Fra ledelsen: Susanne Dombernowsky, Michael Sandberg, Per Lund og Mette Jespersen.

Transkript

1 Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Mogens Birkebæk, Frits Andersen, Pauli Johansen (fra pkt. 3 og frem), Dorte Stockfisch og Niels Jørgen Andreasen. Fra ledelsen: Susanne Dombernowsky, Michael Sandberg, Per Lund og Mette Jespersen. Afbud: Claus Christensen (næstformand), Merete Ipsen, Marianne Ping Huang, Peter Bonfils og Karoline Würtz Viktor. Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden: A. Velkommen til nyt medlem af Bestyrelsen: Marianne Ping Huang fra Aarhus Universitet B. Godkendelse af referat af møde 30 med underskrift af dette C. Økonomi: 1. Kvartalsrapport 1, april Informationer i.f.m. kvartalsrapporter: ønskes ændringer? D. Samling af VUC Aarhus: 3. Aktstykke til Finansudvalget (lukket punkt) 4. Financiering af Dalgas Avenue 2 (lukket punkt) E. Driftssager: 5. Opfølgning på Elevtilfredshedsundersøgelse 6. Aktuelle søgetal til alle skolens uddannelser 7. Driftsoverenskomster FVU og OBU (lukket punkt) 8. Aktiviteten på Samsø årlig drøftelse F. Meddelelser a) Rektorstilling, incl. velkomstreception b) MTU forår 2013 c) OK 13: forventede konsekvenser d) Strakspåbud: rapport til AT e) SU-reform: forventede konsekvenser f) Den kommunale dækningsafgift g) Boulevarden 2013 h) Nye retningslinjer for tildeling af resultatløn (nyt punkt) G. Temadrøftelse Strategiplan 2016:

2 9. Status vedr a) Oversigt over initiativer b) Enkelte initiativer præsenteres: AVU StudieBussen,,v/ Astrid Kjær Nielsen, HF Talblinde-/ordblinde-/læse-undervisning, v/guri Braad og Leif Sørensen, virtuel undervisning v/hf-lærer c) Drøftelse af strategiplan H. Eventuelt:

3 Velkommen til nyt medlem af Bestyrelsen: A. Marianne Ping Huang fra Aarhus Universitet Grundet afbud fra Marianne Ping Huang, blev velkomst udsat til næste møde. B. Godkendelse af referat af møde 30 med underskrift af dette Referat fra BS 30 blev godkendt og underskrevet

4 C. Økonomi: 1. Kvartalsrapport 1, april 2013 Sagsfremstilling I budgettet for 1. kvartal 2013 forventedes et driftsresultat før feriepengeforpligtelsen på ca. kr. 33 mio. Resultatet blev på ca. kr. 36,3 mio., svarende til en stigning på ca. kr. 3,3 mio. En del af denne stigning skyldes periodeforskydninger. Antallet af årskursister for skolen som helhed var 1 årskursist lavere end budgetteret, men med forbedring på 20 årskursister på HF og en nedgang på 21 årskursister på AVU. Det forventes ikke at denne nedgang er en periodeforskydning, men kan delvist tilskrives nye og strammere fraværsprocedurer. På den anden side forventes det ikke at slå tilsvarende igennem i årets øvrige 3 kvartaler. Stigningen i driftsresultatet skyldes dermed næsten udelukkende mindre omkostninger i såvel de pædagogiske afdelinger som i Serviceafdelingen. Der er i et vist omfang tale om periodeforskydninger i Øvrige omkostninger og lønomkostninger, således at 1. kvartal ikke giver forventninger om væsentlige ændring i årets budgetterede resultat. Det skal bemærkes at lockouten i forbindelse med OK 13 ingen indflydelse har på 1. kvartals indtægter og omkostninger. For andet kvartals vedkommende vil der formentlig være tale om et lille mindreforbrug på lærerløn Med forventninger om ønsker fra brugergrupperne vedr. indflytningen på DA 2, vil ledelsen nøje følge udviklingen i årskursisttallet og omkostningsforbruget i alle tre afdelinger. Ledelsen anser resultatet som tilfredsstillende. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender kvartalsrapporten Drøftelse Per Lund orienterede om kvartalsrapport 1. Michael Sandberg supplerede sagsfremstillingen med bemærkning om, at nedgangen i AVU er usædvanlig. Der er flere årsager, bl.a. langtidsinvesteringen ved strammere fraværsprocedurer samt ophør af turbohold i efteråret. Michael Sandberg oplyste på baggrund af spørgsmål herom, at skolen ikke kender antallet af kursister der blev tabt i lockouten. Dette tal kendes, når eksamen er afsluttet i august. Endvidere blev det oplyst, at det endnu er uvist, om der opnås fuldt tilskud fra perioden med lockout. Men lockouten vil alt andet lige - medføre omkostninger for både kursister og skolen.

