Referat for: Sønderborg Provstiudvalg. PU møde 29. april Kl. Kl Mødested: Asserballe Præstegård. Afbud fra: Dorte Elsner Ejler Skjerning

Transkript

1 Referat for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 29. april Kl. Kl Mødested: Asserballe Præstegård Afbud fra: Dorte Elsner Ejler Skjerning Stabsleder Rikke Blindbæk vejledte indledningsvis i brugen af Ipad'en. Mødet sluttede kl Mødepunkt 1 Godkendelse af Dagsorden Dagsorden godkendt 2 Underskrift af referat fra PU-mødet den 7. april 2015 Referatet underskrevet af de tilstedeværende. 3 Opfølgning fra sidste møde til orientering Godkendelse af regnskaber for 2014: Godkendelse af 16 regnskaber er nu indlæst. Temadag om diakoni i 2016: Dagen er fastlagt til tirsdag den 12 april. 4 Nyt fra Provsten Præste-stillinger/vakancer i Provstiet pt. Som barselsvikar for Sognepræst Camilla S Hansen, Oksbøl/Nordborg Sogne, er ansat Michael Zülow, som blev ordineret i Haderslev Domkirke tirsdag den 28 april. Der er netop været afholdt ansættelsesmøde i Nybøl og også her, er der valgt præst. Der har været afholdt møde i Haderslev Stift omkring honorartakster. De fleste provstier følger vejledende takster. Arbejdsgruppen udvides, således at alle provstier, der følger taksterne, er repræsenteret. 5 Nyt fra Formanden Maskinrunden er slut for denne gang. Erfaringerne bruges nu til, at der fremadrettet er stillet forslag om en anden fremgangsmåde (se pkt 7). Konkret er der rettet henvendelse omkring Referat, Side: 1

2 præstegårdshaver og brugen af robotklippere efter et års erfaring. Der er en problematik ift hvordan en præstegårdshave bruges og hvilke forventninger til besparelser ved brug af robotklippere, MR har. Der tages kontakt til et specifikt MR for at få erfaring og derigennem en principiel holdning fra PU's side. 6 Eventuelt køb af ny tjenestebolig Sag: VS: nyt punkt til PU dagsorden (2207) - Haderslev Stift Erik Breum og Ejner Egtved forlader mødet. Kan der bevilliges penge til et eventuelt køb af præstebolig til stillingen Dybbøl / Broager. Stillingen skal genopslåes og der er enighed om i Menighedsrådene, at det kan være en fordel, hvis man i stillingsopslaget kan give mulighed for tjenestebolig, såfremt ansøgeren ønsker bolig. De tilstedeværende synes, det er en god idé at kunne tilbyde tjenestebolig, hvis en kommende præst måtte ønske det. Da mødedeltagerne ikke var beslutningsdygtige, forespørges Dorte Elsner og Ejler Skjerning skriftligt. Der nedsættes et hurtigtarbejdende udvalg bestående af Provsten og Lilian Frees Jensen, samt medlemmer af MR i både Dybbøl og Broager, således at man kan nå frem til en geografisk enighed og få økonomien på plads inden udløb af stillingsopslaget. Der er møde den 27.5 kl 17 eller 19. VS: nyt punkt til PU dagsorden 7 Maskinindkøbspuljen fremadrettet Maskinindkøbsrunden er afsluttet. Erfaringen fra dette års maskinindkøbsrunde gør, at der foreslås følgende: Maskinønsker skal behandles umiddelbart efter budgetlægningen i efteråret. MR/gravere med indgivne ønsker, inviteres til et møde i starten af december, hvor indkomne tilbud drøftes og besluttes. Formanden for PU er mødeleder med assistance af Provstisekretæren. Provsten og Formanden indstiller at forslaget godkendes, idet vi opnår en hurtigere sagsbehandling og samtidig har taget tilbagemeldingerne fra denne maskinindkøbsrunde til efterretning. Forslaget godkendt. Endvidere blev der foreslået at udvælge 2 forhandlere, som skal afgive tilbud på den samlede pakke, så vi måske kan opnå en bedre pris og servicebetingelser. Dette forslag blev ligeledes godkendt. 8 Budget Sag: Menighedsrådsvalg 2016 (2202) - Christians Sogn Christians Sogn rettet henvendelse omkring budgetlægningen for 2016: Budgetteringen af menighedsrådsvalgene i slutningen af Hvad skal de enkelte MR budgettere med? Forstået på den måde, om alle MR skal budgettere med et afstemningsvalg eller om alle MR kun budgetterer med annoncer og i tilfælde af afstemningsvalg så overtager provstikassen? Der stilles forslag om: Hvert MR får kr til dækning af udgifterne op til valget/annoncer. Pulje i PU som kan dække udgifterne, såfremt der bliver valg. : hvert MR får kr til dækning af de lovpligtige annoncer og møder, som betragtes som ekstraordinære ift den daglige drift.. Kommer MR ud i et valg, dækkes udgifterne af en Pulje under PUK-kassen. Budget Regnskabskursus Provstisekretæren Provsten indstiller, at provstisekretæren må deltage Referat, Side: 2

