Importere kunderegister

Transkript

1 Importere kunderegister Pacsoft Online

2 2 Indhold 1 Indledning Eksport fra et andet system Importfilens opbygning Importere filen Vedligehold af modtagere... 7

3 3 1 Indledning I Pacsoft Online er der mulighed for at importere register over de modtagere og/eller afsendere som du vil have let gang til. Hvis du har modtagere, som du jævnligt sender til, og hvor du har informationerne liggende i et andet system, er dette en smidig løsning. Du kan på samme måde også importere afsendere, hvis du har behov for at have forskellige afsendere i systemet. Forudsætningen for at benytte funktionen er, at du kan redigere oplysningerne og skabe en tekstfil ud fra nedenstående specifikation. OBS! Vær opmærksom på at grænsen for modtagere/afsendere i Pacsoft Online er Eksport fra et andet system For at få adresseoplysninger på de modtagere du vil anvende i et format som kan understøttes af importfunktionen, kan det være nødvendigt at redigere informationen eller eksportere dem direkte fra det andet system. De fleste økonomisystemer eller lignende har en eller anden export- eller rapportfunktion som kan skabe eksportfiler. En af de mest almindelige typer af tekstfil er tabulatorsepareret. Microsoft Excel kan f.eks. gemme information direkte i dette format. Kontakt din systemleverandør hvis du har brug for hjælp til hvordan en eksport udføres fra det system hvor du har dine modtageroplysninger. 1.2 Importfilens opbygning Importfilen skal have en opbygning og et indhold som modsvarer følgende beskrivelse. Filen skal have tegnkodningen ISO (Windows ANSI) eller UTF-8. Filen skal have felter som er separerede med tabulator og poster som er afgrænsede med retur. Filen får dette udseende tegnkodningen ISO såfremt du i Microsoft Excel vælger at gemme filen som en tabulatorsepareret fil. Feltnavnet skal stå på øverste række som en hjælp til at markere de forskellige områder. Vær opmærksom på, at feltnavnet skal være korrekt stavet og stå indenfor klammerne, f.eks. [quickid]. Du behøver kun at have de felter med som du vil importere. Hvis en kolonne ikke skal anvendes er det vigtigt at fjerne hele kolonnen og ikke bare fjerne indholdet. TIPS! Læg en enkelt modtager ind manuelt i Pacsoft Online og eksporter registeret, så får du en grundfil i det rigtige format. Brug gerne den eksempelfil som findes til downloading fra Hjælp > Hjælpside i Pacsoft Online. Den kan du åbne i Noter eller i Microsoft Excel for at få et overblik over filens udseende. Det er vigtigt, at de forskellige felter og informationer havner det rigtige sted i Pacsoft Online. Læs beskrivelsen om felternes betydning under Ny Modtager i Pacsoft Online. OBS! Visse værdier styres at bestemte koder. Nedenfor angives felterne indenfor klammerne, fulgt af en beskrivelse. Kunde- og adresseoplysninger [quickid] Hurtigsøgningsværdi for adressaten. Ofte et kundenummer eller lignende i dit økonomisystem.

4 4 [sender] Angiver om det er en afsender [Y,N]. Når man importerer så skal Afsender være afkrydset i brugergrænsefladen og værdien Y sat i tekstfilen for at posten skal registreres som en afsender. Hvis feltet ikke findes i filen lægges adressen op som afsender såfremt dette er afkrydset i brugergrænsefladen. [receiver] Angiver om det er en modtager [Y,N]. Når man importerer så skal Modtager være afkrydset i brugergrænsefladen og værdien Y sat i tekstfilen for at posten skal registreres den som en modtager. Hvis feltet ikke findes i filen lægges adressen op som modtager såfremt dette er afkrydset i brugergrænsefladen [profilegroup] Navnet på den profilgruppe som afsenderen/modtageren skal tilknyttes. Hvis der ikke angives en profilgruppe tilknyttes den automatisk grundprofilgruppen. [orgno] Kundenummer [vatno] CVR nummer [category1text] Kategoriseringsfelt nummer 1, alfanumeriskt (t.ex. 123ABC ) [category2text] Kategoriseringsfelt nummer 2, alfanumeriskt (t.ex. VIP 2008) [category3text] Kategoriseringsfelt nummer 3, alfanumeriskt (t.ex Importdatum) [category1no] Kategoriseringsfelt nummer 1, numeriskt (t.ex ) [category2no] Kategoriseringsfelt nummer 2, numeriskt (t.ex. 1000) [category3no] Kategoriseringsfelt nummer 3, numeriskt (t.ex. 456) [name] Navn på modtageren (organisation eller privatperson). [address1] Leveringsadressen, række nummer 1 (gadenavn, enhed eller afdeling) [address2] Leveringsadresse, række nummer 2 (gadenavn, hvis enhed og afdeling angives i feltet ovenfor) [zipcode] Postnummer (kun postnummer uden landekode). [city] By [state] Kode for stater i visse lande.