5 Beslutning Bestyrelsen godkendte kvartalsrapporten. VUC Aarhus 2. Informationer i.f.m. kvartalsrapporter: ønskes ændringer? Sagsfremstilling På møde nr. 30 efterlyste dele af bestyrelsen supplerende oplysninger/kolonner i kvartalsrapporterne. Ledelsen og regnskabsafdelingen har udarbejdet alternative oplysninger/kolonner. Forslag vedlagt som bilag. Ledelsen og regnskabsafdelingen vurdere, at det vil være muligt at supplere med én kolonne yderligere, uden at rapporterne mister den nuværende overskuelighed. Mulighederne kan som udgangspunkt opdeles i tre forklaringstyper: % -vise afvigelser/forbrug Sammenligninger med budget/forbrug samme kvartal året før Sammenligninger med budget/regnskab året før Ledelsen indstiller at bestyrelsen drøfter mulighederne og evt. fastlægger ny opstilling for kvartalsrapporterne fremadrettet Drøftelse Per Lund orienterede og bestyrelsen drøftede muligheder for opstilling af kvartalsrapporterne. Beslutning Bestyrelsen besluttede, at kolonnen med Årsbudget og foregående års regnskabstal skal indgå i fremtidige kvartalsrapporter.

6 D. Samling af VUC Aarhus: 3. Aktstykke til Finansudvalget (lukket punkt) Drøftet og ledelsens indstilling taget til efterretning. Lukket punkt og drøftelse uden for referat. 4. Financiering af Dalgas Avenue 2 (lukket punkt) Drøftet og ledelsens indstilling taget til efterretning. Lukket punkt og drøftelse uden for referat.

7 E. Driftssager: 5. Opfølgning på Elevtilfredshedsundersøgelse Sagsfremstilling: I efteråret 2012 gennemførte vi den lovpligtige ElevTilfredshedsUndersøgelse. ETU gennemføres hvert andet år. Herefter påbegyndte vi en opfølgningsproces, der har strakt sig hen over dette forår. Undersøgelsen er gennemført som en stikprøveundersøgelse blandt en repræsentativ gruppe på 800 kursister fordelt på alle skolens tilbud (undtagen Flex). Der var en flot svarprocent på 75. Den gennemsnitlige tilfredshed er høj, d.v.s.meget tilfredsstillende, og ligger på indeks 72, hvilket er 3 points højere end ved sidste undersøgelse for to år siden. Fordelingen imellem afdelingerne er ret jævn: AVU: 72, HF-klasser:75, HF-Enkeltfag 72, GS 70. Der er i konklusionen fra Ennova udpeget to indsatsområder, som bør prioriteres, fordi de vurderes relativt lavt og en forbedring samtidig vil have en stor effekt: organisering (62) og undervisning (68). Det skal dog bemærkes, at begge forhold befinder sig på niveauer inden for kategorien tilfredsstillende. Endvidere anbefaler Ennova, at vi udpeger undervisere som et indsatsområde, hvor der skal ske vedligeholdelse. Hen over foråret har vi dykket ned i resultaterne sammen med underviserne i de pædagogiske afdelinger, og vi har iværksat en række initiativer her. Serviceafdelingen har bidraget med deres input. Og vi har drøftet undersøgelsen med en fokusgruppe af kursister. I vedhæftede rapport samler vi op på disse tiltag. Ledelsen indstiller: at ledelsen inddrager resultaterne i organiseringen og indretningen af den nye skole samt at vi iværksætter initiativer, der forbedrer kursisternes trivsel i de to sidste år i de nuværende bygninger. Drøftelse Susanne Dombernowsky orienterede. Der er gennemført både MTU og ETU i indeværende skoleår. Kursisterne svarer bl.a., at de er meget tilfredse med deres underviseres engagement og faglige dygtighed. Der gives tillige udtryk for, at der ønskes en lidt strammere opfølgning omkring studieaktivitet samt bedring af de fysiske forhold. Som direkte følge af ETU en er vejledningsindsatsen blevet øget. Opfølgningen i AVU afdelingen genoptages i det kommende skoleår da lockouten bremsende dele af opfølgningen. Beslutning Bestyrelsen tog ledelsens indstilling til efterretning.

