UCC Digitaliseringsstrategi

Transkript

1 UCC Digitaliseringsstrategi

2 Indhold Indledning Indsatsområder Principper for udmøntning... 6 Bilag... 7 Digitaliseringsprogrammet Organisering og styring af UCC digitaliseringsindsatser... 7 UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

3 Indledning Hermed foreligger UCC's digitaliseringsstrategi, der vil være retningsgivende for digitaliseringsindsatsen i perioden Digitaliseringsstrategien afløser UCC's tidligere Digitaliseringspolitik og bygger videre på den udvikling, som har fundet sted siden dennes tilblivelse i januar Digitalisering er et af UCC's tværgående indsatsområder, der indgår centralt i UCC's strategiplan. Som særligt prioriteret indsatsområde skal UCC's digitaliseringsindsats kvalificere og være et centralt element i udmøntningen af UCC's strategiske ambitioner vedrørende uddannelses-, kompetence- og videnudvikling samt udvikling af en professionel, understøttende og udviklende organisation med en bæredygtig økonomi. 1 Endvidere skal digitaliseringsstrategien være med til at understøtte realiseringen af de ambitioner for etablering af nye rammer for digitalisering, der omfattes af projekt "Campus København" og "Campus Nord". Endelig vil UCC's digitaliseringsstrategi sikre, at UCC kan indfri de forventninger til digitalisering, der er indeholdt i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi , i projektet Ambitiøs IT på statslige uddannelsesinstitutioner og i de bekendtgørelsesmæssige krav til uddannelserne. Som udgangspunkt vil UCC indgå i sektorløsninger og samarbejde med andre professionshøjskoler med henblik på at få opfyldt sine systemmæssige behov, hvis dette vurderes relevant og bæredygtigt. UCC vil udnytte de digitale muligheder til både at udvikle uddannelsernes kvalitet og effektivisere driften, hvorfor strategien er udmøntet i tre satsningsområder, der tilsammen dækker alle områder for digital udvikling i UCC. Indsatsområderne er igen enkeltvis konkretiseret i en række målsætninger og succeskriterier. Med henblik på at sikre synergi og bedst mulig udnyttelse af nye, digitale muligheder koordineres enkeltindsatser såvel inden for som på tværs af områderne. De tre satsningsområder er: Digitalisering af uddannelser Digitalisering af ledelses- og administrative processer Digitalisering af kommunikation og videndeling Endelig rummer strategien principper for udmøntning, ligesom bilag 1 beskriver, hvordan digitaliseringsprogrammet i UCC konkret er organiseret og styres. I tilknytning til strategien vil der blive udarbejdet mere uddybende projektplaner, der nærmere beskriver konkrete indsatser inden for de enkelte satsningsområder. Ligeledes vil strategiens overordnede målsætninger blive udfoldet yderligere i de enkelte programmer og afdelinger som del af forretningsstrategierne. UCC's digitaliseringsstrategi evalueres parallelt med UCC's strategi og revideres i takt med den didaktiske og teknologiske udvikling i forhold til nye krav og udfordringer. 1 Jf. Strategisk grundlag, Professionshøjskolen UCC: Strategiske mål nr. 1, 3 og 6, s. 3 samt "Forretningsorienterede resultatmål 2012" UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

