Projektbeskrivelser af projekter i handlingsplanen for Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi September 2011 Sammenhængende it og konkurence

Transkript

1 Projektbeskrivelser af projekter i handlingsplanen for Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi September 2011 Sammenhængende it og konkurence Side 1

2 Indhold: Projektbeskrivelse 6.1: Program for sammenhængende it uden monopoler... 3 Projektbeskrivelse 6.2: Konkurrence på monopolområderne... 8 Projektbeskrivelse 6.3: FLIS...12 Side 2

3 Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 6.1: Program for sammenhængende it uden monopoler KL, September 2011 Baggrund I dag er konkurrencen på det kommunale it-marked utilstrækkelig. En forbedring af situationen kræver styrket fælles indkøbskraft og en fælles rammearkitektur, som kommunale it-løsninger skal bygges ud fra. Derved mindskes risikoen for, at kommunerne, som i dag, betaler for den samme funktionalitet igen og igen. Behovet for at finde fælles løsninger er blevet forstærket efter salget af KMD. Kommunerne skal tage styringen med den fælleskommunale it-arkitektur og infrastruktur for at undgå, at fremtidige systemer bliver udviklet som silo-løsninger med begrænset genbrug af data og funktionalitet. En rammearkitektur er et stærkt redskab for kommunerne for at stille krav til leverandørerne om at anvende fælles it-komponenter og snitflader, så det samme arbejde ikke gøres flere gange. Kommunerne ønsker, at alle leverandører på markedet anvender den samme rammearkitektur for at sikre sammenhæng og genbrug af løsninger og løsningselementer. En større grad af genbrug betyder desuden, at tempoet for digitalisering i den kommunale sektor gradvist vil blive væsentligt højere end i dag. Som en del af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi iværksættes derfor et program med tre initiativer til at sikre, at de kommunale it-løsninger udvikles ud fra kommunernes ønske om øget konkurrence og større grad af genbrug og sammenhæng i udviklingen af it-løsninger. Tilsammen sikrer initiativerne, at en række af de politiske, strategiske og tekniske udfordringer på tværs af projekterne i den nye digitaliseringsstrategi, bliver behandlet i sammenhæng. Initiativerne er: - Projekt om rammearkitektur og servicekatalog - Projekt om sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel - Kommunernes it-arkitekturråd Nedenfor beskrives de tre initiativer. Programmet favner: Rammearkitektur og servicekatalog Projektet udarbejder en rammearkitektur, som beskriver de elementer (komponenter m.m.), der skal tilvejebringes for, at markedet kan bygge ydelsesløsninger ovenpå. I det omfang, der er brug for at specificere, udvikle og afprøve komponenter eller den praktiske anvendelse heraf, vil projektet gennemføre pilotprojekter og lignende. Side 3

4 Rammearkitekturen er den fælles byggeplade, som leverandørerne alle skal forholde sig til, bygge op imod og integrere til. Ud over at beskrive, hvilke dimser der skal fællesudvikles, beskrives også et sæt fælles byggeregler og principper, som sikrer de rette egenskaber i leverandørernes løsninger. Rammearkitekturen sikrer ensartethed og sammenhæng på tværs af fagsystemer og komponenter, uanset at de udvikles af forskellige leverandører. Rammearkitekturen udbredes gennem dialog og kommunikation med it-arkitekturrådet som en af de udførende aktører for så vidt angår formidling. Nogle af de første tværgående komponenter, der implementeres er Organisation, Klassifikation og Beskedfordeler, som er centrale fælleskomponenter. Rammearkitekturen skal danne grundlag for alle fremtidige fælleskommunale systemer. Rammearkitekturen er dynamisk, pragmatisk og obligatorisk retningsgivende for alle fælleskommunale og fællesoffentlige it-projekter samt som udgangspunkt også for større enkeltkommuners it-projekter, der har eller kan få relevans for de øvrige kommuner. Dynamisk, for at kunne tilpasse sig de reelle teknologiske udfordringer og muligheder. Pragmatisk, fordi håndhævelsen af rammearkitekturen skal være virkelighedsnær og operationel. Obligatorisk retningsgivende, for at sikre tiltro til kommunernes fælles opbakning. I de enkelte projekter kan det være nødvendigt at beslutte en afvigelse fra rammearkitekturen, for eksempel for at kunne opfylde et lovkrav til tiden. Nogen gange vil det tilsvarende vise sig, at rammearkitekturen ikke kan rumme samtlige udfordringer i det enkelte projekt. Hovedreglen er, at alle projekter orienterer sig mod rammearkitekturen og bidrager til den fortsatte vedligeholdelse og udbygning heraf. Afvigelser skal være velbegrundede og anvise en vej til opfyldelse eller tilpasning af rammearkitekturen på sigt. Et af de store monopolområder, som KOMBIT skal sikre kommer i konkurrence, er ydelsessystemerne. Derfor er der i første omgang særlig fokus på at skabe en samlet arkitektonisk ramme for kontanthjælpsområdet. I praksis vil der være et tæt tilbageløb af viden om de erfaringer, der opnås i aktuelle projekter, som tager udgangspunkt i rammearkitekturen, herunder Udbetaling Danmark og Digital Byggesagsbehandling. Derved styrker enkeltprojekterne rammearkitekturens operationelle funktionalitet. Sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel Projektet skal sikre den politiske og styringsmæssige opbakning til udbredelsen af standarder på sag- og dokumentområdet. Projektet skal bane vejen for KOMBIT s projekter generelt og styrke det politiske mandat i kommunernes forhandling med staten omkring bl.a. standarder på området. Ligeledes skal der afprøves løsninger og tilvejebringes forslag til en øget udbredelse af standarderne på sagog dokumentområdet blandt it-leverandørerne. Projektet rækker langt videre end ydelsessystemer og fokuserer på sag- og dokumentområdet generelt. Kommunalt it-arkitekturråd It-arkitekturrådet etableres som et rådgivende organ med deltagelse af kommunale chefer og en række permanente og ad hoc baserede arbejdsgrupper med deltagelse af it-arkitekter fra kommunerne og KL/KOMBIT s faste it-arkitektstab. It-arkitekturrådet tegner kommunernes fælles ramme for it-arkitektur og kan komme med indstillinger i forbindelse med politiske og strategiske beslutninger i både KL og KOM- BIT. Rådet skal eksempelvis kvalificere, operationalisere og kommunikere rammearkitekturen, arkitekturprincipper og fælles komponenter samt drøfte eventuelle afvigelser fra rammearkitekturen på baggrund af systematisk rapportering fra fælleskommunale, fællesoffentlige og i et vist omfang enkeltkommunale itprojekter. KL varetager i samarbejde med KOMBIT betjening af rådet og de tilhørende arbejdsgrupper. Side 4

5 Formål Der etableres en fælleskommunal rammearkitektur for den kommunale sektor. Kravene til it-løsninger som følge af rammearkitekturen vil blive konkretiseret i form af arkitekturbilag til KOMBIT s og kommunernes itkravspecifikationer og kontrakter, som godkendes af det kommende it-arkitekturråd. Herudover sikres, at it-leverandørerne har adgang til en fælles pulje af it-services og infrastruktur, som følge af, at KMD s infrastruktur ikke er tilgængelig for andre leverandører på markedet. Der etableres et kommunalt it-arkitekturråd, der skaber retningslinjer for fælleskommunal it-arkitektur og tilhørende arbejdsgrupper med kommunale deltagere, der bidrager til at kvalificere og operationalisere rammearkitekturen. Resultatmål Programmets hovedresultater er, inden for programmets første år: 1. Der er besluttet en fælleskommunal rammearkitektur, som beskriver, hvordan kommunernes itløsninger skal fungere sammen og hvordan opgaverne er fordelt mellem forskellige løsninger, infrastruktur m.v. i form af en samlet it-byplan (rammearkitekturen). 2. Der er besluttet en fælleskommunal it-styringsorganisation af rammearkitekturen, som kan træffe beslutninger om, hvilke it-løsninger, der skal udføre hvilke opgaver. Herunder er organisering og finansiering afklaret. 3. Der er besluttet en samlet indgang (eksempelvis en portal) for samarbejdet med it-leverandørerne. Her kan leverandørerne f.eks. finde arkitekturer, kravmateriale, lister over adgange til snitflader m.m. (servicekatalog). 4. Der er besluttet (for)projekter, der sikrer en etablering af de tværgående delelementer i rammearkitekturen, som mange eller alle fagsystemer skal kunne trække på. Herunder er styringskompetence og finansiering afklaret, ligesom det er sikret, at der er reelle brugere af hvert enkelt delelement. Der er afklaret en række essentielle forhold, som er væsentlige for at rammearkitekturvisionen kan føres ud i livet: Ejerforhold til de udviklede komponenter, kontraktforhold, driftsforhold og udviklings- og testmiljø for flere leverandører. Tidsplan 4. kvartal 2011 Udarbejdelse og politisk principbeslutning i KL s bestyrelse om fælleskommunal rammearkitektur som en generel it-byplan for kommunale it-løsninger. Der skal tages stilling til fælles styring af projektet. 4. kvartal 2011 Der er etableret et implementeringsprojekt på de centrale komponenter Organisation og Klassifikation. 4. kvartal 2011 Der er nedsat arbejdsgrupper, og der foreligger en detaljeret projektplan med formulerede mål for hvert delprojekt, med tidsplan, angivelse af roller og ansvar samt økonomiske estimater. 4. kvartal 2011 Der er etableret projekt for tilvejebringelse af komponenten Beskedfordeler. Side 5

6 4. kvartal 2011 Beslutning om etablering af fælleskommunal styringsorganisation for itarkitektur, herunder etablering af it-arkitekturrådet. 1. kvartal 2012 Der er dannet en governancestruktur for udmøntning af rammearkitekturen. 1. kvartal 2012 Der er gennemført mindst 1 forsøg (proof of concept), der fremmer rammearkitekturens og standardernes udbredelse. Flere forsøg med rammearkitekturen gennemføres i Der igangsættes en evaluering af it-arkitekturrådets resultater. 2. kvartal 2012 It-arkitekturrådet har publiceret en række normer, standarder og påbud til kommunerne, som tilsammen danner grundlaget for en fælles rammearkitektur for den kommunale sektor. 2. kvartal 2012 Mål og arbejdsplan for programmets videre afvikling fastlagt. 2. kvartal Rammearkitekturen udbygges og cementeres løbende. Det samme gælder sag og dokument, da det er afhængig af behovene i rammearkitekturen og løbende udvikles i forhold hertil. It-arkitekturrådet justeres, hvis evalueringen viser behov herfor. Den fulde tidsplan for programmet udarbejdes som en del af projektets første år. Ovenstående elementer beskriver derfor udelukkende aktiviteter et år frem i tiden. Økonomi Ved at sikre en fælles pulje af services og et fælles byggereglement for it-leverandørerne til kommunerne, har KL og KOMBIT forsigtigt vurderet, at der vil kunne spares omkring 100 millioner kr. pr. år. Der er naturligvis en vis usikkerhed forbundet med estimatet på nuværende tidspunkt. Besparelserne opnås dels ved, at de enkelte elementer kun bygges en gang og dels ved, at udviklingen baseres på de fælles kendte og anvendte standarder. Der er i vurderingen af besparelsespotentialet taget højde for, at der i en overgangsfase vil kunne forekomme dobbeltudgifter, da udfasning af tidligere løsninger ikke altid kan ske samtidig med ibrugtagning af nye løsninger. På sigt vil en kendt og klar rammearkitektur inklusiv intergrérbare kommunale og fællesoffentlige fælleskomponenter højne byggehastigheden i branchen og understøtte konkurrencen, samtidig med at kommunerne sikres fleksible og sammenhængende løsninger. Gevinsterne høstes dermed via de løsninger, der anvender rammearkitekturen. Realiseringen af rammearkitekturen er en forudsætning for, at gevinstpotentialet kan opnås og kommunernes mulighed for frigørelse fra monopolet. Organisering og beslutning Dele af programmet varetages af KOMBIT og andre af KL. Den overordnede styring håndteres af en fælles KOMBIT/KL-styregruppe, bestående af Ghita Thiesen (formand, Ø-CIA), Jakob Harder (Ø-CBI) og Peter Egelund (KOMBIT). It-arkitekturrådet består af medlemmer fra kommunerne, KL og KOMBIT. Side 6

7 Kontaktpersoner: Peter Thrane - programledelse (pth@kl.dk) og Pia Hansen sekretariatet for it-arkitekturrådet (phn@kl.dk), Center for It-arkitektur og Arbejdsgange. Morten Hass (mss@kombit.dk) og Mette Kurland (mek@kombit.dk), KOMBIT Rammearkitekturen. Side 7

8 Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 6.2: Konkurrence på monopolområderne KL, September 2011 Baggrund I dag er flere af de store kommunale ydelsesområder kendetegnet ved, at KMD de facto har monopol på itunderstøttelsen. Der er gevinster ved at konkurrenceudsætte de kommunale it-områder og bryde de eksisterende monopoler. Gevinster i form er lavere priser og bedre produkter. Men det vil kun lykkes at etablere sund konkurrence på monopolområderne, hvis alle kommuner samler indkøbskraften. Afhængigt af området vil der stilles fælles krav og/eller gennemføres fællesindkøb med et stort volumen. De fagområder, hvor KMD i dag har et it-monopol er: Kontanthjælp, enkeltydelser, personlige tillæg mv., Syge- og barselsdagpenge, Pension, Boligstøtte og Familieydelser samt Valg. Hertil kommer en række støttesystemer, som sikrer en sammenhæng i it-understøttelsen, bl.a. Sagsoverblik, Organisation mv., Udbetaling og Opkrævning, samt Grunddata om personer, virksomheder, og ejendomme (pt. kopiregistre). I dag koster disse it-løsninger tilsammen kommunerne mere end 1,3 mia.kr. om året. KL har ved salget af KMD sikret kommunerne en transitionsaftale, der lægger et loft over KMD s priser og garanterer et serviceniveau mv. i en årrække. Prisloft og servicemål udløber den 1. marts Klippekort til grænseflader udløber 1. januar KMD s forsyningspligt på monopolområderne udløber den 1. marts Da det vil tage op til 5 år at skabe reel konkurrence på hvert monopolområde, er det vigtigt at udbud sker snarest muligt, så der skabes reel konkurrence om it-opgaverne. KL bad i 2010 KOMBIT om at planlægge udbud af monopolområderne. KOMBIT har derfor iværksat en udbudsplan for de it-løsninger, hvor KMD i en årrække har været eneste leverandør, og som ikke overgår til Udbetaling Danmark: Kontanthjælp, enkeltydelser og personlige tillæg, Sygedagpenge, Ejendomsdata og Opkrævninger, Valg samt støtteløsninger (en ny rammearkitektur). De fleste projekter i udbudsplanen er allerede etableret og har påbegyndt analyse- og planfasen. Nogle it-løsninger skal nyudvikles, mens andre kan bygge på, at markedet tilpasser eksisterende produkter til kommunernes fælles krav. Samlet set forventes de største gevinster på kort sigt at komme fra prisfald ved konkurrenceudsættelse af nye it-løsninger. På længere sigt, efterhånden som der kan skabes opbakning til regelforenkling mv. kan Side 8

9 lettelserne for medarbejdere og borgere dog blive markante. Da gevinsterne ved konkurrenceudsættelse umiddelbart vil være størst, er strategien at gennemføre mest mulig digitalisering i de nye løsninger med de gældende regler og den eventuelle regelforenkling, som kan nås indenfor tidsplanen. KL og KOMBIT vurderer, at en fælles kommunal udbudsplan er den eneste realistiske måde at skabe konkurrence og løfte udbudspligten. Det skyldes, at det kræver omfattende kravspecificering og et betydeligt volumen af kommuner at gøre det rentabelt for andre end KMD at byde på opgaverne. KL har derfor i sommeren 2010 opfordret alle kommuner til at tilslutte sig udbudsplanen. Udbetaling Danmark har med ATP som operatør overtaget mere end halvdelen af opgaven med at skabe konkurrence på monopolområdet. ATP har ultimo maj 2011 fremlagt et udkast til udbudsplan for styregruppen for Udbetaling Danmark, der omfatter Barselsdagpenge, Pension, Familieydelser og Boligstøtte. Planen matcher den kommunale plan i KOMBIT, og projekterne i de to planer skal løbende koordineres for at sikre et monopolbrud. For at understøtte en sikker overdragelse af opgaver fra kommunerne til Udbetaling Danmark, og fordi det vil tage nogle år at skabe konkurrence, har lovgiver på monopolområderne valgt at lade Udbetaling Danmark køre videre på kommunernes it-kontrakter med KMD. Dette medfører, at kommunerne betaler regningerne for Udbetaling Danmarks anvendelse af systemerne. Kommunerne har derfor stor interesse i, at udbud på disse systemer kommer hurtigt i gang. På Udbetaling Danmarks områder er det ATP s ansvar at konkurrenceudsætte løsningerne. Formål Projektets formål er at skabe konkurrence på de områder, hvor KMD i dag er monopolleverandør. Dette skal ske ved gennemførelsen af KOMBIT s og Udbetaling Danmarks udbudsplaner for monopolområderne, der tilsammen skal skabe konkurrence på de områder, som er omfattet af Transitionsaftalen. Konkret skal projektet om konkurrence på monopolområdet og de underliggende projekter opfylde fire formål: Mere digitalisering lettelser for kommunale medarbejdere og for borgerne Lavere it-priser nyere konkurrenceudsatte it-løsninger forventes at være billigere Afløftning af udbudspligten kommunerne har behov for at afløfte udbudspligten på området Forsyningssikkerhed løsningerne er gamle, og KMD s forsyningspligt udløber marts 2018 Resultatmål 1. De nye it-løsninger på hvert område er mindst 25 % billigere end de gamle % af de kommunale brugere har oplevet lettelser som følge af de nye it-løsninger. 3. Alle kommuner har tilsluttet sig de fælleskommunale krav og eventuelle fælles udbud på hvert af monopol-områderne. 4. Mindst 3 forskellige leverandører har afgivet bud ved hvert udbud. 5. De nye løsninger i begge udbudsplaner er baseret på den fælles kommunale rammearkitektur. 6. Udbetaling Danmarks udbudsplan er fastlagt inden udgangen af 2011 og forløber planmæssigt (KL er ansvarlig for interessevaretagelsen overfor Udbetaling Danmark). 7. Der gennemføres mest muligt regelforenkling indenfor tidsplanen i de to udbudsplaner. Side 9

10 Målene nedarves fuldt ud til de underliggende løsningsprojekter mv. i KOMBIT og ATP. Det betyder, at disse mål gælder for hvert enkelt af de projekter, der igangsættes på monopolområderne. Hvert enkelt delprojekt fx projektet om kontanthjælp m.v. fastlægger endvidere detaljerede mål og succeskriterier. Tidsplan ATP forventes at offentliggøre en foreløbig tidsplan senere i Her følger en foreløbig skitse til tidsplan for projekterne for de faglige it-løsninger i den fælles kommunale udbudsplan i KOMBIT: Tidsplan for projekter i KOMBITs udbudsplan Foreløbig skitse de projekter, som er startet, er i gang med at udarbejde deres tidsplaner Projekt Erstatter Start Løsning(er) i drift Kontanthjælp, enkeltydelser, personlige tillæg, helbredstillæg, boliglån KMD Aktiv KMD Social Pension (kommunedel) KMD Boliglån Sagsoverblik KMD Sag (kommunedel) Ejendomsdata og opkrævninger ESR Sygedagpenge Dagpengesystemet (kommunedel) Valg KMD Valgudskrivning Udbud vedrørende erstatning for KMD s støttesystemer på monopolområdet gennemføres via det fælles kommunale projekt om Rammearkitektur. Gennemførelse af rammearkitekturen er en forudsætning for ovenstående plan se særskilt projekt herom i handlingsplanen for den kommunale digitaliseringsstrategi. Økonomi Udbudsplanerne i henholdsvis KOMBIT og Udbetaling Danmark og konkrete projekter herunder samt fælles offentlige tiltag er særskilt finansieret og indgår ikke i nærværende projektbudget, men har særskilte projektbudgetter og business cases. Finansieringsmodel vil blive afklaret projekt for projekt. I projekter, hvor kommunerne indkøber og får rettighederne til fælles it-løsninger, vil KOMBIT typisk lægge udviklingsomkostningerne ud, sådan at de afdrages af kommunerne i driftfasen. I projekter, hvor kommunerne alene skal løbe et marked i gang, fx via en rammeaftale, vil kommunerne typisk blot skulle dække KOMBIT s omkostninger til kravspec i- fikation og eventuelt rammeudbud, mens betaling for it-løsningerne afregnes med den it-leverandør, som kommunerne vælger. Udbetaling Danmark etableres ved lov således at ATP giver administrativ og teknisk bistand til opg a- vernes varetagelse. Det betyder at ATP s omkostninger inkl. udbud skal betales af kommunerne ge n- nem deres administrationsbidrag. Kommunernes administrationsbidrag og ATP s serviceniveau reguleres gennem bestyrelsen, som har kommunalt flertal. De forventede gevinster i hvert enkelt projekt fremgår af dette projekts specifikke resultatmål og succeskriterier. En opfyldelse af succeskriteriet om 25 procents reduktion af it-omkostningerne for alle KMD s monopolløsninger vil betyde en løbende årlig besparelse for kommunerne på mindst 300 mio.kr. Side 10

11 Organisering og beslutning Projektet organiseres i regi af KOMBIT med inddragelse af kommunerne og KL. Der henvises til Kommunerne har ansvaret for egne udbudsplaner. KOMBIT har ansvar for kommunernes fælles udbudsplan og fælles projekter heri (eksklusiv Udbetaling Danmark områderne) samt at transitionsaftalen efterleves. Det operative ansvar for gennemførelse og fremdrift på udbudsplanerne ligger hos henholdsvis KOMBIT og ATP. KL s rolle er at sikre de politiske rammer for gennemførelsen af de to planer. KL er ansvarlig for at formulere forenklingsforslagene og for interessevaretagelsen overfor staten. Hvert projekt i udbudsplanen får sin egen særskilte organisering, som sikrer en tæt involvering af kommunerne i hvert projekt. Organisering fastlægges i forbindelse med opstart af hvert projekt. KOMBIT er projektejer og udpeger projektleder for samtlige projekter under udbudsplanen. KOMBIT er dermed besluttende organ omkring projekterne for så vidt angår beslutninger, der påvirker finansiering af opgaverne. Men til hvert projekt bliver der nedsat en styregruppe ledet af kommunerne. Udbetaling Danmark har ansvar for udbud af it-løsninger på monopolområderne til deres opgaveløsning. Bestyrelsen for Udbetaling Danmark konstituerer sig den 1. november Bestyrelsen skal bestå af en formand og otte andre bestyrelsesmedlemmer. Formanden og fem bestyrelsesmedlemmer udpeges af Beskæftigelsesministeriet efter indstilling fra Kommunernes Landsforening, KL. Indtil den 1. november 2012 ledes institutionen af en styregruppe, som konstituerede sig den 20. december Der henvises til mark/ledelse/ledelse.htm Kontaktpersoner: Kjeld Romer Larsen (projektleder), (kml@kl.dk), KL, Center for Borgerbetjening og it-politik Morten Hass (projektleder for KOMBIT udbudsplan), (mss@kombit.dk ), KOMBIT Rasmus Edelberg (projektleder vedr. Udbetaling Danmark), (rae@kl.dk), KL s sekretariat for UDK Side 11

12 Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 6.3: FLIS KL, September 2011 Baggrund Staten er i stigende grad begyndt at udvikle redskaber, hvor de på kommunernes vegne definerer den lokale dokumentation rettet mod såvel borgerne som den lokale styring. Risikoen er, at redskaberne udvikles i sektorsiloer, samt at redskaberne udvikles med udgangspunkt i statslige styringsbehov i stedet for kommunernes behov. Der er behov for, at kommunerne sætter sig selv i spisen for udviklingen af redskaber, som skaber gennemsigtighed i den kommunale opgaveløsning Mange kommuner har i forbindelse med anskaffelsen af lokale ledelsesinformationssystemer oplevet udfordringer med at få adgang til data fra egne administrative systemer. Principielt ejer den enkelte kommune sine data, men data er ikke umiddelbart tilgængelige i en form, som uden større omkostninger kan viderebearbejdes og videreformidles som ledelsesinformation. Ved at gå sammen kan kommunerne udnytte stordriftsfordele i forbindelse med datakøb. Når kommunerne skal benchmarke sig med hinanden, er der den udfordring, at nationale statistikker ofte offentliggøres med en betydelig tidsforskydning og har en overordnet karakter, samt at kommunerne ingen mulighed har for at validitetstjekke egne tal. Der er behov for et mere effektivt benchmarkingsystem til kommunerne. KL, KOMBIT og en række kommuner har gennem de sidste par år arbejdet med udvikling af et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem (FLIS). Kort fortalt består FLIS af (1) en infrastruktur (FLIS-databasen), som giver kommunerne adgang til data fra egne administrative systemer, samt (2) et præsentationslag, hvor den enkelte kommune har mulighed for at udvikle og automatisk udsende skræddersyede rapporter til en given målgruppe med fast frekvens. FLIS giver kommunerne bedre og mere præcis ledelsesinformation på en række punkter: FLIS nøgletallene er aktuelle og opdateres månedligt. Med månedlig opdatering giver FLIS dermed adgang til tal langt hyppigere og hurtigere, end det er muligt via nationale statistikker. FLIS giver adgang til mere detaljerede nøgletal end noget andet system. Nationale statistikker har derimod ofte en mere overordnet karakter. FLIS ansporer kommunerne til større opmærksomhed på egen registreringspraksis herunder at udvikle en mere ensartet registreringspraksis. Kommunen får i FLIS adgang til beregningsgrundlaget for egne nøgletal. Den enkelte kommune kan således nedbryde sine egne nøgletal helt ned til rådataniveau og dermed effektivt validitetstjekke tallene. Side 12

13 FLIS giver både mulighed for benchmarking med andre kommuner (herunder mulighed for at sammenligne sig med kommuner med sammenlignelige rammevilkår) og benchmarking af kommunens egne institutioner. Derudover giver fælles indkøb af data stordriftsfordele, således at de enkelte kommuner får adgang til billigere data på FLIS-områderne. 81 kommuner (svarende til 82 % af den samlede befolkning) har på nuværende tidspunkt (august 2011) givet et bindende forhåndstilsagn om tilslutning til FLIS. I juni 2011 er opgaven med udvikling, vedligeholdelse og drift af FLIS blevet sendt i offentligt udbud. Ved årsskiftet vil den første release af FLIS efter planen være klar, og hele systemet ventes at være klar til release i foråret Kommunerne har givet tilladelse til, at FLIS-projektet må anvende deres data (uanset om de vælger at benytte FLIS). Den første generation af systemet vil indeholde tværgående data (økonomi, personale/fravær samt folkeregister) samt data for fagområderne folkeskole, udsatte børn og unge, voksne handicappede og ældre. Formål Et første formål med FLIS er, at kommunerne selv sætter sig i spisen for udviklingen af redskaber, som skaber gennemsigtighed i den kommunale opgaveløsning. Et andet formål med FLIS er at reducere omkostningen til at få adgang til egne data og gøre kommunen teknisk uafhængig af, om man har den ene eller anden leverandør af det administrative fagsystem. Et tredje formål med FLIS er at skabe et mere effektivt og validt benchmarkingsystem til kommunerne. Der vil typisk være forskelle på registreringspraksis fra kommune til kommune, og en mere langsigtet målsætning er derfor at sikre mere ensartede registreringer på tværs af kommuner i henhold til definitionerne af FLIS nøgletallene. FLIS kan ikke sikre ensartede registreringer, men kan gøre vejen dertil noget lettere, fordi den enkelte kommune får overblik over sin egen registreringspraksis. Resultatmål Projektets hovedresultat er at tilvejebringe et effektivt og validt benchmarkingsystem til kommunerne med adgang til relevante data. I første omgang bliver der tale om tværgående data (økonomi, personale og fravær) samt fagområderne folkeskole, udsatte børn og unge, voksne handicappede og ældre. Tidsplan Maj 2011 Juni til august 2011 August til september 2011 September 2011 Oktober 2011 Overblik over den samlede kommunale tilslutning til FLIS. Prækvalificering og tilbudsmateriale til leverandører. Nedsættelse af brugergrupper. Modtagelse af tilbud og evaluering af tilbud. Indgåelse af kontrakt med leverandør. November 2011-februar 2012 Udvikling/levering. Delleverance 1. Marts Delleverance 2. Side 13

14 Videreudvikling, drift og forvaltning. Økonomi KOMBIT har investeret i at etablere fælles definitioner, konceptmiljø, snitflader og aftaler med ITleverandørerne. Den årlige drift, herunder løbende betaling for snitflader og data hos IT-leverandørerne, vil udgøre ca. 30 mio. kr. Prisen for FLIS infrastruktur baserer sig på et engangsindskud i år 1 på kr. pr. kommune og en pris (licens) pr. fagområde (folkeskole, børn og unge, voksne handicappede, ældreomsorg og tværgående data) pr. indbygger pr. år. Prisen pr. fagområde er afhængig af hvor mange kommuner, der tilslutter sig FLIS. Jo flere kommuner, jo lavere pris. En tilslutning på 80 pct. af befolkningsgrundlaget svarende til ca. 80 kommuner giver eksempelvis en pris pr. fagområde på 1,24 kr. En kommune ( indbyggere) skal hermed betale knapt kr. i år 1 i licensudgifter. Ved fuld tilslutning er prisen i år 1: kr. i licensudgifter. De anførte priser er faste priser ex moms. Prisen for FLIS præsentationslag baserer sig på en årlig licenspris. Licensprisen afhænger af, hvor mange kommuner der tilslutter sig FLIS præsentationslag. Såfremt 49 kommuner (50 %) tilslutter sig FLIS præsentationslag, vil den årlige licenspris være kr , hvorimod prisen vil være kr , hvis 70 % af landets kommuner (68 kommuner) tilslutter sig. Organisering og beslutning Udviklingen af FLIS varetages af KOMBIT i samarbejde med KL. KOMBIT er formand for projektstyregruppen og har projektledelsen. KL s bidrag består bl.a. i at indgå i dialog med kommuner om kommunernes behov for nøgletal og data. Kontaktpersoner: Brian Jørgensen, projektleder, KOMBIT, bej@kombit.dk, Louise Tarp Thorgaard, KL s projektleder, ltr@kl.dk, Side 14