8 6. Aktuelle søgetal til alle skolens uddannelser Punktet uden sagsfremstilling og indstilling fra dagsordensudsendelse. Orientering på mødet om aktuelle søgetal til skolens uddannelser. Drøftelse Mette Jespersen og Michael Sandberg orienterede om de aktuelle søgetal. AVU har været alvorligt bekymrede omkring det kommende skoleår grundet lockouten, men de seneste uger er der indhentet mere end ventet. Det er forventningen at budget holder, men der er altid risiko for, at nogle af de små hold ikke bliver til noget. I HF er Flex og GS en lille smule bagud sammenlignet med samme tidspunkt sidste år, og enkeltfag lidt foran. På HF-2 oprettes 6 klasser, hvilket er det samme som i indeværende skoleår, men én mindre end budgetteret Beslutning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

9 7. Driftsoverenskomster FVU og OBU (lukket punkt) Drøftet og ledelsens indstilling taget til efterretning. Lukket punkt og drøftelse uden for referat.

10 8. Aktiviteten på Samsø Sagsfremstilling: I vedhæftede rapport vedrørende vores undervisningsaktiviteter på Samsø gives en fyldig beskrivelse af de vanskelige vilkår for at bedrive kompetencegivende undervisning i et lille ø- samfund. Vores medarbejdere på Samsø gør et fremragende stykke arbejde for til stadighed at stille de undervisningstilbud til rådighed, som befolkningen på Samsø har brug for. Vi deltager i projekter og har mange opsøgende aktiviteter. Svært er det dog, når befolkningstallet er så kraftigt vigende, som det er tilfældet. Vi forsøger først og fremmest at dække lærerbehovet med lokale kræfter, dernæst at kombinere en tilrejsende lærers tilstedeværelse med virtuel undervisning. Det lykkes delvist, men hos kursisterne er det ikke optimalt, da de har vanskeligt ved at klare sig med hjælp fra læreren via nettet. Vi må dog nok erkende, at det vil være virkeligheden fremover. En mindre antal kursister formår at tage fag på Flex i Aarhus. Ifølge det interne regnskab for Samsø for 2012 har aktiviteten omfattet 16,6 årskursister, og resultatet er kr Årskursisttallet er dalet i forhold til de to forudgående år med 2, og resultatet svarer stort set til dette fald, taget i betragtning at vi nu modtager kr i tilskud til huslejen fra Samsø Kommune. Ser man på årskursisttallet for foråret 2013, ligger det på ca 7, og hvis efteråret 2013 bliver som efteråret 2012, vil dette give 7, altså 14 årskursister, hvilket igen er et fald i forhold til Faldet i aktiviteten må nødvendigvis give anledning til overvejelser om det langsigtede perspektiv i at drive undervisning på Samsø. Ledelsen indstiller: at Bestyrelsen drøfter situationen på Samsø og pålægger ledelsen fortsat at holde et skarpt øje med aktivitetens omfang, samt at sagen tages op igen i foråret Drøftelse Susanne Dombernowsky orienterede om punktet samt den udsendte fyldige rapport og det interne regnskab. Sagsfremstillingen blev suppleret med bemærkning om, at en stor del af aktiviteten fra den ældre kursistgruppe blev tabt som konsekvens af foregående regerings genopretningsplan. Personalet på Samsø leverer en rigtig flot arbejdsindsats trods hårde vilkår. Det er svært at sige, hvor grænsen er for opretholdelse af driften på Samsø, men skolen er indstillet på at holde fast og se udviklingen næste år. Frits Andersen bemærkede, at

11 det er klart at der er en grænse for opretholdelse af tilbud, men at det er flot, at VUC Aarhus holder ved. Der håbes på et opsving i grundlaget. Beslutning Bestyrelsen tog ledelsens indstilling til efterretning og pålagde ledelsen at holde et skarpt øje med omfanget af aktivitet frem til, at sagen drøftes i foråret 2014.

12 F. Meddelelser: a.rektorstilling, incl. velkomstreception Vi har 2. runde ansættelsessamtaler den 23. maj, hvorfor vi først på mødet kan redegøre for resultatet. Hans Halvorsen gav bestyrelsen en kort orientering om status (lukket punkt). b. MTU forår 2013 Vi har for kort tid siden modtaget rapporterne fra Ennova på forårets medarbejdertilfredshedsundersøgelse. Den gennemsnitlige tilfredshed er på samme niveau som i 2011: indeks 71, hvilket er meget tilfredsstillende. Tallet dækker over udsving i de tre afdelinger. Indsatsområder er ifølge medarbejderne skolens omdømme, med indeks 66, og det daglige arbejde bør vedligeholdes. Ennova anbefaler at vi arbejder med følgende forhold: - Omdømme 11. VUC Aarhus har et godt image (prioriter) 15. VUC Aarhus opfattes som en veldrevet organisation (prioriter) 13. Andre opfatter VUC Aarhus som et godt sted at være ansat (vedligehold) - Det daglige arbejde 45. Jeg trives med det arbejdspres, jeg er underlagt i mit job (prioriter) 46. Arbejdsopgaverne i min afdeling er hensigtsmæssigt fordelt (prioriter) 43. Mine arbejdsopgaver og indholdet af mit arbejde (vedligehold) 48. Mine arbejdsopgaver giver mig passende udfordringer (vedligehold) APV en: Denne er ikke tolket af Ennova. Der skal ikke her fremlægges en tolkning af undersøgelsen, idet dette ligger i hænderne på Arbejdsmiljøudvalget. Men det er vigtigt allerede ved en første gennemgang at pointere, at i gennemsnit 6% af medarbejderne har følt sig udsat for mobning eller chikane, og at 8% har oplevet truende eller voldelige episoder (foranlediget af kursister). Disse tal er foruroligende, og vi ledere ser på dette med den allerstørste alvor. Såvel Arbejdsmiljøudvalg som SU har netop tilrettelagt en opfølgningsproces for efteråret Der planlægges en proces med opfølgning frem til årsskiftet med orientering af Bestyrelsen i december. Der er desværre 6 procent af medarbejderne der har anført, at de har været udsat for mobning/chikane og 8 procent der anfører, at de har oplevet vold/trusler fra kursister. Ledelsen finder, at det er bekymrende mange hvorfor det tages yderst alvorligt. Der er lagt en plan for opfølgningen på kort og lang sigt således at arbejdet med opfølgning vedr. mobning/chikane indledes straks. Derudover er der allerede iværksat initiativer vedr. vold og trusler jf. Arbejdstilsynets

13 strakspåbud. Det påtænkes, at der laves en trivselspolitik som en del af skolens personalepolitik. c. OK 13: forventede konsekvenser Med lockout i 4 uger har AVU-kursisterne ikke haft mulighed for at indhente al den mistede undervisning, men vi har kunnet erstatte en hel del. Michael Sandberg gør nærmere rede for situationen på mødet, ligesom Mette Jespersen gør rede for de forventede konsekvenser på GL-området i forhold til effektivisering og indførelse af tidsregistrering. 52 af skolens 60 undervisere i AVU har været lockoutet. Der er brugt megen energi på at få både kursister og undervisere tilbage på skolen, samt blevet tilbudt bl.a. kompenserende undervisning. Der træder ikke ny overenskomst i kraft for AVUafdelingen før august Niels Jørgen Andreasen (underviser i AVU) bemærkede, at det har været en god måde VUC Aarhus har håndteret lockouten på og fået underviserne godt tilbage på. Mette Jespersen orienterede om, at skolen har fået aftaleret på arbejdstid på HFområdet med den nye overenskomst. Der er givet forholdsvis store lønstigninger til underviserne, hvilket medfører, at der skal ske effektiviseringer i planlægningen. Der indgås ikke en ny lokal aftale om arbejdstid. Som en del af overenskomsten indføres et system til løbende registrering af arbejdstiden. Det er en stor udfordring med mange nye forhold. d. Strakspåbud: rapport til AT Den 14. juni skal vi indrapportere vores opfølgning på strakspåbudet fra AT. På mødet gør Susanne Dombernowsky rede for indholdet i den endelige rapport, som vil være udarbejdet efter rådgivning af en arbejdsmiljøkonsulent. Rapport afleveres den 14. juni. Herefter kommer der et uanmeldt tilsyn. Alle medarbejdere skal være inde i diverse instrukser og planer m.v. og have svar på rede hånd, hvis AT-konsulenten spørger. e. SU-reform: forventede konsekvenser Vi må forvente et fald i GS-aktiviteten fra sommeren 2014 på grund af SU-besparelserne på dette område. Man skal stadig have mulighed for at supplere i forhold til de videregående uddannelsers optagelseskrav, men man kan fra dette tidspunkt kun få SU til meget koncentrerede forløb af 3-6 ugers varighed, ligesom det ikke længere vil være muligt at få SU til faglig supplering på HF-enkeltfag. Forslaget om maksimalt 5 uddannelser med SU er også blevet vedtaget. Vi kender endnu ikke konsekvenserne heraf. Skolen afventer at se konsekvenserne af reformen. Vi kommer til at miste nogle enkeltfagskursister, da der ikke fremover ydes SU til faglig supplering på HF-E. f. Den kommunale dækningsafgift En række Aarhus-gymnasier har anlagt privat søgsmål mod Aarhus Kommune for at få klarlagt, om Kommunen fortsat kan opkræve dækningsafgift af de selvejende uddannelsesinstitutioner. Vi afventer udfaldet af sagen.

14 g. Boulevarden 2013 Vi udsender Boulevarden 2013 i en forkortet udgave, idet vi skønner at det vil være nyttigt at kunne sende vores resultater ud i vores omverden. Dog indeholder dette års udgave ikke de baggrundsartikler, vi plejer at have, og som vi har været stolte over at kunne præsentere. Omdeling af foreløbig udgave samt kort orientering. h. Nye retningslinjer for tildeling af resultatløn (nyt punkt) Ministeriet har varslet, at der udsendes nye retningslinjer for tildeling af resultatløn inden sommerferien. Skolen afventer retningslinjerne.

