Organisationsbestyrelsesmøde. Mødet blev afholdt med følgende dagsordenen:

Transkript

1 Lyngby-Taarbæk Ældreboligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde Tirsdag den 31. august 2010 kl i fælleslokale beliggende Lyngby Hovedgade 50 D, 2. sal, Lyngby Organisationsbestyrelsesmøde Mødet blev afholdt med følgende dagsordenen: Organisationsbestyrelsesmøde Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Lyngby-Taarbæk Ældreboligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Bestyrelsens konstituering Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Boligselskabets budget Valg af kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Repræsentantskabsmøde Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskaber 2009 / Godkendelse af revisionsberetning Forelæggelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af revisor Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: John C. Hansen, formand Birthe Rasmussen Arne Filskov Christensen Kirsten Pontoppidan (Kommunen) Kaj Sørensen Uffe Frejdal (Domea) afbud Hanne Agersnap (Kommunen) Øvrige deltagere: Kjeld Skelmose, Domea P:\Kunder\10000 Lyngby Ældreboligselskab\Møder\Organisationsbestyrelse\ \10000 Orgmøde referat fra org.- repmøde doc

2 Domea Boligcenter København, den 9. september 2010 P:\Kunder\10000 Lyngby Ældreboligselskab\Møder\Organisationsbestyrelse\ \10000 Orgmøde referat fra org.- repmøde doc

3 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 14. september Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Lyngby-Taarbæk Ældreboligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Vedlagt. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: ingen fremmødte fra Domeas bestyrelse. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Kirsten Pontoppidan fortalte at der var planlagt styringsdialogmøde med kommunen den 27. oktober Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil John C. Hansen Formand Repræsentantskabet 2010 Birthe Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2011 Arne Filskov Christensen Medlem Repræsentantskabet 2010 Kirsten Pontoppidan Medlem Kommunen 2013 Hanne Agersnap Medlem Kommunen 2013 Kaj Sørensen Medlem Repræsentantskabet 2011 Uffe Frejdal Medlem Domea 2010 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at formand John C. Hansen og Arne Filskov Christensen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Side 3 af 10

4 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.5 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 31. august 2010 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Birthe Rasmussen Formand Repræsentantskabet 2012 John C. Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011 Arne Filskov Christensen Medlem Repræsentantskabet 2011 Kirsten Pontoppidan Medlem Kommunen 2013 Hanne Agersnap Medlem Kommunen 2013 Kaj Sørensen Medlem Repræsentantskabet 2011 Uffe Frejdal Medlem Domea 2010 Med Domea som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med formand. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med formand. Referat: Bestyrelsen valgte Birthe Rasmussen som ny formand, da John C. Hansen valgte at trække sig fra denne post. 3.6 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte regnskabet, men Kirsten Pontoppidan havde et forbehold. Kjeld Skelmose skulle undersøge hvad renteudgifter (mellemregning med Domea) nærmere indeholdt. Undertegnede har efterfølgende fundet ud af, at det er renteindtægter i afd under konto 202, som sendes fra Domea ind igennem selskabet og ud i afd Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. Side 4 af 10

5 3.8 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet. 3.9 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Lyngby-Taarbæk ældreboligselskab kan vælge op til 1 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 1 kredsdelegerede for 1 år. Referat: bestyrelsen valgte ikke at opstille nogen Kredsdelegerede Forvaltningsrevision Obligatorisk forvaltningsrevision i almene boligorganisationer blev indført i 1999 med det formål at skabe en vedvarende bevidsthed om omkostningerne og effektiviteten i boligorganisationernes virksomhed. Forvaltningsrevision skal dels øge gennemskueligheden og sikre en rationel drift i det støttede byggeri og dels styrke det offentlige tilsyn. Samtidig var og er indførelse af forvaltningsrevision et led i bestræbelserne på at styrke beboerdemokratiet og skabe større ansvarlighed i de enkelte boligorganisationers bestyrelser. Forvaltningsrevision skal betragtes som et ledelsesværktøj, der med udgangspunkt i målsætninger fastsat af ledelsen og i skriftlige forretningsgange skal sikre en intern styring af og kontrol med udviklingen i de almene boligorganisationer. Flere boligorganisationer i Domeas administration har gennem årene fastsat mål for forskellige forretningsområder, men af hensyn til overblikket, opfølgningen og revisionen finder Domea det anbefalelsesværdigt, at boligorganisationerne fremover så vidt muligt udarbejder og fastsætter sine mål efter et fælles koncept. I vedlagte standardkoncept lægges op til, at boligorganisationen fastsætter egne mål på en række områder, men i øvrigt lægger sig tæt op ad Domeas arbejde med eget målsætningsprogram. Konceptet omfatter målsætninger for: Organisation Beboerdemokrati Personalepolitik Side 5 af 10

