Buongiorno, rare og effektive møder. Didda Larsen & Mikkel Wiese

Transkript

1 Buongiorno, rare og effektive møder Didda Larsen & Mikkel Wiese

2 Buongiorno, rare og effektive møder Stil bogen på dit mødebord. Få inspiration til møder inden for det sociale område. Og få inspiration alle andre steder, hvor I gerne vil holde rare og effektive møder. Udgivet med støtte fra Københavns Kommunes Socialforvaltning, SOFakademiet. Tekst, modeller og fotos copyright Kommunikér MÉR Følg med i udviklingen af rare og effektive møder eller bidrag selv på: og på ISBN

3 Smagsprøver og eksempler fra indholdet i denne bog... Vejen til rare og effektive møder går via Rom Før mødet side 9 En rar møde - indkaldelse En ikke så rar mødeindkaldelse DÆBI Eksempel på dagsorden med DÆBI Medarbejdere på bostedet Kuben om DÆBI Under mødet side 16 Du spiller en rolle på det gode møde Mødelederen Mødedesigneren Referenten 5 tips til gode møder Og 5 tips mere Pausen side 24 Al magt til fødderne Tilbage til mødet side 28 Tænk med hatten Den 7. hat Guruka Singh og den pink hat Tre forskellige domæner Model Domæneteori med pink Varm mødedeltagerne op Fart og tempo på møder Facework Design af et møde om trivsel Hold dig vågen på mødet Efter mødet side 51 Referat skabelon Tørresnoren That s amore 2. Indhold

4 » Mange møder kørte dårligt. Vi besluttede at skifte lokale. Det blev det bedste møde nogensinde. Folk kom ud i grupper. Det at vi skiftede rammer gjorde noget, og vi fik involveret alle.«carina Abel Gjaldbæk, medarbejder i U-turn, Københavns Kommunes socialforvaltning. 3.

5 Vejen til effektive og rare møder går via Rom der har problemer med rusmidler, U-turn. Den bygger også på et kompetenceudviklingsforløb i mødeledelse, for Center for Selvstændige Boformer, finansieret af SOFakademiet. Og så bygger den på mange års interesse for at bruge kommunikationsmæssige indsigter til at skabe rare og effektive møder både i Socialforvaltningen og alle andre steder, hvor møderne har afgørende betydning for, hvordan livet former sig for borgere der har brug for hjælp. Denne bog bygger på vores personlige erfaring er, bl.a. som ansatte i Københavns Kommunes Socialforvaltnings tilbud til unge, Typisk mandag Arbejdsdagen begynder med et møde kl Tre dobbelte kopper Senseokaffe og et 4. Forord

6 monsterstørrelse rosenbrød, hjælper dagen i gang. Dette ugentlige planlægningsmøde varer fra 9.30 til Endnu et kort møde fra 11 til 12. Kl starter mødet i teamet og det varer så til 13.30, hvor rosenbrødet for længst er holdt op med at virke og det er nødvendigt med lidt frokost inden det ugentlige fælles personalemøde, som varer fra til og aldrig et minut mindre. Det er derfor ikke ualmindeligt at komme helt mødeudmattet på arbejde den følgende tirsdag morgen. Sådan cirka var mandage for bogens forfattere, da de var ansatte i forskellige tilbud til udsatte. En tirsdag i romersk bad Denne tirsdag er ikke som andre tirsdage. 5. Forord

7 Bogens to forfattere er morgenfriske på vej til Skælskør, hvor de er blevet inviteret sammen med en gruppe samarbejdspartnere til at være med til at idéudvikle et nyt projekt til unge. I Skælskør bliver de indkvarteret på et wellness- og kursussted, der hedder Villa Fjordhøj. Rejsen mod Rom er begyndt. Der er nemlig tænkt over indholdet og rammernes betydning for det gode møde mellem en stor gruppe af samarbejdspartnere, der har prioriteret deres arbejdstid til projektet. Og sikke en betydning! Det romerske bad i Villa Fjordhøj viste sig at være en perfekt ramme for at udvikle projektet. De 37 graders varme og den antikke æstetik 6. Forord

