GOD KOMMUNIKATION I BUF: ALLE MEDARBEJDERE KOMMUNIKERER VI KOMMUNIKERER EFTER MODTAGERNES BEHOV VI KOMMUNIKERER ÅBENT OG TROVÆRDIGT

Transkript

1 KOMMUNIKATION I BUF

2 ORES VISION Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder for, at alle københavnske børn og unge skal få de bedste muligheder for at vokse op og skabe sig en tilværelse på egen hånd. Vi skal skabe rammer, der danner grundlag for, at børnene trives, er sunde og indgår i fællesskab med andre. Alle børn skal udnytte deres potentiale og blive så dygtige, som de kan, og det er vores opgave at sikre grundlaget for det. Kommunikation er et vigtigt led i arbejdet med at nå vores mål. God kommunikation understøtter vores initiativer og gør vores ledere bedre i stand til at løse de mange opgaver, de står med. Vi arbejder målrettet med at forbedre såvel ekstern som intern kommunikation til vores mange målgrupper. Med kommunikationsstrategien beskriver vi de overordnede rammer for, hvordan vi ønsker, at vores kommunikation skal udvikle sig over de kommende år. Strategien beskriver samtidig de udfordringer, som i særlig grad har høj prioritet.

3 VORES UDFORDRING Børne- og Ungdomsforvaltningen leverer skole og pasning til forældre og børn i hele Københavns Kommune og er samtidig en af Danmarks største arbejdspladser med medarbejdere. Alle har brug for og ret til kommunikation i hverdagen og om forvaltningens arbejde. De mange forskellige målgrupper stiller store krav til såvel formidling som understøttelse af kommunikationsindsatser lokalt. Vi har desuden en forpligtelse til løbende at justere og tilpasse vores kanaler, så vi rammer de enkelte målgrupper præcist og ud fra deres behov. Vi ønsker at udvikle kommunikationen i BUF gennem en fælles kommunikationskultur, bedre prioritering og formidling af budskaber samt tilbud om sparring, støtte og kompetenceudvikling til forvaltningens ledere og medarbejdere, når de kommunikerer. VORES MÅL Børne- og Ungdomsforvaltningen leverer skole og vi øns ker at anvende kommunikation til at skabe mening og retning og gøre medarbejdere og ledere kloge på den opgave, der skal løses, og hvad der forventes af dem. Vi ønsker klart beskrevne kommunikationskanaler med let adgang til ledere og medarbejdere og let adgang fra medarbejdere og ledere ind til topledelse. Vi ønsker at have en professionel og stabil driftskommunikation, der understøtter de decentrale lederes hverdag og mindsker den administrative byrde. Vi ønsker ledere, der kan kommunikere og bruger kommunikation aktivt som en del af ledelsesgerningen. Vi ønsker, at vores kommunikation understøtter det arbejde, der hver dag bliver gjort af forvaltningens medarbejdere og skaber synlighed om forvaltningens og dermed medarbejdernes arbejde.

4 VORES PRINCIPPER Hvis Børne- og Ungdomsforvaltningen skal nå i mål med denne strategi, skal den omsættes til handling. Nedenstående principper er et nødvendigt redskab til at ændre vores kultur og fremtidssikre vores kommunikation. GOD KOMMUNIKATION I BUF: ALLE MEDARBEJDERE KOMMUNIKERER Børne- og Ungdomsforvaltningens mange medarbejdere er hver eneste dag i berøring med tusindvis af børn, unge og forældre. Vores brugere har krav på og med rette høje forventninger til den kommunikation, de modtager fra alle niveauer af forvaltningen, og alle medarbejdere har et ansvar for, at borgerne og brugerne får den information, der er behov for og forventning om. Det er et særligt ledelsesansvar i Børne- og Ungdomsforvaltningen at sikre, at kommunikation indgår i enhver opgave eller beslutning og sikre, at information til medarbejdere altid sættes i det rette perspektiv og den rette kontekst. Vi ønsker at klæde vores medarbejdere på til opgaven gennem målrettet kompetenceudvikling og sparring på konkrete opgaver, ligesom det er forvaltningens opgave at under støtte medarbejdernes mulighed for at lykkes med deres kommunikation Vi forventer, at medarbejdere og ledere holder sig bredt orienteret om forvaltningens arbejde og det politiske udvalgs beslutninger. VI KOMMUNIKERER EFTER MODTAGERNES BEHOV Vores kommunikation skal altid være målrettet de mange forskellige målgrupper, og vi ønsker at ramme modtagerne der, hvor det giver bedst mening for dem. Vores kommunikation er dialogorienteret, med tydelig afsender og med klar angivelse af, hvor man kan svare tilbage, hvis der er behov for det. Kommunikation skal være i øjenhøjde, have relevans for modtageren, være letforståeligt og ubureaukratisk. VI KOMMUNIKERER ÅBENT OG TROVÆRDIGT Kommunikation er en del af den support og service, som Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at levere til borgere, brugere og interessenter. Vi har en åben tilgang til presse og kommunikation og ønsker at være en respekteret og troværdig samarbejdspartner. Vi er servicemindede i vores tilgang til alle målgrupper og kommunikerer professionelt, præcist og planlagt.

