Beretning om tiltrædelse som revisor, revision af åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 og revision i øvrigt indtil 31. december 2007.

Transkript

1 Norddjurs Kommune Beretning om tiltrædelse som revisor, revision af åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 og revision i øvrigt indtil 31. december Beretning nr. l Delberetning for regnskabsåret 2007 Qualityln Everything We Do

2 i!l ERNST &YOUNG Indholdsfortegnelse 1. Tiltrædelse som revisor l 1.1 Indledning l 1.2 Opgaver og ansvar l Ledelsen l Revisor Revisionens udførelse og omfang Generelt Rapportering Regnskabsmæssig assistance m.v Offentliggørelse af regnskaber, dokumenter m.v. der indeholder navnet Ernst og Young Anvendelse af software Kommunikation via internet Afslutning 7 2. Revision af åbningsbalancen pr. 1. januar Revisorerklæring om åbningsbalancen Åbningsbalancens indhold Den udførte revision Datakonvertering i forbindelse med kommunesammenlægningen Resultater af den udførte revision Løbende revision Principper for økonomistyring Norddjurs Kommune Borgerservice Status af stemninger Decentrale eftersyn IT-revision Arbejds- og kontrolrutiner i forbindelse med elektronisk bogføring og udbetaling Lønrevision Sociale ydelsesområder Diverse Rådgivning Revisionens bemærkninger og samlede konklusioner 20

3 i!i ERNST &YOUNG 4.1 Bemærkning til åbningsbalancen Bemærkning til status af stemninger Andre forhold Lovpligtige oplysninger 21

4 i!l ERNST &YOUNG Til Kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune 1. Tiltrædelse som revisor 1.1 Indledning I forbindelse med valg af Ernst og Young som revisor for Norddjurs Kommune, med virkning fra regnskabsåret 2007, skal vi i det følgende redegøre for vores opfattelse af samarbejdet og for lovgivningens afgrænsning af henholdsvis ledelsens og revisionens opgaver og ansvar. 1.2 Opgaver og ansvar Ledelsen I Norddjurs Kommunes styrelsesvedtægt er beskrevet Kommunalbestyrelsens, borgmesterens og de enkelte udvalgs ansvar og opgaver. I det efterfølgende er Kommunalbestyrelsen, de stående udvalg, borgmesteren og den administrative ledelse betegnet sorn ledelsen. Det er Kommunalbestyrelsens ansvar at godkende budgettet for det kommende år, borgmesteren skal drage omsorg for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Velfærdsministeriet og Kommunalbestyrelsens fastsatte regler. Gennem regler godkendt af Kommunalbestyrelsen er der fastsat bestemmelser om tilrettelæggelsen af de administrative forhold. Norddjurs Kommunes årsregnskab udarbejdes af administrationen og aflægges af økonomiudvalget til Kommunalbestyrelsens godkendelse. Ledelsen har ansvaret for, at årsregnskabet er i overensstemmelse med lovgivningens krav herom, og at forvaltningen foregår på betryggende måde. Den økonomiske forvaltning skal ske i overensstemmelse med reglerne i lov om kommunernes styrelse. Dette gælder også form og indhold af årsregnskabet. Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge økonomistyringen på en måde, der er hensigtsmæssig efter kommunens forhold. Dette omfatter også ansvar for en tilrettelæggelse af forvaltningen, økonomistyringen og øvrige registreringer på en sådan måde, at det kan dokumenteres, at midlerne er anvendt i