8 gjorde noget ved den måde deltagerne kunne være uenige på. Omgivelserne og den velplanlagte dag, gjorde det lettere at lytte til hinanden. En forårsdag i Rom En tidlig forårsdag i Rom danner den fotografiske ramme om denne bog. En dag hvor solen skinner på den spanske trappe og på frugt og blomstermarkedet Campo de fiori. Bogens to forfattere har den grundtanke, at møder skal være rare for at kunne være effektive. Derfor har vi valgt en billedside, der fremhæver noget så rart som forår, farver og livsglæde. Denne bog er blevet muliggjort af Københavns Kommunes ambitiøse satsning på kompetenceudvikling, SOFakademiet. 7. Forord

9 » Det er vigtigt at have fokus på ikke at spilde folks tid. Møder skal være nærværende for folk. De skal ikke handle om noget, man lige så godt kunne have læst sig til. Vi holder så mange møder, at de møder vi har fælles alle sammen, de skal virkelig være vedkommende og nærværende. Der er ofte en tendens til at holde møder for mødernes skyld. Det har vi udviklet os væk fra.«lotte Bjaler, medarbejder i U-turn, Socialforvaltningen Københavns Kommune.

10 Før mødet

11 En rar mødeindkaldelse Kære Kolleger Jeg glæder mig til at se jer til personalemøde på torsdag fra Vi skal arbejde med bostedets trivselspolitik. Vi indleder mødet med lidt rar musik og en lækker smoothie. Bagefter vil jeg bede jer arbejde med jeres opfattelse af, hvad trivsel er i mindre grupper. I skal ikke forberede andet end måske et par tanker om, hvad trivsel på arbejdspladsen er for jer. Mange hilsner Mødeindkalderen 10. Før mødet

12 En ikke så rar mødeindkaldelse Vedr. personalemødet på torsdag Det er blevet besluttet i Forvaltningens kontor Z per dd. at alle institutioner i forvaltningen skal arbejde med trivselspolitik og vi skal levere et slutprodukt allerede dd. Derfor bedes i alle være punktlige og møde til tiden LÆS: Til tiden på torsdag!!! Vi har meget der skal nås!!! Læs Personalehåndbogen på drev h:uxz://institutionen:qdrevet. Den kan printes og tages med hjem, så der er ingen undskyldninger for ikke at have forberedt sig!!! Mødeindkalderen 11. Før mødet

13 DÆBI DÆBI er et værktøj til det velstrukturerede møde, der samtidig giver mødedeltagerne større indblik i mødets forløb og hensigt. Hvem har overblikket? Personalemøder, møder med forvaltningen og forældremøder. Møderne på socialpædagogiske arbejdspladser er mange og har ofte et bredt indhold og en stram dagsorden, der gør det vanskeligt at bevare overblikket over hvad indholdet af de enkelte punkter indebærer og hvor de skal føre hen. Derfor anbefaler vi at invitere DÆBI til mødet. DÆBI er en forkortelse af Drøftelse, Æstetik, 12. Før mødet

14 Beslutning og Information og dækker over de fire formål, som punkter på dagsordenen kan inddeles under. Ved at udvide dagsordenen og inddele punkterne under kategorierne, giver mødeplanlæggeren tydeligt udtryk for, hvornår der er tale om at mødedeltagerne skal foretage henholdsvis aktiv lytning og aktiv ytring. Møderne bliver rare, fordi der er en fælles forståelse for hvad hvert punkt handler om. Om det skal diskuteres, om der er tale om information eller en æstetisk detalje. Men også mere effektive i kraft af at rollerne på forhånd er defineret og det på den måde bliver lettere at nå de enkelte målsætninger for arbejdspladsen. Æ som Æstetik Æstetik er et punkt, der nemt kan overses på en travl arbejdsplads, hvor tempoet er højt og opgaverne presser på fra alle sider. Æstetik handler ikke bare om det skønne, selvom stearinlys, udskåret frugt og skoldhed kaffe bestemt er betydningsfuldt. Ligesom rare mødelokaler og anden form for signalgivning om, at mødeplanlæggeren har tænkt på mødedeltagernes velbefindende er vigtig. Et Æstetisk punkt på et personalemøde kan også være, at alle indleder med en hyggelig anekdote fra ugens løb eller at I får tid til at hilse på hinanden og sige en smule om jer selv. Alle kommer til orde og kommer til stede i rummet og der lægges et solidt grundlag for et godt møde. 13. Før mødet

