Arbejdsfordeling mellem arbejdsgruppe og kommunen Kommunikationen til netværkets deltagere foregår gennem to kanaler:

Transkript

1 Foreningsnetværk i Odense kommune Følgende dokument indeholder en beskrivelse af målsætninger og formål med et kommende foreningsnetværk i Odense kommune samt en model for organiseringen af dets arbejde. Vision Foreningsnetværket er et samlingspunkt, hvor forskellighed omdannes til læring, hvor foreningernes erfaringer udveksles, og hvor uddannelse gennemføres til gavn for hele netværket. Foreningsnetværket er et talerør for et demokratiserende børne- og ungdomsforeningsliv, der skaber bedre vilkår for det frivillige foreningsarbejde i Odense Kommune og er med til at tydeliggøre dets værdi for Odenses indbyggere. Formålet med foreningsnetværket Foreningsnetværket skal arbejde for følgende målsætninger: 1. Udvikling - At skabe udvikling indenfor det ikke idrætslige foreningsarbejde Det gælder fx samarbejde om kurser, events og rekruttering med en bred vifte af samarbejdspartnere fx Odense Kommunes fritidsforvaltning. Ressourcestærke foreninger kan i netværket medvirke til at løfte og styrke foreninger med få ressourcer. 2. Inddragelse - At sikre at de ikke idrætslige foreninger inddrages og høres i sager, der har betydning for foreningslivet Det gælder som sparringspartner for kommunen, når denne udvikler politikker og tager tiltag på foreningsområdet, samt som sparringspartner for fx folkeoplysningsudvalget (herefter FOU) og Børne- og Ungesamrådet (herefter BUS). 3. Synlighed - At skabe positiv synlighed omkring foreningsarbejdet Netværket skal udbrede viden om værdien af foreningsarbejdet fx via deltagelse i offentligheden. 4. Kommunikation - At forbedre kommunikationen mellem foreningerne i netværket og samfundet Netværket skal fx i samarbejde med fritidsforvaltningen, FOU og BUS sikre, at informationer, der er relevante for det samlede foreningsliv indsamles og udsendes til alle børne- og ungdomsforeningerne indenfor netværket. Struktur Foreningsnetværket samles til et årligt stormøde for alle de ikke-idrætslige børne- og ungdomsforeninger i kommunen, der ønsker at deltage. Netværket repræsenteres frem til næste stormøde af en arbejdsgruppe valgt blandt deltagerne. Stormødets funktion Stormødet afholdes hvert år i februar måned på en hverdagsaften fra kl , hvor årsberetning fra sidste års arbejde præsenteres, og foreningernes udfordringer og fremtidsønsker for det kommende år kortlægges. Formålet med stormødet er at skabe netværk og samarbejde mellem de ikke-idrætslige børne- ungdomsforeninger i Odense Kommune. Stormødet vælger en arbejdsgruppe og laver et udkast til arbejdsgruppens arbejdsprogram for det kommende år fx via workshops. 1

2 Stormødets sammensætning og målgruppe Foreningsnetværket består af alle de ikke idrætslige foreninger, der møder op til stormødet, og arbejdsgruppen kan desuden løbende inddrage nye medlemmer arbejdsåret. Netværket er åbent for alle ikke-idrætslige foreninger, men som vejledende retningslinjer bør foreningerne leve op til følgende kritierier: 1. De er idébestemte eller samfundsengagerende foreninger. 2. De driver primært børne- og ungdomsarbejde eller har en selvstændig børne- og ungdomsafdeling. 3. De er demokratisk opbygget og styret. 4. De er åbne for alle, som tilslutter sig foreningens formål. 5. De har deres virke i Odense Kommune. Arbejdsgruppens funktion Arbejdsgruppen holder ca. 4 møder årligt og kan evt. inddeles i undergrupper, der arbejder med et fokusområde eller projekt, fx fritidsportalen eller fritidsspilfordelere. Desuden kan medlemmer af arbejdsgruppen deltage i eksterne møder fx med kommunale udvalg eller netværk som BUS og SIKO (Samvirkende Idræts-Klubber i Odense). Arbejdsgruppen prioriterer, hvad de vil fokusere på ud fra de inputs, som de har fået fra stormødet, og de input, som de får i løbet af arbejdsåret omkring foreningernes udfordringer. Den afgående arbejdsgruppe overdrager ansvar og opgaver til den nyvalgte arbejdsgruppe og understøtter, at de får afholdt første møde. Arbejdsgruppen vælger selv en ordstyrer og en referent. Arbejdsgruppens medlemmer kan genopstille fra år til år, men for at sikre kontinuitet mellem den afgående og den nyvalgte arbejdsgruppe, kan et eller flere medlemmer af arbejdsgruppen også fortsætte som mentorer for den nye arbejdsgruppe. Det indbefatter, at de deltager på de planlagte møder men ikke (nødvendigvis) tager del i underarbejdsgrupperne eller er med til at igangsætte projekter mm. Arbejdsgruppens sammensætning Arbejdsgruppen består af 5-10 personer, der formentlig er aktive i foreningslivet. De melder sig frivilligt, men det efterstræbes, at arbejdsgruppen består af mindst en repræsentant fra hver af nedenstående foreningsgrupper: Uniformerede børne og Ungdomskorps (spejdere, FDF og DUI leg og virke) Politiske ungdomsforeninger Religiøse foreninger Humanitære og internationale foreninger Kulturelle foreninger og øvrige foreninger Arbejdsfordeling mellem arbejdsgruppe og kommunen Kommunikationen til netværkets deltagere foregår gennem to kanaler: 1. Arbejdsgruppen indsamler en mailliste via stormødet, hvorigennem de udsender oplysninger om det løbende foreningsarbejde til netværkets deltagere. Maillisten suppleres løbende med nye adresser. 2