5 5 [country] ISO-landekod fra ISO (SE, DK, NO, FI etc.) [contact] Kontaktperson for leverancen såfremt den ikke er angivet i adressen ovenfor. [ ] adresse til advisering. [phone] Telefonnummer [fax] Telefonnummer til fax [sms] Nummer för SMS-avisering [doorcode] Dørkode [postaladdress1] Postadresse, række nummer 1 (gade, postboks, enhed eller afdeling såfremt den adskiller sig fra leveringsadressen). [postaladdress2] Postadresse, række nummer 1 (gade, postboks, enhed eller afdeling såfremt den adskiller sig fra leveringsadressen). [postalzipcode] Postnummer til postadressen (såfremt den adskiller sig fra leveringsadressen). [postalcity] By (såfremt den adskiller sig fra leveringsadressen). [postalstate] Stat (såfremt den adskiller sig fra leveringsadressen). [postalcountry] ISO-landekode (såfremt den adskiller sig fra leveringsadressen). [deliv1] Leveringsanvisning, række 1. [deliv2] Leveringsanvisning, række 2. [deliv3] Leveringsanvisning, række 3. [deliv4] Leveringsanvisning, række 4. [receiverref] Modtagerreference.

6 6 [senderref] Afsenderreference. [codref] Betalingsreference ved Postopkrævning. Konto for Postopkrævning Importen understøtter i dag to typer af kortartkode; Danmark Kortartkode 10- og/eller Danmark Kortartkode 11 - konti, samt IBAN. [account_[1, 2 eller 3]_type] Kontotype, Danmark Kortartkode 10/Danmark Kortartkode 11. Følgende værdi kan angives: ACCDKTXT, ACCDKOCR, IBAN. [account_[1, 2 eller 3]_number] Kontonummer. [account_[1, 2 eller 3]_bic] BIC-kode. Skal kun anvendes hvis kontotypen er IBAN. Partner [partner_pdk_custno] Kundenummer til Post Danmark (9 ciffer). Det bedste er at du kan skabe denne fil direkte som en eksport eller rapportfunktion fra det system der har oplysningerne i dag. Det kan dog anbefales at åbne filen i f.eks MS Excel og checke resultatet inden du importerer. Har du informationen eller kan få den i form af en textfil eller en Excelfil er det let at redigere den i MS Excel. Når informationen er redigeret gemmer du filen som "Text (Tabulatorspareret) (*txt)" textfil på din PC. 1.3 Importere filen For at importere din fil gå til Administration > Modtagere (eller Afsendere hvis det er afsender der skal importeres). Klik på. Kryds af for Afsender eller Modtager (eller begge). Vælg importformat Standard, adresse (Tabsepareret), type af tegnkodning (normalt ISO ). Vælg om hurtigsøgningsværdien skal matches eller ej. Bemærk, at hvis afkrydsningsfeltet Erstat matchende hurtigsøgnings-id er krydset af, vil matchet ske ud fra værdien i feltet

7 7 [quickid], d.v.s. Hurtigsøgningsværdien. Det betyder, at hvis du importerer en modtager med hurtigsøgningsværdien 1000, bliver alle oplysninger om en eventuelt tilfældig modtager med samme hurtigsøgningsværdi (1000) skiftet ud med dem som findes i filen. Angives der ingen hurtigsøgningsværdi eller et som ikke findes, bliver modtageren i filen behandlet som en ny og lægges dermed til i dit adresseregister. Klik på knappen Gennemse og find den fil som indeholder de oplysninger du vil importere. Vælg fil. Start importen ved at klikke på. Får du en meddelelse på skærmen om at værdien i filen er fejlagtig, så kontroller filen for at sikre at indholdet og strukturen er korrekt samt ændre eventuelle fejl. Forsøg derefter igen. Hvis problemet gentager sig eller du har spørgsmål, kan du kontakte Pacsoft Online - Service Center Kunde, itkunder@post.dk. 1.4 Vedligehold af modtagere Udskift matchende hurtigsøgningsværdier Ved import bør du altid markere feltet Erstat matchende hurtigsøgnings-id for på den måde at undgå at skabe dubletter. Midlertidig import af modtagerregister Ved udskrivning af label kan du vælge at importere et midlertidigt modtagerregister, der hvor du har givet modtagerne en speciel mærkning i et kategorifelt f.eks. Julegave Vælg at skrive ud via Serieudskrift og angiv navnet fra kategorifeltet. For efterfølgende at fjerne disse midlertidige modtagere søger du efter den specielle mærkning og vælger. Gem eventuelt din indledende modtagerfil lokalt på din computer. Importere et nyt modtagerregister For at rense modtagerregister for mange dubletter anbefaler vi, at du sletter modtagerregisteret og importerer på ny. OBS! Dette forudsætter at du har en korrekt modtagerfil til import eller at du eksporterer dine modtagere til en fil, som du efterfølgende renser for dubletter og inaktuelle modtagere.

8 8 Modtagerfilen kan med fordel bearbejdes med Microsoft Excel, som har en funktion til at fjerne dubletter med.