PSYKISK APV PÅ AU. Temamøder for AMO, SU og HR januar 2013, Aarhus, Emdrup og Foulum

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET JANUAR 2013 PSYKISK APV PÅ AU Temamøder for AMO, SU og HR januar 2013, Aarhus, Emdrup og Foulum Karina Krogsdal-Wogensen Karin Rosengaard Pedersen Iben Albæk Skrydstrup Lars Asmussen Anders Kragh Moestrup Jacob Søndergaard Jensen Eva Damsgaard Nielsen UNI VERSITET

2 Program A. Rammesætning Velkomst Lovgivning Pointer og erfaringer fra sidste APV B. Eksemplariske planlægnings og opfølgningsforløb Kort oprids af pointer og indhold i: Proces og formidling (bilag 6) Drøftelse af holdninger og udfordringer ud fra cases (Cases, bilag 2) Læsning af resultater og udvælgelse af indsatsområder (bilag 3) Fra resultat til handleplan(er) (bilag 4 og 5) PAUSE C. Workshop: Man går hen til det tema man ønsker at blive klogere på Læsning af resultater og udvælgelse af indsatsområder (jf. Bilag 3) eller Fra resultat til handleplan(er) (jf. Bilag 2, 4 og 5)

3 AARHUS UNIVERSITET OPFØLGNING PÅ APV TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

4 AARHUS UNIVERSITET SAMTIDIGHEDSPRINCIPPET Samtidighedsprincippet hævder, at forandring sker det øjeblik, vi stiller et spørgsmål [ ] det indebærer, at undersøgelse og forandring er simultane; at undersøgelse er forandring og måske det mest effektive middel til forandring (Whitney & Trosten-Bloom, 2003) TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

5 AARHUS UNIVERSITET VOKSE ELLER KRYMPE? TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

6 Psykisk APV 2012/2013 APV, Arbejdsmiljøloven og Samarbejdsaftalen

7 Krav til en APV skriftlig og tilgængelig for medarbejdere Ifølge Arbejdsmiljøloven skal: APV en være skriftlig. APV en forefindes i virksomheden og være tilgængelig for ledelse, medarbejdere og Arbejdstilsynet. Den enkelte virksomhed må selv vælge de metoder og redskaber, som den vurderer, vil virke bedst. Ledelsen inddrage arbejdsmiljøorganisationen eller medarbejderne i APV processen (planlægning, gennemførelse samt opfølgning). NB! Arbejdstilsynet efterspørger APV en, når de kommer på tilsyn på de enkelte hovedområder, institutter, områder mv.

8 APV opfølgning kræver samarbejde Samarbejdsaftalen 2011: Samarbejdsudvalget skal drøfte systematisk opfølgning på den lovpligtige arbejdspladsvurdering. Eventuelle initiativer eller indsatser koordineres med arbejdsmiljøudvalget. Ansvaret for APV i forhold til Arbejdstilsynet er placeret hos ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen

9 Ifølge Arbejdsmiljøloven Skal en arbejdspladsvurdering mindst revideres hvert tredje år samt ved ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser, der har betydning for arbejdsmiljøet. Selvom AU gennemfører en fælles APV for hele AU hvert tredje år, kan det være nødvendigt, at hovedområder, institutter, VD områder mv. selv reviderer eller gennemfører en ny APV i mellemtiden.

10 Hvordan revideres en APV? Der er ikke krav til, hvordan arbejdsmiljøforholdene skal kortlægges (arbejdsmiljøproblemers art, alvor og omfang). Kortlægningen kan for eksempel ske ved hjælp af spørgeskemaer, men kan også kortlægges igennem samtale med medarbejderne enten enkeltvis eller i mindre grupper.

11 2009 APV Hvad lærte vi af APV 2009?

12 Hurtige facts Proces Decentral bearbejdning af personalelister Dataindsamling fra 4. marts til 2. april 2009 Rapporter afleveret 15. maj Inviterede: 3000 TAP og 3000 VIP 77 procent svarede Omfang af analyse 1 samlet AU rapport 10 fakultetsrapporter 1 teknisk rapport 751 sider 592 tabeller/figurer 86 institutter/centre

13 Spørgeskemaet 2009 (AU modellen) Fusion Ledelse på fire niveauer Klassisk APV Særlige vilkår på et universitet Tidsskema Skelnen ift. personalegrupper