4 Målsætninger Indsatsområde 1 Indsatsområder Digitalisering af uddannelser Digitalisering af ledelses- og administrative processer Digitalisering af kommunikation og videndeling UCC vil udruste de studerende med stærke, professionsrettede kompetencer på det digitale område, så UCC's dimittender er medinnovatører i forhold til anvendelse og udvikling af digitale medier og rustet til at møde de digitale udfordringer, som de møder i professionsfeltet efter endt uddannelse. De digitale mediers potentiale inddrages som en del af pædagogikken og didaktikken ved tilrettelæggelse af læreprocesser. UCC vil understøtte udviklingen af velfærdsprofessionen i et samarbejde med professionsfeltet og som formidler og leverandør af viden om digitale muligheder. UCC vil effektivisere de administrative processer og sikre velfungerende, optimerede og sammenhængende arbejdsgange på tværs af afdelinger og programmer ved at udnytte selvbetjeningsmuligheder og øge anvendelsen af standardløsninger. Digitalisering skal understøtte beslutningsprocesser med relevante, sammenhængende og konsistente data i høj kvalitet. UCC vil udvikle professionelle, digitale administrative løsninger og produkter af højeste kvalitet til gavn for UCC. UCC vil udvikle velfungerende kanaler for ekstern kommunikation, således at uddannelsessøgende, eksterne samarbejdspartnere, presse og andre interessenter har lette og digitale adgange til relevant information. UCC vil udvikle velfungerende kanaler for intern kommunikation og udnytte digitaliseringsmulighederne til at udvikle og understøtte en videndelingskultur og skabelsen af en ny, digital kultur. UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

5 Succeskriterier Aftagerne vurderer, at dimittenderne besidder relevante, digitale kompetencer i forhold til at kunne mestre professionen, ligesom det af de regelmæssigt gennemførte dimittendundersøgelser fremgår, at dimittenderne vurderer sig godt klædt på til at møde de digitale udfordringer i professionsfeltet. Digitale læringsressourcer indgår som en integreret del af undervisningen. Dette ses ved, at underviserne i stigende omfang bevidst anvender digitale læremidler og nye teknologier i forbindelse med deres forberedelse, undervisning, vejledning, gennemførelse af eksaminer mv. De implementerede, digitale løsninger vurderes som udgangspunkt af brugerne som meningsfulde kvalitets- og serviceforbedringer. De gennemførte indsatser har samlet set betydet en væsentlig effektivisering og udnyttelse af resurserne. Der er etableret nem og sikker adgang til relevante, korrekte og opdaterede informationer til gavn for beslutningstagere på alle niveauer i UCC. Studerende, medarbejdere og eksterne interessenter anvender i øget omfang digitale kanaler til at hente information, kommunikere og videndele. Dette viser sig ved, at succeskriterierne forbundet med de konkrete målsætninger for kanalanvendelse er indfriet. Uddannelserne vurderer, at en øget itintegration bidrager positivt til udvikling af fagene, uddannelserne og de studerendes læring. Der er en stigende efterspørgsel på UCC's viden, der understøtter aftagernes digitaliseringsopgaver. UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

6 2 Principper for udmøntning Digitaliseringspolitikken udmøntes på baggrund af følgende principper: Lokale afdelinger og programmer skal opstille konkrete mål for, hvilken udvikling de ønsker at opnå med strategien. Målsætninger for digitalisering indgår i de lokale forretningsstrategier. Det forudsættes, at der lokalt allokeres midler til it-kompetenceudvikling. Forud for anskaffelse af større, nye, digitale løsninger skal der foreligge en projektbeskrivelse. UCC inddrager medarbejdere og studerende i udviklingen af digitale løsninger. Digitale udviklingsprojekter er forpligtede på tidligt at inddrage IT-afdelingen med henblik på at sikre sammenhængende og kvalitetssikrede, digitale løsninger, ligesom IT-afdelingen er forpligtet på at understøtte udviklingsinitiativer i forretningen. Ved etablering af nye, digitale løsninger skal muligheder for udvikling af eksisterende systemer undersøges, før der evt. investeres i nyt. Ligeledes undersøges mulighederne for samarbejde med andre professionshøjskoler om udvikling af en fælles sektorløsning, inden der træffes beslutning om etablering af en UCC-løsning. Ledere er forpligtede på at kommunikere formål og rationale bag UCC digitaliseringsprojekter I forhold lokalt. til læring og undervisning gælder følgende principper for prioriteringen: Initiativer igangsættes på baggrund af en helhedsvurdering, der omfatter: Kvalitet, ressourceforbrug (tid/økonomisk investering), udbredelsesmuligheder/inddragelse på tværs. Der indgås samarbejde med andre professionshøjskoler/universiteter om udvikling af digitale læringsmiljøer og - værktøjer samt databaser til deling af viden vedr. konkrete læringsmaterialer og -forløb, hvis dette fører til en øget merværdi for UCC i forhold til egne projekter. I forhold til de administrative processer gælder følgende principper for prioriteringen: Initiativer igangsættes på baggrund af en helhedsvurdering, der omfatter: Kvalitet, ressourceforbrug (tid/økonomisk investering), udbredelsesmuligheder/bredde af effekt og hastighed/tidshorisont. Hvis investeringsvurderingen viser rentabilitet inden for en periode på fem år, skal investeringen iværksættes. UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

