[GUIDE TIL DATAIMPORT] [Dette er en guide til at importere data, hvad enten dit formål er at importere data fra bunden, eller tilføje data til

Transkript

1 2014 [GUIDE TIL DATAIMPORT] [Dette er en guide til at importere data, hvad enten dit formål er at importere data fra bunden, eller tilføje data til allerede eksisterende data.]

2 INDHOLD Indhold... 1 Indledning... 3 Economic- integration... 3 Simpel dataimport- guide... 4 Trin 1. Forberedelse af data... 5 Krav til dit Excel- ark... 6 Klargør data inden import... 8 Sådan forbereder du data Hvad kan du importere? Forbered data til Oprettelse af organisationer Samme organisationsnavn brug divisionsnavn Drop down- lister: Feltnavn og indhold Ansvarlig for organisation Forbered data til Oprettelse af personer For- og efternavn eller fuldt navn? Oplysninger ud over navn på person Oprette flere personer til samme virksomhed Modtage nyhedsbrev? Forbered data til oprettelse af aktiviteter Udelad felter i Excel der har samme værdi Husk dato for at kunne oprette aktiviteter Importer med Unikt ID Vælg selv unikt ID Trin 2. Sådan importerer du dine data Test din dataimport Upload din fil Validere data Trin 3. Mapning af data Organisationer Personer Aktiviteter

3 Genanvende tidligere dataimport Trin 4. Opret mode Går dataimporten galt Felterne Opdateret af og Oprettet af Sletning af poster oprettet ved dataimport Import af flere elementer eller områder Organisation: Brugerbestemt felt Upload dit Excel- ark Import af relationer Beskrivelse af Person Person relation Beskrivelse af Person Organisation relation Beskrivelse af Organisation Organisation relation Beskrivelse af Samhørende organisationer relation Udfyldelse af Excel- ark for dataimport af relation Excel- ark for relationen Person Person Excel- ark for relationen Person Organisation Excel- ark for relationen Organisation Organisation Excel- ark for relationen Samhørende organisationer Forklaring af felter i Excel- ark ved import af relation Forklaring af feltet: Organisation Forklaring af feltet: Fuldt navn Forklaring af feltet: Type Forklaring af feltet: Relation Forklaring af feltet: Kommentarer Forklaring af feltet Oprettet Upload og map dine relationer fra Excel- arket til webcrm Map data under overskriften: Relation Map data for grupperne: Venstre side og Højre side Hjælp og vejledning

4 INDLEDNING Når du skal importere data, så læs først denne trin- for- trin- guide, da det vil spare dig tid og gøre din import mere effektiv. Vi har forsøgt at beskrive, hvordan du foretager en dataimport til webcrm så udførligt som muligt, for at sikre en optimal import af data. Du kan også vælge at kontakte os og få en af vores webcrm- konsulenter til hurtigt og sikkert at importere dine data. Dataimportfunktionen i webcrm er udviklet til at: ü Importere data fra en datafil (Excel- ark) til webcrm- systemet ü Opdatere eksisterende poster med nye data, eksempelvis regnskabsmæssige oplysninger ü Oprette aktiviteter, møder, tilbud, produkter og ordrer fra en import Såfremt du ønsker en hurtig og simpel vejledning til, hvordan du kan importere dine data, kan du nøjes med at læse HENVISNING afsnit, som er en beskrivelse af, hvordan du hurtigt importerer data. ECONOMIC- INTEGRATION Hvis det er første gang, du bruger webcrm, skal du være opmærksom på, at du kan integrere dit system med e- conomic, så dine kundeoplysninger, varelinjer med mere, på kort tid kan overføres til webcrm, og du vil derfor ikke i samme grad have behov for at foretage dataimport af dine nuværende kunder. Spørg din CRM- konsulent om vejledning til integrationen. Du kan også integrere webcrm med C5, men her vil du enten skulle kontakte vores samarbejdspartner Logodan (spørg din webcrm- konsulent om kontaktoplysninger), eller eksportere dine data fra C5 til Excel for derefter at importere dem til webcrm, hvilket du kan få vejledning til i denne guide. Bemærk, at du via vore partnere kan købe standardintegrationsløsninger til blandt andet NAV og Visma

5 SIMPEL DATAIMPORT- GUIDE 1.) Nedenfor ser du et eksempel på, hvordan du kan sætte dit Excel- ark op til en simpel dataimport. 2.) Gem din fil som CSV (semikolonsepareret) ved MAC Windows semikolonsepareret (.CSV). 3.) Gå til dit system, tryk Konfiguration - > Dataimport - > Upload ny fil. Find din fil og tryk Upload 4.) Valider og gem. 5.) Map dine data. Det vil sige, at du skal placere de overskrifter der står i dit Excel- ark ud for de felter du finder på siden under fanebladet Map data. 6.) Gem og start import. 4

6 TRIN 1. FORBEREDELSE AF DATA Inden du begynder en dataimport, skal dit webcrm- system være opsat, så det passer til de data, du vil importere. Du skal derfor sikre dig, at der er oprettet felter i webcrm, som du kan lægge data ind i. Som udgangspunkt skal du derfor overveje og beslutte, hvilke felter du ønsker at have på organisationer, personer, aktiviteter og så videre. Det vil sige, at systemets standard drop down- lister skal tilpasses til dine data eller omvendt. Du kan se/redigere dem ved at klikke Konfiguration - > Drop down- lister. I det omfang du mangler felter, skal disse oprettes inden dataimporten klik Konfiguration - > Brugerbestemte felter (læs mere om dette i vejledningen Kom godt i gang). Følgende er en liste med de krav der er til selve dit Excel- ark, hvorefter der følger en vejledning med eksempel på, hvordan du udfører en dataimport med det bedste resultat. 5

