Godkendelse af evaluering af implementeringen af sociale klausuler

Transkript

1 Punkt 8. Godkendelse af evaluering af implementeringen af sociale klausuler Borgmesterens Forvaltning indstiller, at byrådet godkender - de i sagsfremstillingen beskrevne anbefalede ændringer i retningslinjer og standardklausuler, - at standardklausulerne fremadrettet kan ændres administrativt på baggrund af løbende erfaringer og regelændringer, og - at kontrol af arbejds- og uddannelsesklausuler fremadrettet sker ved en ekstern leverandør, og at Magistraten godkender valg af leverandør. Beslutning: Anbefales. Tina French Nielsen, Mads Duedahl og Thomas Krarup kan ikke anbefale indstillingen, og har følgende udtalelse: "Det Konservative Folkeparti og Venstre kan ikke anbefale ordningen og ønsker, at der i stedet indgås partnerskaber med erhvervslivets parter." kl Side 1 af 5

2 Sagsbeskrivelse Byrådet besluttede på mødet den 12. maj 2014 (punkt 11), at implementere retningslinjer og standardklausuler for Aalborg Kommunes anvendelse af arbejds- og uddannelsesklausuler (herefter sociale klausuler) ved indkøb af bygge- og anlægsydelser, samt tjenesteydelser. Samtidigt besluttede byrådet, at der skulle foretages en evaluering af implementeringen af sociale klausuler af Erhvervsrådet og byrådet 1. halvår Retningslinjerne for de sociale klausuler er udformet ud fra Beskæftigelsesministeriets anbefalinger på området, samt under hensyn til de principper om saglighed, proportionalitet og ligebehandling Aalborg Kommune skal overholde som indkøber. Implementeringen af klausulerne er sket ved en revision af administrativ forskrift nr. 28 Arbejdsklausul ved indhentning af tilbud på bygge- og anlægsopgaver og tjenesteydelser, samt ved indførelse af administrativ forskrift nr. 36 Uddannelses- og praktikklausul ved indhentning af tilbud på bygge- og anlægsopgaver og tjenesteydelser. Begge administrative forskrifter indeholder retningslinjer for anvendelse af klausulerne samt en standardklausul, der skal tilpasses den enkelte kontrakt. Kopi af de administrative forskrifter og standardklausuler er vedlagt som bilag. Magistraten besluttede på mødet den 23. juni 2014 (punkt 11), at etablere et pilotprojekt med en ekstern kontrolenhed til at kontrollere leverandørers overholdelse af arbejds- og uddannelsesklausuler i aftaler med Aalborg Kommune. På baggrund af indhentede tilbud besluttede Magistraten den 1. december 2014 (punkt 11) at indgå aftale med PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab (herefter PWC) om udførelse af kontrol af kommunens leverandører i pilotprojektet. Pilotprojektet har været afviklet i perioden 1. februar 2015 til 1. februar Som en del af pilotprojektet blev det aftalt, at PWC skulle fremsende en afsluttende årsrapport med henblik på en evaluering af pilotprojektet som en del af evalueringen af implementeringen af arbejds- og uddannelsesklausuler. Årsrapporten er vedlagt som bilag. I forbindelse med opstarten af kontrolindsatsen i pilotprojektet blev de relevante kontrakter med klausuler indsamlet på tværs af forvaltningerne i primo 2015 og videregivet til kontrolenheden hos PWC. Herudover har forvaltningerne løbende i kontrolperioden frem til 1. februar 2016 fremsendt nye kontrakter med klausuler til kontrolenheden. Kontrolindsatsen i pilotprojektet er tilrettelagt som stikprøvekontroller ud fra en risikovurdering med kategorierne lav, mellem eller høj. Alle kontrakter, hvor risikoen er blevet kategoriseret som værende mellem eller høj, er blevet kontrolleret ved en skrivebordskontrol og/eller ved et kontrolbesøg. Kontrolbesøg er som udgangspunkt blevet udført som uanmeldt besøg, hvor det var muligt. Hvert kontrolbesøg er blevet fulgt op med en skrivebordskontrol og med et anmeldt kontrolbesøg, såfremt det blev vurderet hensigtsmæssigt. For hvert kontrolbesøg er der sket afrapportering fra kontrolteamet til den enkelte kontraktsansvarlige i Aalborg Kommune. Samlet set har kontrolenheden modtaget 48 kontrakter fra Aalborg Kommune. Alle kontrakterne har indeholdt arbejdsklausuler og 4 kontrakter har indeholdt uddannelsesklausuler. I de 4 kontrakter der indeholder uddannelsesklausuler er der samlet stillet krav om elev- og praktikpladser svarende til 9,4 årsværk af 1924 timer. PWC har i perioden udført kontrol på 36 kontrakter på 20 hovedleverandører. Det bemærkes hertil, at en kontrol på en hovedleverandør også omfatter dennes underleverandører. PWC har ikke fundet mistanke om bevidst og organiseret underbetaling. PWC har ved deres kontroller fundet flere anmærkninger. Alle anmærkninger er afklaret og udbedret i dialog med den enkelte leverandør. kl Side 2 af 5

3 Herudover har der - som en del af pilotprojektet - været oprettet en telefonisk hotline med en hjemmeside til håndtering anmeldelser om overtrædelser af kommunens sociale klausuler. Hotlinen har samtidigt været medarbejdernes mulighed for at få sparring og rådgivning på området. Som en del af opstarten på kontrolindsatsen afholdte Aalborg Kommune og PWC et dialogmøde med de leverandører, der kunne opleve at blive kontrolleret. Tilbagemeldingerne fra kontrolteamet omkring udførelsen af kontrolbesøgene og dialogen med leverandørerne har været positiv. Kontrolteamet har generelt oplevet, at leverandørerne var åbne og samarbejdsvillige, samt positive over for kontrollen. Årsrapporten indeholder anbefalinger til fokuspunkter i forhold til kontraktstyring i den enkelte kontrakt, samlet kontraktoverblik på tværs af forvaltningerne, kommunikation til leverandører, samt til ændringer i retningslinjer og standardklausuler. Pilotprojektet har løbende været fulgt af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Borgmesterens Forvaltning, By- og Landskabsforvaltningen og Miljø- og Energiforvaltningen. Anbefalinger og fokuspunkter På baggrund af årsrapporten og forvaltningens erfaringer i arbejdet med de sociale klausuler er der idet følgende samlet en række anbefalinger og fokuspunkter. Kontrolindsatsen Det er PWCs anbefaling, at der bør være en adskillelse af bestiller- og kontrolfunktion. Herudover peger PWC på, at en kontrol ved en uafhængig part sikrer faglig ekspertise og erfaring i kontrollen, samt objektive redegørelser ved overtrædelser. Forvaltningen er enig i disse betragtninger, og skal endvidere bemærke, at det på baggrund af pilotprojektet er erfaringen, at Aalborg Kommune ikke har de nødvendige kompetencer blandt medarbejderne til at udføre en effektiv kontrol. En adskillelse vil også medvirke til at sikre fokus på kontrolopgaven. Det vurderes endvidere, at det er en fordel for Aalborg Kommunes leverandører i kontrolsituationen at møde et fagligt kompetent og professionelt kontrolteam, idet leverandørerne ville skulle bruge færre ressourcer på kontrollen. Det skal dog bemærkes, at en tæt dialog mellem kontrolteam og kontraktsansvarlig altid vil være nødvendig. PWC anbefaler endvidere, at Aalborg Kommune løbende revurderer prioriteringen af kontrolindsatsen i forhold til risikovurderingen. Endvidere anbefaler PWC, at der holdes fokus på dialogen mellem den kontraktansvarlige og leverandøren med henblik på at identificere nye underleverandører hurtigst muligt. Retningslinjerne og standardklausulerne I forhold til retningslinjerne for anvendelse af arbejdsklausuler anbefaler PWC, at det præciseres i retningslinjerne og klausulerne, at leverandørens forpligtelser også gælder i forhold til vikarer og andre personer, der er underlagt leverandørens ledelsesret, samt at forpligtelsen gælder i forhold til de kollektive overenskomster, der er indgået af de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark. Retningslinjerne for uddannelsesklausuler indeholder beløbsgrænser, der knytter sig op på både lønsummen og den samlede kontraktsum. Erfaringen fra arbejdet med klausulerne i praksis viser, at de kontraktansvarlige har svært ved at bedømme lønsummen i udbudsfasen. Forvaltningen anbefaler derfor, at retningslinjerne ændres således, at lønsummen fjernes og beløbsgrænserne fremadrettet alene relaterer sig til kontraktsummen. PWC anbefaler, at standardklausulerne i højere grad ensartes i forhold til struktur, kronologi. Herudover har PWC en række anbefalinger til konkrete ændringer i standardklausulerne. Forvaltningen er enig i disse betragtninger, og skal hertil bemærke, at det vil være hensigtsmæssigt fremadrettet løbende at kunne ændre formuleringerne i standardklausulerne på bagrund af regelændringer og erfaringer med anvendelsen af klausulerne. kl Side 3 af 5

4 Sagen blev behandlet i Erhvervsrådet den 28. juni 2016 (punkt 3), der havde følgende bemærkninger: Erhvervsrådet havde ingen kommentarer til selve indholdet i evalueringen, men pointerede, at det er svært at trække ud, hvad konklusionerne af evalueringen er. Det blev foreslået at diskutere, om det med at skabe flere praktikpladser, kan gøres på en anden måde, eksempelvis gennem et fælles nordjysk partnerskab. kl Side 4 af 5

5 Bilag: Magistraten Administrativ forskrift nr. 28.docx Administrativ forskrift nr. 36.docx Standard arbejdsklausul.docx Standard udannelsesklausul.docx Aalborg Kommune - Kontrol af sociale klausuler - Årsrapport - April pdf kl Side 5 af 5