Personlig Effektivitet

Transkript

1 Personlig Effektivitet

2 Indholdsfortegnelse Handlingsplan... 3 Introduktion til holdninger... 5 Introduktion til målsætning... 7 Introduktion til prioritering... 9 Introduktion til analyse Introduktion til planlægning Introduktion til tidsplanlægning Introduktion til afbrydelser Introduktion til møder Introduktion til informationshåndtering Introduktion til delegering Introduktion til udskydelse Introduktion til gruppeeffektivitet... 22

3 Handlingsplan Du er nu klar til at begynde at arbejde med dig selv og resten af dette værktøj. Det er ikke sandsynligt, at du kan ændre alt på én dag. Koncentrer dig om de kategorier, der er vigtigst for dig i dit job. Husk de 3 t'er - Ting Tager Tid. Beslut hvilke kategorier du ønsker at forbedre de næste par uger. Koncentrer dig om dem, indtil du er sikker på, at du har opnået forbedringer. Så kan du gå i gang med én eller to nye kategorier de følgende uger. Husk at læse nedenstående afsnit - Ændre vaner og Lav en Handlingsplan. Afsnittene beskriver en gennemprøvet metode til at ændre vaner og udvikle nye. Indenfor de enkelte områder, er det vigtigt, at du får nedskrevet din handlingsplan. Når den først er på papir er sandsynligheden for, at du får gjort noget ved den væsentlig større. Ændre vaner Gode resultater kommer fra gode vaner, dårlige resultater fra dårlige vaner. Det er vigtigt at huske, at vaner er tillært adfærd. Hvor vigtigt er det for dig at få gjort noget ved dine arbejdsvaner? For at ændre dine gamle vaner skal du have et dybt ønske om at gøre noget ved det. Motivation er nøgleordet her. Ingen kan tvinge dig til at bruge din tid anderledes. Det er vigtigt, at viljen kommer indefra. Med stærk motivation har du langt større mulighed for at skabe forandringer. Nogle vaner er relative lette at ændre, medens andre kan være utrolig vanskelige. Vaner og adfærd hænger sammen i kæder. Kunsten er at ændre den ting, der kan skabe en positiv dominoeffekt. Hvor lang tid tager det så at ændre en indgroet dårlig vane? Mange af vores jobrelaterede vaner kan med succes ændres i løbet af 2 dage til 3 uger. Det kan altså lade sig gøre, hvis man konsekvent øver en ny vane i 3 uger. Derefter vil det være den fremherskende adfærd i fremtiden. På den måde har du fået en positiv erfaring, der kan give dig energi til dit fortsatte arbejde. For at fjerne uheldige vaner og erstatte dem med gode selvforstærkende vaner er følgende 5-punktsplan et godt middel til at bygge en god handlingsplan. Lav en handlingsplan Følgende enkle femtrins model er gennemgående i hele materialet. 1. Identificer den adfærd du ønsker at forbedre. Brug udsagnene fra de forskellige kategorier til at nedskrive, hvad det er du vil ændre. 2. Identificer den nye adfærd du ønsker at udvikle. Beskriv hvad det er, du vil gøre i stedet, for at opnå en forbedring. Vær ærlig over for dig selv. Indsaml den information du har brug for og forestil dig hvordan det vil være, når du har opnået denne forbedring. Lav en realistisk aktivitetsplan og kom i gang. 3. Bordet fanger Fortæl alle om den nye vane du vil udvikle. Lav rutiner der understøtter det du vil opnå. Lav huskesedler og sæt lapper op, der påminder dig om din nye vane. Skab positiv dominoeffekt og lav evt. om på dine fysiske omgivelser, så du får en ren tavle at arbejde med. 3

4 4. Vær konsekvent De fleste mennesker gør det rigtige noget af tiden. Nogle mennesker gør det rigtige det meste af tiden. Meget få gør det rigtige hele tiden. Ændringer der ikke er vedvarende skaber ikke nye vaner. Konsekvens og udholdenhed er den eneste vej til nye vaner. Du vil ofte blive fristet til at gøre tingene på den gamle måde. Lad være med det. Det er let at sige denne ene gang gør vel ikke nogen forskel. Sandheden er, at hver eneste undtagelse betyder utrolig meget. Hver gang du laver en undtagelse, må du principielt starte forfra igen. Det bliver sværere og sværere, hver gang du skal starte. Få hjælp fra dine omgivelser Meget få mennesker kan ændre sig dramatisk uden hjælp fra andre. Overvej nøje, hvem der kan hjælpe dig, og hvordan de kan hjælpe. Hvad vil du bede dem om at gøre? Et stærkt team af hjælpere, vil gøre det meget lettere at opnå et nyt sæt vaner. Husk! Et skridt ad gangen. Brug spørgsmålene på side 6 i Profilen, til at finde ud af hvilke områder du skal begynde med. Når du så har opnået varige ændringer, kan du måske tage et eller to områder mere. Det vigtigste er dog at komme i gang. Udsæt ikke til i morgen.. GØR DET NU!! 4

