PROJEKBESKRIVELSE Google Apps og GMail til studerende og undervisere hos

Transkript

1 PROJEKBESKRIVELSE Google Apps og GMail til studerende og undervisere hos

2 INDHOLD Formål og baggrund... 3 Baggrund, bilag # Baggrund, bilag # Baggrund, bilag # Baggrund, bilag # Projektplan Mål Deltagere Interessenter Organisation Tidsplan og milepæle Risikoanalyse Kommunikation Økonomi Styring Side 2 af 13

3 Formål og baggrund Ang. it-ydelser: Formålet med projekt UCL Apps er at udvide antallet af it-faciliteter, digitale redskaber og samproduktionsmuligheder som studerende og undervisere i fællesskab råder over til brug i uddannelsesaktiviteterne, dvs. til undervisning, læring, vejledning, opgaveproduktion, m.m. Projektet skal, i fase 1, teste Google Apps for Education på udvalgte hold i uddannelserne. Formålet med aftestningen er at: Kortlægge de pædagogiske og læringsmæssige muligheder/gevinster og evt. begrænsninger i løsningen. Identificere og beskrive de kompetencer som kræves af brugerne. Beskrive hensigtsmæssige snitflader mellem løsningen og vores andre it-systemer, fx Fronter Fastlægge regler og retningslinjer for hvad løsningen må og ikke må bruges til (fx ikke til personhenførbare data), herunder udarbejde tekst til it-politikken ang. brugen af løsningen. Undersøge og beskrive evt. gevinster ved at tilføje en GMail-konto (og yderligere diskplads i skyen, vist nok små 10Gb!) til løsningen på et senere tidspunkt. Afdække de it-tekniske opgaver ved brugeradministration, drift, vedligeholdelse o.lign. Ang. økonomi: Formålet skal opfyldes med meget lave omkostninger til følge. Det betyder, at initialomkostningerne skal være små, og drift- og vedligeholdelsesomkostningerne skal være ekstremt lave. Timeressourcer for de deltagende undervisere afholdes lokalt. Timeressourcer i it-afdelingen afholdes indenfor rammerne af ITA s budget. Baggrund: IT-faciliteter for studerende og undervisere Studerende Hver studerende er registreret brugere på UCL s netværk, på vores LMS-system Fronter (som kan nås via internettet), og har en mailboks på vores Exchange-server. Oprettelsen sker automatisk (via vores IDM-system) når en studerende oprettes i SIS af studieadministrationen. Herudover stiller vi en printkonto med webbaseret betalingssystem til rådighed for hver studerende- og der kan kun kan printes fra UCL s pc ere, og kopieres på UCL s kopimaskiner. Vi stiller ingen kontorpakke til rådighed for de studerende. Mange (måske de fleste?) studerende medbringer egen bærbar computer, de kan logge på UCL s trådløse netværk og internettet, og har dermed adgang til vores LMS-platform Fronter. Side 3 af 13

4 Stort set alle studerende formodes at ha en mobiltelefon, og et stærkt stigende antal af disse er smartphones, og har dermed funktionalitet som til en vis grad svarer til en computers. Undervisere Underviserne har, ligesom alle andre UCL-ansatte, en stationær eller en bærbar pc, mailboks på vores Exchange-serv er, Office-kontorpakke og mulighed for print på UCL s printere, samt naturligvis også adgang til kopi. I oversigtform ser situationen sådan ud: Adgang til UCL s netværk, og trådløst til internettet Mailboks på UCL s Exchange server Studerende JA JA, via internet, dvs. webmail Undervisere JA JA, også via internet Adgang til kopi og print JA, print fra UCL s pc ere, mod betaling Adgang til LMS/Fronter JA Kontorpakke Nej JA, fra egen pc JA Ja Fællesmængden af it-faciliteter for studerende og undervisere er således: Adgang til UCL s netværk og (trådløst) internet fra lokationerne Mailkonto, Outlook/Exchange, også webmail, Kopi/print, og UCL s LMS Fronter alt sammen it-faciliteter som UCL i dag leverer og financierer. Microsoft Live@EDU/Office365 Siden efteråret 2009 har en gruppe af it-medarbejdere og undervisere i UCL arbejdet på at få afprøvet Microsofts løsning i skyen (dvs. på internettet): Live@EDU, nu Office365. Arbejdet har været udført i samarbejde med Microsoft Danmark. Vi har nu, dvs. marts 2011, i enighed konkluderet at løsningen ikke lever op til vores krav og forventninger, og at løsningen forekommer at være kompliceret og ufærdig. Se i øvrigt bilag #1. Yderligere ser det ud til, at det fulde udbytte af løsningen vil kræve integration med en SharePoint-løsning (evt. i skyen), hvilket vi ikke er interesserede i, bl.a. pga. udviklings- og vedligeholdelsesomkostninger. Side 4 af 13