7 KRAV TIL DIT EXCEL- ARK 1. Der skal være en overskrift i alle kolonner der er indhold i Overskriften behøver ikke være identisk med det, feltet hedder i webcrm, men det er en fordel så vidt muligt at have samme overskrifter i både Excel og webcrm- systemet, da man dermed mindsker risikoen for forvirring over, hvad de forskellige overskrifter dækker over. Overskriften skal imidlertid være der, da du ellers ikke kan fortælle systemet, hvilke felter der skal mappes til hvad ved import. 2. Dine data skal være strukturerede Det vil sige, at du bør sikre at det indhold der står under en overskrift i dit Excel- ark, rent faktisk er det indhold overskriften dækker over. Står der eksempelvis Organisationsnavn som overskrift i første kolonne, skal kolonnerne under denne overskrift naturligvis indeholde organisationsnavne. Sørg også for, at du skriver alle data på samme måde, for eksempel i forbindelse med postnumre, så der ikke står DK i nogle felter og 2100 i andre (NB: systemet hindrer ikke sådanne forskelligheder ved import, men jo bedre/rene dine data er, desto større glæde vil du få ved systemet). 3. Ved felter der indeholder valgmuligheder dobbelttjek at det står ens Hvis du importerer data til drop down- lister, skal mulighederne i regnearket svare præcist til opsætningen i dit webcrm- system. For eksempel skal A Kunde angives nøjagtigt, som det skrives, og ikke både A Kunde og a kunde. Tilsvarende for eksempelvis sælgere: Indtast deres fulde navn (som anført i deres brugerprofil). Hvis et felt er identisk for alle de importerede data, for eksempel B Kunde, behøver du ikke at oprette en separat kolonne for denne information. Dette kan angives som samme værdi for alle, når du importerer. 4. Indsæt divisionsnavn ved samme organisationsnavne Hvis du har flere kunder med identiske navne, skal du bruge divisionsnavne for at adskille dem se eksemplet i næste afsnit Data for organisationer. 5. Importer markering til afkrydsningsfelt Hvis du vil importere en markering til et afkrydsningsfelt, kan du se mere om, hvordan du gør i eksemplet i slutningen af afsnittet Oprettelse af personer. 6. Dit Excel- ark skal være i CSV- format (semikolonsepareret) Dine data må ikke være af formatet Mac CSV- format eller andet. Arbejder du på en Mac- 6

8 computer skal du gemme dit ark i formatet Windows semikolonspareret (.CSV). 7. Ingen brug af semikolon Sørg for, at der ikke er tekst i dine kolonner, der indeholder semikolon(;). Brug derfor Søg og erstat- funktionen i Excel og indsæt i stedet komma(,). 8. Ved oprettelse af organisationer skal der være organisationsnavn Det er vigtigt, at der er indtastet et navn i kolonnerne under overskriften Organisationsnavn (eller hvad du kalder denne kolonne). Hvis ikke, vil den pågældende organisation ikke komme med i importen. Du kan i øvrigt ikke oprette personer, aktiviteter, tilbud eller andet uden at det er knyttet til en organisation. Findes organisationen i systemet i forvejen kan du bruge denne organisations navn eller system- ID til at knytte personen, aktiviteten eller andet til organisationen. Ellers skal du oprette en organisation samtidig med, og her skal du som minimum have et navn på organisationen. 9. Ved oprettelse af personer skal der være efternavn. Hvis du skal oprette aktiviteter i forbindelse med dataimporten, og der skal oplyses en kontaktperson (hos kunden/emnet), skal dette navn stå som fuldt navn i én kolonne, mens du kan importere kontaktpersoner til oprettelse som almindelige personer, hvad enten disse er oplyst som fuldt navn, eller fornavn, evt. mellemnavn og efternavn står i separate kolonner. 7

9 KLARGØR DATA INDEN IMPORT Nedenstående er et eksempel på, hvordan du kan udføre en dataimport med det bedste resultat: 1.) Tjek at dine data er strukturerede. Åben dit Excel- ark med de data du vil importere, og benyt funktionen Sorter og filtrer - > Sorter fra A til Å. Start eksempelvis med at sortere alle kolonner under Organisationsnavn. Tjek for dubletter, og indsæt divisionsnavn, hvor det er relevant. Foretag samme organisering ud fra postnummer og by, og sørg for, at det står rigtigt og på samme måde altså at postnummer kun udgøres af cifre, og at de byer, der er knyttet til, er rigtige. 2.) TIP: Hvis postnummer og by er sat sammen i samme kolonne, og du derfor er nødt til at skille dem ad (de skal være skilt ad for at blive importeret korrekt), kan du gøre det nemt: Indsæt først en ekstra kolonne til højre for Postnummer og by da din opdeling ellers vil erstatte den kolonne, der står til højre for det markerede. Markér de kolonner, det drejer sig om, og vælg menuen Data i dit Excel- ark. Herefter vælger du funktionen Tekst til kolonner, og klikker Næste, og vælger så at afgrænse ved mellemrum og klikker Udfør. Nu er dine data skilt ad du skal dog sikre dig, at du også selv får overskrifterne skrevet rigtigt foroven, når kolonnerne nu er opdelt. 3.) Beslut om du vil bruge Område eller ej. 8

10 Hvis ja, så indsæt områdenavn i de retmæssige kolonner (husk, at der i systemet er lagt forudbestemte områder ind, som du selv skal ændre, såfremt du ønsker andre områder, eller vil tilføje/slette nogle af disse områder). Hvis nej, er det en god ide at slå funktionen fra inde i CRM- systemet, hvilket du gør under Konfiguration - > Hovedindstillinger - > Hovedfunktioner - > vælg her at gøre Område inaktiv. 4.) Har du kolonner i dit Excel- ark som skal ind som drop down- lister i systemet, skal du sikre dit at det indhold er oprettet i systemet. Det kan du gøre ved at markere den respektive kolonne i Excel, klikke på Indsæt og vælge Pivottabel, som du finder helt til venstre i menuen. Dermed åbnes et nyt ark, hvor du til højre skal vælge, hvad du vil have en tabel over. Sæt hak i den information, du vil have vist i pivottabellen og kopier de data, der skal med i systemet som en drop down- liste. For at sætte det ind i webcrm- systemet skal du gå ind i webcrm, klikke Konfiguration - > Drop down- liste - > vælge om det skal ind på kundekort, personkort, aktivitet og så videre, og indsætte det i den boks der indeholder valgmulighederne. 5.) Hvis du har data, der skal ind i webcrm som multivalgslister, så tjek om der er konsistens i dine data. Det er vigtigt, at dine data bliver skrevet ens, og hvis du har flere linjer, kan du adskille dem ved komma ikke semikolon. Eksempelvis: : Sorte trøjer og Sorte trøjer, Blå trøjer, Røde trøjer og så videre. 6.) Din dataimport er nu klar. 9

11 SÅDAN FORBEREDER DU DATA Dataimporten i webcrm giver dig mulighed for både at opdatere eksisterende poster samt oprette nye. Du kan også oprette aktiviteter, når du importerer data. Hvis du vil opdatere eksisterende data, som allerede er importeret, kan du foretage en ny import ud fra en allerede eksisterende. Det kan du læse mere om i afsnittet Test af din dataimport. I systemet kan du oprette/opdatere følgende: Organisationer Personer Aktiviteter Relationer Tilbud Ordrer Møder Produkter E- mails HVAD KAN DU IMPORTERE? I langt de fleste tilfælde vil det være de fire første punkter, der vil være behov for at importere eller opdatere. Og derfor vil det være disse fire punkter, der bliver beskrevet i denne dataimport- guide. Har du behov for at importere tilbud, ordrer og så videre, er du mere end velkommen til at kontakte os, så vil vi vejlede om importen. I det følgende afsnit vil vi gennemgå oprettelse af organisationer, personer og aktiviteter, og senere vil der være beskrivelse af oprettelse af relationer. 10

