Retningslinje om Frivilligt arbejde

Transkript

1 Inspirationsnotat nr. 21b til arbejdet i MED-Hovedudvalg 18. september 2013 Retningslinje om Frivilligt arbejde Retningslinjen indeholder de overordnede personalepolitiske principper for Hovedudvalgets arbejde med inddragelse af frivillige i opgaveløsningen. De relevante institutioner skal selv indgå egen retningslinje, som konkret forholder sig til et samarbejde med frivillige. Ansatte og frivillige har tradition for at arbejde sammen på velfærdsområderne fx på plejehjemmene, i børnehaverne, sociale institutioner og på skoler. Der er tale om frivilligt arbejde, når ansatte løser opgaver, hvortil der er visiteret en ydelse, eller hvor der er et lovgrundlag, der kræver faglighed og kompetence, og hvor frivillige løser opgaver i tilknytning hertil, først og fremmest opgaver af omsorgsmæssig karakter. Det bør være en forudsætning, at de frivillige er organiseret i en forening af de frivillige selv. Formål Formålet med retningslinjen er at aftale de personalepolitiske rammer og spilleregler, der skal gælde for samarbejdet mellem ansatte og frivillige. Retningslinjen skal sikre medarbejderinddragelsen for at styrke dette samarbejde og for at fastholde den høje faglighed til borgerne. Institutionerne får med retningslinjen et værktøj til at få tingene til at fungere bedst muligt ved konkret at udfylde de lokale aftaler. Gennem retningslinjer i Hovedudvalget og i lokal-med skal det sikres: at medarbejdernes ansvar for fagligheden fastholdes, at eventuelle tilpasninger af arbejdsgange med videre sker i fuld enighed, og i respekt for både medarbejdere, frivillige og borgere, at der sikres en gensidig dialog og forståelse mellem frivillige og medarbejdere, at grænserne mellem medarbejderens og de frivilliges opgaver løbende drøftes. Hvordan de lokale spilleregler konkret udformes skal aftales på den enkelte institution i lokal-med, og det forudsættes, at der er enighed mellem ledelse og medarbejdere. Før frivilligt socialt arbejde iværksættes, skal personalet informeres på den lokale institution, og der skal udarbejdes retningslinjer i lokal-med.

2 Målgruppen Aktørerne er ledere, MED-udvalg, TR og AMIR på velfærdsområderne fx på plejehjemmene, i børnehaverne, sociale institutioner og på skoler. Hovedudvalget er enige om At frivilligt arbejde er et anliggende for MED-systemet, fordi det frivillige arbejde påvirker de ansattes opgaveløsning og arbejdstilrettelæggelsen. At frivilligt arbejde skal være et positivt supplement med en merværdi og ikke en alternativ løsning på en skrantende offentlig økonomi. At frivillige ikke skal varetage opgaver, der er lovbestemte - eller som gives som offentlige tilbud. Frivilligt arbejde eller tilbud, drevet primært af frivillige, kan således ikke træde i stedet for offentlige tilbud eller de professionelle og andre fastansatte, som har ansvaret for den faglige og etiske kvalitet, kontinuitet og øvrige forpligtelser i henhold til lovgivningen. At de relevante faglige organisationer, TR og MED-udvalg inddrages i beslutninger om samarbejdet, når kommunen ønsker at indgå partnerskabs- eller samarbejdsaftaler med frivillige organisationer. At det sikres, at de nødvendige personaleressourcer til vejledning, introduktion, kontrol m.v. af de frivillige er til stede. Hovedudvalget evaluerer samarbejdet med de frivillige i et personelpolitisk lys en gang årligt. Hovedudvalget får tilbagemelding fra de relevante lokal-med om, hvordan de lokalt udmønter retningslinjen. I øvrigt Udkast til en retningslinje om frivilligt arbejde skal læses i sammenhæng med inspirationsnotat nr. 21a. Måske har kommunen en almen guide for samarbejdet mellem de professionelle og de frivillige. Se eksempelvis en guide fra Holbæk Kommune. Der henvises ligeledes til en indgået aftale om spilleregler mellem visse faglige organisationer og de frivilliges organisationer. Bilag Oplæg til drøftelse af frivillighed i MED (Holbæk Kommune) Arbejdsgruppen om samarbejde med frivillige (Gentofte Kommune) To metoder til dialog om fordele og ulemper (Gentofte Kommune) 2

3 Eksempel fra Holbæk Kommune Oplæg til drøftelse af frivillighed i MED Eksemplet stammer fra en drøftelse i Kundby SFO og er lederens oplæg til drøftelse i MED. Hvilke fordele/ulemper ser I ved, at SFO en samarbejder med/inviterer frivillige ind og hjælpe med opgaver i SFO en? - Hvilke opgaver må/skal de løse? - Hvilke opgaver skal de ikke deltage i løsningen af? Hvad skal vi være særlig opmærksomme på som institution i dette samarbejde? I forhold til det faste personale I forhold til den frivillige Forventningsafstemning? Infomøde? Personlig samtale? Kan vi sige nej til frivillige? Mentorordning? Hvad og hvor meget bestemmer den frivillige? Hvilke rammer for samarbejdet? (kontrakt, konkret arbejdsbeskrivelse for den enkelte opgave osv.) Hvordan skal den frivillige afskediges? (varsel, i kontrakten og så videre) Hvordan rekrutterer vi bedst frivillige fremadrettet? - Fordele/ulemper Arbejdsmiljø Organisationen (AMO) gælder også for de frivillige. - Hvordan vil vi arbejde med det? Er der noget, vi skal spørge eller orientere tillidsmanden om? Skal vi i SFO en udarbejde et frivillighedsbrev a la en kontrakt? (eksempel herpå uddeles) Andre kommentarer, gode ideer, opmærksomhedspunkter med mere? 3

4 Eksempel fra Gentofte Kommune Arbejdsgruppen om samarbejde med frivillige Hovedudvalget nedsatte i 2011 en arbejdsgruppe, der skal planlægge en drøftelse i Hovedudvalget af samarbejdet med de frivillige. Arbejdsgruppen består af medarbejdere og lederrepræsentanter fra Hovedudvalget og af tre ledere, der har erfaringer med samarbejde med de frivillige. Arbejdsgruppen har holdt seks møder i perioden februar til juni 2011 heraf et møde med deltagelse af en frivillig, en kontaktperson og en leder. Endelig har arbejdsgruppen været på studietur til Stockholm for at besøge et plejehjem, der gennem en årrække har samarbejdet med de frivillige og har opbygget en organisation, der varetager denne opgave. Nedenfor er de væsentligste læringspunkter trukket frem, baseret på referaterne fra møderne og fra studieturen. Sigtet her er at fremdrage en essens af arbejdsgruppens arbejde for at formidle arbejdsgruppens overvejelser til Hovedudvalget dels som en afrapportering (hvilken viden har gruppen fået), dels som optakt til og inspiration for Hovedudvalgets temadrøftelse, der har to formål: 1. At hver deltager og Hovedudvalget får øget indsigt i fordele og ulemper i samarbejde med de frivillige 2. At Hovedudvalget udpeger de vigtigste opmærksomhedspunkter, som det anbefaler at MED-udvalg og MED-gruppen kan tage med i deres overvejelser, når de planlægger og udvikler samarbejde med de frivillige og at Hovedudvalget vurderer, om dialogmodellen (som arbejdsgruppen har udformet, og Hovedudvalget arbejder med på temadagen) kan anbefales som model til MED-udvalg og MED-grupper. Læringspunkter Rammer om samarbejdet med de frivillige 1. Rammerne for arbejdet skal være fælles, klare og enkle og så fortolkes lokalt 2. Formalia som børneattest skal være på plads og gælde alle relevante 3. Der skal tilbydes kursus- og informationsvirksomhed til ledere og medarbejderrepræsentanter. 4. De frivillige knyttes til den enkelte arbejdsplads, der er med andre ord ikke nødvendigvis behov for en central koordinering men det kan overvejes, fx en central koordinator, der kan rådgive de enkelte arbejdspladser. Borgerne 1. De frivillige kan tilbyde borgeren livskvalitet i form af opmærksomhed, oplevelser, valgmuligheder og relationer og hjælp/støtte til forhold/opgaver, medarbejderne ikke har mulighed for at tilbyde 2. Borgeren får udvidet sine muligheder for at være i civile (ikke-professionelle) sammenhænge og fastholde og udvikle disse aspekter af tilværelsen. 4

5 De frivillige 1. De frivillige har forskellige bevæggrunde (gøre noget for andre, holde faget ved lige, lære nyt, sociale relationer, ensomhed, etc.), og disse bør (overvejende) anerkendes som legitime. 2. De frivillige har brug for anerkendelse af deres indsats (de fleste vil være der for at gøre en forskel) og for støtte i deres arbejde (sparring, ledelse, koordinering, klarhed på opgave og rolle) 3. De frivillige skal fastholdes i arbejdet det er i mange tilfælde lettere at rekruttere end fastholde [her har vi i gruppen talt om at introkurser og intropakker er en mulighed]. Den frivillige og arbejdspladsen 1. Det er vigtigt, at samarbejdet introduceres på arbejdspladsen, og at medarbejdere og ledere spiller konstruktivt med og at der løbende kommunikeres om samarbejdet 2. Der skal ske en forventningsafstemning mellem arbejdsplads og frivillig om, hvad opgaven er 3. Det er banalt, men det er vigtigt at operere med, at det tager tid at få etableret samarbejdet med de frivillige på arbejdspladsen 4. Den frivillige udgør ikke en erstatning for medarbejderne, men er et supplement til det professionelle arbejde, ekstra hænder til at varetage opgaver, som medarbejdere har svært ved at få tid til, og opgaver, som skaber (supplerende) livskvalitet for borgeren. Den frivillige kan frigøre tid i det professionelle arbejde, så medarbejderne får mere tid til kerneydelserne 5. Koordineringsopgaven og samarbejdsopgaven mellem frivillige og arbejdsplads tager tid at opbygge, og der skal derfor afsættes tid til det. Medarbejdere og ledere og de frivillige 1. Det anbefales, at det er medarbejdere, der fungerer som kontaktpersoner for de frivillige og koordinerer deres indsats 2. Medarbejdere og ledere skal afsætte tid til rekrutteringen, samarbejdet, ledelsen og fastholdelsen af de frivillige 3. De frivillige møder med deres blik på verden og vil stille spørgsmål til/udfordre praksis måske gennem ideer og handlinger, der er normbrydende i forhold til etableret professionel praksis og metode. Det kan være fagligt og personligt udviklende, men kan også irritere og provokere 4. De frivillige ønsker en relation til arbejdspladsen et ikke-professionelt kollegialt gensidighedsforhold, hvor den frivillige ønsker at få noget og at give noget. 5

6 Eksempel fra Gentofte Kommune To metoder til dialog om fordele og ulemper ved samarbejde med frivillige Anvendelse Til MED møde, personalemøde eller temamøde. Tidsforbrug Kort model på 1 time Længere model på 1½ 2 timer. Materialer Kræver kun tuschpenne og papir, evt. post it. Præsentation Dialogmodellen handler om at tænke i fordele og ulemper ved samarbejdet med frivillige ud fra fire perspektiver, som repræsenterer de vigtigste deltagere i samarbejdet: Borgeren Den frivillige Lederen Medarbejderne, som den frivillige skal samarbejde med. Formålet med dialogmodellen er at sætte sig i den frivillige og borgerens sted og opleve samarbejdet fra deres perspektiv. Hvad er der af fordele? Hvad er der af ulemper? Dernæst kan man gå videre og se på mulighederne for medarbejderne og lederen på arbejdspladsen, og hvad I skal være opmærksomme på af ulemper og barrierer, som skal håndteres, og som måske kan nedbrydes. 1. Den korte model fremgangsmåde (1 time) 1. Inddel jer i grupper á 4 5 personer (eller alle, hvis I er en meget lille arbejdsplads/afdeling). 2. Drøft herefter fordele og ulemper ved at arbejdspladsen samarbejder med de frivillige set ud fra det perspektiv, den frivillige har eller kunne tænkes at have, fra borgerens (den der modtager bidraget) perspektiv, fra lederen af arbejdspladsens perspektiv og fra medarbejderne på arbejdspladsens perspektiv. 3. Udvælg fem fordele og fem ulemper fra hvert af de fire perspektiver. Derved kan I fokusere på de vigtigste elementer. 4. Grupperne præsenterer kort fordele og ulemper for hinanden. 5. Drøft så, hvordan I kan overvinde de barrierer, der evt. er, og hvordan I kommer i gang med at udvikle eller videreudvikle jeres samarbejde med de frivillige. 2. Den lange model fremgangsmåde (1½ 2 timer) 1. Inddel jer i grupper á 4 5 personer (eller alle, hvis I er en meget lille arbejdsplads/afdeling). 6

7 2. Indled med at fortælle hinanden om de erfaringer, I evt. selv har gjort jer som frivillige eller om en frivillig indsats, I hver især måske godt kunne tænke jer at gøre. 3. Drøft herefter fordele og ulemper ved at arbejdspladsen samarbejder med de frivillige set ud fra det perspektiv, den frivillige har eller kunne tænkes at have, fra borgerens (den der modtager bidraget) perspektiv, fra lederen af arbejdspladsens perspektiv og fra medarbejderne på arbejdspladsens perspektiv. 4. Udvælg fem fordele og fem ulemper fra hvert af de fire perspektiver. Derved kan I fokusere på de vigtigste elementer. 5. Skriv jeres input/udsagn ned på papir/ post it. 6. En fra hver gruppe samler papir/ post it sammen og sorterer det under de fire perspektiver. 7. De samme medarbejdere præsenterer gruppernes input/udsagn for hele arbejdspladsen/afdelingen. 8. Drøft nu de ulemper I har fundet frem til og vurder, hvad der skal til, for at de kan overvindes eller håndteres. 9. Drøft så, hvordan I kan udvikle eller videreudvikle jeres samarbejde med de frivillige og hvad det vil tilføre borgerne og jeres arbejdsplads og hvordan I konkret kommer i gang. 7