3 2. Kommunen udsender deres nyhedsbrev, og arbejdsgruppen er behjælpelige med at anbefale oplysninger og arrangementer, der skal udsendes via nyhedsbrevet, og med at formidle relevante adresser til foreningsaktive, der skal modtage nyhedsmailen. Nedenfor gennemgås de opgaver, som henholdsvis arbejdsgruppen og kommunen skal varetage. Flere af opgaverne kan henlægges til en koordinator, hvis der på sigt kan finansieres en sådan. Arbejdsgruppen skal påtage sig følgende opgaver: Stå for indholdet på det årlige stormøde (oplæg, workshops og afvikling). Være en sparringspartner for kommune og centrale netværk som FOU og BUS fx omkring kurser og udviklingsprojekter. Arrangere eller formidle kontakten om kommunale og netværksbasserede projekter fx fritidsspilsfordelerne, foreningsdage mm. Være kontaktled mellem kommunen og foreningerne i netværket i henseender, hvor det er hensigtsmæssigt. Følge med i eventuelle relevante ændringer i kommunen og orientere foreningerne i netværket om dem (måske via kommunens nyhedsmail) Kommunen skal påtage sig følgende opgaver: Stå for det praktiske omkring det årlige stormøde (mødelokale, forplejning og evt. invitationer og indkaldelse). Facilitere at arbejdsgruppen kan være med til at arrangere mindre kurser og udviklingsaktiviteter til gavn for hele Odense Kommunes foreningsliv (foreløbigt i 2010). Aktivt inddrage arbejdsgruppen evt. ved at fritidsforvaltningens konsulenter inviterer dem til møder samt sparrings/referencegrupper, når der er relevante emner, som netværket skal involveres i. Understøtte kontakten til de foreninger, som ikke deltager under stormøderne, og følge op på, hvilke udfordringer de har, og om de kan hjælpes. Lave nyhedsmail for at sikre information og synlighed (Kommune og arbejdsgruppe skal samarbejde om, at så mange relevante foreningsaktive som muligt modtager nyhedsmailen og at relevante informationer viderebringes). Bakke arbejdsgruppen op både med en fast kontaktperson og i forhold til møde og netværksaktiviteter (lokaler, let forplejning og ad hoc aktiviteter). Indflydelsesmuligheder Netværket og arbejdsgruppen har følgende indflydelsesmuligheder: 1. Som sparringspartner til kommunen, FOU og BUS 2. Organisering af aktiviteter i samarbejde med eksempelvis kommunen fx foreningspakken. 3. Som initiativtager til aktiviteter på tværs af netværkets foreninger, der tydeliggør foreningslivet og dets værdi, fx havnekulturfestivallen, Fjordens dag, Blå mandag og kommunens sommerferieaktiviteter. 4. Som talerør til og fra netværkets foreninger om emner, der berører de ikke idrætslige foreninger i Odense. 3

4 Finansiering Organiseringen af arbejdsgruppens og stormødets arbejde kan understøttes via følgende kilder: 1. Kommunen 2. FOU 3. DUFs IS midler 4. Anden fundraising Fremtidige ønsker for arbejdsgruppens virke Arbejdsgruppen vil arbejde for, at: der på sigt findes finansiering til en koordinator for arbejdsgruppen. der gennemføres en analyse af foreninger (udfordringer, interesser og samarbejde). der oprettes en permanent pulje med kursus- og udviklingsmidler, som arbejdsgruppen kan anvende til gavn for stormødets medlemmer. der afsættes et beløb til arbejdsgruppen, som fx kan anvendes til at arbejdsgruppen tager på et internat efter nedsættelse, hvor de kan arbejde med de problemstillinger, som stormødet har taget op. 4

5 Organisationsdiagram for foreningsnetværket: 5

6 Udkast til årsplan for arbejdsgruppen Nedenstående er et forslag til en arbejdsplan for den af stormødet nedsatte arbejdsgruppe. Den er baseret på fire årlige møder og en struktur, der inkluderer ad hoc -projektgrupper. Den bør læses fra februar (stormøde) og et år frem. Januar Februar Marts 4. arbejdsgruppemøde: Planlægning af stormøde. Årsberetning. Forberede overdragelse af opgaver/projekter. Stormøde Ny arbejdsgruppe vælges/nedsættes 1. Arbejdsgruppemøde: Konstituering. Fordeling af opgaver. Måske nedsættelse af projektgrupper. April Maj 2. Arbejdsgruppemøde: Status på projekterne. Juni Juli August September Oktober 3. Arbejdsgruppemøde: Status på projekterne Overordnet planlægning af stormøde: tid, sted og indbydelse. Forberede afslutning på projekterne. November December 6