7 Bilag Digitaliseringsprogrammet Organisering og styring af UCC digitaliseringsindsatser Formål Digitalisering er et af UCC's tværgående indsatsområder, der indgår centralt i UCC's strategiplan. Som retningsgivende for indsatsområdet er UCC Digitaliseringsstrategi, der er gældende for perioden UCC's samlede digitaliseringsindsats er organiseret som et udviklingsprogram med henblik på at sikre en hensigtsmæssig organisering og styring i forbindelse med strategiens implementering. Programorganiseringen har til formål: at skabe et samlet overblik over igangværende digitaliseringsprojekter i UCC at sikre at projekterne bevarer deres strategiske grundlag og bidrager til at indfri digitaliseringsstrategiens målsætninger at skabe gennemsigtige beslutningsstrukturer og grundlag for prioritering af projekter at skabe en bedre faglig koordinering og kvalitet at bringe klarhed over ansvar og roller i projektarbejdet at synliggøre og udbrede viden om digitalisering i UCC Fokus for styring Digitaliseringsprogrammet ledes af en styregruppe med reference til rektoratet og har tilknyttet en programkoordinator. Programstyringen omfatter den samlede styring og ledelse af UCC's strategiske digitaliseringsindsats. Fra nedbrydningen af strategien over projekter til målbar effekt. Strukturer, processer og lederskab skal sikre, at it og forretning løbende understøtter og påvirker hinanden og it derved genererer værdi i forhold til de resurser, som anvendes til it. Den samlede styring omfatter de fem fokusområder, som er beskrevet nedenfor. 1. Strategisk overensstemmelse mellem UCC s strategiske grundlag, Digitaliseringsstrategien og afdelinger/programmers forretningsstrategier Digitalisering skal understøtte UCC's uddannelser, kursusvirksomhed og administrative funktioner og aktivt påvirke og indgå i udviklingen af disse. De overordnede prioriteringer af it-indsatsen sker i forbindelse med den samlede strategiudvikling i UCC, idet programmer og afdelinger er forpligtet på Digitaliseringsstrategiens fælles målsætninger og succeskriterier. UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