5 Introduktion til holdninger Tid er et paradoks. Vi har alle nøjagtig 24 timer i døgnet. Det er hvordan vi vælger at bruge dem, der er afgørende for vores velbefindende. Vores holdning til tid er derfor af afgørende betydning. En vigtig faktor er at lære at skelne, idet det gør os bedre i stand til at vælge. Og livet består af en uendelig række af valg, som vi konstant foretager os. Dette gælder ikke kun i forhold til, hvordan vi anvender vores tid, men i det hele taget i forhold til, hvordan vi lever vores liv. Man kunne fristes til at sige: At leve er at vælge. Vores liv bestemmes af de valg, vi foretager os. Det kan også udtrykkes på en anden måde som i denne bøn: Giv mig sindsro til at acceptere de ting jeg ikke kan ændre, mod til at ændre de ting jeg kan, og visdom til at se forskellen. (Bøn) Når det er så vigtigt at kunne skelne og vælge, rejser der sig det interessante spørgsmål om, hvad det er der bestemmer vores valg. Her kommer vi ind på spørgsmålet om holdninger. Vores holdninger til vores egen formåen sat i relation til det større samfund vi er en del af og herigennem også vores holdninger til tid, og hvordan vi anvender den. Er vi ofre for omgivelserne og slaver af tiden, eller ser vi omgivelserne som noget vi kan øve indflydelse på, og tiden en faktor vi kan lære at mestre? Din grundholdning er vigtig Menneskers indstilling til at påvirke deres omgivelser varierer meget. I den ene ende af spektret har vi de mennesker der tror, de kan ændre hele verden. Selv om de ved, at de ikke kan styre alt, har de dog en stærk tro på, at de kan påvirke store dele af deres omgivelser, og det der sker omkring dem. I den anden ende af spektret har vi de mennesker, der tror, at de er offer for omstændighederne. De føler ikke, at de har nogen form for kontrol over omgivelserne, og det der sker omkring dem. De føler sig skubbet omkring og beklager sig ofte over det, der sker med dem. Jo mere du tror du kan påvirke, jo mere vil du prøve at få indflydelse på, og jo mere vil du være i stand til at styre. Selvfølgelig er der udefrakommende hændelser, som ingen kan forudse eller påvirke. At lade muligheden for sådanne katastrofer styre vores dagligdag og adfærd, vil være selvbedrag. De fleste af os kan faktisk påvirke væsentligt mere, end vi tror. Undgå ærgrelser Vi har alle ting bag os, vi fortryder. Fejltagelser er en del af livet, og ofte den del vi lærer mest af. Vi fortryder ofte ting, vi har gjort eller ikke gjort, fordi vores værdier ændrer sig i takt med, at vi bliver ældre. Vores situation i dag er et resultat af fortiden, og den kan man som bekendt ikke lave om på. De ærgrelser jeg har haft, skal ingen ta fra mig! Hver gang du tager dig selv i at ærgre dig, så gør det til en vane at spørge dig selv, om det virkelig er for sent at gøre noget ved det. 5

6 Om det er muligt at ændre sine fejldispositioner eller ej, så bør de dog ikke lægge hindringer i vejen for resten af dit liv. Det er vores fejltagelser, der skaber grunden for rigtige beslutninger i fremtiden. Du kan påvirke dine fremtidige valg og handlinger. Når du har lært det, vil du få mere tid til det, du finder væsentligt. Det vil være mere tilfredsstillende og kvaliteten af det du gør, vil stige. Din tid er din og hvis du forsøger at få bedre kontrol over dit tidsforbrug, vil du også få bedre styr på det, du mener, er vigtigt for dig i dit liv. Selvdisciplin betaler sig De fleste af os har fundet ud af, at der er stor forskel på at vide, hvad der skal gøres og så få gjort det. Broen mellem disse to meget forskellige tilstande hedder selvdisciplin, og den kan være utrolig svær at komme over. Selvdisciplin er den afgørende forskel mellem, dem der ser ud til at have det let, og dem der må kæmpe hårdere. Selvdisciplin er nøglen til personlig frihed. Den giver os mulighed for at bryde vanens magt og forfølge selvvalgte mål i livet. I en verden hvor nogle føler sig i tilfældighedernes magt, kan selvdisciplin være nøglen til den del af verdenen, vi rent faktisk kan påvirke. Den gyldne nøgle Hvor finder vi så denne gyldne nøgle? Filosoffer, poeter, opfindere og guruer har ledt efter den i århundreder. De er alle kommet frem til, at den kun kan findes inden i dig selv, og du er den eneste, der kan finde din nøgle. Vi er selv de eneste, der kan udnytte vores eget potentiale og bruge vores egne resurser bedst. Venga, som er forfatter til bogen How Long Can You Wait for Results?, udtrykker det på følgende måde: Jeg har altid troet på, at hvis du ikke ved hvad du vil og bruger din tid på at opnå det, så vil du flyde planløst med strømmen og spekulere på, hvornår livet mon vender sig til noget bedre. Jeg tror ikke på mirakler. Jeg er bange for den form for tankegang, idet den blokerer for søgen efter at forbedre sig selv. Vores indsats for at nå vores mål er til enhver tid bestemmende for vores succes i livet. Når vi mener, at vi har opnået succes og ikke behøver at foretage os mere, så holder vi op med at lære nyt. At forstå tidens betydning og lære hvordan vi kan mestre den, er ikke et mål i sig selv. Vi bør i stedet stræbe efter at anvende vores tid bedre for at skabe et mere meningsfyldt liv. 6

