7 gratis IT tips. Kære læser

Transkript

1 7 gratis IT tips Kære læser I denne guide har vi samlet syv gratis IT tips, som vil hjælpe dig med at gøre din virksomhed mere sikker og effektiv i hverdagen. Bruger du dem, vil du kunne effektivisere en række arbejdsprocesser og minimere risikoen for IT kriminalitet. Der er ikke tale om store forkromede løsningsforslag. De fleste tips er faktisk temmelig indlysende og helt nede på jorden. Og, det bedste af det hele er, at de er forholdsvis nemme at realisere, fuldt ud gennemtestede og relativt billige at sætte i værk. Rigtig god fornøjelse! 1stLevel

2 Backup Tag backup af virksomhedens data 1 Du ved det godt! Backup af data er altafgørende i tilfælde af brand, tyveri og virusangreb. Alligevel har mange virksomheder ikke en fyldestgørende procedure for backup og genskabelse af mails, dokumenter, billeder og databaser. Ligesom opbevaringen af backup også halter. Ofte er det op til den enkelte medarbejder at beslutte hvordan og hvornår, der laves sikkerhedskopier. Og, hvor de placeres. Så, hvis du vil undgå at miste værdifuldt data, er det vigtigt, at virksomheden har en valid backup-plan. Samtidigt er det afgørende, at backup placeres udenfor bygningen, online eller i tyveri- og brandsikrede rum. Her er vores vigtigste råd til at udarbejde en god og sikker backup-procedure. Få overblik over virksomhedens data og hvor det er placeret. Prioriter hvilke data der er vigtigst at tage backup af, og beslut hvor ofte det skal gøre. Foretag backup så det udføres uden at forstyrre forretningen. Og, husk at inkludere alle datakilder. Find et godt sted at placere backup online eller fysisk. Kontrollér med jævne mellemrum at virksomhedens backup er brugbar. Få en online backup løsning Orker du ikke at vedligeholde en backup-procedure og foretrækker du en online løsning, er der hjælp at hente hos 1stLevel. Vi tilbyder løsningen Remote Backup, hvor data lagres online på vores backup server. Vores serverrum er TV-overvåget og sikret mod brand og tyveri. Vi kontrollerer samtidigt dagligt vores backup servere for fejl for at kunne tilbyde den bedste beskyttelse. Læs mere om Remote Backup fra 1stLevel.

3 Exchange Tjek mails og kalender via telefonen Du kender det måske. Du er ude at handle og pludselig ringer en vigtig kunde. Snakken går, og han spørger, om I ikke kan mødes? Der er helt sikkert tid at spare ved at kunne tjekke sin mail og kalender via telefonen. Og, med denne guide fortæller vi dig, hvordan du gør. Her er det så, at du kommer til kort, for din mail og kalender er ikke synkronise ret med din telefon. Derfor kan du først arrangere mødet, når du er tilbage på kontoret igen. For det er først der, at du har overblik over dine mødeaktiviteter og kan sende en mødeindkaldelse. Behøver vi sige mere! Det ville da være smart og meget mere effektivt, hvis du kunne booke mødet direkte fra telefonen. F ind den teleudbyder du anvender (TDC, Telenor, Telia eller andet). S øg på opsætning af på mobil telefonen. B rug den guide de foreslår. H ar de ikke en guide, har TDC lavet en fin opsætning til mange forskellige telefoner her. Få en professionel firma løsning Gider du ikke stå for opsætningen selv og ønsker du en løsning med indbygget spamfilter og daglig backup tilbyder 1stLevel Exchange. Med Exchange synkroniseres mails via Outlook Anywhere-teknologien, så du altid har adgang til en opdateret version af dine s og kalender. Vi scanner samtidigt alle mails i vores spamfilter og foretager dagligt backup på vores servere. Læs mere om Exchange fra 1stLevel. 2