12 FORBERED DATA TIL OPRETTELSE AF ORGANISATIONER Nedenstående viser et eksempel på et udsnit af et regneark gemt i CSV- format. Når du skal importere dine organisationer, er det som tidligere beskrevet vigtigt, at du sikrer dig, at der står noget i alle felterne under organisation, da hele linjen ellers vil blive ignoreret ved import. SAMME ORGANISATIONSNAVN BRUG DIVISIONSNAVN Som du kan se i eksemplet ovenfor, er der to poster med samme organisations- og divisionsnavn for organisationen Tesco. webcrm- dataimporten vil registrere disse optegnelser som samme virksomhed, og kun oprette én Tesco- organisation med divisionsnavnet Head Office. Til gengæld vil der blive oprettet en separat virksomhed for Tesco med divisionsnavn Manchester ud fra linjen neden under de to ens divisionsnavne. Hvis ikke divisionsnavnet var indtastet som i eksemplet, hvor der står Manchester som divisionsnavn, ville der samlet kun blive oprettet én Tesco- virksomhed; og den ville have adresse på Old Trafford, da det altid er den sidste række, der vil gælde i tilfældet af dubletter. Det er således vigtigt, at du gennemgår dine data og tjekker for dubletter, før du importerer. Hvis eksempelvis Tesco har to datterselskaber i Storbritannien, kan du oprette to organisationer med navnet Tesco og angive Head Office som division/afdeling for den ene af dem og Manchester for den anden. Uden dette divisionsnavn ville der kun blive oprettet én organisation (med indhold svarende til den, der står længst nede i regnearket). Divisionsnavnet anvendes således både i dagligdagen og ved import til at tillade oprettelse af flere organisationer med samme navn på forskellige adresser. 11 DROP DOWN- LISTER: FELTNAVN OG INDHOLD Land og branche er eksempler på drop down- lister, hvor indholdet i Excel- arket skal svare til de definerede muligheder i dit system (under Konfiguration - > Drop Down- lister - > Organisationer). Organisationer er i det viste system omdøbt til Kunder (under Konfiguration - > Hovedindstillinger - > Terminologi).

13 Såfremt du har en overskrift med tilhørende kolonner, der skal med i en drop down- liste, er det en fordel at tjekke, at der står noget i alle kolonnerne. Hvis der er kolonner, som er blanke, råder vi dig til at indsætte teksten Vælg- - -, da du ellers ville få vist et spørgsmålstegn i dit system dér, hvor der har været blanke felter. Derfor kan du markere alle kolonnerne ud fra den overskrift, der dækker de felter, som skal med i den respektive drop down- liste og vælge at sortere fra A til Å, hvor eventuelle blanke felter vil figurere samlet, hvor du så kan kopiere teksten Vælg- - - og indsætte i alle de blanke felter. ANSVARLIG FOR ORGANISATION Du vil se, at der på billedet ovenfor er inkluderet brugernavne under kolonnen Ansvarlig (kolonne P). Dette er den ansvarlige for den pågældende kunde. Det er vigtigt, at den ansvarlige person (altså en bruger i webcrm- systemet) skrives 100 % korrekt med hans/hendes fulde navn. Disse felter vil typisk blive brugt til at oprette 1. eller 2. ansvarlig under organisationerne, men også ved oprettelsen af en ansvarlig for aktiviteter. 12

14 FORBERED DATA TIL OPRETTELSE AF PERSONER FOR- OG EFTERNAVN ELLER FULDT NAVN? Som du kan se i det ovenstående eksempel, er der en række navne på organisationer, divisionsnavne, og dernæst navne, delt op i for- og efternavn. Navnene er kontaktpersoner, der skal knyttes til organisationen. I eksemplet er navnene både delt op i for- og efternavn, men også som fuldt navn. Her vil det være nødvendigt at vælge enten at have personerne delt op i for- og efternavn, eller skrevet med fuldt navn. Du kan ikke gøre begge dele som på billedet ovenfor. Det er derimod lige meget, om du gør det ene eller det andet. Du skal blot fortælle systemet, hvad du vil have, hvilket du gør under din dataimport ved at vælge Opret mode (efter du har uploadet din dataimport, samt valideret dine data og gemt det), hvor du ud fra Person kan vælge Importnavn og her bestemme, om de data, der skal mappes, er delt mellem for- og efternavn som i første kolonne i ovenstående eksempel, eller om det skal have fuldt navn, ligesom i kolonne K i ovenstående eksempel. Bemærk, at du kun kan importere personer med fuldt navn til aktiviteter, mens du udmærket kan opdele i fornavn, mellemnavn og efternavn, når du blot skal oprette personen. OPLYSNINGER UD OVER NAVN PÅ PERSON Når du knytter personer til en organisation, kan du selv vælge, hvor mange yderligere oplysninger du vil knytte til den enkelte person. I det ovenstående tilfælde findes der både titulering, jobtitel, e- mail og information om blokering af mass s tilknyttet den enkelte person. Det kan være, at du gerne vil tilføje et mobilnummer til en person eller andre informationer. Så opretter du en kolonne mere med overskrift, der matcher de felter, du finder i webcrm- systemet eller tilføjer et felt, såfremt det ikke allerede findes i webcrm. Det gør du under Konfiguration - > Brugerbestemte felter, hvorefter du vælger, om det gælder Organisationer, Personer eller Aktiviteter og så videre. 13

15 OPRETTE FLERE PERSONER TIL SAMME VIRKSOMHED Såfremt du vil oprette flere personer til den samme virksomhed, kan du gøre ligesom på eksemplet ovenfor. Du opretter en linje med samme organisationsdata, og forskellige navne på de personer der skal oprettes. Systemet vil genkende organisationen, og vil derfor se den som værende den samme organisation. Personerne vil derimod være forskellige, og vil derfor blive oprettet begge to. Eksemplet på importen ovenfor vil oprette to personer under Tesco, afdeling Head Office. Det vil den gøre, fordi de øvrige linjer er ens, det er samme navn på organisation, division og så videre, mens de er forskellige i forhold til, hvem der er kontaktpersoner. MODTAGE NYHEDSBREV? I kolonnen Blokér mass vil du lægge mærke til ja i nogle af felterne. Dette bruges til at markere den relevante tjekboks for den pågældende post, når importen udføres. I dette tilfælde for at bekræfte, at personen skal blokeres fra at modtage mass s. En * - markering vil IKKE opdatere tjekboksen, kun j, ja, y eller yes vil have denne effekt (med små eller store bogstaver). 14