5 Google Apps for Education og GMail På denne baggrund har vi besluttet, at gå i gang med at teste Google Apps for Education i praktisk undervisning. Afprøvningen vil blive gennemført af en række undervisere på udvalgte hold og alle UCLs uddannelser er mere end velkomne til at deltage i testen. Fase #1: I første fase vil vi koncentrere os om at teste Google Apps for Education og dermed ikke røre ved de studerendes mailkonto på vores exchange-server. Fase #2: I anden omgang vil vi overveje om vi skal supplere løsningen med en GMail-konto (og yderligere diskplads i skyen, vist nok små 10Gb!) til brugerne, og overveje hvad der så skal ske med den UCL-mailkonto som de studerende har i dag. Fase #3: Tredje fase vil, hvis testen falder positivt ud, omfatte en udrulning til i hvert fald alle undervisere og alle studerende måske alle UCL-ansatte. Side 5 af 13

6 Som udgangspunkt indeholder Google Apps for Education følgende faciliteter: Detaljeret info om Google Apps for Education Mere effektive værktøjer til en mere effektiv uddannelse. Google Apps tilbyder den avancerede teknologi, de studerende har brug for til at kunne kommunikere og samarbejde, uden omkostningerne og besværet med hardware og software og alt sammen helt gratis og fri for reklamer. Læs videre hér: Overvejer du at skifte til Google Apps? Her er ti måder, hvorpå din skole kan drage fordel af Google Apps. Læs videre hér: Guide to going Google This site contains tools and guidelines to use as a starting point to getting your students, faculty, and alumni ready and excited about Google Apps. Læs mere her: Side 6 af 13

7 Baggrund, bilag #1 Christian m.fl.. Jeg har sammen med Linda og Anders haft kontakten til Microsoft, jeg har forsøgt at koordinere kontakt og møder. Mit korte resume er at trods flere møder og mange mails aldrig rigtig kom i gang der var hele tiden noget der lige skulle på plads, eller lige skulle opdateres. Vi fik oprettet flere konti med adgang til diverse online ressourcer de var dog på det tidspunkt kun på engelsk. Vi nåede ikke at se en udgave uden reklamer selv om det blev lovet flere gange. Den største usikkerhed var nok at der ingen tvivl var om at Live@EDU/Office365 ville fungere bedst i en Sharepointløsning. Microsofts folk var meget venlige, men alt i alt har det båret meget præg af at være et beta projekt vi har fået at se. Linda og Anders I må endelig supplere hvis I har yderligere at bidrage med. Venlig Hilsen Jan Apollo Lektor IKT ansvarlig Pædagoguddannelsen i Odense Kære alle Min oplevelse er den samme som Jans, så jeg har ikke yderligere at tilføje. Med venlig hilsen Linda Hauschildt Nielsen Enig Anders Side 7 af 13

8 Baggrund, bilag #2 Hej Christian Du fik sået et frø vedr. Google aps Her er mine umiddelbare tanker: Privacy og datasikkerhed Vi bruger pt. ucl mail til alle informationer til studerende bl.a. eksamensoplysninger må Google være med på en kigger? Er det acceptabelt at udsætte de studerende for reklamer, som er målrettede ud fra de oplysninger, som Google opsnapper om deres brugere/vores studerende? Er det acceptabelt at udsætte de studerende for reklamer, fordi ucl kræver at de studerende anvender g- mail? Er der risiko for at mails fra ucl fanges i Googles spamfilter, så vores mails aldrig når de studerende? Administration g-mail adresserne skal kunne søges frem i outlook, så undervisere/personale nemt kan skrive til studerende. De studerende skal også nemt kunne finde hinandens mail adresser evt. via Fronter. G-mail skal kunne konfigureres i Fronter, så der er nem adgang fra e-lærings-platform til mail system. Økonomi Der en forretningsmæssig fordel i at tildele de studerende g-mail, da dette er gratis. Hvor meget koster ucl mail til de studerende til sammenligning? Hvad koster implementering primært medarbejdertimer hvilke opgaver er der forbundet med at skifte fra ucl mail til g-mail? Brugerflade Brugerfladen er kendt og anvendt af en del af de studerende, der har et positivt indtryk af programmet. God lagerplads til både mails og dokumenter. Med mailssystemet følger der flere funktionaliteter, som kan anvendes i forbindelse med e-læring. F.eks. deling af dokumenter, hvor Fronter har en tilsvarende, men mindre attraktiv funktion. Google aps kan anskues som et gratis supplement til Fronter - ikke en erstatning. Ud fra denne korte brainstorm, synes jeg, emnet er af værdimæssig og principiel karakter. Dvs. der bør udarbejdes et kvalificeret beslutningsgrundlag en business case, inden der sættes for mange pilotprojekter i gang rundt omkring på uddannelserne. Ved vi pt. hvilken retning ledelsen ønsker at gå, så vi ikke spilder vores tid? Det er mit indtryk, at vores studerende vil sætte pris på Google aps, og jeg tror umiddelbart, der vil være positiv respons fra brugersiden. Vi vil gerne deltage i et pilotprojekt på Radiografuddannelsen, men der er behov for at rammerne præciseres, inden vi kan gå videre. Jeg vil i mellemtiden, ligesom du, plante frøet hos mine kollegaer, samarbejdspartnere i og udenfor ucl. Venlig hilsen/best regards Matine Matine Kvist IT koordinator, lektor, cand.it University College Lillebælt, Radiografuddannelsen Side 8 af 13