5 =U ERNST &YOUNG overensstemmelse med forudsætningerne, at de tilsigtede resultater opnås, samt at der sker en løbende overvågning og evaluering af økonomistyringen, rutiner og resultater i øvrigt. Ansvaret for bogføring og formueforvaltning varetager borgmesteren og administrationen blandt andet gennem etablering af forretningsgange og interne kontroller, der skal sikre, at registreringerne dækker over gyldige transaktioner, og at registreringerne er fuldstændige og nøjagtige. Etablering af forretningsgange og interne kontroller sker endvidere med henblik på at forebygge og opdage eventuelle besvigelser i form af misbrug af kommunens aktiver og bevidste fejlinformationer i regnskabsrapporteringen. I henhold til revisionsaftalen forudsættes at kommunen giver revisor adgang til at foretage de undersøgelser m.v., som revisor finder nødvendige for revisionen samt sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor finder påkrævet for at gennemføre revisionen Revisor l henhold til Styrelsesloven, og Revisionsaftalen med Norddjurs Kommune, er det revisors opgave at efterprøve om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med godkendte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere skal der foretages en vurdering af, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved varetagelsen af den kommunale virksomhed. Med andre ord er det revisors ansvar at planlægge og udføre revision, og herunder gennemgå og vurdere, orn ledelsen har opfyldt sine forpligtelser i forhold til ovenstående. Når revisionen er afsluttet, skal vi ved påtegning på årsregnskabet bekræfte, at dette er revideret. Vi afgiver en beretning til Kommunalbestyrelsen om revisionen af årsregnskabet. Vi kan endvidere afgive beretning i løbet af året, hvis vi finder det hensigtsmæssigt. Endelig kræves der årligt en række revisorerklæringer til ministerier, styrelser m.m. Under vores revision, erklæringsafgivelse og rapportering skal vi optræde som offentlighedens tillidsrepræsentanter. Dette indebærer, at vi ved erklærings- og beretnings afgivelse skal varetage hensynet til andre interessenter, når vi tager stilling til indhold og præsentation af oplysninger i årsregnskaber og andet.

6 =!l ERNST &YOUNG I de efterfølgende afsnit er mere uddybende redegjort for revisions opgaven og vores ansvar i henhold til god offentlig revisionsskik: Vi skal planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå en begrundet overbevisning om, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinforrnation. Ved fejlinforrnation forstår vi ukorrekt, mangelfuld eller manglende information. Ved begrundet overbevisning opnår vi høj, men ikke fuld sikkerhed for vores konklusioner. Således udføres revisionen ved stikprøvevise undersøgelser. Der vil derfor ved enhver revision være en risiko for, at fejlinformation i regnskabet ikke afdækkes, selvom revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Revision efter god offentlig revisionsskik er imidlertid ikke kun rettet mod selve årsregnskabet, men også en efterprøvelse af om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevisionen vil vi vurdere, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de aktiviteter, der er omfattet af regnskabet. Udgangspunktet for forvaltningsrevisionen vil være en gennemgang af de af ledelsen fastlagte procedurer og politikker for sparsommelighed, produktivitet og effektivitet samt økonomistyring. Denne del af revisionen vil være en integreret del af vores revision, og gennemføres som en metodisk undersøgelse af et område eller en organisatorisk enhed, ud fra et eller flere af de nævnte aspekter. Under revisionsarbejdet tager vi hensyn til risikoen for, at væsentlige besvigelser kan forekomme bl.a. gennem valg af metoder og omfanget af revisions indsatsen. Får vi mistanke om, at besvigelser forekommer, vil vi, sædvanligvis i samråd med ledelsen, iværksætte undersøgelser med henblik på at få mistanken afkræftet eller bekræftet. Uanset at vi ved planlægningen og udførelsen af vores revision tager hensyn til risikoen for besvigelser, er vi ikke ansvarlige for at hindre besvigelser. Såfremt årsregnskabet ikke aflægges i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne, og der er tale om væsentlige forhold, har vi pligt til i vores påtegning på årsregnskabet at give udtryk herfor i form af et forbehold. Tilsvarende skal vi tage forbehold, hvis årsregnskabets formelle oplysningskrav ikke overholdes. Vi skal i vores påtegning give nødvendige supplerende oplysninger, når regnskabet er væsentligt påvirket af regnskabsmæssige usikkerheder eller usædvanlige forhold, eller såfremt vi har fundet, at der foreligger forhold, der kan medføre ansvar for ledelsen.