15 Eksempel på dagsorden med DÆBI Forklaring på: Drøftelse =D; Æstetik = Æ; Beslutning = B; Information = I Tid dagsordenpunkt mødeform og ansvarlig forberedelse formål Dit minut: rundt om bordet: overvej, hvad I vil fortælle I + Æ Hvad er der sket siden sidst? Mødeleder holder tiden: på et minut det kan være et minut til jer alle både privat og arbejde Mødedesign: Hvordan går det med Louise og Mikkel holder oplæg Overvej i + D + B implementeringen af mødedesigner- og introducerer til øvelser rollen på de to institutioner? Tiramisu Vores afdelingsleder Hanne takker jer Hanne laver tiramisu Æ Og så videre 14. Før mødet

16 » en gang imellem har vi også bare snakket i tre timer og så tænker man: hvor er vi overhovedet på vej hen, så er det vigtigt med en der har overblikket.«nikolaj, socialpædagog på Kuben.

17 Under mødet

18 Kender du det? Kender du det at sidde på et møde og drømme om, at de andre deltagere ville tale pænere til hinanden? At de ville lade være med at gentage hinanden? At frygte, at det I lige har siddet og brugt lidt for lang tid på, er det samme, som I på næste møde kommer til at bruge lidt for meget tid på? Og kender du det, at mødedeltagerne ikke kan blive enige om, at det ofte går sådan? Bogens to forfattere kender det godt. Her er vores enkelte bud på, hvordan det bliver muligt at gøre eksempelvis personalemødet rarere og mere effektivt. Det handler om planlægning af mødet, afvikling af mødet og udførelse af de beslutninger I træffer på mødet. Vi anbefaler derfor, at I bruger en og gerne flere mødedesignere, der planlægger mødet en mødeleder, der er med til at designe mødet en referent, der skriver jeres beslutninger ned De følgende sider handler om mødedesignernes, mødelederens og referentens roller. 17. Under mødet

19 Mødelederen Mødets svar på brylluppets toastmaster. Indleder og afrunder mødet. Indleder og afrunder hvert punkt. Instruerer og indleder øvelser. Styrer processen i mål og tager hånd om deltagerne undervejs. Sætter konteksten for mødet Har fokus på at nå i mål og tage hånd om deltagerne Skal kunne følge dagsordenen og springe i dagsordenen Disponerer tid og emner undervejs Samler op og konkluderer Skal kunne håndtere at være i de forskellige domæner og kunne samle folk Er opmærksom på at andre ikke taber ansigt Har en forpligtelse til at gribe ind, hvis en kollega bliver dårligt behandlet eller hvis der sker noget andet, som overskrider deltagernes grænser 18. Under mødet

20 Mødedesigneren Den eller de, der planlægger mødet ofte mødelederen selv. Udarbejder en drejebog for mødet: Hvad skal der ske hvornår? Hvor lang tid skal hver del vare? Hvordan bliver det effektivt, hvordan bliver alle hørt, hvordan bliver det rart, så alle får lyst til at deltage er klassiske spørgsmål, som en mødeleder kan stille sig selv. Har klare formål med mødet Anvender forskellige øvelser og mødeformer til at nå mødets mål Benytter sig af forskellige metoder til mødedesign. Eksempelvis anbefaler vi, at afprøve Edward de Bonos tænkehatte, som er en metode til at tage forskellige perspektiver på samme problemstilling. Ideen er at alle deltagere tager et faktuelt nøgternt eller et visionært perspektiv på samme tid. Læs mere om tænkehattene på side Under mødet

21 Referenten Referenten er den, der skriver de vigtige pointer og beslutninger ned undervejs. Byder ind, samler tråde op og støtter mødelederen Spørger for eksempel: Kan jeg tage det her til referat? Får mødeleders og mødedeltageres accept af, at der godt må bruges tid på mødet til at referatet bliver brugbart og genkendeligt for alle Kan med fordel anvende en referatskabelon Kender forskellen på et beslutningsreferat og et beskrivende referat Kender mødets design, så hun ved, hvornår hun skal samle op Udtrykker sig kort og præcist på skrift og er opmærksom på at skelne mellem egne holdninger og fælles beslutninger. 20. Under mødet