16 FORBERED DATA TIL OPRETTELSE AF AKTIVITETER Følgende er en beskrivelse af hvordan du kan importere aktiviteter, samt tildele aktiviteterne til en ansvarlig bruger. Når du skal importere en aktivitet, er der en god ide, at du tager stilling til, hvilke informationer du skal have med i dit Excel- ark. På billedet ovenfor ser du et eksempel på, hvordan aktivitetsbilledet normalt ser ud i dit webcrm- system, og det er de informationer, du som udgangspunkt skal have udfyldt i dit Excel- ark. Du kan selvfølgelig ændre termerne, du ser i systemet, og indholdet (drop down- listen) i feltet ud fra Aktivitetsaktion kan du ændre. Du kan ikke ændre den liste, der er under status. Her kan du vælge mellem Planlagt, Igangværende og Afsluttet. Og netop derfor er det vigtigt, at du er opmærksom på, hvad du skriver i dit Excel- ark i forhold til, hvad der skal importeres. UDELAD FELTER I EXCEL DER HAR SAMME VÆRDI Vi vil råde dig til ikke at skrive en kolonne for Aktivitetsaktion, hvis de alligevel alle sammen er Planlagte aktiviteter. Hvis du ikke skriver noget i Excel- arket, kan du nemlig under importen, når du skal mappe dine data, vælge Samme værdi for alle, og så vælge om den samme værdi skal være Planlagt, Igangværende, eller Afsluttet. 15

17 HUSK DATO FOR AT KUNNE OPRETTE AKTIVITETER For at importen af aktiviteten kan finde sted, skal der være en dato i dit Excel- ark. Det korrekte format for disse aktiviteter er bestemt ud fra, hvilket format der er angivet for dig under Konfiguration - > Brugere. Her skal du klikke på blyanten ud for dig selv. I brugere med dansk sprog vil default være DD- MM- ÅÅÅÅ. Det er ikke nødvendigt med et tidspunkt for, at din aktivitet kan blive oprettet. 16

18 IMPORTER MED UNIKT ID Når du importerer data, vil systemet kigge på organisationsnavn og divisionsnavn for at finde ud af, hvorvidt en organisation eksisterer i systemet i forvejen. Man kan som tidligere beskrevet, godt have flere organisationer med samme navn, men med forskellige divisioner. Derfor krydstjekker systemet som udgangspunkt ud fra organisationsnavn samt divisionsnavn også kaldet unikt ID. VÆLG SELV UNIKT ID I nogle tilfælde kan det være relevant at systemet tjekker andre parametre end organisationsnavn og divisionsnavn. Det kunne være, at man ville sikre at systemet kunne skelne mellem virksomheder baseret på CPR- nummer, P- nummer eller andet. I det følgende vil der være en beskrivelse af, hvordan du vælger andre parametre til unik identifikation. 1. I dit Excel- ark skal du have en kolonne med overskrift på det parameter, du vil identificere ud fra. Det kunne eksempelvis være P.- nummer. I kolonnerne under din overskrift indsætter du et P.- nummer, og her er det vigtigt at notere sig, at der derfor skal være et nummer ud for alle organisationerne, ellers bliver hele linjen ignoreret ved import. 2. Du skal nu oprette et felt i systemet til dette unikke ID. Det gør du ved at gå til Konfiguration - > Brugerbestemte felter - > Organisationer. På denne side ruller du helt ned for enden til den anden tabel, der er. Som du kan se på billedet nedenfor, er der som regel allerede et (eller flere) felter i brug. Du kan herunder oprette et nyt felt, som skal indeholde et unikt ID. Under overskriften i den blå bjælke Type vælger du Unik, du kan også vælge Unik+obligatorisk. Under Position vælger du et nyt tal, der ikke er brugt, og i feltet under Feltetiket giver du en beskrivelse af dit unikke ID eksempelvis P.nr.. Gem dine ændringer (du bliver nu logget ud af systemet). 3. Når du importerer dine data i systemet ved at gå til Konfiguration - > Dataimport - > Upload ny fil og har valideret dine data, skal du nu gå til fanebladet Opret mode. Her kan du vælge at identificere unikt ud fra det nye parameter, du har oprettet, som du også kan se på 17

19 billedet nedenfor. Du kan også vælge at følge samme procedure for personer i systemet. System ID og Debitor ID Når du importerer organisationer til webcrm, bliver de beriget med et unikt system ID fra webcrm. Dette system ID kan desuden bruges til at identificere virksomheder ud fra. Det er relevant i tilfælde af, at du skal foretage integrationer, hvor der skal yderligere data ind på dine organisationer. Det kan være NN Markedsdata Sølv- eller Guldløsning, e- conomic- integration, eller andre funktioner i systemet. For at få dette unikke ID ud og berige dine organisationer med data skal du oprette en oversigt ved at gå til Opsætning - > Oversigter - > Opret oversigt. Vælg datatypen Organisationer og kald din oversigt et relevant navn, eksempelvis Eksport af System ID til Organisationer. Gem. Nu kommer der fem faneblade frem. Vælg fanebladet Avanceret. Under overskriften Specielle aktioner og ud fra feltet Tilladte aktioner vælger du her Tillad eksport af alle data. Se billedet nedenfor. 18

20 Gem dine ændringer, og tryk nu Vis oversigt, som er illustreret ved en lup med teksten ved siden af. Når du får vist din oversigt, kan du ikke umiddelbart se nogen data for dine organisationer, men når du trykker på det lille Excel- logo til venstre med teksten Eksporter alle datafelter, 211 rækker som vist på billedet nedenfor, får du nu mulighed for at eksportere alle de data, du har på dine organisationer til Excel. Antallet af rækker afhænger selvfølgelig af, hvor mange organisationer du har i dit system. Når du har åbnet dit Excel- ark, vil du i en af de sidste kolonner se, at der er en overskrift, der starter med et tal efterfulgt af teksten System ID Organisation. De numre, der kommer i kolonnerne under denne overskrift, er de unikke ID- numre, som webcrm- systemet beriger dine organisationer med, når du opretter dem i systemet. 19

21 Såfremt du har brug for at berige dine data, kan du slette alle andre kolonner, og faktisk bare nøjes med at beholde denne kolonne, da det er nok til, at systemet ved, hvilke virksomheder der er tale om. Det kan dog for dit eget overbliks skyld være en ide at beholde organisationsnavnet, så du selv kan finde rundt i, hvilke virksomheder der er. Du kan nu oprette en ny kolonne til dine organisationer, og så kan du genimportere dine data, hvor du her skal huske at identificere unikt ud fra system- ID. Hvis du følger vejledningen i afsnittet før Vælg selv unikt ID, vil du kunne læse om, hvordan du identificerer unikt ud fra et andet unikt ID. Vær dog opmærksom på, at du kan springe trin to over, da Organisation System ID - feltet allerede findes i systemet, som du kan se på billedet nedenfor. 20

22 TRIN 2. SÅDAN IMPORTERER DU DINE DATA TEST DIN DATAIMPORT Før du begynder at importere data, anbefaler vi altid, at du tester importen med et par linjer af data. På den måde kan du kontrollere, at indstillingerne er korrekte, før du kører en komplet dataimport. UPLOAD DIN FIL For at uploade dit Excel- ark skal du gå til Konfiguration i hovedmenuen og derefter vælge Dataimport, hvor du vil se følgende skærmbillede: Denne skærm viser en liste over dataimporter, der allerede er gennemførte (eller er i gang). Hvis det er første gang, du importerer data, vil der naturligvis ikke være nogen informationer på siden. Ved at klikke på Upload fil vil du se følgende skærm: 21

23 Find dit Excel- ark (der skal være gemt i CSV- format) ved at klikke på Gennemse og klik på Upload. Du skal være opmærksom på, at den maksimale størrelse på den fil, du uploader, er på 6MB eller linjer. Når du har uploadet filen, vil du herefter blive bedt om at validere filen mere herom i næste afsnit. VALIDERE DATA Når du skal validere dine data, vælger du i venstre side hvad du gerne vil importere. Det kan være, at du både har kunder, kontaktpersoner og aktiviteter eller tilbud i samme Excel- ark. Det kan også være, at du kun har kunder og tilhørende personer/kontaktpersoner, som du gerne vil have importeret. Sætter du hak ud for informationsteksten Opret kun nye, vil det betyde, at denne import kun opretter data, og dermed ikke medtager/ opdaterer organisationer, personer og så videre, der findes i forvejen. Importbeskrivelse: Det er en god ide at give din import en beskrivelse, så du kan skelne mellem dine importer. Det kan være i forbindelse med kampagner, eller hvis du skal opdatere din aktuelle import med en nyere version på længere sigt. Du kan også afmærke Send e- mail efter afsluttet import for at bede webcrm sende dig en bekræftelse på, at importen er afsluttet (dataimport kan tage noget tid, afhængig af datamængden). Når du har sat hak ud for de informationer, du skal bruge, og har givet din import en beskrivelse, skal du i venstre hjørne klikke på Gem opsætning og valider. Dermed vises billedet herunder: 22

24 Fil valideret OK Her vises, hvor mange datafelter (kolonner) og datalinjer (med organisation, person og evt. aktivitetsdata) du har uploadet. Således kan du tjekke, om det ser rigtigt ud i forhold til dit Excel- ark. Tillad datalinjer Selvom du har gjort alt for at sikre rene data, kan du alligevel have nogle fejl i din datafil, eksempelvis i form af tomme- eller overskydende datafelter. Ved at afkrydse hver af disse muligheder: For få datafelter og For mange datafelter, vil importen tillade, at ukorrekte datalinjer alligevel importeres. Bemærk: Hvis du ikke afkrydser disse muligheder, og der er fejl i en datalinje, vil den pågældende datalinje ikke blive importeret. Som du kan se på ovenstående skærmbillede, beder systemet dig nu om at mappe dine data. Det betyder, at du skal fortælle systemet, hvor de forskellige informationer, det skal importere, findes i dit Excel- ark. 23

25 TRIN 3. MAPNING AF DATA webcrm har mange felter til at koble dine data fra Excel- arket til webcrm- systemet. Afhængigt af de indstillinger, du valgte under valideringssiden, vil du se relevante felter for de importerede dataområder. I vores eksempel valgte vi at validere: Organisationer Personer Aktiviteter Derfor får vi mulighed for at mappe datafelter til disse områder, når der klikkes på Map data. Der startes med at mappe organisationsdata. 24

26 ORGANISATIONER Når du skal mappe data, er det en fordel at have samme overskrifter i Excel som dem, der findes i systemet. Klikker du eksempelvis på feltet øverst ud for Navn hvor der på ovenstående billede står 1 Organisation vil du se en liste med de overskrifter, der er fundet i dit Excel- ark. Når du mapper data, matcher du altså overskrifterne fra dit Excel- ark (med deres nedenstående kolonner) med de overskrifter, der findes i systemet. I dette tilfælde er der ét obligatorisk felt Organisation (navnet på virksomheden). Det er vigtigt, du husker også at mappe feltet Divisionsnavn (afdeling), hvis du har et sådant i dit Excel- ark, da det, som nævnt tidligere, sikrer oprettelse af alle de relevante afdelinger af de organisationer der har samme hovednavn. Drop down- listen med kolonneoverskrifter fra dit Excel- ark vil automatisk blive nummereret 1, 2, 3 og så videre. Det gør det nemmere at få øje på en kolonne, du måtte have overset i din kortlægning. Vi foreslår, at du går dine data slavisk igennem og dermed starter med drop down- 25

27 listens nr. 1 altså Organisation, og så ser hvad nr. 2 indeholder af overskrift i dette tilfælde vil der i drop down- menuen stå 2 Divisionsnavn, og derfor vil det være en god ide at mappe divisionsnavn, og altså matche overskrifterne i kronologisk rækkefølge. Bemærk, at du kan vælge Samme værdi for alle, og dermed give alle dine importerede kunder (eller personer, aktiviteter og tilbud) samme værdi i forhold til et specifikt felt. Det vil sige, at du kan vælge at knytte den samme værdi til alle dine kunder, hvor den værdi, du vil tilknytte til dine kunder, ikke nødvendigvis fremgår af dit Excel- ark. I feltet, hvor du ellers har mappet din data, vælger du Samme værdi for alle, og i feltet til højre skriver du den værdi, som du vil have, at alle dine importerede data skal oprettes med. Det kan være, at du eksempelvis vil have, at der ud for Land skal stå Danmark hos alle de kunder, du importerer. Så vælger du Samme værdi for alle og skriver Danmark i feltet til højre. Det kan også være, at alle dine importerede organisationer har den samme ansvarlige, hvorfor du ikke behøver at skrive en 1. ansvarlig i en separat kolonne i dit Excel- ark, men i stedet kan give den samme værdi altså samme person for alle dine organisationer. På billedet øverst i dette afsnit ser du i det sjette felt beskrivelsen E- maildomæne. Her kan du indsætte en e- mail til selve organisationen, det vil typisk være en fælles mailadresse for hele virksomheden. Dette er ikke at forveksle med e- maildomæne for enkelte kontaktpersoner i din organisation. E- mailadresser, der skal knyttes til enkelte personer, skal mappes under Personer, som fremgår efter Organisationer, hvilket du kan læse mere om i næste afsnit. E- maildomæne benyttes efterfølgende, såfremt du udsender masse- mail- kampagner. Hvis du får svar (eventuelt i form af bouncede e- mails) fra et givent domænenavn, kommer denne information ind på organisationen, selvom den pågældende person/e- mail ikke er oprettet, da organisationen kan findes ud fra domænet. 26