5 BUFS MÅL Vi har i Børne- og Ungdomsforvaltningen udpeget seks indsatsområder, som vi har fokus på de kommende tre år. Indsatsområderne tager udgangspunkt i de fire mål for organisationen, som er: BEDRE SUPPORT TIL KERNEDRIFTEN IMPLEMENTERING I BUND PRAKSIS IND I BESLUTNINGSPROCESSERNE BEDRE UNDERSTØTTELSE AF VORES POLITIKERE INDSATSOMRÅDER: BEDRE STYRING AF OPGAVER OG KOMMUNIKATION TIL DECENTRALE LEDERE KOMMUNIKATION AF RETNING OG MOTIVATION KOMPETENCEUDVIKLING AF LEDERE OG MEDARBEJDERE STØTTE OG SPARRING TIL SKOLER OG INSTITUTIONER KOMMUNIKATIONSKANALER TIL ALLE SAMMENHÆNG I VORES KOMMUNIKATIONSKANALER En analyse fra 2014 af Børne- og Ungdomsforvaltningens kommunikation til decentrale ledere og medarbejdere peger entydigt på områder, hvor der er mulighed for at udvikle vores support og lette hverdagen decentralt. Der bliver med analysen peget på en række områder, hvor vi kan blive bedre, og det er vores ønske at igangsætte nye tiltag, der skal forbedre og tydeliggøre vores kommunikation.

6 BEDRE STYRING AF OPGAVER OG KOMMUNIKATION TIL DECENTRALE LEDERE Ugepakken er fortsat en succes, og de decentrale ledere værdsætter den prioriterede og præcise kommunikation om need-to opgaver og informationer. Vi ønsker at forbedre Ugepakkens kvalitet med et større fokus på formålsbeskrivelsen, hvor den enkelte chef er ansvarlig for, at formålsbeskrivelsen sætter retning, kontekst og perspektiv for opgaveløsningen. Vi vil skabe en struktur for opdatering og vedligehold af Opgaveportalen, så vi gør det lettere for ledere at finde og anvende redskaber og opgaver. Vi arbejder fortsat målrettet på at forbedre søgefunktionen på Opgaveportalen. KOMMUNIKATION AF RETNING OG MOTIVATION Det er den enkelte leders ansvar at kommunikere retning og motivation til egne medarbejdere. Det ændrer dog ikke på, at der er behov for topledelsens retningsgiven og anerkendelse. Min Lederside er de enkelte lederes adgang til BUF, og vi ønsker at gøre det muligt at kommunikere direkte fra direktion til lederne via Min Lederside. For at opfylde dette mål er det nødvendigt med et nyhedsmodul på Min Lederside, som kan anvendes til nyheder fra direktionen som fx Direktionens hjørne. Direktionen bør kommunikere direkte til lederne i sammenhæng med opgavestillelsen, så der skabes en tydelig sammenhæng mellem opgaver, anerkendelse og retning. Såfremt et nyhedsmodul ikke er en løsning, kan det vælges blot at kommunikere på KKintra, hvor en mindre del af lederne vil se nyheden. Det afgørende er, at Ugepakken hver uge bliver omdrejningspunktet for direktionens kommunikation til lederne. KOMPETENCEUDVIKLING AF LEDERE OG MEDARBEJDERE En lang række ledere i BUF har i efteråret 2014 og foråret 2015 deltaget i kursus om ledelses- og forandringskommunikation, og kurset har både været efterspurgt og er blevet godt evalueret. Vi ønsker, at der sker en løbende opkvalificering af såvel medarbejdere som ledere i de kommunikative discipliner, så det bliver naturligt for alle at tænke kommunikation ind som en del af opgaven. Der er desuden behov for at kigge på de skriftlige kommunikative kompetencer blandt medarbejderne i centralforvaltningen. Decentralt er det primært skolelederne, der er blevet tilbudt kompetenceudvikling i kommunikation, men vi vil arbejde for, at kommunikation bliver et tilbud til alle faggruppers kompetenceudvikling.

7 STØTTE OG SPARRING TIL SKOLER OG INSTITUTIONER Hjælp til selvhjælp er nøgleordene, når vi taler decentral kommunikation. Vi ønsker at uddanne vores medarbejdere og ledere til selv at løfte kommunikationsopgaven over for børn, elever, kolleger, forældre og medarbejdere. Vi tilbyder sparring og support til opstart af konkrete opgaver, herunder krisekommunikation, men det er målet, at alle ledere og medarbejdere selv er trygge ved at kommunikere med de mange målgrupper, der er en del af hverdagen. KOMMUNIKATIONSKANALER TIL ALLE Linjekommunikation er den primære kanal til kommunikation med medarbejdere decentralt eller centralt. Det bør nøje overvejes, hvornår direktionen kommunikerer direkte til medarbejdere, og ledere bør altid være klædt på til at oversætte ledelsens budskaber til medarbejderne. Det er vores ønske at skabe mulighed for at kommunikere direkte til alle medarbejdere fra centralt hold fx via KKintra, Brugerportalen eller anden kommunikationsplatform. SAMMENHÆNG I VORES KOMMUNIKATIONSKANALER BUFs kommunikation kommer i dag fra et hav af kanaler målrettet en lang række forskellige modtagere. Vi ønsker at strømline og forenkle vores webstruktur og derigennem begrænse antallet af kanaler, som modtagerne skal håndtere for at få relevante informationer fra BUF. Målet er en samlet webstrategi for hele BUFs område, hvor det bliver tydeligt, hvilke kanaler vi bruger til hvilke modtagere og hvor vi får skabt en intern organisering, der understøtter strategien og forebygger knopskydning i form af nye kanaler.

8 Du kan følge arbejdet med indsatsområderne på KKintra, hvor procesbeskrivelser og implementeringsplaner løbende vil blive opdateret. Her vil du også kunne finde de analyser og rapporter, der ligger til grund for arbejdet med kommunikationsstrategien.