22 5 tips til gode møder 1. Benyt dig af tredelingen: mødedesigner, mødeleder og referent. 2. Lav en inspirerende mødeindkaldelse fortæl hvor meget du glæder dig til at se deltagerne :-) 3. indled mødet med det italienerne kalder en antipasta. Gerne noget appetitvækkende, sjovt, rart eller overraskende. 4. skriv eller fortæl ved hvert punkt på din dagsorden, hvad du har af forhåbninger til dine møde deltagere. Gør det indbydende som en god italiensk kok ville præsentere sin menu for restaurantens gæster. 5. kun rare møder er gode møder vær derfor opmærksom på at tale til det bedste i dine møde deltagere. 21. Under mødet

23 Og 5 tips mere 1. Lad referenten få en aktiv rolle på mødet. Han må gerne samle op på punkterne og spørge mødelederen og deltagerne undervejs om ordvalg og beslutninger i referatet. 2. aktiver mødedeltagerne. Brug for eksempel walk & talk, snak med sidemanden, det vi kalder summemøder, eller det at tage samme perspektiv på samme tid, det Edward de Bono kalder tænkehatte. 3. som ved alle gode italienske måltider er pauser, hvor der er plads til fordøjelse altafgørende indlæg en pause hver time du kan også tilbyde små sjove aktiviteter i pausen. 4. er der noget, der går galt på mødet, så prøv at gøre noget andet. Du kan for eksempel tage en pause, tage en runde, bede deltagerne snakke med deres sidemand eller noget helt fjerde. Det er det, vi kalder en time-out. 5. slut af med mødets Tiramisu. Som den berømte italienske dessert, som runder måltidets smagsoplevelser af på en sød og glædesvækkende måde sådan skal et møde også rundes af. 22. Under mødet

24 » Vi skiftes til at være mødeleder hver måned. det er ikke så let igen man skal øve sig og vide, hvad det er vi skal have med og hvordan vi griber det an «Nikolaj, socialpædagog på Kuben, som er et bosted under Center for Selvstændige Boformer. 23. Under mødet

25 Pausen

26 » lena var den eneste ryger og efter hun stoppede, glemte vi fuldstændig at holde pauser.«rikke, daglig leder på bostedet Vinklen» nu spiser vi lakridspiber i pauserne for at komme udenfor og få lidt luft.«katrine, pædagog på bostedet Vinklen» man bliver kvikket lidt op og får lige den energi man mangler, når man taler i tomgang og har brug for at lave et eller andet før man kommer tilbage til mødet igen, tænke nogle andre tanker «Rikke, daglig leder på bostedet Vinklen» Vi ville ikke kunne undvære det pauserne, de små snakke, det er med til at gøre det rart at være her og styrke fællesskabet.«katrine og Rikke 25. Pausen

27 » før i tiden satte vi ikke telefonen på lydløs, nu sætter alle den på lydløs, så må folk ringe senere. Vi vil undgå at pauserne bliver brugt til ting, man ikke har tid til i hverdagene.«rikke, daglig leder på bostedet Vinklen Rikke fortæller, at hun har en pausekuffert med, når der er møder på bostedet Vinklen. Kufferten er fyldt med små aktiviteter, der skal afkoble medarbejderne i mødepauserne. Kufferten indeholder blandt andet en terning, der afhængig af slaget udfordrer medarbejderne til en lille leg. Det kan være sten saks papir, at puste en ballon op på mindre end tredive sekunder, eller i fællesskab bygge et korthus og flytte en vandflaske med en finger.» pausekufferten er bare lige for at bryde den der nu sidder vi til møde.«rikke, daglig leder på bostedet Vinklen 26. Pausen

28 Al magt til fødderne Pauser er der, hvor det vigtige sker. Pauser er der, hvor modsætninger mødes og nye indsigter opstår. Pauser har inspireret til en af de mest effektive former for mødeledelse af store forsamlinger, mødets historie har kunne opvise: Open Space Tecnology. Ved open space-møder er det fødderne, der bestemmer. Deltagerne på alt fra et mindre møde til en større konference vælger sig på tema efter interesse. forskellige undertemaer, som de selv er med til at definere. Vi har gode erfaringer med at trække på inspiration fra Open Space Technology og lade mødedeltagere vælge sig ind på nogle på forhånd definerede emner. Under hvert emne er der allerede en deltager, der har rollen som procesansvarlig. Mødedeltagerne kan så selv bevæge sig hen til det tema, de umiddelbart finder mest interessant. De kan også bevæge sig videre efter interesse. I den radikale udgave kan 500 deltagere i en konference om brugerinddragelse på det sociale område blive sat til selv at gruppere sig i 27. Pausen

29 Tilbage til mødet

30 Tænk med hatten Tænkehatte er egnede hvis du ønsker at bruge et møde til at blive klogere på en omfattende idé eller en daglig udfordring af visse dimensioner. Tænkehattene kan også bruges, hvis du vil evaluere et projekt og ønsker at komme rundt om alle perspektiver. Mødelederen spiller en central rolle i møder med tænkehatte. Mødelederen introducerer grundigt, får folk med, fortæller hvornår det er tid til at skifte hat. Mødelederen hjælper med at give mødedeltagerne hatten tilbage på hovedet, hvis de for et kort øjeblik har forlagt den og mødelederen samler også op på processen til sidst. Tænkehattene er ikke egnede, hvis du har en dagsorden med mange punkter, men mere hvis du har enkelte punkter og brug for at blive klogere på et eller flere af dem. Tænkehattene handler ikke om at konkurrere om perspektiver, men om at kigge med samme hat på samme tid. Tænkehattene er egnede til at gøre noget andet, hvis du synes at møderne på din arbejdsplads er kørt lidt fast. Tænkehattene udspringer af Edward de Bonos bog Six Thinking Hats, som udkom første gang i Tilbage til mødet

31 Den røde tænkehat Den røde tænkehat er følelsernes tænkehat. Vrede, kærlighed, omsorg og andre følelser kan her få lov at udfolde sig. Den hvide tænkehat Den hvide tænkehat er tilstræbt neutral og objektiv Den gule tænkehat Den gule tænkehat er optimistisk, håbefuld og består af positiv tænkning. Den sorte tænkehat Den sorte tænkehat er den seriøse forsigtige hat, der påpeger fejl, mangler og problemer ved idéer. Den grønne tænkehat Den grønne tænkehat er den kreative, der giver plads til nye idéer. Den blå tænkehat Danner overblik over de andre tænkehatte og er optaget af at organisere tænkeprocessen. Edward de Bono anbefaler, at man både begynder og slutter et møde med den blå tænkehat. I starten af mødet stiller man spørgsmål som: Hvorfor er vi her? Hvad er problemet? Er der alternative definitioner af problemet? I slutningen af et møde med tænkehatte stiller man så de evaluerende spørgsmål: Hvad har vi opnået? Hvad er konklusionen? Hvad er næste skridt? 30. Tilbage til mødet

32 Sådan griber du det an: Du afsætter et godt stykke tid på en dagsorden. Du introducerer grundigt hvad konceptet går ud på. Du understreger, at alle perspektiver får plads og at du vil bede deltagerne agere i overensstemmelse med den pågældende hat. Du orienterer om, at formålet er, at vi alle kan blive klogere på en specifik idé eller problemstilling og ikke at nogen skal vinde en diskussion. Alle har samme hat på, på samme tid. Du kan sagtens anvende rigtige hatte og du kan sagtens lade være. Det vigtigste er, at alle holder sig til hattens fokus. En mulig rækkefølge Der er ikke nogen form for hellig rækkefølge, når du bruger hattene. Den rækkefølge, der giver mening, er ifølge Edward de Bono, den helt rigtige. Her vil vi nævne en rækkefølge, der ofte vil være god til møder inden for det sociale område og sundhedsmæssige område. Hvis mødet handler om en sag, hvor følelserne er i kog, så kan det være godt at få følelserne ud i det åbne. Således anbefaler de Bono at tage den røde hat på lige efter den blå introhat. To vigtige undtagelser er, hvis der ikke er nogen følelser omkring emnet eller hvis der er en risiko for, at chefen lægger ud med sine følelser og medarbejdere føler sig tvunget til at erklære sig enige. Den hvide, neutrale kan så følge efter. Her efter kommer et vigtigt valg. Der kan være store fordele ved at tage 31. Tilbage til mødet

