Forstand på fordeling - også når det ikke er indlysende

Transkript

1 Forstand på fordeling - også når det ikke er indlysende

2 Når fordelingsregnskabets time er kommet Få mere tid... lad ista klare regnskabet Med ista som partner er fordelingen af udgifterne til varme-, vand- og energiforbruget i trygge hænder. På den måde får du som administrator mere tid til andre opgaver. Du får ikke kun hjælp til at vælge den rigtige måler. Vi sørger også for opsætning, vedligeholdelse og aflæsning af målerne. Derefter udarbejder vi et klart og overskueligt fordelingsregnskab til dig, samt en individuel opgørelse til hver beboer. Har du eller beboerne efterfølgende spørgsmål til regnskabet, er der hjælp at hente på vores to hotlines Administratorlinjen og Beboerlinjen. Nemmere kan det ikke være. På de følgende sider kan du læse mere om, hvad vores servicepakke indeholder. Du er også velkommen til at kontakte en af vores konsulenter, hvis du ønsker yderligere information eller gerne vil have et uforpligtende tilbud. Ring på: 77 00

3 Vælg den rigtige måler Den rigtige måler er alfa omega I moderne bebyggelser, hvad enten det er beboelses- eller erhvervsejendomme, er der ofte specielle forhold vedrørende de tekniske installationer at tage hensyn til. Vi er vant til at håndtere selv vanskelige opgaver og kan også beregne varmeudgifterne fra f.eks. ventilation, strålevarme, køling, gulvvarme osv. Overblik skaber sikkerhed Sammen med dig skaber vi først et overblik over, hvad der er brug for. Alle løsninger, som ista udvikler, er ganske enkelt baseret på individuel måling og fordeling. Når målerne bliver installeret, registrerer vi alle relevante data om de enkelte radiatorer og/eller rørinstallationer, så vi sikrer, at målingen af forbruget tager udgangspunkt i de faktiske forhold i ejendommen. Det er din sikkerhed for, at systemet virker, som det skal, og at regnskabet bliver udarbejdet på et korrekt grundlag. Information til beboerne Uanset hvilken målertype der er valgt, uddeler vi i forbindelse med installeringen af varmefordelingsmålere en informationsfolder til alle i ejendommen. I folderen kan beboerne læse mere om selve aflæsningen, om hvordan man læser den individuelle forbrugsopgørelse, og hvad man kan gøre for at spare på forbruget. Det skaber tryghed og giver færre spørgsmål til dig som administrator. ista klarer al fordeling Fordeling af alle former for forbrugsposter, f.eks. vand, varme, el og gas Fordeling af øvrige driftsudgifter, f.eks. vagtordninger, rengøring, vicevært, vedligehold og afskrivninger på fyringsanlæg Specifikation af moms og øvrige afgifter Regnskaber i overensstemmelse med gældende lovgivning Meld flytning på Manuel eller trådløs aflæsning et valg Hvert år i forbindelse med forsyningsselskabets skæringsdato sørger vi for, at alle målere bliver aflæst. Den manuelle aflæsning foregår ved, at beboer eller lejer en gang om året får besøg af en aflæser, som registrerer forbruget. I løbet af året har beboeren desuden mulighed for selv at følge med i sit vand- og varmeforbrug på målerne. Som et alternativ vælger mange i dag trådløs aflæsning pga. de ekstra fordele, som administratorer og beboere får: Besparelse på regnskabshonoraret Aflæsning sker samme dato hvert år Beboerne slipper for at blive forstyrret i forbindelse med aflæsningen Alle forbrug bliver registreret, det giver et mere korrekt regnskab Vand- og varmeregnskabet kan leveres hurtigere, da alle målere bliver aflæst samtidig Flytteaflæsning foretages på den aktuelle flyttedag og bliver derfor helt nøjagtig Om aflæsningen foregår på traditionel vis eller sker trådløst afhænger med andre ord af, hvor nemt det skal være for dig og for beboerne. Du sparer tid på det administrative arbejde, og beboerne slipper for besværet ved at skulle være hjemme, når aflæsningen skal foretages.

4 Varmeregnskaber og kølige overblik Der er mennesker bag de tørre tal. Vi har erfaringer fra tusindvis af boliger og erhvervsejendomme, som vi gennem årene har haft det regnskabsmæssige ansvar for, og vi har en organisation, der er bygget op med det formål at udarbejde klare og letforståelige varme- og vandregnskaber. Talarbejdet foregår på computer, men vi lægger vægt på, at der er mennesker bag. Vores regnskabssystem er tilpasset elektroniske huslejesystemer, og vi leverer gerne materiale, så regnskabstallene problemløst kan indgå i jeres huslejesystem. På de kommende sider får du et overblik over processen i forbindelse med udarbejdelsen af et typisk varmeregnskab. 4

5 Dit bidrag til regnskabet Hvert år, umiddelbart inden varmeregnskabssæsonens afslutning, sender vi dig et udgiftsskema, hvorpå du skal registrere ejendommens udgifter til varme og/eller vand. Er du ejer af eller administrator for en erhvervsejendom eller ejerforening, kan du også oplyse om øvrige udgifter, der skal fordeles. Øvrige udgifter kan dog kun medtages, såfremt de er budgetlagt og aftalt i de enkelte kontrakter. Til orientering har vi på udgiftsskemaet anført sidste sæsons udgifter samt de meddelelser til beboerne, der samme sæson blev påtrykt opgørelserne. S åfremt øvrige udgifter skal medtages i regnskabet, vil sidste års udgifter være registreret her. Det kan f.eks. være udgifter til energimærkning, vedligeholdelse af fyringsanlæg og lign Clorius Udgiftsoplysninger Tlf. nr. Tlf. nr. VIGTIG!!! Telefax ENDELIG model@ejendomme.dk AFREGNING FRA FJERNVARMEVÆRKET MODTAGET: Adm. nr. B Model Ejendomme Anlæg nr.: B ISTA DANMARK A/S Modelvej 7 Regnsk. periode: / /0-006 BRYDEHUSVEJ 7 4 Modelby Ejendom: Oversigtsvej TLF EKSP TID Modelby 750 BALLERUP Meddelelse til beboerne (evt. ændringer bedes påført) Bankoplysning til beboerne Anden forsendelsesadresse Udgiftsart kode FJERNVARME KWH 6 Øvrige udgifter Beløb Forbrug sidste år Mængde Udgifter i alt Kode 98 8/-006 Forbrug mængde Kroner Øre Fyring til opvarmning hele året? Varmt vand leveret hele året? Ja Ja Nej Nej Endelig afregning fra værket modtaget den: Model Ejendomme Modelvej 7 4 Modelby Inspektør / Varmemester Modelby 006 Underskrift den / / Øvrige udgifter i alt Samlede udgifter FORM. -400/C Sammen med udgiftsskemaerne sender vi en beboerfortegnelse, som indeholder beboernes navne, adresser og de i sidste sæson indbetalte a conto beløb. Clorius Beboerfortegnelse Beboerfortegnelsen vil være ajourført med alle de ændringer af navne og a conto beløb, som vi har modtaget fra dig i sæsonens løb. B Anlæg nr. Side B Det indrammede felt udfyldes kun, hvis der Side Anlæg nr. Sæson Div. Distr. Afd. Sekt. DC Klient nr. Udskr. dato p Regnskabsperiode er ændringer fra sidste sæson Adresse Afd. Ejd. Leje nr. DC til Mrk. Navn Tilflt. Fraflt. À conto sidste sæson À conto denne sæson Følgenr. ST V HELLE HELLESEN NY ACONTO ST H 00-0 TOMAS TOMASEN NY ACONTO V HANS HANSEN 0.06 NY ACONTO OLE OLSEN 0.07 NY ACONTO H TOVE TOVESEN 4.07 NY ACONTO RASMUS RASMUSSEN 5.07 NY ACONTO Side Anlæg nr. Gadenavn Postdistrikt B. OVERSIGTSVEJ MODELBY 0, FORM. 500/C04 5