9 Baggrund, bilag #3 Log på Side 9 af 13

10 Baggrund, bilag #4 Notat Tekniske udfordringer og økonomien i at flytte de studerende ud i skyen (Google apps) Teknisk kan løsningen gennemføres både fra vores AD og fra IDM. Jeg anbefaler at vi benytter integration mellem IDM og Google apps og ikke fra AD fordi: Hvis vi vælger AD vil der blive et ekstra led der skal supporteres ved ændringer og fejlsøgninger. Modsat microsoft AD er schemaet i Novels EDIR nemt og simpelt at udvide. Det har jeg har stor glæde og behov for, i forbindelse med både EMUS projektet og EPOS projektet. Udvidelse af schemaet i AD er meget besværligt, og ifølge Jesper er det ikke noget man bare kan og gør. Der findes i dag velafprøvede produkter til integration mellem et Edir og google apps. Tekniske løsning I sambejde med KMD (Michael Hansen) udvikles en driver i IDM baseret på en løsning fra Concensus Technologies (se iøvrigt den i mailen vedlagte PDF fil). Michaels forventning til dette produkt er, at han skal bruge ca 2 dage til at opbygge integrationen. Men med den viden jeg selv efterhånden har erhvervet mig omkring IDM og opbygning af drivere, vil jeg kunne bidrage med en ikke uvæsntlig del af udviklingstiden. Økonomi Der er en basislicens på 1500 $ om året svarende til 1500*5,32 = dkr Licens per bruger er 0,25 $ om året svarende til * 5,32 *0,25 = dkr Udarbejdet af Per Johan, 18. marts 2011 Side 10 af 13

11 Projektplan Mål Vi påtænker at projektet skal forløbe i mindre skridt på to planer: Funktionalitet og Brugere. I skemaform ser det sådan ud: TEST: De uddannelser som har lyst til at afprøve på enkelte hold, dvs. udvalgte studerende og udvalgte undervisere Hele uddannelser/afdelinger Hele UCL Studieadministration Pedeller...? Google Apps uden GMail Kun uddannelsesaktiviteter LÆR PÆD SYGPL RAD SOC ERGO FYS Plus GMail Andre områder/funktioner end uddannelsesaktiviteter Andre Googletjenester Fase #1: Google Apps for education Der skal indhøstes og dokumenteres erfaringer med følgende: Fase #2: GMail Der skal indhøstes og dokumenteres erfaringer med følgende: Fase #3: Udrulning Side 11 af 13

12 Deltagere Uddannelserne, underviserne og de studerende Ergoterapeutuddannelsen: Lise Lau,.. Fysioterapeutuddannelsen: Steffen Bader,.. Læreruddannelsen:? Pædagoguddannelsen: Jan Apollo,.. Radiografuddannelsen: Matine Kvist, Mia Kirstine Andersen,.. Socialrådgiveruddannelsen: Anders Larsen,.. Sygelpejerskeuddannelsen i Svendborg: Helle Stryhn, Flemming Rasmussen og Søren Bech Bioanalytikeruddannelsen:? EVU:? CFU:? Studieadministrationen på uddannelserne Andre:? IT-Afdelingen Christian Wang, Linda Hauschildt, Jørn Plet, Per Johan Jensen, Tore Storgaard, Martin Rømer,.. Interessenter Uddannelser, undervisere og studerende,.. It-medarbejdere Evt. eksterne leverandører/partnere Organisation Projektejer: IT-Chefen Projektleder: Linda hauschildt, Jørn Plet, eller? Side 12 af 13

13 Styregruppe, brugergruppe, administratorer. Kommende systemejer, support og lokale vejledere. Tidsplan og milepæle Risikoanalyse Kommunikation De studerendes råd,.. Direktion, G5/rektorer/uddannelseschefer, EVU, CFU, lederforum, it-forum, HSU-IT-udvalget, itambassadører, Økonomi ITA-budget 2011 Lokale timeressourcer,.. Styring Risikostyring Ændringsstyring Rapportering og kommunikation Side 13 af 13