28 PERSONER Fortsæt med at scrolle ned på Map data - skærmen, og du vil se dine muligheder for at importere personoplysninger. På billedet ovenfor kan du se, at der i tredje linje ud for teksten Status, er valgt Samme værdi for alle, og i drop down- listen ved siden af er feltet 0: Aktiv valgt. Det er vigtigt, da der ellers kan forekomme komplikationer i form af, at systemet viser de importerede personer som værende fratrådte eller andet, hvis ikke deres status er sat som aktiv. Du vil på billedet ovenfor yderligere kunne se, at der er to obligatoriske felter til Fornavn og Efternavn, som er nødvendige, for at importen vil oprette en post. Hvis din datafil har navne oprettet som fuldt navn (uden adskillelse mellem for- og efternavn), kan du ændre indstillingen til fuldt navn ved at vælge fanebladet Opret mode, hvor du først får vist Organisationer og dernæst Personer. Under Personer kan du i det nederste felt ud fra Importnavn vælge Fuldt navn, som netop vil importere navne, som står i én kolonne, og ikke er separeret ud fra for- og efternavn. Husk at gemme dine ændringer i opsætningerne øverst til venstre. 27

29 AKTIVITETER En helt essentiel del af webcrm- systemet drejer sig om aktivitetsstyring. Hvis du vil vide mere om, hvordan aktivitetsstyring egentlig er tiltænkt, og hvordan I kan bruge det i jeres virksomhed, kan du finde videoen på YouTube ved at skrive webcrm tutorial aktiviteter, eller ved at klikke på linket her: Aktiviteter er yderst velegnet til telefonsalg (canvas), fordi du har de samlede data om de respektive kunder eller potentielle kunder, der bliver ringet til. Samtidig kan de mange aktiviteter tilgås fra ét sted og dermed fungere som en slags ringeliste. Når du vil importere aktiviteter fra dit Excel- ark, vil de forskellige aktiviteter blive oprettet for hver datalinje, medmindre du har valgt en indstilling til kun at oprette én aktivitet pr. organisation. Når du skal have oprettet felter i dit Excel- ark til dine aktiviteter, kan du vælge at matche dem med de felter, du ser i billedet foroven, som er et billede fra aktivitetskortet, hvor dine data skal mappes. Hvis der mangler felter i webcrm- systemet, eller hvis du eksempelvis vil kalde et felt for noget andet (det kunne være at Hovedprodukt/service skulle hedde Kundetype, eller det kunne være, at du ville ændre drop down- listen for feltet Aktion), kan du ændre eller tilføje disse: Ændre drop down- lister: Konfiguration - > Drop down- lister - > Aktiviteter Ændre eller tilføje felter: Konfiguration - > Brugerbestemte felter - > Aktiviteter 28

30 Datoer for aktiviteter Når du knytter en dato til dine aktiviteter, kan du enten differentiere datoerne for oprettelsesdatoen, eller lægge dem ind som samme værdi for alle, når du skal mappe din data efter at have uploadet din Excel- fil. Føje aktiviteter til eksisterende organisationer Du kan også masseoprette aktiviteter for allerede eksisterende organisationer eller personer, hvilket du kan gøre ved hjælp af webcrm s funktion Oversigter. Når du fremkalder den pågældende oversigt, vil der fremkomme et ikon, der hedder Opret aktiviteter, som udfyldes, hvorved der oprettes aktiviteter for de valgte organisationer. Du kan blandt andet lære mere om oversigter i en af vores videoer, som du enten kan finde på YouTube, eller ved at tilgå Hjælp og support øverst til højre i dit webcrm- system. Her ligger flere vejledende dokumenter og links til nyttige videoer. Tip: Hvis du vil masse- oprette aktiviteter vil de til at starte med, blive lagt ind i dit system med en opfølgningsdato der er den samme for alle aktiviteterne. Derudover vil alle aktiviteter være tildelt samme person. Det kan være en god ide at uddele aktiviteter ud over en periode, samt ud på forskellige personer. Det kan du gøre efter du har importeret organisationer og personer. Du finder herefter de relevante organisationer og personer ved hjælp af en oversigt og opretter en ringeliste delt ud til forskellige personer, eller phonere, og en tilhørende periode på ovenstående måde. 29

31 GENANVENDE TIDLIGERE DATAIMPORT Du kan gentage en tidligere import (eksempelvis hvis du har flere identiske regneark, der skal importeres) ved at trykke Upload ny fil ud for den dataimport du allerede har haft foretaget. Derved husker systemet den opsætning du foretog da du mappede dine data. Herigennem sparer du tid, da du ikke skal mappe felterne igen. Det kan også være, at du har importeret en række kunder, personer eller aktiviteter for noget tid tilbage, og i mellemtiden har fået nye kunder, personer eller aktiviteter. Så kan du uploade en ny fil ud for den allerede uploadede fil, og så kan du vælge, at importen kun skal medtage nye kunder, eller nye personer eller nye aktiviteter. Du anvender samme metodik, hvis du eksempelvis månedligt uploader sidste måneds salg pr. kunde (ud fra debitornummeret) til et dertil oprettet felt på kundekortet. 30

