Referat Styregruppemøde nr. 2 Varberg den 8. december 2010

Transkript

1 Referat Styregruppemøde nr. 2 Varberg den 8. december 2010 Til stede Deltagende styregruppemedlemmer: Bent Mikkelsen, Region Midtjylland Brian Kjær Andreasen, Region Midtjylland Trine Vester-Sørensen, Tradium Marie Tveiten, Arendal Kommune / Sørlandet Kunnskapshavn Ulric Björck, Nätverk Westum / Campus Varberg Jens Kleverud, Nätverk Westum Titti Eklund, Trollhättans Kommun Thor Edvard Mathisen, NEVU Øvrige deltagere: Morten Lassen, CARMA, Aalborg Universitet (deltog indtil kl. 13) Niels Boye, Kattegat/Skagerrak-sekretariatet (deltog fra kl. 12) Ole Langeland Pedersen, Kattegat/Skagerrak-sekretariatet (deltog fra kl. 12) Stefan Knudsen, Region Midtjylland (referent) Dennis Jensen, Region Midtjylland Dagsorden Interview og oplæg vedrørende evaluering / utvärdering (CARMA) CARMA repræsenteres af Morten Lassen fra Aalborg Universitet Frokost / lunch Styregruppemøde 1. Status for arbejdspakkerne 2. Godkendelse af justeret budget 3. Status for forbrug 4. Diskussion af: a. Finansiering af større arrangementer b. Realkompetencevurdering / miljøkompetanse c. Projektets strategiske mål d. Næste møder 5. Eventuelt

2 Bent Mikkelsen åbnede mødet og bød Trine Vester-Sørensen velkommen. Trine er udpeget af de danske partnere som afløser for Kirsten Johannsen. Værten for mødet, Ulric Björck, fortalte om historien bag Campus Varberg. Interview og oplæg vedrørende evaluering Morten Lassen lagde ud med et gruppeinterview af styregruppen, der besvarede følgende spørgsmål: Hvad er formålet med SkanKomp? Hvorfor er netop I med i projektet? Er projektets store spændvidde en fordel eller en udfordring? Hvilke mål, resultater og effekter ønsker I af projektet? Er nogle af projektets mange virkemidler vigtigere end andre? Hvordan definerer I netværk? Hvordan ser I styregruppens rolle i projektet? Hvad skal der til for at I i 2013 ser tilbage på projektet som vellykket? Efter interviewet gennemgik Morten Lassen planen for evaluering og følgeforskning i SkanKomp. Han beskrev bl.a. evalueringens fem faser: 1. Identifikation af programteori 2. Afgrænsning af programteori og beskrivelse af evalueringsdesign 3. Test af udvalgte programteorier 4. Mundtlig formidling 5. Skriftlig formidling Faserne og resten af Morten Lassens præsentation er vedlagt som bilag til referatet. 1. Status for arbejdspakkerne Stefan Knudsen gennemgik kort de foreløbige aktiviteter i arbejdspakkerne. Ens for dem alle er, at der i efteråret er afholdt velbesøgte opstartsworkshops, og at der er motivation og planer for den kommende proces. For nærmere tal og datoer henvises til bilagene arbejdsdokumentet med statusbeskrivelser pr. ultimo november samt Oplæg til dagsorden styregruppemøde Godkendelse af justeret budget Dennis Jensen orienterede om status på budgetsituationen. Nye budgetter Som følge af den nye danske partnerskabssituation og efter ønsker fra både norske, svenske og danske partnere om at måtte revurdere budgetterne til SkanKomp, har der i oktober og november pågået et arbejde med udarbejdelse af justerede budgetter. 2

3 En norsk partner, 10 svenske partnere og alle danske partnere har benyttet sig af lejligheden til at justere deres budgetterede aktiviteter til SkanKomp. Selv om arbejdet nu er afsluttet, har enkelte partnere udtrykt ønske om senere at måtte foretage mindre interne justeringer i budgettet. Dennis Jensen gennemgik status for de nye budgetter og gjorde opmærksom på følgende økonomiske konsekvenser Totalbudgettet for hele SkanKomp projektet er stadig det samme både overordnet og i forhold til Norge og EU. I 2010 reduceres budgettet med I 2011 øges budgettet med I 2012 reduceres budgettet med I 2013 øges budgettet med ca I forhold til reglerne for projekter under Interreg IV A programmet, må projektbudgetter ikke korrigeres mere end +/- 10 % inden for hver omkostningstype, uden at der foretages en ny ansøgning og genbehandling af ansøgningen. Det justerede budget udløser kun meget begrænsede omfordelinger mellem omkostningstyper. Den største bevægelse kan konstateres under omkostningstype 1.6 Möten/konferenser. Omkostningstypen udgjorde i det oprindelige budget ca. 8 % af udgifterne og i det nye budget udgør det kun ca. 6,5 %. Styregruppen godkendte det nye budget, som herefter formelt tilsendes KASK-sekretariatet til administrativ godkendelse. Nye partnerskabsaftaler Med de nye budgetter på plads, vil der nu blive udarbejdet nye partnerskabsaftaler, som Projektledelsessekretariatet udsender til alle partnere snarest. Aftalerne skal underskrives og returneres af alle partnere. Dette arbejde forventes afsluttet inden udgangen af januar Status for forbrug Dennis Jensen fortalte, at der generelt kan konstateres en forsigtig opstart på projektpartnernes aktiviteter. Dette skyldes følgende forhold: For danske partnere o Den usikkerhed der har været omkring den danske partnerskabskonstruktion. Flere partnere har reelt først tiltrådt projektet i løbet af november måned o Blandt danske partnere har der været en række uklarheder omkring tolkninger på praksis i forhold til forretningsgange vedrørende den økonomiske styring. Derfor har flere partnere endnu ikke indberettet deres løbende forbrug i projektet. o Enkelte store danske partnere har ligeledes haft opstartsproblemer med at bogføre forbruget i eget økonomisystem. Aktiviteterne er altså afholdt men udgiften kan ikke specificeres endnu. For svenske partnere 3