6 Side Anlæg nr. Regnskabsperiode Gadenavn Regnskab Regnskabet vil du få tilsendt i to eksemplarer. Regnskabet viser på en klar og overskuelig måde hovedfordelingen af de samlede udgifter i ejendommen, det totale antal forbrugte enheder, der indgår i fordelingen, samt enhedspriser for perioden. Har du behov for at få udarbejdet kombinerede regnskaber for ejendomme med både beboelses- og erhvervslejemål, klarer vi også det. Er der i ejendommen specielle forhold omkring f.eks. erhvervslejemål, indarbejder vi uden videre eventuelle særberegninger og -fordelinger i regnskabssystemet og naturligvis altid i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Clorius Regnskab ENDELIG AFREGNING FRA FJERNVARMEVÆRKET MODTAGET 8/-006 For perioden Ejendom Postdistrikt Dato 0/-005-/0-006 OVERSIGTSVEJ MODELBY DATO 0/-006 MODEL EJENDOMME Adm. nr. B Regnskabet er udarbejdet af: ISTA DANMARK A/S MODELVEJ 7 BRYDEHUSVEJ 4 MODELBY TLF EKSP.TID BALLERUP Anlæg nr. B Meddelelser påført opgørelserne: Brændselsudgifter Beholdning overført fra sidste periode Indkøb i regnskabsperioden Beholdning overført til næste periode Forbrug i denne regnskabsperiode Brændselsart Mængde Beløb Mængde Beløb Mængde Beløb Mængde Beløb FJERNVARME KWH , ,64 Udgifternes fordeling. Fordelingsbeløb. Sum af enheder. Art 4. Enhedspris 5. Art for ejendommen 569,9 5,50 VARME-MÅLERDELINGER 8, ,80 467,00 VARME-KVADRATMETER 5, ,65 06,0 VARMT VAND-KUBIKMETER 9, ,90 48,00 VARMT VAND-HANEANDELE 76,47967 Øvrige udgifter 44709,64 Beregning af værelse - hane - andele: 44709,64 andel pr. værelse + andele pr. køkkenhane, karbad og taphane. Mrk. Samlede udgifter andele pr. brusebad. andel pr. håndvask. FORM. 600/C06 Fordeling Sammen med vand- og/eller varmeregnskabet modtager du en fordelingsliste, der viser de enkelte lejemål eller boligers andele i de samlede udgifter. Herunder de indbetalte a conto beløb, samt de beregnede efter- eller tilbagebetalinger. Regnskab og fordelingslister kan leveres i mere end to eksemplarer Clorius Fordeling Følgenr. Art Delinger Andele Beløb Mrk. Adresse / Navn Lejenr. I alt beløb Indbetalt à conto = Efterbetaling / Tilbagebetaling 0006,0 VARME 0,0 566,49 - HELLE HELLESEN 746, ,00 46,65 VARME 64,00 00,6 ST V VARMT VAND 56,4 9,5 VARMT VAND 6,00 457, ,0 VARME 40,0 4755, - TOMAS TOMASEN 70, ,00 486,40 VARME 8,00 85,7 ST H 00-0 VARMT VAND, 55,5 VARMT VAND 6,00 457,49 00, VARME 5, 98,96 - HANS HANSEN 5047,0 600,00 447,0 VARME 47,74 748,0 V VARMT VAND 5,7 0,7 VARMT VAND,98 0,47 T F PERIODE ,0 VARME,9 44,76 - OLE OLSEN 6,5 800,00 67,65 VARME 4,6 80, V VARMT VAND 7, 8,4 VARMT VAND,0 54,0 T TILFLYTTET , VARME 9,4 495,6 - TOVE TOVESEN 4605, ,00 9,0 VARME 5,07 549,69 H VARMT VAND 6, 40,05 VARMT VAND 4,,00 T F PERIODE ,0 VARME, 68,54 - RASMUS RASMUSSEN 979,0 855,00 875,90 VARME 4,9 4,0 H VARMT VAND 6, 40,05 VARMT VAND,79 6,48 T TILFLYTTET 5.07 B /-005-/0-006 OVERSIGTSVEJ 6054,70 500,00 79,75 09,05 FORM. 605/C04 6

7 Opgørelser der er til at forstå Til hvert lejemål eller bolig bliver der udarbejdet en individuel opgørelse, som indeholder udgiftsopstilling, hovedfordeling og specificeret andel, der er identisk med regnskabet og fordelingslisten. Har lejeren/beboeren spørgsmål til sin opgørelse, er der hjælp at hente på bagsiden af selve opgørelsen. På vores hjemmeside har vi desuden udarbejdet en guide, som mere konkret fortæller, hvordan de enkelte poster på opgørelsen skal læses. Endelig har den enkelte lejer eller beboer mulighed for at rette henvendelse til vores Beboerlinje på alle hverdage mellem kl Udgiftsopstilling Hovedfordeling Opgørelse Specificeret andel TOMAS TOMASEN OVERSIGTSVEJ ST H 4 MODELBY Vedr. ejendommen OVERSIGTSVEJ Ejendommens regnskabsperiode / /0-006 Ejendommens udgifter Dine boligdata Udgiftsart Beløb Anlæg nr. Følge nr. Mrk. Bolig nr. FJERNVARME KWH ,64 B 0009, Anlæg nr. samt følgenr.bedes opgivet ved henvendelse. Telefonnr.: se bagsiden Administrator af ejendommen: MODEL EJENDOMME MODELVEJ 7 4 MODELBY Udgifternes fordeling I alt ,64 Din regning For perioden: /-005-/0-006 ENDELIG AFREGNING FRA VÆRKET MODTAGET: 8/-006. Fordelingsbeløb. Sum af enheder for ejendommen. Art 4. Enhedspris 5. Enheder 6. Beløb 569,9 5,50 VARME-MÅLERDELINGER 8, , , 79,80 467,00 VARME-KVADRATMETER 5, ,00 85,7 80,65 06,0 VARMT VAND-KUBIKMETER 9,59840,0 55,5 659,90 48,00 VARMT VAND-HANEANDELE 76, ,00 457,49 NB! Afregning kan IKKE ske gennem Clorius / ista Danmark Betalt d. Ejer / adm. / for kasse:.../.../ Din regning - indbetalt à conto 70, ,00 TILBAGEBETALING IALT 486,40 VEDRØRENDE BEREGNINGSGRUNDLAG OG INDSIGELSESFRIST: SE BAGSIDEN 7

8 Vi har oprettet to hotlines, som sikrer optimal service for både administratorer og beboere. Administratorlinje Jylland og Sjælland: (kl. 9-4) Fyn: 6 9 (kl. 9-4) Beboerlinje Jylland og Sjælland: 77 4 (kl. 9-4) Fyn: 6 9 (kl. 9-4) ista Danmark A/S Brydehusvej 750 Ballerup Telefon: 77 Fax: 77 MKT. 5.0/C05