14 Dataindsamlingen Første påmindelse Første udsendelse Anden påmindelse Første og anden rykker Takk Svar pr dag

15 Analysestrategi 2009 Vigtigste faktorer Hvad er vigtigst for trivsel? Lineær regression Vigtigste faktorer først Benchmark Mellem fakulteter Mellem institutter Ikke benchmark ift. landsgennemsnit Medarbejdergrupper VIP (phd, adjunkter, lektorer, professorer) TAP (administration, vedligeholdelse, IT, laboranter) Kvinder og mænd, leder og ikke leder, AC TAP Anonymitet En tillidssag Konflikt med den fysiske APV Grænse på 7 og 15 Rapportering Andele frem for gennemsnit Tal taler ikke for sig selv Nedbørstabeller, figurer, tabeller (eksempler på de næste slides)

16 De vigtigste faktorer for trivsel på AU i 2009 Interesse At finde arbejdet interessant Relation til kolleger Socialt: At have imødekommende kollegaer. At føle sig som del af et større socialt fællesskab Fagligt: Villighed til at samarbejde og give feedback Ledelse Anerkendelse og dygtighed Stress, ensomhed og udkørthed En ledelse som melder klart ud i god tid En ledelse som er lydhør over for medarbejdernes synspunkter En ledelse som anerkender og påskønner veludført arbejde At godt arbejde bliver anerkendt i enheden At man føler sig dygtig og kompetent til sit arbejde Fravær af stærke stress symptomer Fravær af ensomhed Fravær af udkørthed

17 Styrker og udfordringer for trivsel 2009 Styrker Stort engagement, interesse og subjektiv kompetencefølelse Karrierelivsform Lang arbejdsuge og skæv arbejdsfordeling accepteret som grundvilkår Stor indflydelse på tilrettelæggelsen af opgaver Udfordringer 24 procent føler sig Altid eller Ofte udkørt 32 procent af VIP oplever Altid eller Ofte, at arbejdet går ud over privatlivet Ønske om mere tydelig og lydhør ledelse på områdeniveau Chikane og mobning

18 Nedbørstabel 2009(et eksempel) Hele SAM HIH Stats. Økonomi Jura Psyk. III. Relationer til kollegaer ( i meget høj grad + i høj grad + delvist ) Mine kollegaer er imødekommende /99 Jeg føler mig på min arbejdsplads som en del af et større socialt 84 fællesskab 1 81/89 I min enhed er vi gode til at samarbejde omkring løsningen af 85 opgaverne 1 82/91 I min enhed er vi villige til at lytte til andres opgaver og give konstruktiv 86 feedback 1 83/92 Der er et godt samarbejde mellem VIP personalet og TAP personalet i 89 min enhed 1 88/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /75

19 Pointer og erfaringer Dataindsamling Det betaler sig at rykke mere end to gange og gennem flere kanaler Høj svarprocent giver legitimitet Anonymitet, en tillidssag Analyser Kvalitet bliver taget alvorligt. APV med et teoretisk og statistisk fundament. Alle tallene lægges på bordet Procentsatser vs. gennemsnit Analyser på det niveau, hvor ansvaret for handling ligger Opfølgning Opbakning fra øverste ledelse, grundig orientering af institutledere forud for processen Ansvar for opfølgning hos dekanerne Økonomiske og faglige ressourcer Aktivearbejdsmiljø og samarbejdsorganisationer

20 Ændringer i APV 2012 Ny organisation med fire fakulteter og en stor administration Et kortere spørgeskema, der er blevet til på grundlag af mange bidrag under høringer og fokusgruppeinterviews Kun elektronisk rapportering AU HR arbejder for at give input til en eksemplarisk proces og opfølgning Ledelsen, samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationen skal koordinere deres arbejde med opfølgningen på APV en

21 Proces og formidling

22 Flere processer i én Fælles AU APV proces ADM ARTS BSS HE ST

23 Procesplaner Hvordan håndteres og formidles processerne bedst muligt? Procesplanerog evt. kommunikationsplaner på hhv. hovedområde og institutniveau Bilag 6 er et eksempel på en procesplan, som kan udbygges, så den: Indeholder deadlines for handlingsplaner fra niveauet under og for afsendelse af handlingsplan til niveauet over Er afstemt med udvalgenes mødekalendre Er koordineret ift. Årlige lovpligtige arbejdsmiljødrøftelser

24

25 Kommunikation og formidling Medarbejderne skal have klarhed over: Hvad sker der efter d 21/2? Én til én snak Procesplan på hjemmesiden Mails fra ledelsen / drøftelser på møder

26 Drøftelse af holdninger og udfordringer

27 Drøftelse af holdninger Drøftelse af cases i bilag 2 Chikane Mobning Arbejdsbyrde Samarbejde Trivsel Søge inspiration i katalog, som offentliggøres inden d. 21/2. Kataloget giver forskellige bud på, hvordan forskellige problemstillinger kan løses.

