Man kommer ind på en tilfældig KFAK, hvorfra man skal søge den pågældende KFAK frem, som nu skal bogføres.

Transkript

1 Afgrænsning: Denne vejledning omhandler ikke købstransaktioner håndteret via det elektroniske workflow. Denne vejledning omhandler manuelt indtastede købstransaktioner, rejseudlæg, personlige udlæg til øvrige omkostningstyper mv. Fra hovedmenuen vælges faktura Man kommer ind på en tilfældig KFAK, hvorfra man skal søge den pågældende KFAK frem, som nu skal bogføres. Dette gøres ved F5, hvorefter nummeret på KFAKén skrives Eksempel Side 1 af 6

2 Efterfulgt af Enter. Husk at der skal være markeret i feltet Del af feltet Hvis den ikke kommer frem på oversigten over klarmeldte KFAK er det udtryk for at KFAKén enten allerede er bogført af en enten bruger eller at den er blevet slettet. Hvis den er bogført kan den findes under bogførte fakturaer. Hvis den er slettet skal oplysningerne genindtastes, hvis den skal bogføres. Når KFAKén er fundet frem, skal der forud for godkendelsen kontrolleres følgende: Kreditor: Vigtigt at tjekke om det er den rigtige kreditor der er brugt, da det ellers har konsekvens for valuta og batalingsoplysninger. Delrengskab: Er der fejl her, er der sandsynligvis også fejl i projekt. Husk at delregnskab 2 hænger nøje sammen med momskode. Momskode: Beløb: Valutakode: Bankoplysninger: Se momsinstruks på økonomiportalen. Se faktura Se faktura Se faktura Hvis der er fejl i oplysningerne skal disse rettes og der skal igen foretages en klarmelding af den rettede KFAK. Herefter skal der ske en kontrol og bogføring. Side 2 af 6

3 Bemærk: Der skal fortsat være forskel mellem den bruger, som retter og den bruger som bogfører. Hvis der efter kontrollen ikke er fundet fejl skal KFAKén bogføres. Dette gøres ved at taste F11 eller bruge følgende menu, herefter Y for Yes og derefter enter. I forbindelse med bogføringen sker der en yderligere maskinel kontrol, som ikke bliver afsløret i forbindelse med klarmeldingen. De typiske fejl er følgende: 1. Fejl i momskode Herved trykkes OK og momskoden rettes til den korrekte. 2. Perioden er lukket Side 3 af 6

4 Herved trykkes OK og bogføringsdatoen rettes til dagsdato. Vær OBS på at bilagsdatoen også ændres, men skal være som der står på bilaget. 3. At faktura allerede findes Herved trykkes OK og der tjekkes på fakturaen om der er tastet forkert fakturanr. Ellers Tjekkes der på kreditorkortet om den allerede er bogført. 4. Dokumentet skal klarmeldes Side 4 af 6

5 Der er blevet rettet i bogføringen efter klarmeldingsrapporten er udskrevet. Der skal foretages en ny klarmelding, hvorefter den kan bogføres af en anden bruger Side 5 af 6

6 5. Dimensioner passer ikke sammen Herved trykkes OK og dimensioner rettes og bilaget klarmeldes på ny. 6 Deadlock Bogføringen konflikter med en anden bruger, som f.eks. har åbnet SFAKén, mens den forsøges bogført. Tryk OK og prøv igen senere. 7. Køb/salg skal have samme fortegn. Fejl opstår ved at der i samme faktura er både beløb i debet og kredit. Løsningen ligger i at bogføre nettobeløbet (fakturabeløbet) og efterfølgende omkontere fakturaen ud på de relevante konteringsstrenge. Side 6 af 6