatere eksisterende ordrer i systemet. Ftp funktionaliteten kan anvendes, hvis man anvender et logistikfirma som ekspeditionslager. Modtagne ordrer sendes til ekspedition og modtages efterfølgende med oplysning om, hvilke varer, der er leveret, og som skal faktureres. afsendelse - faste tekster Der kan for hvert salgssted redigeres en fast tekst og faste tekster på udskriften. For at komme til det sted, hvor der kan redigeres markér fx. en faktura på en salgsoversigt, hvor der på kunden findes en registreret adresse. 12

13 Aktivér knappen Udskriv/mail markerede og herefter knappen Udbakke x s. Vælg det salgssted, der ønskes at redigere teksten for i øverste listboks. Vælg afsender fra Indstillinger -> Firma -> i listboks. Vælg til sprog/land der skal redigeres for. Emne Her skrives ens emne, fx. faktura fra xxxx Hvis det ønskes, så kan faktura nr medsendes ved at skrive ind i emne teksten. Kundenummer kan medsendes ved at skrive Der kan tilknyttes et dokument fra firmaets mailarkiv med hvor xxxx er starten på dokumentets emne felt. Koden anbringes sidst i emnefeltet. I det store tekstfelt nederst skrives den ønskede tekst. Der kan indføjes Html koder, der fx. henter grafik på en synlig placering på nettet. Det kan eksempelvis være en placering på virksomhedens hjemmeside. Afsend fakturaer, tilbud, ordrer m.v. som vedhæftet.pdf dokument Flere på én gang 13

14 Afsendelse sker fra en salgs- eller en købsoversigt. Der markeres de dokumenter, der ønskes afsendt på én gang. Når der markeres udfor de enkelte dokumenter og knappen Udsend/mail markerede + knappen Udbakke x mails aktiveres, fremsendes de valgte dokumenter med de tekster, der er gemt på de enkelte salgssteder. Der kan IKKE laves individuelle tekstændringer, der ikke gemmes. Afsend fakturaer, tilbud, ordrer m.v. som vedhæftet.pdf dokument Én ad gangen Når man står inde på redigeringsbilledet til én bestemt faktura, ordre, tilbud eller lign., så hentes den gemte standardtekst frem på tekst, som kan anvendes direkte, eller den kan ændres og efterfølgende afsendes til modtageren i ændret form. Den ændrede tekst gemmes ikke, og findes kun i den , der er afsendt. 14