7 =U ERNST &YOUNG Revisionens udførelse og omfang Generelt Grundlaget for planlægning og gennemførelse af revisionen er vort kendskab til kommunale regelsæt, kommunens aktiviteter, organisation, administrative systemer, kontrolmiljø og øvrige relevante forhold. På dette grundlag tilpasses vores revision konkrete aktiviteter og forhold i øvrigt, hvilket sikrer, at revisionen gennemføres så effektivt som muligt og koncentreres om de regnskabsposter og -områder, hvor vi vurderer risikoen for væsentlige fejl som værende størst. Vi vil på grundlag af den gennemførte revision fremkomme med vores eventuelle forslag til forbedringer af forretningsgange og interne kontroller. Vi anvender i årets løb fortrinsvis systemrevision, som kombineres med substansrevision (analytisk og detailrevision) i større eller mindre omfang. Systemrevisionen har til fonnål at efterprøve, om de interne kontroller (forretningsgange) er hensigtsmæssigt og sikkert tilrettelagt og efterlevet. De grundlæggende forretningsgange for kommunens transaktioner efterprøves hvert år, mens de øvrige forretningsgange efterprøves efter en flerårig plan. Revisionen vil i titfælde af konstaterede svagheder gøre kommunens ledelse opmærksom herpå. Hvis vi vurderer, at kontrolmiljøet, regnskabssystemerne og de relaterede generelle it-kontroller er velfungerende og pålidelige, kan vi gennemføre en større del af revisionen som systemrevision, hvilket omfatter test af de generelle it-kontroller, test af relevante programmerede kontroller (applikationskontroller) og test af relevante manuelle kontroller. Til den afsluttende revision anvender vi fortrinsvis substansrevision. Revisionen udføres i vid udstrækning ved regnskabsanalytiske undersøgelser, hvor det aflagte regnskab og regnskabsforklaringerne gennemgås og vurderes i forhold til budgetterede og bevilgede beløb og de forudsætninger, som ligger til grund herfor. Herunder foretages stikprøveudtagninger i fornødent omfang. Endvidere indgår afstemninger og efterprøvelse af forvaltningens interne kontrolrutiner i forbindelse med årsafslutningen. Vi har generelt anvendt vores edb-analyseværktøj "Kommunal Data Analyse" til regnskabsanalytiske undersøgelser, stikprøveudtagninger og efterprøvelse af kontoplanrelationer vedrørende økonomiposteringer. For at opnå en begrundet overbevisning om årsregnskabets rigtighed må vi støtte os til oplysninger og vurderinger fra kommunes ledelse. Som et almindeligt led i revisionen vil vi derfor hvert år anmode om en ledelseserklæring, hvori de afgivne oplysninger bekræftes. Formålet hermed er alene at sikre, at ingen oplysninger er udeladt eller utilsigtet tilbageholdt for os.

8 =!l ERNST &YOUNG Revisionen udføres i årets løb og i forbindelse med årsafslutningen. Revisionen er ikke afsluttet før vi har forsynet årsregnskabet med vores revisionspåtegning, samt afgivet revisionsberetning for året. Udførte revisionshandlinger i årets løb skal derfor betragtes som et led i revisionen af årsregnskabet. 1.4 Rapportering Revisionens indhold og resultater rapporteres i forskellig detaljeringsgrad til henholdsvis det administrative og det politiske niveau. Til det administrative niveau rapporteres løbende til de enkelte forvaltninger og institutioner. Det sker såvel mundtligt som skriftligt ved notater til ledelsen. Vi søger desuden, gennem en konstruktiv løbende dialog med kommunens medarbejdere om konkrete og generelle problemstillinger, at medvirke til at forebygge, at der opstår væsentlige fejl. Rapporteringen til Kommunalbestyrelsen sker i form af beretninger. Eventuelle bemærkninger, som Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til og besvare over for tilsynsmyndigheder, vil fremgå som bemærkninger i afsnittet "Revisionens bemærkninger og samlede konklusioner". Revisors påtegning på årsregnskabet uden forbehold indebærer, ud over at årsregnskabet er revideret at årsregnskabet er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen og opgjort under omhyggelig hensyntagen til bestående værdier, rettigheder og forpligtelser, at årsregnskabet er aflagt i overensstemmelse med lovgivningens og Velfærdministeriets krav til regnskabsaflæggelsen for kommuner, og at det under hensyntagen til disse bestemmelser giver et korrekt udtryk for årets indtægter og udgifter samt balancen ved årets udgang. I revisionsberetningen redegøres for indholdet, omfanget og resultatet af revisionen samt for eventuelle aftaler, som måtte være truffet om at udvide revisionen. I revisionsberetningen vil vi redegøre for forhold, der har givet anledning til bemærkninger, og for forhold som vi i øvrigt finder anledning til at fremdrage. Vi vil oplyse om vores vurdering af interne kontrol- og registreringssystemer og om eventuelle væsentlige svagheder eller mangler i disse systemer. Vi vil redegøre for den udførte forvaltningsrevision, der sigter mod at vurdere, om der er taget skyldige økonomiske hensyn. Hvis vi mener, at regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens beslutninger, eller der er handlet i modstrid med gældende love og bestemmelser, vil det fremgå som bemærkninger i revisionsberetningen.

