Referat fra bestyrelsesmøde i Rønhøjgård

Transkript

1 1 Referat fra bestyrelsesmøde i Rønhøjgård Foreningshuset Møde indkaldt af Mødetype Referent Deltagere bestyrelse Deltagere suppleanter Susanne Voss Bestyrelsesmøde Anna-Grethe Jensen Susanne Voss (Susanne), Berit Eriksson (Berit), Gerd Larsen (Gerd), Anna- Grethe Jensen (Anna-Grethe), Annette André Christensen (Annette), Jan Pedersen (Jan), Betty Kirstein (Betty) og Helle Pedersen (Helle) Katalin Cservenka (Katalin), Unni Segebrecht (Unni) og Gertrud Backhausen (Gertrud) Fraværende Frank Andersen (Frank) med afbud 1. Valg af ordstyrer Berit 2. Godkendelse af referat fra sidste møde med eventuelle ændringer Alle Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3. indkomne forslag 1. De to frivillige arbejdsdage Foreslagsstiller: Susanne Søndagene den 2. juni og den 1. september. Tidspunkter aftales på bestyrelsesmødet i maj. Opgaverne drøftes i driftsudvalget. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Plan forelægges på bestyrelsesmødet i maj. Betty 7/ Ændring af bestyrelsesmøder til første tirsdag i måneden Foreslagsstiller: Susanne havde indsigelser. Forslaget blev vedtaget. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Fremover holdes bestyrelsesmøderne første tirsdag i måneden. Alle Fra 7/ Gennemgang /fordeling af honorarer og timelønninger og kørselsgodtgørelse år 2012 Foreslagsstiller: Anna-Grethe Honorar-fordeling samt timelønninger og kørselsgodtgørelser blev gennemgået af Gerd. Det blev foreslået, at bestyrelsesmedlemmer, som får honorarer i egenskab af at være bestyrelsesmedlemmer, ikke får yderligere honorarer i diverse udvalg. Der blev lagt vægt på, at eksempelvis driftsudvalget ikke får yderligere honorarer udover honorarer i egenskab af at være bestyrelsesmedlemmer. Det blev også fremhævet, at aktivitetsudvalget heller ikke modtager honorarer for det arbejde, de udfører. Side 1 af 6

2 2 Der blev drøftet flere modeller, som fx at differenciere, hvor tidskrævende de forskellige opgaver er for hver person holdt op mod størrelse af honorar. Bestyrelsen besluttede, at den hen over sommeren vil monitorere tidsforbruget for det enkelte bestyrelsesmedlem samt for udvalgsformænd for at se, om honorarfordelingen ligger inden for rimelighedens grænser. Punktet tage op igen i september. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Alle gør sine overvejelser hen over sommeren. Alle 3/ Foreningens nuværende telefontider og kontorvagter Foreslagsstiller: Susanne Det blev foreslået, at hvert udvalg får sin egen (hvor der er formanden for udvalget, der har rettighed til at skrive) med den begrundelse, at hvis nogen forlader et udvalg, kan nye i udvalget se alle sagerne, og at vi på sigt kan nøjes med at have kontortid hveranden uge. Bestyrelsens telefontider og offentliggørelse af private telefonnumre blev sat til debat. Forslag: At der på hjemmesiden blev oprettet ofte stillede spørgsmål ud fra de spørgsmål, der oftest stilles i kontortiderne. Det blev dog fremhævet, at det ikke er alle spørgsmål, et udvalg kan svare præcist på ved e- mail korrespondance med medlemmerne, og at især for at tage hensyn til ældre medlemmer, er det vigtigt at have kontortid hver uge. Det blev også fremhævet, at der måske kunne være brug for tre personer i kontortiderne. De ugentlige kontortider beholdes foreløbig. Evt. oprette et akut telefonnummer. Foreløbigt oplæg/punkt til næste bestyrelsesmøde. Medieudv. 7/ Billeder af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Foreslagsstiller: Susanne Forslag om billeder af betyrelsesmedlemmer og suppleanter, som kan sættes på hjemmesiden ud for de forskellige udvalg. Der var få kommentarer, og en ekelt person ønskede ikke foto. Fotografering sættes i gang. Medieudv. Snarest 6. Betaling af depositum og leje af foreningshus ændres til bankoverførsel Foreslagsstiller: Susanne Det er ikke hensigtsmæssigt at have kontanter liggende i foreningshuset, hverken for leje af foreningshus, vurdering eller salg. Alle var enige i forslaget. Oplæg til fremtidig procedure. Gerd 7/ Økonomi Oplægsholder: Gerd Side 2 af 6