4 o Blandt svenske partnere har enkelte haft problemer med at opsætte kontoplanen i eget økonomisystem, hvorfor der har været afviklet SkanKomp aktiviteter, som dog endnu ikke er bogført. o Enkelte svenske partnere har ligeledes været usikre på om de ønskede at deltage i projektet. For norske partnere o For norske partnere er der kun indberettet lønudgifter selvom der har været afviklet en del omkostninger til transport, rejser og hoteller. Samlet set kan der konstateres følgende indberettede forbrug: Sverige forbrug august oktober 2010: Norge forbrug august oktober 2010: Danmark forbrug august oktober 2010: I ALT Det anslås, at det kun er ca. 50 % af de rent faktiske afviklede SkanKomp-aktiviteter, der er indberettet. Det vurderes, at det egentlige forbrug på SkanKomp til dato er på ca Styregruppen besluttede, at Projektledelsessekretariatet iværksætter følgende: Der udarbejdes et hyrdebrev, der orienterer hver enkelt partner om vigtigheden af at aktiviteterne udrulles som planlagt i budgettet. Partnere, der indtil nu ikke har indberettet forbrug, eller i øvrigt ligger langt fra det budgetterede forbrug, kontaktes snarligt af Projektledelsessekretariatet for en afklaring af, om der skal ydes akut hjælp til partnerens økonomiske administration af projektet. Den kommende månedlige ledelsesrapport vedr. SkanKomp vil indeholde en status over det økonomiske forbrug på partnerniveau. Endeligt enedes man om, at sommeren 2011 er deadline for at indhente de budgetterede aktiviteter. Ved statusrapporten pr. 31. august 2011 skal det samlede projektregnskab derfor afspejle at partnernes aktiviteter afvikles planmæssigt. 4. Diverse spørgsmål Finansiering af større arrangementer Stefan Knudsen orienterede om muligheden for som arrangør ved afholdelse af større arrangementer at fordele fællesudgifterne til deltagerne via eksempelvis en konferencepakke på et hotel. Fordelen er, at arrangøren får mindre udgifter og derved mulighed for at afholde flere arrangementer eller have flere deltagere end budgetteret. Deltagerne i arrangementet betaler til hotel/konferencecenter, hvilket betyder at der undgås intern fakturering (betaling mellem partnere). 4

5 Styregruppen syntes godt om modellen, der vil blive anbefalet over for projektpartnerne som en måde at skabe flere og større aktiviteter end oprindeligt budgetteret. Miljøkompetence som en del af Arendal Kommunes aktivitet Marie Tveiten fortalte, at Arendal gerne som en del af aktivitet 3.2 Fremtidens kompetencebehov vil lave en indsats for at sætte fokus på de miljøkompetencer, som virksomhederne får brug for fremover. Til gengæld vil der kun blive afholdt en i stedet for to konferencer om realkompetencevurdering. Styregruppen bakkede op om forslaget. Marie går i gang med planlægningen. Næste møder marts 2011 i Arendal (ankomst og fælles middag den 21., møde den 22.) juni 2011 i Trollhättan 5. Eventuelt Interreg IV A for Öresund-Kattegat-Skagerrak afholder projektkonference i Malmö den marts SkanKomp blev opfordret til at deltage aktivt i konferencen. Ligeledes blev SkanKomp inviteret til at give en status for projektet på KASKstyrekomitémødet den maj En SkanKomp-kalender kommer på hjemmesiden og vil gradvist blive udbygget, se En præcisering af arbejdspakkebeskrivelserne, der skal være mere operative end projektbeskrivende, vil blive udarbejdet i løbet af januar måned. I samme forbindelse vil overskrifterne i hovedaktivitet 3 blive forbedret. Bilag: Oplæg til dagsorden styregruppemøde 2 Evaluering af SkanKomp Følgeforskning i SkanKomp Arbejdsdokument Statusbeskrivelse pr. ultimo november 2010 SkanKomp økonomi 5