9 =01 ERNST &YOUNG For god ordens skyld skal vi gøre opmærksom på, at vores bemærkninger i revisionsberetning og andre rapporter ikke er ensbetydende med, at vi begrænser vores ansvar for årsregnskabets rigtighed, idet en sådan ansvarsbegrænsning kun kan foretages ved forbehold i påtegningen på årsregnskab et. Såfremt vi bliver opmærksomme på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, vil vi omgående drøfte forholdet med administrationen, og straks herefter meddele dette til Kommunalbestyrelsen i form af en revisionsberetning. Væsentlige forhold og bemærkninger i revisionsberetningen vil blive gennemgået med administrationen før de fremsendes til Kommunalbestyrelsen, med henblik på at sikre, at de konkrete forhold er korrekt beskrevet. 1.5 Regnskabsmæssig assistance m.v. Revisionen af årsregnskabet omfatter ikke aktiv deltagelse i bogføring, udarbejdelse af årsregnskab eller andre regnskabsopstillinger. Kommunen kan fremsætte ønske om assistance i forbindelse hermed. Vi vil afstå fra at yde regnskabsmæssig assistance, såfremt dette vil anfægte gældende habilitets- og uafhængighedsregler. Hvis vi yder Kommunen større regnskabsmæssig eller anden assistance, vil vi redegøre for vores assistance og ansvar overfor administrationen i aftalebreve, ligesom vi vil rapportere om den udførte assistance i revisionsberetningen. 1.6 Offentliggørelse af regnskaber, dokumenter m.v. der indeholder navnet Ernst og Young Vi forudsætter, at Kommunen indhenter vores forhåndstilkendegivelse, forinden regnskaber, rapporter, dokumenter m.v., hvori vores firmanavn er indeholdt, udleveres til tredjemand eller offentliggøres, herunder i elektronisk form. For regnskaber som er offentligt tilgængelige dog kun, såfremt de udleverede regnskaber udarbejdes i uddrag eller på anden måde afviger fra det, som vi har forsynet med revisionspåtegning. l, 7 Anvendelse af sofhvare Vi dokumenterer i videst muligt omfang vores revision elektronisk og udvikler i tilknytning hertil forskelligt software. Sådant software, herunder databaser, regnearks- og tekstfiler, er udviklet alene til vores eget brug. Såfremt det findes hensigtsmæssigt at udlevere vores software til Kommunen, fx. med henblik på indføjelse af aktuelle data, sker dette under forudsætning af, at Kommunen ikke anvender softwaret til andre formål, distribuerer det eller lader tredjemand få adgang dertil. Vi påtager os intet ansvar i forbindelse med Kommunens anvendelse af softwaret, medmindre der indgås særskilt og skriftlig aftale om vores assistance med udvikling af softwaret til Kommunen og om vores ansvar i tilknytning hertil.

10 ål ERNST &YOUNG 1.8 Kommunikation via Internet Såfremt andet ikke tilkendegives, kommunikerer vi gerne elektronisk med Kommunen og dets forbindelser, når dette er hensigtsmæssigt. Denne kommunikationsfonn er ikke sikker, og vi påtager os derfor intet ansvar for skader af nogen art, der måtte opstå som følge af anvendelsen af denne kommunikationsform, ligesom vi tilsvarende ikke vil gøre ansvar gældende over for Kommunen. 1.9 Afslutning I senere beretninger vil der blive henvist til denne del af beretningen vedrørende tiltrædelse som revisor. Denne del af beretningen forudsætter vi at Kommunen udleverer til nye medlemmer af Kommunalbestyrelsen.

11 i!l ERNST &YOUNG 2. Revision af åbningsbalancen pr. 1. januar Revisorerklæring om åbningsbalancen Vi har afsluttet revisionen af udkast til åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 for Norddjurs Kommune. Udkast til Åbningsbalancen er behandlet i Norddjurs Kommunes Kommunalbestyrelse den 4. december Vi har forsynet balancen med følgende påtegning: "Den uafhængige revisors påtegning Til kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune Vi har revideret udkast til åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 for Norddjurs Kommune omfattende anvendt regnskabspraksis, balance, noter. Åbningsbalancen aflægges efter reglerne i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Åbningsbalancen har samlede aktiver for i alt 2.284,6 mio. kr. og en egenkapital på 1.454,2 mio. kr. Ledelsen har ansvaret for åbningsbalancen. Vores ansvar er på grundlag af vores revision at udtrykke en konklusion om åbningsbalancen. Den udførte revision Vi har udført vores revision i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og danske revisions standarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at åbningsbalancen ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i åbningsbalancen. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinforrnation i åbningsbalancen. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af åbningsbalancen, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter endvidere stillingtagen til den af ledelsen anvendte regnskabspraksis og om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion.

12 =!l ERNST &YOUNG Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Der henvises i øvrigt til den afgivne revisionsberetning herom. Konklusion Det er vores opfattelse, at udkast til åbningsbalancen i al væsentlighed er udarbejdet på et endeligt og korrekt grundlag og aflagt i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for kommuner." 2.2 Åbningsbalancens indhold Åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 skal jf. Velfærdsministeriets regelsæt i sin helhed være registreret i kommunens økonomisystem og godkendt af kommunalbestyrelsen senest den 30. november 2007 samt revideret inden udgangen af januar Vi har foretaget revision, og der er afgivet særskilt notat til kommunen herom. Det reviderede udkast til Åbningsbalancen for Norddjurs Kommune udviser følgende hovedtal (mio. kr.): * Aktiver i alt 2.284,6 * Egenkapital i alt 1.454,2 Af aktivmassen udgør de fysiske anlægs- og omsætningsaktiver i alt 1.730,6 mio. kr. Heraf udgør det brugerfinansierede område 477,6 mio. kr. jf. funktion 9.91 i kommunens regnskab. Norddjurs Kommune består l. januar 2007 af følgende sammenlagte kommuner: <* Grenaa Kommune <* Nørre Djurs Kommune <* Rougsø kommune <* Del af Sønderhald Kommune (ca. 47%) Aktiver og passiver fra disse kommuner opgjort pr. ultimo 2006 danner udgangspunkt for åbningsbalancen.

13 i!l ERNST &YOUNG 10 I kommunens åbningsbalance indgår endvidere en række institutioner samt øvrige aktiver og passiver fra det tidligere Århus Amtskommune. Værdier og forpligtelser herfra er indregnet i kommunens åbningsbalance med udgangspunkt i den modtagne delings aftale, som er vedtaget af regionsrådet for Region Midtjylland. Heraf fremgår at Norddjurs Kommune modtager 43,064 mill. kr. af den samlede nettoformue. 2.3 Den udførte revision Revisionen er foretaget i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og under iagttagelse af gældende regler på området samt kommunens revisionsaftale. Revisionen er foretaget ved stikprøver i det omfang, der er skønnet forsvarligt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Formålet med revisionen af åbningsbalancen er: <* at efterprøve og vurdere om kommunens åbningsbalance i al væsentlighed er udarbejdet på et endeligt, fuldstændigt og korrekt grundlag <* at efterprøve, om den af kommunen valgte regnskabspraksis er fulgt ved udarbejdelse af åbningsbalancen *+* at efterprøve, om Velfærdsministeriets regelsæt (Budget- og regnskabssystem for kommuner) er iagttaget. Forud for revisionsbesøget har vi udsendt en materialeliste, hvori vi har anmodet kommunen om redegørelse og dokumentation for følgende: <* Generelle forhold, f.eks: Vedtagen regnskabspraksis for åbningsbalancen Processens tilrettelæggelse og gennemførelse, herunder intern kvalitetssikring <* Økonomidata, f.eks: Samlet balance for den nye kommune Anlægskartoteker for den nye kommune Balancer og anlægskartoteker for tidligere kommuner Delingsopgørelse vedrørende Århus Amt

14 =!l ERNST &YOUNG n Revisionsberetninger, revisionsnotater mv. vedrørende de tidligere kommuner og delingsopgørelse for amt. <* Afstemningermv., f.eks: Sammensætning af balancens poster i forhold til bidrag fra de tidligere kommuner, og Århus amt og korrektioner i øvrigt Afstemning af balancens poster i forhold til grundmaterialet (eksempelvis en aktuarmæssig beregning af pensionsforpligtelser) Afstemning af balancens poster i forhold til anlægskartotek. Anlægskartotek set i forhold til bidrag fra de tidligere kommuner, Århus amt og korrektioner i øvrigt (bl.a. ændret regnskabspraksis) Redegørelse for egenkapitalens sammensætning Vi har tilrettelagt og udført revisionen med henblik på at efterprøve: *> om kommunens regnskabspraksis opfylder de af Velfærdsministeriet udmeldte retningslinjer <* om alle aktiver og passiver fra samrnenligningskommuner samt Århus amt er optaget (fuldstændighed) *> om måling af aktiver og passiver (værdiansættelse) er sket korrekt *> om ejerskab og tilstedeværelse er dokumenteret <* om registreringerne i bogholderiet og kartoteker er foretaget korrekt og i overensstemmelse med regnskabspraksis Vi har fået forelagt de materialer, som vi forud for og under besøget har anmodet om og fundet, at den fornødne dokumentation har været til stede. Nogle materialer, som f.eks. egenkapitalforklåringen er dog først udarbejdet og herefter modtaget i løbet af besøget.

15 i!i ERNST &YOUNG Datakonvertering i forbindelse med kommunesammenlægningen Vi har i forbindelse med it-revisionen - jf. herom senere - vurderet, om kommunen har håndteret kommunesammenlægningen i relation til sammenlægning af systemer og data på en sikker og hensigtsmæssig måde. Det er vores opfattelse, at dette er tilfældet. KMD har stået for projektledelse for alle væsentlige områder, og der foreligger et omfattende dokumentationsmateriale herfor. 2.5 Resultater af den udførte revision Særligt vedrørende deling af Århus Amt. Ifølge tillæg til efterreguleringsoversigten mangler stadigvæk afklaring på, hvorledes skatterestancer skal behandles i delings opgørels en. Det er vores opfattelse, at posten ikke kan overdrages til kommunerne, da den ikke repræsenterer nogen værdi for disse i Det vil alene være staten, som kan drage fordel af, hvis restancen udtages. Det konkrete udfald af sagen afventes. Det reviderede udkast til åbningsbalance og det politisk behandlede udkast. Det fremlagte og reviderede udkast til åbningsbalance er ikke identisk med det udkast, som Kommunalbestyrelsen har behandlet den 4. december Afvigelserne fordeler sig således på hovedposter opstillet i henhold til Velfærdsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner: Åbning i Mio. kr. Materielle Anlægsaktiver Immaterielle Anlægsaktiver Finansielle Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Aktiver I alt Udkast behandlet i kommunalbestyrelsen 4. december ,6 0,0 254,1 394, ,9 Udkast fremlagt af administrationen og revideret 1.624,5 0,0 345,7 314, ,6 Egenkapital Hensatte forpligtelser Langfristede forpligtelser Nettogæld vedr. fonds, legater deposita m.v. Kortfristede Gældsforpligtelser Passiver I alt ,7-185,3-498,8-3,1-135, , ,2-185,2-498,8 0,2-146, ,6

16 i!l ERNST &YOUNG Det senest fremlagte udkast til åbningsbalance 2007 med balancesum på 2.284,6 mio. kr. anser vi efter udført revision i al væsentlighed at være udarbejdet på et endeligt og korrekt grundlag. Vi skal derfor anbefale, at Kommunalbestyrelsen efterfølgende godkender dette. Sammenfatning af resultater Spørgsmål, som opstod i forbindelse med vores gennemgang er afklaret enten ved besøget eller aftalt undersøgt efterfølgende. Korrektioner, som efterfølgende fremkommer, bl.a. fra deling af Århus Amt og Sønderhald Kommune, samt konstateringer og aftalte undersøgelser i forbindelse med revisionen, herunder ved oprydning i samtlige statuskonti, anser vi at have marginal betydning i forhold til den samlede balancesum, at der ikke vil være grundlag for at ændre i den nu foreliggende åbningsbalance. De reguleringer, som, jf. foran, bliver nødvendige, kan bogføres løbende med modpost på balancekontoen.

17 HIERNST&YOUNG LØBENDE REVISION Principper f or økonomistyring Norddjurs Kommune Vi har fået forelagt "Principper for økonomisk styring i Norddjurs Kommune", som er godkendt af kommunalbestyrelsen den 9. januar Dette overordnede regulativ anses at indeholde de elementer, som er væsendige for den økonomiske styring. Regulativet er et rammeregulativ, hvor der henvises til en række bilag. Disse skal præcisere de mere specifikke regler og principper for den økonomiske styring, herunder ansvar, dokumentation og ledels es tilsyn. Der er modtaget en oversigt over de bilag, som er planlagt skal udarbejdes til rammeregulativet. Oversigten indeholder i alt 30 bilag. Flere af disse er endnu ikke påbegyndt udarbejdet, mens andre foreligger. Enkelte af dem, som vi anser for at være meget væsentlige, er ifølge vores vidende endnu ikke påbegyndt udarbejdet. Det drejer sig om: P Beskrivelse af ledelsestilsyn (Bilag nr. 8) Q IT-forretningsgange og kontroller (Bilag nr. 19} Vi skal derfor anbefale at disse udarbejdes snarest. Såfremt kommunen ønsker det, kan vi være behjælpelig med udformning, beskrivelse og implementering af sådanne -f.eks. gennem deltagelse i en arbejdsgruppe nedsat af kommunen. 3.2 Borgerservice Vi har afholdt uanmeldt kasseeftersyn ved borgerservice i Grenaa, den 25. oktober forbindelse hermed har vi afstemt de likvide beholdninger til det i økonomisystemet registrerede som bevægelse i På eftersynstidspunktet var der en mindre negativ "start" kassebeholdning primo 2007, Denne er efterfølgende reguleret via egenkapitalkontoen som primokorrektion 2007 og dermed del af åbningsbalancen.

18 s!l ERNST &YOUNG 15 Ved eftersynet har vi anmodet om de beskrevne forretningsgange, for den daglige administration i de enkelte borgerserviceafdelinger. Der er blandt andet forespurgt til de tilrettelagte procedurer for bogføring, indtægtsområder og det kontrolniveau og ledelsestilsyn, som er tilrettelagt i forbindelse hermed. Konklusion/anbefalinger vedr, Borsersendce De ønskede beskrivelser forelå ikke. Vi skal derfor henstille, at forretningsgange og kontrolmiljøet beskrives. Det er vores erfaring, at sådanne beskrivelser af arbejdsgange og vurdering i forbindelse hermed i praksis kan medføre lettelser og effektiviserings gevinster ved mere hensigtsmæssige procedurer. Vi har udleveret et notat til ledelsen, indeholdende anbefalinger til ændring af flere af de nuværende procedurer. Dette er et led i forvaltningsrevisionen, hvor nøgleordene er sparsommelighed, produktivitet, effektivitet. Med hensyn til borgerservicecentre, har vi fra andre kommuner erfaringer med, at der kan opnås gevinster ved at samle alle eller visse opgaver på færre enheder. Vi er bekendt med, at Norddjurs Kommune allerede har f åretaget justeringer på området 3.3 Statusafstemninger I tilknytning til eftersynet ved borgerservice har vi anmodet om afstemning af udvalgte statuskonti. Det blev aftalt med forvaltningen, at der skulle foretages en konferering mellem engagementsoversigter og statuskontonummer til sikring af, at intet var glemt Vi har stadig spørgsmål hertil, som er udleveret i et særskilt notat til forvaltningen. Der må sikres overensstemmelse i forhold til engagementsoversigter inden regnskabsafslutningen f or Flere mellemregningskonti og fejlkonto var, efter det oplyste, på eftersynstidspunktet fortsat "under afstemning og oprydning" m.v. efter kommunesammenlægningen. Det er oplyst for os, at arbejdet hermed er ret omfattende. Det er vores opfattelse at de enkelte ansvarshavende ledere, skal sikre indsættelse af de fornødne ressourcer hertil. Væsentlige ikke udredte poster på statuskonti kan indebære risiko for, at den løbende budgetopfølgning hviler på et usikkert grundlag, når bogholderiet ikke er ajourført.

19 =!l ERNST &YOUNG j ! 3.4 Decentrale eftersyn Vi har ved den løbende revision besøgt to decentrale institutioner. Formålet har været at undersøge, vurdere og efterprøve en række forretningsgange og forhold af økonomisk betydning. Ved besøgene er der taget udgangspunkt i følgende disposition: a Kontante beholdninger a Konteringskontrol og bilagsbehandling a Forretnings gangsbeskrivels er og test heraf a Budgetopfølgning a Administration af værdier for andre a Edb-sikkerhed a Inventarlister Q Indkøb og leje/leasing a Andre forhold Generelt: a Der mangler generelt beskrivelse af rutiner, kontroller og ledelsestilsyn. p Kommunen bør udmelde regler for opbevaring, administration og tilsyn med kontante beholdninger ved institutioner m.v, (Kan evt. tilføjes til bilag 16 eller 25) a Kommunen bør udmelde regler for administration af skoleboder, herunder regler for moms. Specifikt: a Der er afleveret notat til institutionen og kommunen for de aflagte besøg. Resultaterne heraf har været grundlag for ovennævnte anbefalinger og hentillinger. Det er herefter vores forventning, at kommunen foretager opfølgning i forhold til de fremførte punkter. 3.5 IT-revision Som et led i revisionen af kommunens regnskab foretager vi en vurdering af de generelle kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret omkring it-anvendelsen i Norddjurs Kommune.

20 ål ERNST &YOUNG 17 Med dette udgangspunkt fastlægges revisions strategien, herunder i hvor høj grad revisionen kan baseres på velfungerende kontroller i it-miljøet. Under vores revision undersøger og vurderer vi, om de for revisionen relevante områder af generelle it-kontroller er hensigtsmæssige og tilstrækkelige. Fokus er således på systemer, som direkte eller indirekte genererer data til regnskabet. Vi har i efteråret 2007 foretaget en indledende risikovurdering af it-anvendeisen i Norddjurs Kommune. Denne risikovurdering er baseret på interview af relevante nøglepersoner, samt overordnet gennemgang af udvalgt materiale. Konklusion Det kan konstateres, at Norddjurs Kommune er meget afliængige af it. Det er vores vurdering, at Norddjurs Kommune har fokus på it-ledelse, herunder delvist styring afit-risici. Det er vores foreløbige vurdering, at revisionen kan baseres på systemrevision, herunder test af itbaserede kontroller. Dog mangler kommunens beskrivelse heraf jf, ovenstående afsnit vedrørende principper for økonomisk styring i Norddjurs Kommune. 3.6 Arbejds- og kontrolrutiner i forbindelse med elektronisk bogføring og udbetaling Generelt foretages logning af alt, hvad en bruger foretager sig i et elektronisk bogførings- og betalingssystem. Det anses for en styrke, når og hvis det efterfølgende bliver nødvendigt at afdække mulige uregelmæssigheder. Alligevel bør kommunen efter vores opfattelse tilrettelægge sikre og synlige forretningsgange, som forebygger misbrug. Dette anses især at være kritisk, hvor der mangler funktions adskillelse således, at l person alene kan <* oprette bilag, *J* bogføre transaktioner og *> foretage udbetalinger