32 TRIN 4. OPRET MODE Når du har uploadet dit Excel- ark, har valideret og gemt dine data, og derefter har mappet dine data, skal du som sidste trin i dataimporten have bestemt, hvordan din import skal håndtere dubletter, blanke felter, og om importen skal oprette nye poster eller opdatere allerede eksisterende, alt sammen under Opret mode. På skærmbilledet ovenfor kan du se, hvordan du indstiller parametrene for hver enkelt import. I dette tilfælde, Organisationer, Personer og Aktiviteter. Du kan entydigt identificere organisationer ud fra deres navn og afdeling, organisationens system- ID eller ethvert brugerbestemt unikt felt for Organisationer (eller Personer i B2C versionen). webcrm system- ID vil typisk blive brugt til at reimportere data. Det vil sige, at hvis du vil tilføje noget til allerede oprettede organisationer, så kan du kopiere organisationens unikke ID med over i dit Excel- ark, hvilket du gør ved hjælp af Oversigter (se mere om hvordan under Hjælp og support). Derefter tilretter du data, gemmer arket som CSV og importerer, hvor du så benytter det unikke ID som nøgle, så du sikrer, at de rigtige organisationer opdateres. Såfremt du selv har oprettet unikke felter på organisationer (Konfiguration - > Brugerbestemte felter - > Organisationer) vil et sådant felt, som eksempelvis kunne være et debitornummer, kunne vælges som nøgle ved import til berigelse af eksisterende data i stedet for webcrm system- ID. Derudover er det værd at bemærke at: 31

33 Importér- tilstanden er forudindstillet, og du kan vælge, om du vil ignorere tomme felter eller ej. De samme parametre er gældende for import af personer. For aktiviteter, kan du vælge altid at oprette nye eller opdatere eksisterende. Når du har gjort dette, kan du gemme indstillingerne. Gå herefter tilbage til Map data og klik: Dataimporten vil derefter blive sat i kø for at blive behandlet. Dette vises i fanen Status. Når importen er afsluttet, anbefales det at efterse eventuelle fejlmeddelelser, der vises længst til højre ud for importen sammen med resultatet af kørslen. Eksempelvis kunne der stå 22 organisationer oprettet, 10 organisationer opdateret og ved siden af stå en meddelelse om eventuelle fejl ved importen. 32

34 GÅR DATAIMPORTEN GALT Når dine data er importeret, kan det være relevant at notere sig, at nogle af de informationer, der vil knytte sig til importen, kan være vigtige og særdeles nyttige. Det kan være, at en dataimport er gået galt, og de data, der er importeret, skal slettes, eller at der omvendt skal tilføjes data til din import. I det følgende vil der blive gennemgået: Felterne Opdateret af og Oprettet af Sletning af poster oprettet ved dataimport Import af flere elementer eller områder Bemærk også, at du efter en dataimport måske vil opleve en fejlmeddelelse, der viser, at flere rækker med høje numre i dit Excel- ark, er blevet afvist. Hvis du ikke har haft data i de pågældende rækker i Excel- arket, skyldes det som regel, at du har slettet data fra Excel- arket, og at Excel desværre ikke rydder helt op ved sletning, hvorfor det fremstår som datarækker med mangelfuldt indhold. 33

35 FELTERNE OPDATERET AF OG OPRETTET AF Når du har kørt din import, er to nøgledatafelter blevet opdateret: Organisationer oprettet af og Organisationer opdateret af. Disse felter bærer vigtig information, der dokumenterer, hvem der har oprettet og opdateret hver af organisationerne. Felterne viser normalt brugerens navn. Men når de oprettes eller opdateres via en dataimport, formateres de som: IMP til 14:32:18- EM Dette registrerer, at hver organisation blev oprettet eller opdateret via en dataimport (IMP), med dato ( ), tid (14:32:18) og brugerinitialer (EM) der viser, hvem der foretog dataimporten. Denne værdi er unik og identisk for alle poster oprettet eller opdateret af importen. 34

36 SLETNING AF POSTER OPRETTET VED DATAIMPORT Du kan slette importerede data ved hjælp af Oversigter. Vælg først Opsætning - > Oversigter - > Opret oversigt. Derefter bliver du bedt om en datatype, hvor du vælger Organisation. Kald eksempelvis importen Sletning af import, og tryk derefter Gem. Gå herefter til fanen Datafilter, og vælg her i drop down- listen Organisation: Oprettet af, hvor du vælger den operator, der var knyttet til importen (som blev forklaret i afsnittet ovenfor). Tryk Gem. I fanen Avanceret vælger du nu Slet data under Tilladte aktioner. I menuen ovenfor kan du nu klikke Vis oversigt (gem først), hvor du her kan kontrollere om resultaterne (altså de organisationer, der vises ved at køre oversigten) er korrekte, og at det er de data, du vil slette. Hvis alt er korrekt, kan du herefter slette data, som sker ved, at du indsætter det navn, du bliver bedt om at skrive i feltet nedenfor. VIGTIGT! Du kan slette poster, som er oprettet via en dataimport, men hvis du sletter poster, der er opdateret via en dataimport, vil du samtidigt slette data, der eksisterede forud for importen. 35

37 IMPORT AF FLERE ELEMENTER ELLER OMRÅDER Importfunktionen i webcrm giver dig mulighed for at importere flere elementer til ét felt. For eksempel kan du have et multivalgsfelt under Personer i webcrm- systemet kaldet Interesser, som giver brugere mulighed for at vælge mellem flere interesser i samme felt. Du kan se opsætningen af sådanne felter herunder. For at oprette sådanne felter går du til Konfiguration - > Brugerbestemte felter - > Personer og vælger Multivalgsliste som vist på billedet. Hvis du skal importere data til en Multivalgsliste fra et Excel- ark, kan du vælge at skrive indholdet (eksempelvis Fodbold, Musik og så videre), eller det tilknyttede tal (01 og 02). For at importere flere værdier skal de enkelte muligheder stå i samme felt/kolonne adskilt af komma. Hvis du vil tilføje disse data til eksisterende data, skal der være et foranstillet + (plustegn) i Excel- arket. 36

38 DATAIMPORT FOR B2C- SYSTEM Når du importerer data til et B2C- system, adskiller det sig ikke meget fra dataimport til B2B- systemer. Derfor kan du blot følge instruktionerne for dataimport til B2B- systemer, hvor du dog ser bort fra Organisation. Der er dog få ting, du bør notere dig, når du har med dataimport for B2C- systemer at gøre, hvilke vil blive beskrevet senere i dette kapitel. Derfor råder vi dig til at læse de første afsnit for derefter at gennemgå beskrivelsen af dataimport for B2B- systemer, evt. med denne artikel ved siden af dig i udskrift. Nedenfor kan du se et eksempel på, hvordan et typisk Excel- ark kan se ud, når du skal importere B2C- data. ORGANISATION: BRUGERBESTEMT FELT Som du måske har lagt mærke til på billedet ovenfor, står der i den sidste kolonneoverskrift Organisation. Dette er et specielt felt tilknyttet personer i et B2C- system, der ikke er i dit system som standard. Du skal selv oprette dette felt, hvis du vil have mulighed for at tilknytte en organisation til dine personer. Det kan være relevant, hvis du eksempelvis vil have mulighed for at trække oversigter ud fra organisationer for at se, hvem af dine kunder eller personer der arbejder her. Det kan også være et relevant felt at have, hvis du vil vide hvilke personer, og måske hvor mange, der har høje stillinger og dermed samtidig vil vide, hvor de er ansat henne. For at oprette dette felt skal du gå til menuen Konfiguration - > Brugerbestemte felter - > Personer 2 - > Her kan du oprette nye felter, du finder relevante. Nedenfor ser du et billede af, hvordan feltet Organisation er sat op: 37