4 Antivirus Installer et antivirus-program 3 Har du et antivirus-program installeret? Vira, spyware og andre former for malware kan ødelægge virksomhedens data og i værste fald stjæle følsomme oplysninger. Alle virksomheder med respekt for sig selv bør derfor have et antivirus-program installeret på deres computere og helst det samme! Antivirus-software scanner data på din computer og fjerner den vira den finder. Ved mistænkelige filer vil antivirus-programmet informere dig om problemet og bede dig slette disse. Antivirus-programmer kræver regelmæssig opdatering for at sikre, at definitionslisten over virus er opdateret. Softwaren vil aldrig kunne sikre dig 100 %. Derfor er det vigtigt at bruge sin sunde fornuft ved modtagelse af mistænkelige mails og afgivelse af følsomme oplysninger på nettet. Der findes en lang række velrenommerede antivirus-programmer (også gratis), så der er absolut ingen undskyldning for ikke at komme i gang. Vælger du en hosted løsning vil udbyderen typisk overvåge virksomhedens IT platform dagligt, stå for opdateringer osv., mens du selv skal stå for den del, hvis du vælger et gratis antivirus-program. Afgør om du ønsker en hosted løsning eller en gratis gør-det-selv løsning? Gennemgå markedet og vælg det bedste antivirus-program. Undgå at handle på websites, som virker utroværdige (tjek for e-handel mærke). Hold dig fra mistænkelige websites og s. Lad os stå for overvågningen Gider du ikke at installere og vedligeholde et antivirus-program selv, skal du vælge Antivirus fra 1stLevel. Med denne løsning overvåges din IT platform dagligt af 1stLevel. Opdager vi, at der er tegn på virusangreb, tager vi omgående kontakt. Antivirus fra 1stLevel er bygget op omkring Bitdefender Antivirus Plus 2015, som bl.a. er valgt af Moderniseringsstyrelsen til at beskytte den danske stat imod IT-trusler. Læs mere om Antivirus fra 1stLevel.

5 Office 365 Business Opdater virksomhedens programmer 4 Vi ved det godt! Opdateringer af programmer og operative systemer kan være irriterende og tage tid. Men ønsker du at sikre dig mod dataangreb og hacking, er det altafgørende at være opdateret med de seneste versioner af de programmer og systemer, som virksomheden anvender. Sikkerhedshuller i ældre versioner af Windows, Adobe Reader, Flash, Java, Silverlight og andre programmer betyder nemlig, at der ellers er let adgang til data. I værste fald kan sikkerhedshullerne bruges til at tage kontrol over virksomhedens data, hvilket kan koste dyrt i produktivitet, mens systemerne er ude af drift. Datatab kan også betyde at produkthemmeligheder afsløres, og at økonomikontoen tømmes, hvilket kan påvirke virksomhedens omdømme og økonomi i mange år frem. Her fortæller vi dig, hvad du skal have fokus på, når det gælder opdatering af programmer og systemer. Tjek om virksomhedens programmer og operative systemer er opdaterede via producenten. Installer seneste versioner, hvis det ikke er tilfældet. Slå (hvis muligt) automatiske opdateringer til. Indstil sikkerhedsniveauet i browsere, så det kræver din godkendelse, når der overføres data. Få adgang til den nyeste Office pakke Ønsker du en opdateret version af Microsoft Office, tilbyder 1stLevel Office 365 Business. Med Office 365 Business får du hele kontorpakken fra Microsoft i et. Word, Excel og alle de andre kendte programmer plus mulighed for cloud baseret , kalender, kontakt-kartotek, online adgang til dine Office-filer samt gratis Microsoft Office Support. Du bestemmer selv hvilke medarbejdere, der skal have hvilke planer og kan nemt justere antallet af brugere. Læs mere om Office 365 Business fra 1stLevel.

6 Remote Desktop Saml virksomhedens data på et fællesdrev 5 Du har sikkert prøvet det. Du tror, at du har adgang til den seneste version af et vigtigt dokument, men opdager senere, at det faktisk er din kollega, der sidder med det. Gamle versioner af dokumenter, dårlig adgang til filer og langsomme arbejdsgange har betydning for virksomhedens succesgrad. En Remote Desktop løsning eller en NAS er derfor ikke til at komme udenom, hvis man ønsker at øge virksomhedens effektivitet! Med en Remote Desktop løsning har du altid adgang til de seneste opdaterede filer på fællesdrevet, uanset om du er på kontoret, til kundemøde eller arbejder hjemmefra. Data lagres på servere, der står eksternt hos din udbyder, og der er ofte en række services (backup, opdateringer osv.) tilknyttet. En anden mulighed er at installere en NAS, som er en netværksbaseret harddisk, som gør det muligt at dele filer. En NAS anvendes af mange private og er kendetegnet ved, at data ligger lokalt. Hvad enten du vælger en Remote Desktop løsning eller en NAS, er der mange udbydere på markedet. Vi fortæller her, hvad du skal være opmærksom på, inden du går i gang. SÅDAN GØR DU Find ud af hvad virksomhedens behov er, når det handler om at dele og gemme filer. Afgør om du ønsker en hosted løsning (Remote Desktop) eller en gør-detselv løsning (NAS)? Afdæk markedet og find den bedste udbyder (Remote Desktop eller NAS). Husk, at hvad enten du vælger det ene eller det andet, er det vigtigt at vedligeholde løsningen. Få en Remote Desktop løsning fra 1stLevel Gider du ikke bruge tid på installation, opdateringer og backup tilbyder 1stLevel Remote Desktop. Vi installerer og opdaterer virksomhedens Remote Desktop-løsning og tager dagligt backup. Lige så snart du har internetforbindelse, kan du logge på dit fjernskrivebord og få adgang til det samme arbejdsmiljø som på kontoret. Læs mere om Remote Desktop fra 1stLevel.

7 AntiSPAM Få et effektivt spam-filter 6 Hvor mange spam-mails modtager du om dagen? 80 % af alle de mails, der bliver sendt på verdensplan klassificeres i dag som spam eller junk. Og, du kender sikkert til irritationen ved at bruge tid på at slette dem. Dertil kommer faren ved at åbne mails med virus, der kan ødelægge virksomhedens data. Eller muligheden for at få frarøvet følsomme data og kontooplysninger. Et effektivt spam-filter er derfor det eneste rigtige, hvis du vil sikre virksomheden mod virus og unødvendige forstyrrelser. Der findes mange gode spam-filtre på markedet (også gratis). Kendetegnet er, at de scanner alle indgående mails for spam og virus. Finder filteret en , der indeholder spam vil en besked med ordene [SPAM] typisk blive tilføjet i emnelinjen. s der indeholder virus og andet skadeligt indhold vil blive fjernet. Hvad enten du vælger en hosted løsning, hvor der typisk følger en rækkes services med (installation, ekstra hjælp ved virusangreb osv.) eller en gør-detselv løsning, er det vigtigt at opdatere spam-filteret løbende, så definitionslisten over spam er tidssvarende. Find ud af hvad virksomhedens behov er i forhold til et spam-filter. Afgør om du ønsker en hosted løsning eller en gør-det-selv løsning. Afdæk markedet og find den bedste udbyder. Husk, at hvad enten du vælger det ene eller det andet, er det vigtigt at opdatere spam-filteret. AntiSPAM fra 1stLevel Gider du ikke bruge tid på at installere og vedligeholde et spam-filter, er der hjælp at hente. Med AntiSPAM fra 1stLevel sikrer vi din virksomhed mod farlige s og unødvendige forstyrrelser. Vores anti-spam program blokerer for spam-mails, og vi gennemfører et væld af sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at din virksomhed får den bedste beskyttelse, som er til rådighed på markedet. Læs mere om AntiSPAM fra 1stLevel.

8 IT strategi Udarbejd en holdbar IT strategi 7 Er din virksomheds IT strategi afstemt med forretningens målsætninger? IT er et vigtigt parameter i opnåelsen af virksomhedens mål. Derfor skal virksomhedens IT strategi hænge sammen med den øvrige forretningsstrategi. Desværre er det ikke tilfældet for alle virksomheder. En god IT strategi skal indeholde konkrete tiltag, som skaber konkurrencefordele gennem ydelser, produkter eller procesoptimeringer, som ligger i tråd med de overordnede forretningsmål. For opnåelse af fortsat vækst hænger ofte nøje sammen med virksomhedens evne til at få IT til løfte og effektivisere arbejdsopgaver i forretningen. Både for at kunne følge med konkurrenterne og fordi mange virksomheder har været nød til at reducere antallet af medarbejdere i de senere år. Her fortæller vi dig, hvad du skal have fokus på, når det gælder virksomhedens IT strategi. Kortlæg virksomhedens forretningsprocesser og IT setup. Beskriv de indsatsområder der er vigtige at få styr på. Beskriv hvad fremtidige IT systemer og processer skal kunne. Konkretiser og definer hvad IT strategien skal indeholde. Book et uforpligtende rådgivningsmøde med 1stLevel Hos 1stLevel tager vi gerne en snak med dig om, hvad der skal til for at udarbejde en god IT strategi. Ring til os på telefon og fortæl os om jeres behov. Så forklarer vi gerne mere detaljeret om vores erfaringer.

9 IT på 1st klasse 1stLevel er et IT firma. Det koster ikke noget at få en samtale med 1stLevel. Det er det bedste du kan gøre i dag. 1stLevel ApS Baldershøj 17B Dk-2635 Ishøj Tlf.: