Mini-vejledning Forpligtende rammeaftale på Biblioteksmaterialer. Indhold

Transkript

1 50.05 Forpligtende rammeaftale på Biblioteksmaterialer Mini-vejledning Nedenfor kan du læse om den forpligtende aftale Biblioteksmaterialer, få en oversigt over indholdet af udbudsmaterialet og se, hvordan du kan sende kommentering til høringsmaterialet. Indhold Fakta om udbuddet... 2 Biblioteksmaterialer: Høring er åben... 2 Sådan får du adgang til høringsmaterialet... 2 Udarbejdet i samarbejde med kommunerne... 2 Udbudsdesign... 3 Sortiment... 3 Kontraktstyringsværktøjer... 3 Udbuddets dokumenter... 4 Kontakt SKI

2 Fakta om udbuddet Sortiment: Biblioteksmaterialer fordelt på 7 delaftaler Tildelingsmodel: Direkte tildeling Aftaleperiode: 4 år fra kommunens ikrafttrædelse Udbudsform: Begrænset udbud Antal leverandører: Eneleverandør Tildelingskriterier: Økonomisk mest fordelagtigt Høring: Den kommunale høring til aftalen Biblioteksmaterialer åbner d. 22. september og lukker d. 24. oktober. Tilslutning: Den kommunale tilslutning til aftalen Biblioteksmaterialer forventes at åbne d. 3. november og lukker d. 24. november Ikrafttrædelse: Marts 2015 Biblioteksmaterialer: Høring er åben Nu er der åbent for tilslutning til den forpligtende aftale Biblioteksmaterialer. Det betyder, at du har mulighed for at læse og kommentere udbudsmaterialet. Sådan får du adgang til høringsmaterialet Du kan få adgang til at læse udbudsmaterialet på den kommende kommunalt forpligtende aftale via SKI s elektroniske udbudssystem ETHICS her. Hvis du allerede er bruger, skal du tilmelde sig ved at klikke på Tilmeld eksisterende bruger. Hvis du ikke tidligere har benyttet ETHICS, skal du tilmelde dig sitet via menupunktet Tilmelding. Herefter skal du klikke på Opret og tilmeld ny bruger. Når du opretter en ny bruger, får du en mail, der indeholder et aktiveringslink. Ved at følge linket, aktiverer du din brugerprofil, og du vil herefter automatisk blive tilmeldt. Udarbejdet i samarbejde med kommunerne Den forpligtende aftale på biblioteksmaterialer er udarbejdet i samarbejde med en kommunal projektgruppe bestående af både fagpersoner fra bibliotekerne og skolebibliotekerne samt udbudskyndige repræsentanter fra kommunerne: Roskilde, Odense, Vejle, Gentofte, Aarhus, Guldborgsund, Slagelse, Esbjerg, København, Solrød, Syddjurs og Vejen samt centralbibliotekerne: Roskilde, Odense, Vejle og Gentofte. 2

3 Udbudsdesign I tidligere udbud på området har der i tilbudsafgivelsen været opereret med en varekurv, hvor tilbudsgiver skal angive kostprisen på forskellige titler inden for en given materialetype (f.eks. bog, film, spil). Varekurven er tilbageskuende, da den af naturlige årsager ikke kan indeholde fremtidige udgivelser. Med henblik på at undgå, at en evt. urealistisk lav kostpris bliver udfaldsgivende for, hvem der vinder kontrakten, vil der i det kommende udbud udelukkende blive opereret med et håndteringstillæg i kr./øre. Håndteringstillægget er den pris, leverandøren skal have for at håndtere bogindkøbet for kunden. Sortiment Den kommende forpligtende aftale Biblioteksmaterialer kommer til at bestå af følgende 7 delaftaler: 1. Danske bøger og noder: Bøger til brug i skolebibliotekernes basissamling indkøbes på denne aftale. Taskebøger/klassesæt indkøbes på delaftale 7 2. Udenlandske bøger og noder 3. Danske og udenlandske årbøger 4. Dansk og udenlandsk musik 5. Dansk og udenlandsk film 6. Dansk og udenlandsk spil og multimedier 7. Taskebøger og klassesæt: Engangsmaterialer er ikke omfattet og kan ikke indkøbes på delaftalen. Der er ligeledes tilknyttet en række klargøringsydelser (indbinding og automodtagelse) på hver delaftale. Der er knyttet enkelte, specifikke serviceydelser til de forskellige delaftaler. Nogle serviceydelser prissættes - andre bliver inkluderet i håndteringstillægget. E-bøger er ikke omfattet af sortimentet. Kontraktstyringsværktøjer Der indgår i udbuddet en række ydelser, som ikke direkte vedrører hovedydelsen (biblioteksmaterialer), men som projektgruppen har påpeget som væsentlige elementer i aftalen. Dette inkluderer: Diverse rapporteringskrav (står i kravspecifikationerne) Bod i diverse situationer (står i kravspecifikationerne) Metoder til check af kostpris Implementering af rammeaftalen mellem biblioteket og leverandøren. Der er beskrevet en proces, som skal igangsættes 60 dage, før kommunen skal til at bruge aftalen. 3

4 Udbuddets dokumenter Nedenfor er en gennemgang af udbuddets forskellige dokumenter. Dokument Udbudsbetingelser Aftale Bilag I: Kundeliste Bilag II: Leverandørens rapportering til SKI Bilag III: CSR Bilag IV: Rammeaftale Bilag IV A Kravspecifikation Bilag IV B Leverandørens priser Bilag IV C Implementering Bilag IV D Tro- og loveerklæring vedr. kostpris Beskrivelse Beskriver bl.a. baggrund for, hvorfor aftalen udbydes som den gør. SKI s aftale med leverandøren. Liste over de tilsluttede kommuner og evt. andre offentlige myndigheder. Udarbejdes efter tilslutning. Standarddokument, tilpasset denne aftale. Standarddokument, tilpasset denne aftale. Beskriver alle forhold, som gælder på tværs af alle 7 delaftaler. Beskriver forhold, der gælder specifikt for den enkelte delaftale. Dvs. der er 7 filer, en pr. materialeområde (se under sortiment). Tilbudsliste indeholder alt det, som leverandøren skal give pris på. I dokumentet er indsat en kolonne hvor du gerne må fortælle os, hvilke klargøringsydelser I bruger, hvor meget, hvilke der er ikke aktuelle, mv. Beskriver den proces, som leverandøren og kunden skal igennem for at få aftalen op og kører Kunden kan bede leverandøren når aftalen er i drift om at indhente tro- og loveerklæring fra forlag/distributører om, at den kostpris, som leverandøren har videresolgt til, svarer til den pris, som leverandøren har betalt forlag/distributør. Desuden er følgende dokumenter udsendt i forbindelse med høring: Skabelon til kommentering Tilslutningsaftale Minivejledning til høring Brug skabelonen til løbende at sende spørgsmål til rammeaftalen. Spørgsmål sendes til adu@ski.dk Det dokument, hvor kommunen forpligter sig til at bruge rammeaftalen. Forpligtigelsen er beskrevet, og der efterspørges forskellige oplysninger i forbindelse med tilslutning. Er udsendt til kommentering i forbindelse med høring. Nærværende dokument 4

5 Kontakt SKI Har du spørgsmål til ovenstående, er du meget velkommen til at kontakte udbudskonsulent Anne Duus på mail: eller på tlf.: Du er også velkommen til at kontakte SKI s Kundeservice på mail: kundeservice@ski.dk eller tlf.: