Indkaldelse til ekstra ordinær generalforsamling og ordinær generalforsamling i FN Museet

Transkript

1 FEB 2014 Indkaldelse til ekstra ordinær generalforsamling og ordinær generalforsamling i FN Museet Lørdag d. 29. marts 2014 i Frøslevlejren i Barak W7 (efterskolens cafeteria). Inden generalforsamlingen vil det være muligt at købe et måltid mad (pris 120 kr. inkl. en øl eller vand), spisningen starter kl Tilmelding til spisning er bindende og er nødvendig senest d. 20. marts 2014 til Jan Amnitzbøl-Krusell på: mail: kasserer@fnmuseet.dk eller telefon: Husk der skal være betalt støttemedlemsskab for 2014, for at få stemmeret til generalforsamlingen. Kom i god tid, så du kan nå at få udleveret dit stemmekort m.m. Museet vil efter generalforsamlingen blive åbnet - kl. ca Resultatet af generalforsamlingen, vil blive offentliggjort på museet hjemmeside

2 FEB 2014 Ekstra ordinær generalforsamling. Hermed indkaldes til ekstra ordinær generalforsamling i FN Museet. Lørdag d. 29. marts 2014 kl i Frøslevlejren i Barak W7. Dagsorden. 1. Valg af dirigent 2. Forslag til vedtægtsændringer: Forslaget er vedlagt som bilag. Forslaget er blevet forhåndsgodkendt på FN Museets generalforsamling d. 23. marts På bestyrelsens vegne, Jens Søndergaard Postadresse: Telefon Bank og internet FN Museet Regnr.: 8065 Kontonr.: fnmuseet@fnmuseet.dk Lejrvej 81 CVR: Padborg IBAN: DK SWIFT: SYBKDK22

3 FEB 2014 Generalforsamling. Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling i FN Museet. Lørdag d. 29. marts 2014 kl i Frøslevlejren i Barak W7. Dagsorden. 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af årsberetning 3. Aflæggelse af regnskab 4. Forelæggelse af budget 5. Forelæggelse af arbejdsplan 6. Fastsættelse af kontingent 7. Indkomne forslag 8. Valg af formand På valg er Per A. Rasmussen 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg er: Jens Søndergaard, Bent Johansen, Jan Amnitzbøl-Krusell og Claus Poulsen 10. Valg af suppleanter På valg er: Mogens Boll Lausen, Ole Stokholm Pedersen og Stig Ødorf 11. Valg af ekstern revisor Total-revision, Vordingborg er på valg. 12. Valg af revisor Leif Dannerfjord er på valg 13. Valg af revisorsuppleant Frede Jønsson er på valg 14. Valg af Fanebærer og fanevagt 15. Eventuelt Eventuelle forslag skal være formand Per A. Rasmussen, Bøtøvej 154, Marielyst, 4873 Væggerløse, formanden@fnmuseet.dk, i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. På bestyrelsens vegne, Jens Søndergaard Postadresse: Telefon Bank og internet FN Museet Regnr.: 8065 Kontonr.: fnmuseet@fnmuseet.dk Lejrvej 81 CVR: Padborg IBAN: DK SWIFT: SYBKDK22

4 FORSLAG til vedtægtsændringer: Forslag Paragraf Nuværende formulering Foreslået formulering Begrundelse afsnit 1. punktum Hvert personligt medlemskab giver ret til én stemme. Hvert medlemskab giver ret til én stemme. Dog giver et familiemedlemskab ret til 2 stemmer. Efter de nuværende vedtægter er det kun de personlige medlemskaber der giver ret til at stemme på generalforsamlingen. Et familiemedlemskab opfattes som et dobbelt medlemskab (2 medlemskaber) blot med lidt rabat. Museet praktiserer og reklamerer med at alle medlemskaber giver stemmeret. De forskellige typer medlemskaber har været igennem en udvikling så vi lige nu arbejder med 5 forskellige typer medlemskaber: Personligt medlemskab (P) (200,00 kr.) Familiemedlemsskab (F) (350,00 kr.) Firma-/og foreningsmedlemskab (FIR) (700,00 kr.) Firma + medlemskab (FIR+) (1.000,00 kr.) Super Støtter (SUS) (2.500,00 kr.) afsnit. 1. punktum Ordinær generalforsamling afholdes ved sæsonåbning af Museet Ordinær generalforsamling afholdes i perioden fra medio marts måned til medio april måned hvert år. Alle typer medlemskaber er godkendt af bestyrelsen. Denne formulering binder generalforsamlingen til sæsonåbningen. Det betyder at hvis generalforsamlingen ikke kan afholdes som planlagt vil vi ikke kunne åbne museet. Det kan af hensyn til helligdage, økonomi og lignende være nødvendigt enkelte gange at skille disse handlinger af. Side 1 af 3

5 Forslag Paragraf Nuværende formulering Foreslået formulering Begrundelse afsnit. 2. punktum Indkaldelsen sker skriftligt i forbindelse med udsendelsen af Museets årsskrift og med mindst en måneds varsel. Indkaldelsen til generalforsamlingen sker ved udsendelse til medlemmer, eller annoncering, eller ved udsendelse af mail, eller ved en kombination af ovennævnte metoder således at alle medlemmer har mulighed for, at blive bekendt med afholdelsen af generalforsamlingen. Indkaldelsen varsles med mindst en måned. Indkaldelsen til generalforsamlingen sker ved udsendelse til medlemmer, eller annoncering, eller ved udsendelse af mail, eller ved en kombination af ovennævnte metoder således at alle medlemmer har mulighed for, at blive bekendt med afholdelsen af generalforsamlingen. Indkaldelsen varsles med mindst en måned. Det betyder at årsskriftet skal produceres senest medio februar måned. Det betyder også at der ikke kan indkaldes til generalforsamling hvis der ikke kan eller er produceret et årsskrift. Udviklingen ændrer sig hen imod digital kommunikation til en væsentlig lavere omkostning. Vort medlemskartotek kan nu indeholde mailadresser og telefonnumre som giver nye muligheder for kontakt. Såfremt årsskriftet skal indeholde aktuel information omkring generalforsamlingen hvem der er valgt, hvordan konstitueringen er foretaget, samt budget og kommende arbejdsplaner skal det først produceres efter forårets generalforsamling afsnit Alle regnskabsbilag skal attesteres af Museets tilsynsførende samt af en af Bestyrelsen dertil bemyndiget. Årsskriftet kan tilgås fra museets hjemmeside, læses ind fra hjemmesiden, ligesom årsskriftet kan tilsendes digitalt til medlemmernes mailadresse som pdf-fil. - afsnittet UDGÅR - Alle regnskabsbilag indsendes af kustoderne hver uge til kassereren der foretager kontrol af det på banken indsatte beløb, samt de bilag der følger den udarbejdede kasserapport for ugen. Alle bilag fra eksterne leverandører modtages på mail eller brev Side 2 af 3

6 Forslag Paragraf Nuværende formulering Foreslået formulering Begrundelse direkte til kassereren, som kontrollerer at det drejer sig om en udgift der er bestilt eller aftalt. Alle udgifter som er afholdt af bestyrelsen eller de der udfører opgaver på bestyrelsens vegne indsender bilag og dokumentation til kassereren, som udbetaler og kontrollerer at det drejer sig om en aftalt omkostning. Kassereren foretager løbende kontrol med at de udgifter der pådrages museet er i overensstemmelse med det vedtagne budget eller bestyrelsens beslutning. Fuldmagt til museets konti har formand, næstformand og kasserer. Betaling til nærtstående person foretages kun når dette er godkendt af et ikke-nærtstående bestyrelsesmedlem. Museet har på generalforsamlingen valg en bilagskontrollant (intern revisor) som for forelagt samtlige bilag og kontoopgørelser senest ved regnskabsårets udløb. Ligesom denne når som helst i løbet af regnskabsåret kan kræve at få forelagt bilag samt regnskab. Museet har på generalforsamlingen valgt en ekstern (autoriseret revisor) revision som gennemgår regnskabet, foretager stikprøvevis bilagskontrol, samt påtegner regnskabet overfor offentligheden. Bestyrelsen har godkendt disse forretningsgange. Kassereren er bestyrelsesmedlem og konstitueret af bestyrelsen. Side 3 af 3