6 Administration Udlejning og ventelister Økonomi Regnskaber, budgetter og vedligeholdelsesplaner Image Kontakt til pressen Køb af serviceydelser Indkøbspolitik Forretningsførelse Administrativ ledelse Med det foreslåede standardkoncept lever boligorganisationen på en enkel og hensigtsmæssig måde op til lovgivningens krav og omgivelsernes forventninger. Anvendelsen af Domeas standardkoncept for forvaltningsrevision er omkostningsfrit for boligorganisationen. Hvis boligorganisationen ønsker, at forvaltningsrevisionen skal omfatte andet og/eller mere end beskrevet i standardkonceptet, vil Domeas eventuelle merarbejde blive faktureret efter medgået tid. Det indstilles, at bestyrelsen forsat anvender Domeas standardkoncept for forvaltningsrevision og de målsætninger og handlingsplaner, som indgår i konceptet. Referat: Bestyrelsen godkendte standard konceptet for personalepolitik. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: bestyrelsen godkendte afdelingens årsregnskaber. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingens budget. 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer berammes for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Side 6 af 10

7 Ordinært Org. og repræsentantskabsmøde kl på Lyngby hovedgade 50 D, 2 sal Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen planlagde næste års organisations og repræsentantskabsmøde 6 Eventuelt Referat: intet under evt. Side 7 af 10

8 Repræsentantskabsmøde Deltagere fra repræsentantskabet: John C. Hansen, formand Birthe Rasmussen Arne Filskov Christensen Kirsten Pontoppidan (Kommunen) Kaj Sørensen Uffe Frejdal (Domea) Afbud Hanne Agersnap (Kommunen) Øvrige Deltagere: Kjeld Skelmose, Domea Domea Boligcenter København, den 9. september 2010 Side 8 af 10

9 7 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent Referat: Kjeld Skelmose blev valgt som dirigent. 8 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning, som anført i årsregnskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen. 9 Godkendelse af årsregnskaber 2009 / 2010 Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab og afdeling 1 for perioden 2009 til Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 10 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Revisionen af årsregnskab 2009/2010 har ikke givet anledning til forbehold. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsberetningen. 11 Forelæggelse af boligorganisationens budget Forelæggelse af boligorganisations budget for perioden 2011 til Det indstilles at tage orienteringen til efterretning. Referat: bestyrelsen tog budgettet til efterretning. 12 Behandling af indkomne forslag Referat: der var ingen indkomne forslag. Side 9 af 10 P:\Kunder\10000 Lyngby Ældreboligselskab\Møder\Organisationsbestyrelse\ \10000 Orgmøde referat fra org.- repmøde doc

10 13 Valg af formand Formand John C. Hansen er på valg for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand af organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: John C. Hansen trak sig fra posten som formand og Birthe Rasmussen blev valgt som ny formand for 2 år 14 Valg af bestyrelsesmedlemmer Af bestyrelsens medlemmer er følgende på valg: Medlem Arne Filskov Christensen. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger medlemmer af organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Arne Filskov Christensen blev genvalgt for 1 år. 15 Valg af revisor BDO ScanRevision er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen genvalgte BDO Scanrevision som revisor. 16 Eventuelt Referat: Intet under evt. Side 10 af 10 P:\Kunder\10000 Lyngby Ældreboligselskab\Møder\Organisationsbestyrelse\ \10000 Orgmøde referat fra org.- repmøde doc