3 Provstisekretær Helle Blindbæk forlader mødet. Mulighed for at gå på Akademiuddannelsen i Offentlig Administration. I pilotprojektet Efter- og videreuddannelse af Provstisekretærer er vi nu nået til det næste trin, nemlig planlægningen og gennemførelse af et modul på Akademiuddannelsen i Offentlig Administration. og dermed få styrket den regnskabsfaglige side af hendes funktion. Kursusudgifterne blev godkendt. Der bliver mulighed for at 20 provstisekretærer kan deltage gratis i modulet. (Normalt er deltagerprisen kr.) Dertil kommer evt. udgifter til overnatning og transport som projektet ikke dækker. Desuden må påregnes en udgift til bøger mellem kr kr. Der er i budgettet afsat midler til udarbejdelse af målrettede/provsti arbejdsrelaterede cases. (Hvilket normalt ikke er en del af modulet, såfremt faget læses på de hold der alm. udbydes) Selve modulet Økonomi og Styring består normalt af 12 undervisningsgange. Kursusdagene samles i blokke af 2 dage. Formodentlig bliver kurset af holdt i Trekantsområdet. Der ansøges om at få dækket udgift til bøger og transport. 10 Nordborg kirkes omgivelser - sognegård Sag: Ny sognegård (gl. sagsnr. 297) (1549) - Nordborg Sogn De til Stiftet indsendte tegninger og projektbeskrivelse for den nye sognegård er godkendte af Stiftet såvel som Stiftets konsulent. Provst og Formand indstiller, at Nordborg kan påbegynde byggeriet. Indstillingen godkendt. Stiftet gør endvidere opmærksom på, at der kan frigives kr ,83 af indestående blandt stiftsmidlerne. Nordborg kirkes omgivelser - sognegård 11 VS: rådgiveraftale Sag: Ny sognegård (gl. sagsnr. 297) (1549) - Nordborg Sogn Nordborg fremsender en aftale om projektstyring med firma Byck Aps ifm sognegårdsprojektet. Provst og Formand indstiller, at aftalen godkendes. Aftalen godkendt. Referat, Side: 3

4 VS: rådgiveraftale 12 VS: Kirkegårdsplan Sag: Udviklingsplan (1542) - Nordborg Sogn I Nordborg er der udarbejdet en helhedsplan for kirkegården, men visse områder er af uvisse årsager ikke medtaget. Man har tilbageført kr af de oprindeligt bevilligede midler. Provst og Formand indstiller, at beløbet tilbageføres til Nordborg. Ansøgningen godkendt. Nordborg MR ønsker at få planen til at omfatte området grænsende mod præstegårdshaven og omkring den projekterede sognegård med i helhedsplanen, hvorfor de ansøger om de kr igen. VS: Kirkegårdsplan 13 provstesyns protokol 14. april 2015 Sag: provstesyns protokol 14. april 2015 (2208) - Dybbøl Sogn Ejner Egtved forlader mødet. Intet at bemærke. Provsten indstiller, at synsrapporten tages til efterretning. Provstesynsprotokollen tages til efterretning. provstesyns protokol 14. april Provstesynsrapport fra 22. april 2015 Sag: Provstesynsrapport fra 22. april 2015 (2206) - Nybøl Sogn Der skal udarbejdes en helhedsplan for kirkegården. MR skal ansøge om midler snarest. Provsten tilføjer, at der skal laves en helhedsplan og Nybøl skal få lukket nogle afdelinger ned i deres vedtægter. Provstesynsrapporten tages til efterretning. Der skal nyt tag på kirken om ca 10 år. Provstesynsrapport fra 22. april Synsrapport 2015 Sag: Synsrapport 2015 (2203) - Havnbjerg Sogn Der er følgende at forholde sig til i synsrapporten: Der foreligger ingen helhedsplan på omlægning af afdelinger på kirkegården. Det vil sige, der er ingen tilladelse givet fra Stiftet til ændringer på kirkegården. Der er ikke økonomi til omlægning på kirkegården. Opførelsen af ny mandskabsbygning: der Synsrapporten er gennemlæst og der er værentlige ting at bemærke: Der kan IKKE igangsættes projekter UDEN at MR sikre at økonomien er på plads. Der foreligger hverken projektbeskrivelser eller ansøgninger i Provstiet på anlægsopgaver. Ændringer på kirkegården SKAL via Provstiet til godkendelse i Stiftet. Dette uanset om det er nedlæggelser af afdelinger eller omsætning af stendige. Provstiet savner dokumentation for, argumentet om miljøloven der ikke er overholdt ift mandsskabshus. Menighedsrådet har på et tidspunkt fået kr Referat, Side: 4