33 den optimistiske, gule hat efter den hvide og før den sorte, pessimistiske hat. Ved at se på muligheder først bliver blikket på forhindringer ofte mere positivt. Og efter at have taget den sorte hat på, så kan den grønne hat åbne op for kreative veje til at overkomme forhindringerne. Ofte vil mødet så slutte med at tage den blå, evaluerende hat frem. Edward de Bono foreslår, at man overvejer at slutte hele forløbet af med en evaluerende udgave af den røde følelseshat: Hvordan har vi det nu med situationen? Hvor lang tid skal jeg bruge? Tænkehatte kræver ikke meget forberedelse. Edward de Bono anbefaler at afsætte et minut per deltager under hver hat. Hvis I er seks mødedeltagere vil det altså sige at det tager 36 minutter at komme hattene igennem. Hertil skal du regne med ti minutter til introduktion og spørgsmål og med nogle minutter til at holde sporet og skifte hat undervejs. Du skal også have tid til at samle op til sidst. Her vil vi også anbefale ti minutter. Hvis du er en skarp mødeleder kan du køre hattene igennem på en time med seks mødedeltagere. 32. Tilbage til mødet

34 Den 7. hat klogere på problemstillingen. Vi lærer mere om, hvad der vil være den gode løsning for den eller de, problemstillingen handler om. Den pink hat kalder vi perspektivskiftehatten. Ved at bruge den pink perspektivskiftehat sætter vi os i den eller det andets sted. Ved at sætte os i den andens sted flytter vi os væk fra vores eget perspektiv og bliver dermed Hvis problemstillingen eller idéen handler om mennesker, er det deres sted, vi sætter os i. Her er den pink tænkehat særlig velegnet. Som regel vil problemer eller idéer, i et eller andet led få betydning for mennesker. Så kan det være relevant at tage deres perspektiv. Hvis ikke, kan det være en god proces at sætte sig i en tings sted. Det kan vi også lære noget af. Vi har gode erfaringer med at bruge den pink hat lige før den evaluerende blå hat. 33. Tilbage til mødet

35 » Man kan kommunikere med fugle, du kan kommunikere med dyr, du kan kommunikere med træer og du kan kommunikere med mennesker, men det er sværere. Hvorfor er det sværere at kommunikere med mennesker? Det er sværere at kommunikere med mennesker, fordi alle har deres egen referenceramme. Og når du iagttager verden, så iagttager du verden gennem din reference ramme.«interview med Guruka Singh, Sikh Net, 28/8 2007

36 Tre forskellige domæner På møder er deltagerne ofte i forskellige virkeligheder. Det er det, der i systemisk tænkning bliver kaldt for forskellige domæner. Nogle mødedeltagere befinder sig i produktionens domæne, hvor regler og autoriteter og det, at der er én sandhed er i centrum. Andre er i det personlige domæne, hvor det er de personlige følelser og værdier, der er vigtige. Og andre er i refleksionens domæne. Her er der ikke kun en sandhed, men et ønske om at se forskellige perspektiver og muligheder. Det er ofte fordi vi befinder os i forskellige domæner på møder, at møder bliver så ineffektive og drænende for energi. Bevidsthed omkring domæneteori og brug af tænkehatte kan hjælpe mødedeltagere til at nærme sig hinanden og på den måde gøre møderne både mere rare og effektive. 35. Tilbage til mødet

37 Domæneteori med pink Det personlige domæne Mig, mine følelser og overbevisninger Produktionens domæne Regler og autoriteter Univers: Der er én sandhed Multivers: Mange lokale sandheder Refleksionens domæne Mange sandheder og opfattelser af verden (i familie med Kommunikér MÈRs pink tænkehat) 36. Tilbage til mødet