7 Introduktion til målsætning Vores målsætninger er i realiteten styret af vore værdier. Vi anvender her begrebet værdier i betydningen det der er vigtigt for mig/os. Hvad end det drejer sig om arbejdslivet eller privatlivet, så er de mål vi sætter os et udtryk for noget, der er vigtigt for os. Det betyder, at hvis du ikke kender dine mål eller ikke ved, hvilke mål du skal sætte dig, kan du blot spørge dig selv: Hvad er vigtigt for mig i forhold til dette livsområde? Herved finder du frem til dine værdier, som du derefter kan omforme til mål og dermed give dem retning, præcision og operationalitet. Hvis du ikke ved, hvor du vil hen, ender du højst sandsynligt et helt andet sted. Frit fra Alice i Eventyrland Værdier har også en anden vigtig egenskab de motiverer os. Det der er vigtigt for os, er vi som regel også meget motiverede for at yde indsats for at opnå det. De færreste mål nås med et snuptag. De tager som regel tid - nogle endda lang tid - og kræver derfor vedholdenhed. Det betyder, at udover at målet konstant holdes klart for øje, skal man også kunne mærke lysten til, motivationen for at nå dette mål. Motivationen er en del af det brændstof, der giver os energi til fortsat at holde kursen og give fremdriften. En metode De fleste af os er klar over, at det er vigtigt at sætte sig mål så det gør vi. Men mange af os har sikkert også oplevet, at det over tid kan være svært at holde fast i målene. Man glemmer dem, de udviskes, man mister motivationen og når derfor ikke sine mål. Et typisk eksempel er nytårsforsæt, som man i løftet stemning får formuleret, og hvis man så til næste nytår kigger tilbage, viser det sig alt for ofte, at man ikke fik fulgt op på målene, og de gradvist gled over i glemmebogen. Hvem kender ikke til det? Der kan være forskellige årsager til dette, og én af dem er givetvis, at man ikke fik formuleret sine mål på en måde, så de var klare, entydige og operationelle. Vi vil i dette afsnit gennemgå en model, som du måske har stiftet bekendtskab med tidligere måske ikke. Vi har erfaring for, at den virker endda særdeles godt. Modellen kaldes SMART ØF. Mål og delmål Ikke alle mål har samme størrelse eller opererer med samme tidsfaktor. Der findes både lang- og kortsigtede mål. Sidstnævnte er ofte de letteste at nå, og fordi vejen til målet er relativt kort, er det også lettere at bevare gejsten og motivationen. Vedholdenheden og selvdisciplinen bliver heller ikke sat på de store prøver. Anderledes er det med større eller langsigtede mål. Her er afstanden til virkeliggørelsen af målsætningen betydeligt større, det kan være vanskeligt konstant at holde målet klart for øje, og såvel motivationen som vedholdenheden kan blive sat på alvorlige prøvelser. Derfor kan det være godt at opdele den lange vej til målet i nogle delmål. Definere en række milepæle, hvor man kan gøre holdt, kigge lidt tilbage og sige: Så nåede vi da hertil! for derefter at skue fremad mod det næste delmål. Delmålene tjener til at gøre vejlængden mindre og dermed mere overskuelig og overkommelig. Samtidig giver det at nå et delmål en 7

8 følelse af succes, at lykkes, hvilket giver ny energi og nyt gå-på-mod til at fortsætte mod det næste delmål, og dermed mod det endelige mål. Det er utroligt vigtigt at sørge for at få næring undervejs, for ellers går det ud over motivationen. At bryde større mål ned i delmål er en kunst, og delmål skal også være SMART ØF mål. Mål og delmål skal være nært forbundne. Det at nå dagens mål skulle gerne medføre, at der er større sandsynlighed for at nå ugens og månedens mål. Daglig gøren og laden er ofte kontrolleret af rutiner. Disse rutiner er forhåbentlig vores kortsigtede delmål. De fleste af os skriver dosmersedler over alt det vi skal nå de næste par dage eller uger. Det kan være en udmærket ide, så længe de leder frem mod de langsigtede mål. Vær målbevidst At fokusere på resultater er en nødvendig forudsætning for overhovedet at få styr på sin dagligdag. At sætte mål og arbejde målbevidst frem mod dem bør være en livsstil. Inden du holder et møde eller laver en opringning eller løser en opgave, bør du spørge dig selv, Hvilket resultat ønsker jeg at opnå? Hvis du ikke hele tiden tænker på denne måde, risikerer du meget hurtigt at løse opgaver på en uhensigtsmæssig og tidskrævende måde, der ikke nødvendigvis fører dig tættere på målet. Vi bruger det meste af vores tid til at håndtere opgaver og aktiviteter. Delvis fordi det er det, vi har lært, delvis fordi vi ofte formoder, at det leder et eller andet sted hen. Folk der fokuserer på klare (SMART ØF) mål har en tendens til at håndtere deres tid bedre og nå mere. Tid er liv liv er tid At opnå indflydelse på sit personlige liv betyder, at du er nødt til at spørge dig selv, hvilke mål du har, og hvilket liv du vil leve. Hvis du ikke stiller dig selv disse spørgsmål og søger svarene, kommer du let på slingrekurs eller driver blot med strømmen som en båd uden ror. Det er dit liv for kort til. En af grundene til at folk bliver stressede er, at de ikke føler, at de har tid nok. De halser af sted, så hurtigt de kan for at nå alle deres opgaver. De løber om kap med tiden et kapløb som de aldrig kan vinde. En vej ud af dette kunne være at opstille nogle klare mål og prioritere dem. Det vil virke som et filter, der kan si det væsentlige fra det uvæsentlige og skabe en prioriteret orden og rækkefølge, som opgaverne udføres i. Klare mål er magtfulde, fordi de bliver selvopfyldende. Det vil sige, at jo mere du fokuserer på dine mål, jo mere energi tilfører du dem. Derved trækkes du i retning af målene og øger således dine muligheder for at nå dem. 8