8 2. Værdigenerering Betydningen og værdien af digitalisering beskrives i forhold til strategiens målsætninger, således at generering af værdi bliver et centralt element i styringen af UCC's digitaliseringsindsatser. Dette sker ved, at den værditilførsel, som digitaliseringen forventes at bidrage med, klart fremgår af såvel de fælles, som af de afdelings- og programspecifikke succeskriterier. Serviceniveauet for den daglige drift er fastlagt i Service aftaler (SA), og det sikres ved månedlige rapporteringer og årlige vurderinger, at it-services leveres som aftalt. 3. Styring af resurser Effektiv styring af resurserne er en forudsætning for, at digitaliseringsindsatsen kan bidrage til forbedring af UCC's effektivitet og udvikling. Udover de fælles udviklingsmidler, som rektoratet prioriterer til digitalisering, forudsættes det, at der i programmer og afdelinger afsættes yderligere resurser til f.eks. kompetenceudvikling, således at der tilsammen afsættes de resurser, der er nødvendige for at målsætninger og forventede succeskriterier kan nås. 4. Risikostyring, sikkerhed og regelstyring En troværdig it-sikkerhed er en afgørende forudsætning for både en digital administration og anvendelse af it i undervisningen. It-sikkerheden baseres på analyser og risikovurderinger. Risikovurdering gennemføres regelmæssigt, bl.a. i forbindelse med større organisatoriske eller teknologiske ændringer. Den øverste ledelse har det overordnede ansvar for informations- og it-sikkerheden 2 hos UCC. Ansvaret for it-sikkerheden varetages af et tværorganisatorisk it-sikkerhedsudvalg, som har til formål at sikre, at den gældende it-sikkerhedspolitik bliver realiseret og efterlevet. 5. Opfølgning Det er afgørende for styring af digitaliseringen, at der følges op på digitaliseringsprojekter og serviceydelser, herunder opfølgning i forhold til den værdiforøgelse, som de planlagte indsatser forventes at bidrage med. Der foretages derfor vurderinger af indsatsen fx i form af afrapporteringer og brugerundersøgelser i relation til de fastsatte målsætninger og succeskriterier. Endelig indgår digitalisering som et kvalitetsområde i UCC s kvalitetssystem og udnytter den viden der generes herigennem til at kvalificere indsatserne. 2 Informationssikkerhed opnås ved at implementere, overvåge, revurdere og løbende ajourføre et passende sæt af beskyttelsesforanstaltninger. Den består af politikker, praksis, procedurer, organisatoriske tiltag og system- eller maskintekniske funktioner. I forbindelse med informationssikkerhed skelnes der mellem hovedbegreberne integritet, fortrolighed og tilgængelighed. It-sikkerhed er den del af informationssikkerheden, der drejer sig om tilgængelighed. UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

9 Organisering Projekter, der understøtter det samme strategiske indsatsområde, koordineres som anført nedenfor. Koordinering inden for de enkelte indsatsområder skal bidrage til et øget samarbejde, videndeling og ejerskab i forhold til planlagte og igangværende tiltag inden for området. Koordineringsgruppernes generelle ansvar og kompetence beskrives nærmere i afsnittet vedr. roller og kompetencer. Digitalisering af uddannelserne Koordinering af strategiske indsatser inden for området digitalisering af uddannelser varetages af projektleder for Det Digitale Laboratorium (leder af koordineringsgruppen), systemejer af Studiezonen samt IT-chefen i fællesskab. Koordineringen skal sikre dialog og samarbejde mellem teknologisk og didaktisk udvikling i UCC og omfatter konkret: Samlet overblik over strategiske mål og succeskriterier for de enkelte programområder Koordinering og sikring af sammenhæng mellem indsatser og projekter indenfor indsatsområdet Samlet overblik over projekter i tilknytning til indsatsområdet Indstilling vedr. prioritering af evt. fælles udviklingsmidler Koordinering og rådgivning ift. udvikling af den pædagogisk-didaktiske anvendelse af digitale medier varetages af Det Digitale Laboratorium. 3 Dekanerne beslutter og er ansvarlige for, at der formuleres og udvikles lokale strategier og indsatser for digitalisering i uddannelserne, ligesom de er ansvarlige for realisering og sikring af undervisernes kompetenceudvikling. Til at hjælpe dekanerne nedsættes digitaliseringsudvalg i tilknytning til uddannelserne. 3 Det Digitale Laboratorium er et tværorganisatorisk projekt, hvis formål er at understøtte det pædagogisk didaktiske arbejde vedr. digitalisering af UCC's uddannelser gennem at rådgive programmerne om pædagogisk didaktisk, digital anvendelse og koordinere den strategiske indsats indenfor dette område opsamle udviklingstendenser og tiltag vedr. digitalisering inden for de enkelte programmer og omsætte dem til konkrete udviklingsinitiativer, evt. på tværs af uddannelserne sikre tværgående videns spredning på det pædagogisk/didaktiske område, herunder erfaringer og resultater fra interne og eksterne forsknings-, udviklings- og samarbejdsprojekter evaluere og rådgive om udvikling af undervisernes anvendelse af digitale medier, herunder LMS bidrage til at digitale, didaktiske perspektiver omsættes til en hensigtsmæssig indretning af det kommende Campus Carlsberg bidrage til udvikling af nye forretningsområder UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