39 Det er vigtigt, at du under feltet Position vælger et tal, der ikke er benyttet i forvejen, og at der ikke står teksten Skjul foran. Gem dine ændringer, og log ud og ind i systemet for at dine ændringer træder i kraft. Du kan nu vende tilbage til dit Excel- ark og indtaste organisationsnavne til dine personer, hvis du har brug for det. UPLOAD DIT EXCEL- ARK Når du uploader dit Excel- ark, kan du også her følge instruktionerne for B2B- systemer og blot se bort fra forklaringer og instruktioner, der vedrører organisationsnavne. Men, når du til at mappe dine data skal du være opmærksom på, hvilket, eller hvilke, felter du identificerer dine personer unikt ud fra. Dette er vigtigt, hvis du allerede har personer i dit system og dermed vil være sikker på, at din import ikke overskriver allerede eksisterende personer, som måske har samme navn eller samme e- mailadresse. Når du har uploadet dit Excel- ark og valideret dine data, kan du trykke på fanebladet Opret mode, og her kan du vælge i drop down- listen ud fra teksten Identificer unikt ved. Dette er vist på billedet nedenfor. På billedet kan du eksempelvis se, at du kan vælge en persons e- mail som unik identifikation. Men som tidligere nævnt kan det være, at du har personer med samme e- mailadresse, eksempelvis info@webcrm.com eller lignende, eller personer uden e- mailadresse. Derfor kan det være relevant at identificere unikt ud fra andre parametre, og måske endda flere forskellige. Ellers kan du altså risikere at overskrive eksisterende personer/kunder eller få oprettet personer, som kun skulle have været opdateret, og dermed ende med dubletter. 38

40 IMPORT AF RELATIONER Når du vil foretage en dataimport af relationer, kan du vælge mellem fire typer relationer: Person Person Person Organisation Organisation Organisation Samhørende organisationer Vær opmærksom på, at du kun kan importere en type relation ad gangen. Det vil sige, at det Excel- ark, du importerer, kun kan indeholde én type relation. I denne artikel finder du først en kort beskrivelse af de forskellige typer af relationer. Og dernæst vil du kunne læse om, hvordan du udfylder dit Excel- ark for at kunne importere relationer. BESKRIVELSE AF PERSON PERSON RELATION Denne type relation viser, hvordan to personer kan være forbundet, eksempelvis i form af at være i familie, have fælles interesse eller andre faktorer. Det kan også være, at du har en person ansat i en af de virksomheder, du har som kunde, som også er ansat i en anden virksomhed, du har som kunde. Her kan det være relevant at vide, at det er den samme person. BESKRIVELSE AF PERSON ORGANISATION RELATION Hvis du har en organisation som kunde, hvortil du har en person tilknyttet, som tidligere har arbejdet i en anden af de virksomheder, du har som kunde, kan denne information være relevant at have med. I sådan et tilfælde vil man kunne bruge denne type relation. Det kan også være, at du har en person fra en virksomhed, som er bestyrelsesmedlem af en anden virksomhed, eller at du har en ekstern person tilknyttet en af dine virksomheder. BESKRIVELSE AF ORGANISATION ORGANISATION RELATION De forskellige organisationer i dit webcrm- system kan være relaterede i form af et moderselskab med datterselskaber, eller ved at en organisation er en anden organisations forhandler. I disse tilfælde vil det være denne type relation, du importerer. Denne type relation minder meget om den fjerde type relation; Samhørende organisationer. En af forskellene er, at du ved samhørende organisationer har nogle yderligere funktioner, hvilket du kan læse mere om i næste afsnit Samhørende organisationer beskrivelse. 39 BESKRIVELSE AF SAMHØRENDE ORGANISATIONER RELATION Denne type relation fungerer stort set på samme måde som relationstypen Organisation Organisation, men har yderligere funktioner.

41 På billedet nedenfor vil du kunne se et eksempel på, hvordan du kan bruge Samhørende organisationer. Som eksemplet viser, har gårdejer Niels Trampe tre relationer til tre forskellige organisationer: Ejendom Krogvænget 32, Ejendom Mikkelenborgvej 78 og Ejendom Mølleløkken 28. Hvis du går ind på en af de tre samhørende organisationers hovedoversigt, eksempelvis Ejendom Krogvænget 32, og her vælger fanebladet Relationer, vil du se følgende skærm vist nedenfor: Som du kan se, er der kun en direkte relation, hvilket både er indikeret ved, at der i øverste venstre hjørne er et ikon, hvor der står 1 Relation ved siden af, og ved at den første af relationerne har et kryds og en blyant ud for sig, mens de to andre relationer har en stjerne(*). Dette skyldes, at du med samhørende organisationer får mulighed for at se indirekte forbundne relationer. 40

42 De to relationer, der har en stjerne ud for sig, er indirekte forbundne relationer, hvilket altså vil sige, at de organisationer, der vedrører den første relation, også har andre relationer, hvilket fremgår af billedet. Yderligere for samhørende organisationer får du mulighed for at tilgå flere funktioner, hvilket er indikeret ved de ikoner, der er markeret på billedet nedenfor: Ikonerne vist på billedet foroven er en måde, hvorpå du kan få et overblik over de aktiviteter, møder, personer, tilbud, leverancer, produkter, dokumenter og ind- og udgående e- mails. Hvis du eksempelvis trykker på logoet for aktiviteter, vil du kunne se alle de aktiviteter, der er knyttet til de virksomheder, der er vist som samhørende relationer også indirekte relationer som vist på billedet ovenfor. Det samme gælder de øvrige ikoner, der altså giver et overblik over alle de samhørende relationer, som indirekte er tilknyttet hinanden. UDFYLDELSE AF EXCEL- ARK FOR DATAIMPORT AF RELATION For at importere en relation er det nødvendigt med de rette informationer. Nedenfor ser du fire forskellige billeder med eksempel på, hvordan du kan udfylde dit Excel- ark for import af de fire forskellige typer af relationer. Som udgangspunkt kan du benytte eksemplet for Person Person- relationen for alle relationstyperne. Det er først, når dataimporten skal mappes, at du her vil skulle se bort fra enkelte kolonner. 41