28 Sæt alle perspektiver i spil Ledelse Arbejdsmiljø Mobning Samarbejde HR

29 IGLO modellen I INDIVID hvordan bidrager du G GRUPPE hvordan bidrager i sammen L LEDELSE hvordan bidrager lederen O ORGANISATION hvordan bidrager instituttet/ universitetet

30 AARHUS UNIVERSITET JANUAR 2013 PSYKISK APV PÅ AU Læsning af APV rapporterne UNI VERSITET

31 AARHUS UNIVERSITET DIALOG OM RESULTATERNE Skridt 1: Valg af læsning(er) Skridt 3: Valg af metode(r) Skridt 2: Hvad ønsker vi at opnå? TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

32 AARHUS UNIVERSITET DIALOG OM RESULTATERNE Skridt 4: Gennemføre opfølgning Skridt 5: Evaluere på effekten Skridt 6: Afrunding eller yderligere opfølgning TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

33 AARHUS UNIVERSITET LÆSNING 1: DEN KLASSISKE TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

34 AARHUS UNIVERSITET LÆSNING 2: DE LAVTHÆNGENDE FRUGTER TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

35 AARHUS UNIVERSITET LÆSNING 3: AI-TILGANGEN TEMAMØDER: PSYKISK APV JANUAR

36 Psykisk APV 2012/2013 Fra resultat til handleplaner HANDLEPLAN 36

37 Den overordnede procesplan Februar 2013 Afrapportering af resultater den 21. februar Dialogmøder og handlingsplansarbejde iværksættes på alle ledelsesniveauer (LAMU, FAMU/AAMU og LSU, FSU/ASU samt HAMU og HSU) 2. eller 3. kvartal 2013 Handlingsplanarbejdet evalueres skriftligt på alle ledelsesniveauer 3. eller 4. kvartal 2013 AU HR igangsætter evaluering af projektet og påminder om den lovlige Årlige Arbejdsmiljødrøftelse på vegne af HAMU HANDLEPLAN 37

38 Drøftelse af rapporterne dialogmøder Institutledelsen/centerledelsen/vicedirektøren bør i samarbejde med arbejdsmiljøgrupperne, LAMU og LSU indkalde til et møde, hvor resultaterne drøftes Formålet med et dialogmøde er, at der udarbejdes en handlingsplan for enheden/instituttet, hvori indsatsområderne uddybes APV resultaterne kan drøftes på de møder, som allerede afholdes i enheden eller på instituttet, eller der kan afholdes særlige dialogmøder HANDLEPLAN 38

39 Opfølgning og handlingsplanarbejde Forslag om en APV følgegruppe er blevet vendt på alle hovedområder. En APV følgegruppe har til formål at koordinere opfølgningsarbejdet på tværs af arbejdsmiljø og samarbejdsorganisationen, ledelsen og HR Følgegruppen skal udarbejde hovedområdets egen proces, kommunikations og tidsplan Følgegruppen sørger for opdatering af hovedområdets handlingsplan HANDLEPLAN 39

40 Handlingsplanskabelon HANDLEPLAN 40

41 IGLO Tiltag = enhedens eget forslag til tiltag på hhv. Individ (I)-, Gruppe (G)-, Leder (L)- og Organisationsniveau (O). De fokusområder hvor der er anvist tiltag på alle fire niveauer har størst sandsynlighed for at blive bedre. HANDLEPLAN 41

42 Ansvar = person i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Hjælper = person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes at være nødvendig for at iværksætte tiltag. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Prioritet = angiv 1, 2 og 3, hvor 1 er de områder med højest prioritet. Frist = ønsket tidsfrist for iværksættelse af tiltag på området. Status = her noteres løbende status, indtil der kan noteres "Afsluttet [dato]". HANDLEPLAN 42

43 Den Årlige arbejdsmiljødrøftelse Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne skal tilrettelægge det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen. De skal vurdere, om det foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på HANDLEPLAN 43

44 Vælg en workshop A. Læsning af resultater og udvælgelse af indsatsområder (bilag 3) B. Fra resultat til handleplan(er) (bilag 2,4 og 5) 44

45 Afrunding Find en anden i lokalet gerne én du ikke netop har været i gruppe med og tal med hinanden om: Hvad er det vigtigste jeg tager med mig fra dette temamøde? Og hvad betyder det jeg skal hjem og gøre ift. opfølgningen på APVen?