3 3 1. En havelejer har ikke betalt haveleje. Har tidligere fået flere påmindelser. Udgiften til fremmed arbejdskraft for udført vedligeholdelse pålægges havelejen, så snart faktura er modtaget. Udgiften går forud for haveleje. 2. En have afventer salg på grund af dødsfald. Sagen ligger i skifteretten. 3. En havelejer har ikke overholdt sine forpligtelser over for Arbejdernes Landsbank med at afdrage sit lån til den private del af kloakering. TDC: Har gravet en vandledning over i sommeren Regnskab: Kvartalsregnskab er ikke kommet fra den eksterne revisor. Foreningshus: Tilslutning af kloak for den private del. Vandvarmeren i foreningshuset er gået i stykker. 1. En enig bestyrelse besluttede at give bod, hvis ikke havelejen er betalt i maj Lånet i Arbejdernes Landsbank til den private del af kloakeringen ligger standby. 3. Rønhøjgård har indfriet lånet. En enig bestyrelse besluttede, at medlemmet skal ekskluderes. TDC: Sagen ligger hos advokat Torben Lund hos Jantzen & Lund Advokatanpartsselskab. Torben Lund har den 22. februar 2013 sendt brev til TDC med krav om betaling af kr ,06. Regnskab: Gerd forventer at modtage det snarest. Foreningshus: Faktura på kr.5.187,- inkl. moms er modtaget fra Gravmand A/S. Vandvarmer: Der bliver indkøbt et stk. ny vandvarmer til foreningshuset til en pris på omkring kr. inkl. montering og materialer. 1. Overgår til forretningsudvalget. FU Maj : Huset vurderes, når der er grønt lys fra skifteretten. FU/Vurd.u. Kendes ikke 3: Overgår til forretningsudvalget. FU Hurtigst mulig TDC: Venter på svar fra advokaten. FU Kendes ikke Regnskab: Rundsendes, når det modtages. Gerd Snarest Foreningshus: Gammel tank mangler at blive fyldt med sand. Gerd? Vandvarmer: Monteres i gården. Michael 11/ Meddelelser fra udvlagene a. Forretningsudvalget Oplægsholdere: Susanne/Berit/Gerd En havelejer har fået udført klipning af hæk inkl. bortkørsel og ordnet forstykke. Legeplads: Der mangler stadig 4 sveller, der skal udskiftes. Tilbud generelt: Indhentning af tilbud og igangsætning af arbejder. Vandforbrug Ovenstående havelejer vil blive pålagt udgift for udført arbejde. Legeplads: Pris fra Allan Tjørnqvist kr. 600,- plus moms pr. svelle. Side 3 af 6

4 4 Tilbud: Ny procedure for tilbudsgivning. Vandforbrug: Stadig alt for stort. Gerd kontakter Frank. Havelejeren pålægges udgiften på næste opkrævning af haveleje. Gerd Maj 2013 Legeplads: Der skal indhentes nyt tilbud. Betty Snarest Tilbud: Den person, der indhenter tilbud, skal kontrollere fakturaer, før de sættes til betaling. Alle Fra 9/ Vandforbrug: Lækagesøgningen fortsætter. Gerd og Frank Snarest b. Driftsudvalget Oplægsholder: Betty Sager: nye sager. afsluttede sager. 10 sager under behandling (fra sidste år). Dispensationer: Driftudvalget vil have fokus på de 3 dispensationer der er givet og som ophørte pr. 1. april Sager: Der er stadig frostvejr. Næsten ingen er flyttet i haverne. Dispensationer: 3 haver har dispensationer til 1. april Dispensationer: Kontrol og evt. brev. Driftsudv. 7/ c. Vurderingsudvalget Oplægsholder: Berit Sager: 1 ny sag. 3 afsluttede sager. sager under behandling. Berit d. Salgsudvalget Oplægsholder: Berit Sager: 1 ny sag. afsluttede sager. sager under behandling. Berit e. Byggeudvalget Oplægsholder: Jan Sager: 1 ny sag. 3 afsluttede sager. sager under behandling (1 dispensationsansøgning på vej). Side 4 af 6

5 5 Jan f. Vandudvalget [Oplægsholder] Frank var ikke til stede. g. Medieudvalget Oplægsholder: Anna-Grethe Opdatering af vedtægter og ordensregler. Trykning af nyt oplag, når der er læst korrektur. Korrekturlæsning af Helle, Katalin og Gertrud. Medieudv. 7/ h. Kloakeringsudvalget Oplægsholder: Gerd a: Der er afleveringsforretning på hovedprojektet den 10. maj. b: Reparation af diverse dræn samt ilægning af nye dræn. c: Tilbud på den private del skulle være foretaget til de ønskede fra Gravmand. d: Der har været foretaget et hussalg, hvor ny ejer er utilfreds med, hvor den private del er etableret. e: Evt. fylde mere jord på området mellem fodboldbanen og containerpladsen (ved søen). f: Asfalt på Tyttebær Allé er knækket i forbindelse med kloakeringen. g: Meterpris for den private del. a: Der bliver udfærdiget en mangelliste. Alle mangler skal fremover sendes pr. mail til Gerd. b: Der er bedt om tilbud. c: Nogle medlemmer har bedt om tilbud og rykket flere gange. d: Medlemmet ønsker brønden flyttet, da den ligger uden for hækken. e: Der må højst fyldes op med jord til 50 cm. over terræn. f: Foreningen har ikke taget højde for, at asfalten ville blive ødelagt.der burde være lejet jernplader. Der forventes at kunne indgåes et kompromis mellem Gravmand A/S og Rønhøjgård. g: Der skal indhentes en meterpris på, hvad det koster at få tilsluttet kloak fra fællesdelen til det enkelte hus, inkl. selve tilslutningen. Denne meterpris og tilslutning skal bruges til vurderinger hussalg, hvis sælger ikke ligger inde med regning på udført arbejde. a: Mangellisten bliver underskrevet af Gravmand A/S. Gerd 10/ b: Der er rykket for tilbud. Gerd c: Kloakeringsudvalget kan ikke gå ind i privatdelen vedr. tilbud. d: Huset er købt som beset. Foreningen kan ikke formidle flytning af brønden. Sagen er afsluttet. e: Hvis søen fyldes op med jord, vil vandstanden stige andre steder. Der er flere dræn på området, der stopper ved søen. Nye dræn i fase 2 vil også få udløb ved søen. Gerd 9/ f: Det bliver sat på mangellisten til forhandling. Gerd 10/4-13 Side 5 af 6

6 6 g: Vi indhenter hver især eksempler på beløb. Samtidig spørges Gravmand A/S om deres pris. Derefter udregnes en gennemsnitspris pr. meter. Alle Gerd 7/ i. Aktivitetsudvalget Oplægsholder: Susanne a: Sommerens aktiviteter. b: Aktivitetsudvalgets tilhørsforhold a: De vigtigste datoer er noteret i Rønbladet nr b: Tilhørsforhold til bestyrelsen a: Alle medlemmer er velkomne i foreningshuset onsdag den 8. maj kl b. Refererer fremover til forretningsudvalget 6. Eventuelt Oplægsholdere: Alle Torben Greibe Torben Greibe 8/ a: Repræsentantskabsmøde i Kreds 8 den 20. april i Rønhøjgårds foreningshus kl b. Procedure for udlevering af nøgler skal nedfældes a: Deltagere fra Rønhøjgård: Helle, Annette, Gerd, Jan, Katalin, Gertrud, Unni og Anna-Grethe og evt. Susanne. b: Der skal underskrives for modtagelse af nøgler til foreningshuset og containergården. a: Indkaldelsen videresendes fra Kirsten Holm til bestyrelse og suppleanter. Annette 18/ b: Formular oprettes. Anna-Grethe 7/ Øvrig information Annette holder ferie til den 18. april. Side 6 af 6