9 Introduktion til prioritering Prioritering betyder i alt sin enkelthed: At ordne efter fortrin, fastlæggelse af rækkefølge; rangorden. Mange mennesker har svært ved at prioritere fordi de føler at skiftende elementer påvirker den rækkefølge tingene skal gøres i. Der er gennem tidernes løb opstillet mange modeller for hvorledes man kan prioritere på en struktureret måde. Den mest brugte er Eisenhower princippet, som har set dagens lys i et utal af afskygninger og varianter. Modellen kan spores så langt tilbage som da General Eisenhower stod over for at ville invadere Normandiet. I denne gennemgang fokuserer vi på to sorterings kriterier: Vigtigt Haster Det er utrolig enkelt at prioritere i teorien. Du beslutter, hvad du vil, og hvilke opgaver og aktiviteter der skal til for at nå målet. Disse opgaver har topprioritet. Alle andre har ikke. Vi ved, at vi burde bruge vores tid til de vigtigste opgaver, dem der bringer os nærmere målet. Det er alligevel ikke altid, vi gør det. Ofte arbejder vi med opgaver, vi synes er sjove eller interessante. Det gør vi, selv om vi ved, at der er mere komplekse eller ubehagelige opgaver, der vil bringe dig hurtigere til målet. Problemet er alment menneskeligt. Vi gør oftest: 1. det vi synes er sjovt frem for det, vi finder kedeligt 2. det der går stærkt frem for det, der tager tid 3. det som er let frem for det, der er svært 4. det vi kan frem for det, der er nyt 5. det andre har pålagt os frem for det, vi selv har valgt 6. det der haster frem for det, der er vigtigt Bag 1 ligger bl.a. motivation Bag 2 ligger bl.a. ønsket om hurtige resultater Bag 3 ligger bl.a. angsten for at lave fejl Bag 4 ligger bl.a. angsten for det ukendte Bag 5 ligger bl.a. manglende evne til at sige "nej" Bag 6 ligger bl.a. dårlig planlægning Bag dem alle ligger mangel på prioritering Problemet er bl.a., at vigtige ting ikke altid skal laves i dag eller denne uge. Ting der haster derimod skal oftest gøres nu. Hvis hele dagen bliver fyldt med ting, der haster, bliver de vigtige ting i den sidste ende også hastende. 9

10 Introduktion til analyse De fleste af os tror, at vi har et rimeligt overblik over, hvor tiden blev af. Vi stoler på vores hukommelse og kan godt beskrive, hvad der er sket. Men når vi skal fortælle, hvad vi lavede i sidste eller forrige måned, så kan det være svært at forklare, hvor 22 arbejdsdage eller en weekend blev af. Adfærdseftersyn Hovedformålet med denne kategori er at skabe et grundlag for en bevist forandring. Hvis vi gerne vil hen til punkt B, er det rart at vide hvor punkt A er. Det er altså vigtigt at kunne identificere vores udgangspunkt. Det er vores vaner der bestemmer det meste af, hvad vi foretager os. Vaner kan enten arbejde imod eller med os. Det afhænger af vanen. Vi gør mange ting, uden vi i virkeligheden ved hvorfor. Der er ingen rationel forklaring på, hvorfor vi gør de ting, vi gør - vi følger den etablerede linie eller agerer udfra en holdning til at - sådan har vi altid gjort her i firmaet eller i vores familie. Utallige studier bekræfter, at selv om vi synes, vi ved hvor vores tid blev af, så er det svært at dokumentere. Det er derfor de fleste synes, at det er tiden, der styrer dem, frem for dem der styrer tiden. Før vi kan få en fornemmelse af, hvor tiden bliver af, må vi skabe et billede af, hvad vi rent faktisk går og bruger tiden til. Det er fristende at påstå, at andre misbruger vores tid. Det er nødvendigt at erkende, at vi har væsentlig lettere ved at ændre på os selv end at ændre på andre. Løsningen kommer altså indefra. Pointen er, at alt hvad du bruger din tid til, vil enten bringe dig tættere til dine mål eller vanskeliggøre fremdrift. Eller i værste fald bringe dig længere væk fra målet. Peter Drucker citeres for følgende: "Nogle gange beder jeg ledere, der roser sig selv af at have en god hukommelse, om at skrive ned, hvad de tror de bruger tiden til. Så låser jeg disse gæt inde i nogle uger eller måneder, og i mellemtiden noterer lederne, hvad de faktisk bruger tiden til. Der er aldrig nogen særlig lighed mellem gættene og de faktiske optegnelser" Selv folk der mener de har godt styr på deres tidsforbrug kan have nytte af at arbejde lidt med dette afsnit. 10

11 Introduktion til planlægning Mange bruger ordet planlægning for 2 meget forskellige discipliner. Planlægning er at beslutte, hvad der skal gøres. Skemalægning er at bestemme, hvornår det skal gøres. Planlægning er en måde at forberede sig mentalt på fremtiden. Alle kan blive enige om, at planlægning er vigtig. Det er de færreste, der rent faktisk bruger den tid de skulle. Mange påstår, at de ikke har tid til at planlægge. Planlægning er også en vane og kan blive en rutine på lige fod med andre opgaver. Mange af os undlader at planlægge, fordi vi er handlingsorienterede. Som et resultat af det, reagerer vi på det, der sker omkring os. Planlægning er nødvendigt for at begynde at agere. Planlægning er et forsøg på at få så meget kontrol over din tid som mulig. Husk, du kan ikke kontrollere alt. Mange ting er simpelthen uden for din kontrol. På den anden side, hvis du ikke tager fat om de ting, du rent faktisk kan kontrollere, vil det gå kraftigt ud over din effektivitet. Så er det lige meget, om du selv bestemmer 8 timer eller kun 1 time om dagen. 11

12 Introduktion til tidsplanlægning Ordet skemalægning kan virke fremmed for nogle mennesker. Det kan derfor med fordel erstattes med dagsplanlægning eller tidsplanlægning. Mange siger, at tidsplanlægning ikke er mulig. Det bliver alligevel ikke, som man har bestemt. Man kan ikke forudse, hvad der sker på en bestemt dag. Sandheden er, at mindst halvdelen af det du tidsplanlægger, højst sandsynligt vil blive gjort som besluttet. Jo mere du arbejder på det, jo bedre vil du blive til det. Tidsplanlægning er, som alt andet, en disciplin man bliver bedre til, hvis man øver sig. Tidsplanlægning er hemmeligheden bag det at få ting til at ske. Ting der er tidsfastsat, har en tendens til at blive udført. Planlægning er hensigten, tidsplanlægning er beslutningen. Gylden regel Skemalæg aldrig mere end max. 60 % af din tid. Reserver mindst 20 % af din tid til afbrydelser og andre 20 % til uforudsete ting. Den største fejl folk begår, i forbindelse med tidsplanlægning er, at de planlægger hvert eneste minut. Det er utrolig få, der kan disponere over al deres tid. Der er alt for mange ting, du ikke har kontrol over. Du skal vænne dig til at lægge tid ind til det uforudsete, når du tidsplanlægger dine opgaver. Alle ved, at de dagligt bliver udsat for utallige forstyrrelser, men meget få tager hensyn til det i deres kalender. Afsæt tid til dig selv Hvis du arbejder på kontor vil en endeløs strøm af afbrydelser hakke din tid op i små uproduktive enheder. Et konstant start/stop mønster vil forlænge den tid det tager at løse opgaven. Derfor er der mange der oplever, at de får en hel dags arbejde fra hånden mellem kl. 5 og kl. 6. Hvis du tidsplanlægger stille-tid eller møde med dig selv vil du opdage, at du kan få lavet en hel dags arbejde indenfor den normale arbejdstid, i stedet for i din fritid. Du kan måske finde et ledigt mødelokale, hvor du kan tage en B-opgave med. Dette er også et middel til at fjerne egne impulsafbrydelser. En times stille-tid eller møde med dig selv modsvarer ofte 3 timers normalt arbejde. Flyvende start Alle ved, at det er en god ide at komme i gang med det samme, men det er meget få der er gode til det. En god produktiv start er brændstoffet til en god produktiv dag. En dårlig eller sen start vil forfølge dig resten af dagen, hvor du skal forsøge at indhente det tabte. En flyvende start har mange fordele. Hvis du starter tidligere om morgenen, vil du opleve den samme effektivitet som om aftenen, når alle er gået. Skemalæg derfor hellere en tidlig morgen end en sen aften. Er man først oppe i omdrejninger, er man sværere at stoppe og forstyrre. På den måde sætter du tid i banken til dit bufferlager. Nøglen bag tidsplanlægning er at tro på, at der er en tid og sted for alt. Tidsplanlægning tillader dig at bestemme, hvornår det er passende at bruge tid på de forskellige opgaver. 12

13 Introduktion til afbrydelser Det er vigtigt at indse, at afbrydelser er en uundgåelig del af alles hverdag. Der er dog en del praktiske ting du kan gøre, for at mindske dem eller med andre ord - øge din personlige effektivitet gennem frigørelse af tid. Vi bruger mellem 45 og 90 sekunder til at opnå total koncentration om en opgave. Jo flere gange vi bliver afbrudt, jo sværere er det at genoptage koncentrationen. Hvis man der oveni, lægger den tid der rent faktisk går til med at håndtere selve afbrydelsen, skal der ikke mange afbrydelser til før det på årsbasis bliver til temmelig meget. Hvis vi nøjes med at se på selve afbrydelsen og ikke den tid der går med at håndtere afbrydelsen, vil alene den tid det tager at vende tilbage til opgaven ved bare 10 afbrydelser, være mere end 15 minutter om dagen. 15 minutter om dagen svarer til 1 time og 15 minutter om ugen eller hvis vi regner med 45 arbejdsuger - EN HEL UGE OM ÅRET. Analysér dine afbrydelser Den enkleste måde at reducere afbrydelser på er at skabe en oversigt over, hvad og hvem der rent faktisk afbryder dig. Skriv ned hvem eller hvad der afbryder dig, hvor længe og hvorfor. Prøv og se, om der er et mønster eller måske et 80:20 sammenhæng. Mange afbrydelser starter rent faktisk hos dig selv. Der findes utallige eksempler - du kommer pludselig i tanke om noget, du skulle gøre, du ser en seddel på dit bord med en besked eller en mindre opgave eller din opmærksomhed fanges af noget der sker eller bliver sagt i lokalet, hvor du sidder. Målet er at skabe de rammer og arbejdsforhold der sikrer, at du bevarer fokus på den igangværende opgave. Så notér indskudte tanker og gør det senere. Ryd din arbejdsplads for alle opgaver eller beskeder, du ved vil fange din opmærksomhed. Kræver opgaven ro find da passende omgivelser der sikrer, at du kan udføre opgaven uforstyrret. Bundt ting sammen Nogle afbrydelser er vigtige, medens de fleste ikke haster. Det er oftest rutineopgaver eller information, man lige så godt kunne have fået på et andet tidspunkt. Bed andre om at samle et antal afbrydelser sammen, for på den måde at fjerne et par stykker ad gangen. Hvis du ved, at du skal se en person senere på dagen, kan du selv samle dine afbrydelser sammen. Telefonen Telefoner er vigtige, det ved alle. Undersøgelser har vist, at ca. halvdelen af alle forretningssamtaler ikke handler om arbejde. Sig du er optaget, det vil meget hurtigt bringe samtalen til sagens kerne eller bed om at få lov til at ringe tilbage. Afsæt et fast tidspunkt til at afvikle et antal samtaler. Hvis du vil have fred og ro i en kortere periode, kan du koble dig af telefonanlægget. Du er nu ikke længere ledig, og folk vil ringe tilbage senere. Hyggen Vi har alle brug for at tale med hinanden og slappe af. Kommunikation og samvær er en organisations smøreolie. Det skal der ikke herske tvivl om. Det er graden, man skal være opmærksom på. Man kan godt skære lidt ned på hyggen uden at være asocial. 13

14 Kvaliteten af afbrydelser Det er med afbrydelser, som det er med opgaver. De kan inddeles i A, B og C- afbrydelser. Det er c-afbrydelserne, du skal tage fat i først. Prøv i en periode at vurdere kvaliteten i de afbrydelser du bliver udsat for. Gør eventuelt dine omgivelser opmærksom på de afbrydelser du finder relevante og vær med til at skabe grundlag for en positiv dialog omkring afbrydelser. Pas på du ikke forveksler opgaver med afbrydelser. En del af mange menneskers job er faktisk at blive afbrudt, at være tilgængelig. Det der er interessant er, om du har mulighed for selv at bestemme hvornår. Og ikke mindst, - hav respekt for andres tid, men husk også at rose for relevante afbrydelser. 14

15 Introduktion til møder Vi lever i en tid, hvor flere og flere mennesker anvender stadig mere tid på møder. At deltage i mange møder en nærmest blevet synonymt med at være betydningsfuld, at have indflydelse, at være involveret, at være en travl person. Hvor ofte har du ikke ringet et sted hen for at få fat i en person og fået at vide, at han eller hun er til møder hele dagen, men kan træffes i morgen! Det at mødes for at drøfte en sag eller et emne er principielt en god ting, der lægger op til en mere demokratisk, involverende og samarbejdende form for organisering og beslutningstagning, og som modsætning til en enevældig ledelsesform, er det langt at foretrække. Denne stigende mødeaktivitet kan således positivt betragtes som en tendens i retning af fladere ledelsesstrukturer, øget vilje til samarbejde og mere demokratiske beslutningsprocesser. På den anden side, kan møder også blive til en pseudodemokratisk formalitet, hvis ikke de har klart formål, indhold, reel indflydelse og tydelig ansvarsdelegering. Risikoen er, at vi ender med at møde os ihjel. Følgende skilt hang på væggen i et firma: Intelligens er ingen erstatning for information; Entusiasme er ingen erstatning for kundskab; Villighed er ingen erstatning for erfaring En dag havde nogen med nydelig håndskrift tilføjet: Og møder er ingen erstatning for fremskridt! Spild af tid Nogle mennesker påstår, at møder er den største enkelte tidsrøver, at mange møder er spild af tid. Men af alle de store tidsrøvere, er møder nok den letteste at gøre noget ved. Det kræver vilje, viden og en smule øvelse. Her er de oftest forekommende årsager til at møder anses for spild af tid: Intet klart formål Intet klart mål De forkerte mennesker er til stede For mange mennesker er til stede Ingen eller for dårlig forberedelse Ingen agenda/dagsorden Folk møder for sent Agendaen bliver ikke fulgt Starter ikke til tiden Slutter ikke til tiden Ingen resultater eller beslutninger Dårlig opfølgning Dårlig mødeledelse 15

16 Hvem er ansvarlig Hvis et møde er spild af tid, er alle deltagere ansvarlige. Mødeledelsen gør ikke sit job godt nok. Det gør mødedeltagerne heller ikke. Det kræver effektiv adfærd fra alle tilstedeværende at skabe et godt møde. Mødelederen bærer dog den største del af ansvaret. Forskellige mennesker reagerer forskelligt på at have ansvaret for et møde. Nogle ser det som en mulighed for at dominere andre. Andre bliver fanget af det sociale samvær, uden at skabe fremskridt. Andre bruger møder til at tage en pause. Hovedparten ønsker dog at udrette noget nyttigt, men ved ikke altid, hvordan de skal gøre det. Det er ironisk, at selv om alle ved, at møder er nødvendige i en organisation, så er det utrolig få eller slet ingen ressourcer, der er afsat til at lære folk at holde gode møder. I det efterfølgende vil vi gennemgå nogle retningslinier, der kan anvendes til at skabe konstruktive, produktive og effektive møder. 16

17 Introduktion til informationshåndtering Vi bliver konstant udfordret i vores bestræbelser på effektivt at håndtere de mange informationer der strømmer ind over os hver dag, i elektronisk eller papirbaseret form. De senere års hastige udvikling af IT-værktøjer til effektivisering af administrative arbejdsrutiner og kommunikationsprocesser har haft stor indvirkning på mængden af tilgængelig information og forbruget af papir. Udviklingen af de to områder har vist sig at være ligefrem proportionale, og alle hidtidige spådomme om det papirløse kontor er for længst manet i jorden. Papirets psykologi Informationer er nødvendige for at få ting til at ske. Mange af de informationer vi modtager dagligt, er papirbaserede. Papir er som mad, nok holder os i live, for meget gør os syge. Britiske forskere (Abigail J. Sellen og Richard H. R. Harper) har over en årrække forsket i papirets overraskende succes i en digital tid. Der er ifølge deres hidtidige resultater af forskningen flere årsager til papirets overlevelse. For det første har computeren endnu ikke kunnet byde på læsevilkår der overgår papirets. For det andet er der stadigvæk arbejdsprocedurer og kommunikationsprocesser hvor computeren endnu ikke har kunnet erstatte papirets evner og værdi. Den nye IT-teknologi har gjort hver mand til ejer af sit eget lille trykkeri. Med udbredelsen af billige printere er det blevet mere legalt at skrive rapporten ud på A4 for at foretage en nærlæsning eller for at sikre sig selv med en sikkerhedskopi af det skrevne. Men behovet for papir er ikke kun et spørgsmål om behagelighed. Det tynde A4 papir tilbyder også sine brugere en helt unik kreativ og anarkistisk måde at arbejde på. På papir kan man for eksempel krydslæse mellem to dokumenter, hvad kun besværligt lader sig gøre på en PC. Og så har papiret en magisk evne til at lade sig bruge, samtidigt med at man taler i telefon, deltager i et møde, ser fjernsyn eller surfer på nettet. Papirdyngerne vokser fordi vi ikke kan leve uden. Papiret er et vigtigt element i næsten al kommunikation og mængden stiger med en sådan hastighed, at det skaber overkommunikation. Alene i 2001 blev der således anvendt ca tons A4 papir i Danmark 1. Et stigende mængde af de informationer der kommer til os eller som vi søger i dag, er som udgangspunkt i elektronisk form. Gamle vaner og den psykologi der er tilknyttet papiret generelt gør, at vi alt for ofte printer informationerne ud på papir. Papir- og informationsvaner En af de mest afgørende konsekvenser af vores måde at håndtere informationer på er, at vi ofte håndterer samme information mere end én gang. Vi anvender ca. 30 % af vores arbejdstid på at finde og strukturere informationer Det er vigtigt at huske på, at papir og informationer kun er midler til at nå vores mål, og ikke målet i sig selv. Vi skal lære at håndtere informationer effektivt og primært koncentrere os om de vigtigste og mest relevante, nemlig dem der fører os mod vores mål. 17

18 Som så meget andet, er håndtering af papir og informationer et spørgsmål om gode og dårlige vaner. Det medfører samtidigt også, at vi lærer at tilegne os gode vaner og anvender systemer, der kan hjælpe os til mere effektivt at behandle (finde, læse, ændre, videreformidle), styre (sortere, strukturere, prioritere) og lagre informationer. Kunsten er derfor, dels at finde den rette balance og dels at finde metoder til løbende at forbedre vores håndtering af informationerne. Informationen bør smides væk, når du er færdig med at arbejde med det. Skulle du få brug for det igen, kan du jo altid gå til kilden. Vi kan lære at sortere det uvæsentlige fra det væsentlige og koncentrere os om det, der fører os frem mod vores mål. 18

19 Introduktion til delegering Delegeringens kunst har ændret sig væsentligt gennem tiden. Historisk set var delegering en vertikal proces. Oppe fra og ned gennem hierarkiets forskellige lag. Delegering fulgte den formelle organisation og har dybe rødder i militæret.. I relation til Personlig Effektivitets Profil falder kategorien i 2 meget forskellige vinkler. Re. a: a) En vinkel for dem der rent faktisk har ledelses ansvar b) En vinkel for dem der kun har sig selv at delegere til. Som leder er de primære årsager til at delegere, dels at optimere indsatsen og, dels at frigive ressourcer fra tidskrævende rutine opgaver, for der igennem at give dig mulighed til at koncentrere dig om de overordnede mål og vigtige opgaver. Den gammeldags opfattelse, at formel magt gav dig ret til at diktere hvad andre skulle gøre, og at de af den årsag rent faktisk gjorde det, er stadig udbredt. Det er muligt, at folk udfører arbejdet på grund af frygt, men det betyder ikke nødvendigvis, at de gør det godt. Delegering er et af de vigtigste værktøjer, når det drejer sig om at udvikle mennesker. Folk kan godt lide at få nye og spændende opgaver, blot det bliver gjort på den rigtige måde. Re. b: I dag, med større ansvar, fladere organisationer og mere selvbestemmelse er horisontal delegering blevet lige så vigtigt. Horisontal delegering betyder, at vi skal delegere til kolleger eller til andre, vi ikke har formel magt over. Vi skal altså bede andre om at gøre noget for os. Ordet be-legering ville derfor være mere passende. Ansvar og kompetence Der er en anden måde at betragte autoritet på, som kan være nyttig. Forestil dig, at du aldrig kan få mere magt over en person, end denne er villig til at give dig. Din autoritet eller magt afhænger altså af, hvad en anden person vil acceptere. Det betyder, at den eneste forudsætning for at kunne delegere/be-legere er, at den person du ønsker at delegere til accepterer dit ønske. Denne tankegang er speciel nyttig ved horisontal be-legering Prioritering versus delegering Delegering hænger tæt sammen med prioritering. Er det optimalt, at jeg gør dette nu, og er jeg den rette person til at udføre opgaven? Tidligere omtalte Eisenhower model (afsnit 5,3) kan også bruges som delegeringsværktøj. 19

20 Introduktion til udskydelse Udskydelse plager os alle. Flere planer er gået i stå, flere drømme er løbet ud i sandet og mere tid er blevet spildt på grund af sendrægtighed og udsættelse end nogen anden enkelt faktor. For mange mennesker, bliver udskydelse den snigende vane, der i sidste ende vil udvikle en konstant dårlig samvittighed. Uanset om vi kan lide det eller ej så er vi alle vanedyr. Når vi undlader at handle så hurtigt, som vi burde, er det normalt ikke fordi den pågældende opgave er meget vanskelig, men snarere fordi vi har fået for vane at udsætte, når det overhoved kan lade sig gøre. Udsættelses adfærd er sjældent knyttet til et bestemt område; som regel er det et indgroet adfærdsmønster Edwin Bliss: Getting things Done, The ABC s of Time Management Schribner s 1976 Udskydelser skaber ikke fremdrift Hvordan? Fremdrift kommer, hvis man koncentrerer sig om de virkelig vigtige ting. De ting der er nødvendige for, at nå målene. Udskydelse af de kritiske handlinger forekommer oftest. Det er sjældent det uvæsentlige vi udskyder. Hvis vi kunne lære at bytte rundt således, at det var de væsentlige ting, vi fik gjort, og de uvæsentlige vi udsatte, ville vores lykke være gjort. Hvad skaber udskydelse? Udsættelse rammer alle mennesker. Vi er alle offer for det på et eller andet tidspunkt. Udsættelse er; Når vi nusser med små opgaver i stedet for at tage fat i de store vigtige. Når vi rydder op på vores skrivebord, i stedet for at foretage den ubehagelige telefonsamtale. Når vi ser en tåbelig TV udsendelse, i stedet for at jogge, som vi havde lovet os selv. Den ekstra kop kaffe, i stedet for at gå tilbage til kontoret. Når du ringer til dine uproblematiske småkunder, i stedet for at forberede et salgsmøde med en mulig vanskelig stor kunde. Når du undviger en person, fordi du har dårlige nyheder til ham. Når du bliver væk fra kontoret, for at undgå at give en medarbejder en reprimande. Når du altid har vigtigere ting at tage dig til end at lege hule med dine børn. eller hvad der nu kan være kilden til din dårlige samvittighed. Det er symptomerne på udskydelse, smøl eller nøl. De 3 primære årsager til, at vi har en tendens til at udskyde ting der er ubehagelige ting der er vanskelige ting der involverer upopulære beslutninger Disse 3 ting er samtidigt dem, der bidrager mest til at nå dine mål. 20