38 Tag den pink hat på, Conny Interview: Ønskebrønden på Ny Carlsberg Glyptoteket omgivet af gamle romerske guder, nogle kun med hoveder og andre kun med krop danner rammen for Louise Walthers interview med Didda og Mikkel om tænkehatte, domæneteori og om figurerne Mads og Conny, som Kommunikér Mérs kursister aldrig bliver skånet for. Louise er ansat i Kommunikér Mér og har deltaget i uddannelsen Skab effektive møder. Louise: Hvorfor er tænkehattene så anvendelige til møder indenfor det sociale område og det sundhedsmæssige område? Didda: Tænkehattene er gode, fordi det er en tilgang til mødedesign, der er umiddelbart let at forstå og gå til. Der er også mulighed for at gøre metoden visuel ved at anvende rigtige hatte og det gør det lidt anderledes, underholdende og let tilgængeligt for alle. Det unikke ved tænkehattene er, at alle tager samme perspektiv på samme tid. Jeg har deltaget i mange møder, hvor folk kom til mødet og gik fra mødet med de samme modstridende positioner og ingen havde rykket sig siden forrige møde, hvor de samme modstridende positioner dominerede mødet. 37. Tilbage til mødet

39 Mødedeltagere er forskellige steder og er optagede af forskellige ting, når de deltager. Ved at vi tager samme hat på og gør det samtidig, bliver det de mange perspektiver på samme problemstilling, der præger mødet. Samtidig efterlader tænkehattene rum for at alle perspektiver kan komme på banen og alle kan føle sig hørt. Men der kan selvfølgelig også være noget irriterende ved tænkehattene. Det kan tage lang tid at nå hele vejen rundt. Det kan også føles lidt begrænsende, at man ikke bare kan snakke løs og sige alt hvad man mener, når nu man er i gang med at sige noget. Og tænkehatte er ikke en metode, hvor man kan sige: Hvis du bare bruger den her metode så går mødet fint! Tænkehattene kræver, at en 38. Tilbage til mødet

40 mødeleder eller facilitator hjælper processen igennem. Alligevel så synes jeg, at tænkehattene er noget af det bedste, vi har. Det er et nemt design, som også kan blive visuelt med hatte. Og så at metoden kan rumme, at mødedeltagerne er forskellige steder. Det er de tre bedste ting for mig ved tænkehatte. Louise: Er der så nogen perspektiver, som det kunne være berigende at have med og som ikke er repræsenteret i De Bonos tænkehatte? Den pink hat Mikkel: Ja det synes jeg sådan set, at der er. Jeg synes, at det er berigende at supplere med en tænkehat, der handler om perspektivskifte. Guruka Singh, som er kommentator på Sikh Net, er af den opfattelse, at effektiv kommunikation handler om at se ud over sin egen referenceramme. Det handler om at koble sig på andres opfattelse af virkeligheden. Altså det at kunne skifte perspektiv fra sit eget perspektiv til samtalepartnerens perspektiv. Derfor har vi i Kommunikér Mér tilladt os at opfinde endnu en tænkehat den pink tænkehat. Det er den, vi kalder for perspektivskiftehatten. Meget kommunikation er ifølge Guruka Singh som et skakspil, hvor du flytter dine brikker og jeg flytter mine brikker. For at kommunikere effektivt, bliver vi nødt til at koble os på den andens situation. Først der er der tale om egentlig kommunikation. Når vi bruger tænkehattene, er det ofte, fordi vi har en konkret problemstilling, vi gerne vil blive klogere på. 39. Tilbage til mødet

41 Ved at bruge den pink perspektivskiftehat giver vi ikke bare vores egen mening til kende. Vi sætter os i det vi opfatter som problemets sted. På den måde bliver vi klogere på løsninger, som ikke bare er vores egne, og som derfor kan vise sig at være mere brugbare. Vi bliver med andre ord endnu klogere. Louise: Hvad er det vigtigste budskab på kurset Skab effektive møder? Didda: Noget af det vigtigste vi taler om med vores kursister, når vi holder kurser om effektive møder er, at folk er forskellige steder. Det er det, vi illustrerer i de forumspil, der er en fast del af vores undervisning. Der er det ikke så meget tænkehattene, som det er domæneteori, vi bruger. Deltagerne på møder befinder sig ofte i tre forskellige domæner: Nogle er i produktionens domæne, hvor regler og autoriteter og det, at der er én sandhed er i centrum. Andre er i det personlige domæne, hvor det er de personlige følelser og værdier, der er vigtige. Og endnu andre er i refleksionens domæne. Her er der ikke kun en sandhed, men et ønske om at se forskellige perspektiver og muligheder. Når vi ikke forstår hinanden på møder eller måske ligefrem kommer i konflikt, så er det ofte fordi vi befinder os i forskellige domæner. Louise:Hvordan kommer dette frem i jeres forumspil? Mikkel: Vi har to figurer i vores forumspil, som 40. Tilbage til mødet