10 Digitalisering af ledelsesmæssige og administrative processer Ansvar for koordinering af opgaver og projekter inden for området er placeret i resursechefernes mødeforum. Koordineringen omfatter: En fælles, samlet strategi, prioritering og plan for udvikling af administrative løsninger samt En fælles strategi for anvendelse af de administrative systemer. Digitalisering af kommunikation og videndeling Ansvar for koordinering af opgaver og projekter inden for området er placeret i Ledelsessekretariatet. Koordineringen angår konkret: Samlet overblik over kanalanvendelse med udgangspunkt i aktuelle muligheder og ambitioner Kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere ift. nye teknologiers krav til online kommunikation Vedr. portalen, er ejerne af de systemer, der er forankret i UCC portalen forpligtet på at koordinere indsatser og opgaver i forbindelse med systemernes drift og udvikling. Ansvar og opgaver i forhold til et systems anskaffelse, udvikling og drift følger beskrivelsen af systemejerrollen, som er fastlagt i UCC's SA for it-service. 4 4 Jf. Bilag H Systemejerskab, ansvar og opgaver UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

11 Koordinering inden for digitaliseringsprogrammet Rektorat Digitaliseringsstyregruppe Tværgående programkoordinator Ledelses- og administrative processer Koordinationsansvarlig Ressourcedirektør Koordineringsgruppe Ressourcechefer It-chef Uddannelser Koordinationsansvarlig Projektleder for Det Digitale Laboratorium Koordineringsgruppe Systemejer Studiezonen It-chef Videndeling og kommunikation Koordinationsansvarlig Ledelsessekretariatschef Koordineringsgrupper Relevante grupperinger It-chef Projektejer Projektleder Projektejer Projektleder Projektejer Projektleder Lærerudd. udvalg Pædagog udd.udvalg Sundheds udd.udvalg Videreudd. udvalg Projektejer Projektleder Projektejer Projektleder Projektejer Projektleder Div. Projektejere Div. Projektejere Digitaliseringsudvalgene under indsatsområdet vedr. uddannelser består af uddannelsesledere, konsulenter fra Det Digitale Laboratorium og medarbejdere fra programmet/programmerne UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

12 Roller og kompetencer Digitaliseringsstyregruppen Digitaliseringsstyregruppen refererer til rektoratet og er rammesættende i forhold til den digitale udvikling i UCC. Det er digitaliseringsstyregruppens ansvar såvel at udstikke de overordnede målsætninger, som at opfange og understøtte ønsker og tendenser i UCC og omverdenen. Endelig skal styregruppen sikre overensstemmelse mellem UCC Strategisk Grundlag, Digitaliseringsstrategien og afdelinger/programmers forretningsstrategier, dvs. sikre en styret digitaliseringsindsats med fokus på UCC s strategiske mål, således at indsatsen sker ud fra et helhedsorienteret perspektiv og medvirker til at opnå de resultater, som er indlejret i digitaliseringsstrategien. Digitaliseringsstyregruppen er ansvarlig for at: Udarbejde og revidere digitaliseringsstrategien Kvalitetssikre de lokale forretningsstrategier i forhold til digitaliseringsindsatsen samt indstille de endelige strategier til UCC-ledelsen, som del af godkendelsesprocessen. Indstille prioritering af den fælles udviklingspulje, der er afsat til digitalisering, til beslutning i rektoratet Følge op på strategi og portefølje og sikre at den forventede effekt opnås. Sikre koordinering, gennemsigtighed, videndeling, fremdrift og fastholdelse af fokus. Digitaliseringsstyregruppen er repræsentativ i forhold til dekanområderne og består af i alt fem medlemmer: en formand (resursedirektør), en bemyndiget person fra hver af de tre dekanatsområder samt it-chefen. Herudover medvirker projektansvarlige ved styregruppens møder efter behov. Tværgående programkoordinator: Programkoordinatorens hovedopgave er at skabe sammenhængs- og implementeringskraft i organisationen på digitaliseringsområdet. Programkoordinatoren er en embedsmandsfunktion, som er frigjort fra linjeledelsen, så forankringen og ledelsesansvaret bevares i rektoratet (og styregruppen). Organisatorisk forankres programkoordinatoren i Ledelsessekretariatet med faglig reference til digitaliseringsstyregruppen. Programkoordinatoren koordinerer UCC's digitaliseringsindsatser, fungerer som digitaliseringsstyregruppens rådgiver og understøtter digitaliseringsprogrammet ved at: Skabe og vedligeholde overblik over alle projekter på centrale parametre o Kvalitet: Hvad der skal produceres? o Resurser: Hvilke udgifter er forbundet med projekterne også afledte lokale udgifter o Tid: Hvornår skal der leveres? o Afhængigheder/Risici: Mellem Projekter på tværs af organisation, finansiering og fokusområder Skabe fælles program- og styringsgrundlag Udvikle og implementere fælles styringsteknologi for alle projekter, f.eks. overbliksdokumenter, budgetter, tidsplaner og risikoanalyser, så der skabes en ensartethed i den måde UCC implementerer digitaliseringsprojekter på Kvalitetssikre og koordinere beslutningsgrundlag mellem strategiske projekter til digitaliseringsstyregruppen (og rektoratet) Sikre gennemsigtighed, overblik, fremdrift og fastholdelse af fokus Varetage sekretariatsfunktioner for styregruppen UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

13 Koordineringsgrupper Sikrer overensstemmelse mellem digitaliseringsstrategi og forretningsstrategier inden for de enkelte indsatsområder Koordinerer, udvikler og rådgiver for og imellem programområder/afdelinger i forhold til de konkrete indsatsområders særlige fokus (pædagogik/didaktik, administration, kommunikation/videndeling) Sikrer videnspredning og deling på tværs af UCC Indstiller prioritering af strategiske projekter inden for indsatsområdet til digitaliseringsstyregruppen, herunder rådgive og supportere projektledere i forbindelse med udarbejdelse af projektplaner, budgetter mv. Sikrer en fokuseret koordinering og ledelse ved at understøtte projektlederne fagligt og sikre et tværgående fokus, der er vanskeligt at opretholde i det enkelte projekt. Digitaliseringsudvalg under koordinering af uddannelser Under programområderne er etableret fire digitaliseringsudvalg, for henholdsvis lærer-, pædagog- og sundhedsuddannelserne samt for videreuddannelsesprogrammet. Udvalgene består af medarbejdere, ledere og konsulenter fra Det Digitale Laboratorium. Det er udvalgenes opgave at: Rådgive og koordinere i forhold til den digitale udvikling indenfor programmet/programmerne, herunder pædagogisk/didaktisk anvendelse af ny teknologi i områderne, samt i forbindelse med undervisernes kompetenceudvikling Sikre videnspredning om anvendelse af ny teknologi inden for programmet Afsøge relevante, digitale og fagspecifikke muligheder Beslutningskompetence og ansvar i forhold til realisering og implementering af digitaliseringsprojekterne ligger hos projektejer (programleder eller dekan). Projektejer De enkelte digitaliseringsprojekter forankres i UCC s formelle organisation. Projektejeren har det endelige ansvar for projektets gennemførelse og råder over resurser (økonomiske og personalemæssige). UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI

14 Koordinerings grupper Styregruppe UCC-ledelsen/ rektoratet Programmer/afd. Proces for digitaliseringsstrategiens udmøntning Strategi plan Projekt planer Målsætninger Succeskriterier Projekter Udmøntning Strategi plan Projekt planer Indstilling puljemidler Indstilling puljemidler Strategi planer Strategi planer Koordinerer Udvikler/Rådgiver Indstiller for indsatsområdet Kvalitetssikrer Koordinerer Indstiller samlet Beslutter strategiplaner/ prioritering puljemidler UCC DIGITALISERINGSSTRATEGI