5 savnes en beskrivelse af hvorfor miljøloven ikke er opfyldt ifm det nuværende mandskabshus, som skulle begrunde opførelsen af et nyt. øremærket til et projekt. Skulle det vise sig, at projektet ikke er aktuelt længere, henledes opmærksomheden på, at pengene skal tilbageføres til provstiet. Synsrapport VS: Helhedsplaner Sag: Udviklingsplan kirkegård (gl. sagsnr. 1330) (1598) - Gråsten Sogn Provstisekretær Helle Blindbæk og Lilian Frees Jensen forlader mødet. Provst og Formand indstiller, at helhedsplanen godkendes. Godkendt som indstillet. Helhedsplanen udarbejdet for Adsbøl kirkegård har været sendt via Stiftet til konsulent Peter Skaarups udtalelse. Konsulenten kunne ikke anbefale planen til godkendelse. Kirkegårdsbestyrelsen i Gråsten-Adsbøl-Kværs og Rinkenæs har haft møde og gennemgået konsulentens svar og tilbageviser de anfægtede punkter med begrundelser og beder om PU's godkendelse af helhedsplanen for Adsbøl idet: Der står IKKE i helhedsplanen, at vi skal have en stålkant bag brostenene, som afgrænsning. Der er IKKE noget forslag om en frivilliggruppe, der skal vedligeholde staudebede! Preben Skaarup vurderer, at behovet for gravsteder bliver lavere end beregnet. Det kan Preben Skaarup have ret i, men eftersom det er anslåede tal/forventninger, holder helhedsplanens udformning alligevel. VS: Helhedsplaner Helhedsplan Adsbøl - MR's kommentarer Referat, Side: 5

6 Orientering 17 Helhedsplaner Sag: Udviklingsplan kirkegård (gl. sagsnr. 1330) (1598) - Gråsten Sogn Provstisekretær Helle Blindbæk og Lilian Frees Jensen forlader mødet. Punktet gav ikke anledning til yderligere spørgsmål og tages til efterretning. Helhedsplanen udarbejdet for Gråsten kirkegård har været sendt via Stiftet til konsulent Peter Skaarups udtalelse. Konsulenten har anbefalet planen til godkendelse med få bemærkninger. Kirkegårdsbestyrelsen i Gråsten-Adsbøl-Kværs og Rinkenæs har haft møde og taget bemærkningerne til efterretning. Helhedsplaner Helhedsplan Gråsten 18 Egen kirke - højttaleranlæg Sag: Højtaleranlæg (2089) - Egen Sogn Nationalmuseet har taget prøver i Egen kirke. Dette har ikke givet anledning til indsigelse. Opsætning af højtaleranlæg er dermed godkendt. Punktet gav ikke anledning til yderligere spørgsmål og tages til efterretning. Egen kirke - højttaleranlæg 19 Honorarer 2015 Sag: Honorarer 2015 (2204) - Broager Sogn MR følger de vejledende satser. Punktet gav ikke anledning til yderligere spørgsmål og tages til efterretning. Honorarer Eventuelt Intet Referat, Side: 6