42 altid er i hver deres domæne. Mads er pædagogen, der selv synes, at han har hjertet på rette sted og hellere bruger ti minutter på at snakke med en beboer på bostedet, hvor han arbejder end at prioritere at komme til tiden til et møde. Mads befinder sig i det personlige domæne og ofte i grænselandet mellem det personlige domæne og refleksionens domæne. Conny er hans kollega som synes, at det er respektløst at komme for sent til mødet og nærmest fyringsgrund at komme for sent på grund af en hyggesnak med en beboer. Konflikterne mellem Conny og Mads handler tit om, at Conny har forberedt en dagsorden, som hun vil holde for alt i verden. Mads træder 10 minutter for sent ind til mødet med noget uopsætteligt, som han mener kræver øjeblikkelig og fælles refleksion. Louise: Hvad er kursisternes respons på teorierne? Didda: Domæneteori og tænkehatte er noget af det vores kursister finder mest inspirerende. Hvor domæneteori både er en teoretisk forklaringsramme og noget af det mest genkendelige på det personlige plan, så er tænkehattene et fantastisk redskab til at skabe fælles refleksion, der hvor uenigheder er stærkest og fælles tilgang mest nødvendig. Og vi anbefaler at tænke den pink hat ind i designet. 41. Tilbage til mødet

43 » De forskellige domæner og det at bruge de samme tænkehatte på samme tid, det er noget vi kan bruge i praksis.«susan, socialpædagog på Kuben

44 Varm mødedeltagerne op, så de deltager Er der stille på langsiden, når du beder om feedback på noget? Er du nødsaget til at stille spørgsmål til hver enkelt mødedeltager for at få svar? Eller er der et par enkelte der dominerer hele mødet? Så varm dine mødedeltagere op! Hvis du ikke har tid til gruppearbejde er det at bede mødedeltagerne summe to og to i to minutter altid en super god måde at få deltagerne til at deltage mere aktivt i mødet på. Den gamle italienske dans Tarantella går helt tilbage til 1300-tallet. Dansen kan inspirere os, fordi den kan danses individuelt, i par og i gruppeformationer. På samme måde kan først individuel refleksion, dernæst summen i par over et relevant tema og til sidst grupperinger af parrene i fire og dernæst otte og måske seksten skabe et helt andet møde. 43. Tilbage til mødet

45 Farver og tempo på møder Her kommer to tips til effektive og produktive møder, der slutter før den første deltager har nået at gabe. Carpacchiomøder: Tempofyldt møde med kun en dominerende ingrediens I en travl organisation, hvor medarbejderne i et team har svært ved at afsætte to timer til endnu et møde, er carpacchiomøder svaret. Som i den berømte italienske specialitet er der kun en dominerende ingrediens, nemlig den rå, marinerede oksefilet. Ikke noget med pommes frites på kanten af tallerkenen. Ja sådan er carpacchiomøder. Tempofyldte møder om et tema og kun det tema. Gerne lidt tid til at skabe en god stemning, men så lige til sagen. Mødet er veltilberedt, det varer ned til 10 minutter og smagen giver energi til at komme videre med den arbejdsopgave, der lige skulle justeres. Hvis mødets formål bliver opfyldt endnu hurtigere end planlagt, så ikke noget med at sige: er der nogen, der har noget andet vi lige skal vende? Udnyt energien og kom videre. Campo de fioremøder Campo de fiore er en plads i Roms gamle bydel, hvor blomstersælgerne hver morgen kommer til markedet. Alene er de bare blomstersælgere. Tilsammen er de et blomstrende 44. Tilbage til mødet