15 G. Temadrøftelse Strategiplan 2016: 9. Status vedr a. Oversigt over initiativer: Afdelingsledelserne præsenterer de overordnede initiativer i dette års handlingsplan. b. Enkelte initiativer præsenteres: AVU StudieBussen,,v/ Astrid Kjær, HF ordblinde- /læse-undervisning, v/guri Braad og Leif Sørensen, virtuel undervisning v/hflærer c. Drøftelse af Strategiplan a. Kort præsentation som oplæg til pkt. b. b. Præsentation. Guri Braad orienterede om læsevejledning i HF-afdelingen. (På grund af lovgivningen er der en lille forskel i den måde, vi griber det an på i de to afdelinger). Alle kursister på HFdanskhold screenes for læsefærdigheder med opfølgende test for eventuel ordblindhed hvis screeningen indikerer behov herfor. Læsevejledningen yder støtte til den enkelte kursist, men også til holdet. Der er mulighed for, at den enkelte HF- kursist kan få en IT-rygsæk fra SUstyrelsen. Rygsækken indeholder diverse hjælpemidler som elektroniske udgaver af bøger og edb programmer så kursisten bl.a. kan få læst tekst op samt. Det er vigtigt i indsatsen med støtte til de kursister med udfordringer vedr. læsning, at der tillige er et godt samarbejde mellem læsevejledere og studievejlederne. Nogle tosprogede kan have særlige udfordringer. Derfor ydes tillige støtte hvis der er læsevanskeligheder, som tilskrives en to-sprogs-problematik. Der kan gives dispensation til ordblinde i forbindelse med eksamen. Leif Frede Sørensen fortalte om dyskalkuli talblindhed. Der er forskellige tests som anvendes i afklaringen af eventuel dyskalkuli. En kort og en lang test. Erfaringen er, at en del kunne have behov for støtte til matematik, men desværre er der en del som vælger det fra. Resultaterne med de kursister der indgår i et forløb er rigtig gode. Der har desværre været en del frafald blandt de kursister der har deltaget, men de tilbageværende har vist stor progression. Pauli Johansen bemærkede, at talblindhed er overset i Danmark, hvorfor det kunne være spændende at skolen arbejder videre med projektet. Astrid Kjær berettede om Studiebussen. Den samler nogle af de kursister op, der ikke trives på andre hold og som derfor falder fra fx turboholdene. Der testes i dansk, engelsk og matematik. Der er 3 ugers prøvetid, fast skema samt dobbeltlærer i halvdelen af tiden.

16 Kursisterne har behov for en tæt opfølgning og det vil blive prioriteret endnu højere det kommende år. Klassen har et fast lokale, der tillige er indrettet lidt anderledes med både sækkestole og skabe. IT anvendes i stor udstrækning, ligesom fast struktur og tydelige planer er en væsentlig del af dagligdagen. I næste skoleår udvides niveauet fra G-niveau til også F- E-D niveauerne, hvor der så tilknyttes både primære og sekundære undervisere. Der arbejdes også med fælles ture og udflugter. Kursisterne er begejstrede og har givet gode evalueringer. Næste år søges inspiration fra bl.a. dem, der arbejder med AKT (Adfærd, kontakt, trivsel). Elisabeth Gjesse og Rasmus Braad Christensen fortalte om arbejdet med virtuel undervisning og viste eksempler herpå. Jf. bekendtgørelsen for HF, kan der anvendes indtil 5 procent virtuel undervisning. Der er udviklet undervisningsmoduler på 2 gange 2 til hvert fag. Fokus har været på metode og proces frem for produkt. Dermed anvendes net-mediet som andet end blot internetplatform. Produkterne er et ressourcerum, underviserne kan bruge til inspiration. Der er arbejdet med at linke op tværfagligt og lave pakker der kan fungere uden lærerens tilstedeværelse. Nogle af underviserne kan bruge modulerne direkte, mens andre har behov for lidt støtte til at komme i gang.

17 H. Eventuelt:

18 Underskriftsblad for BS 31 til BS 32: I bestyrelsen: Hans Halvorsen (formand) Claus Christensen (Stedfortrædende næstformand) Mogens Birkebæk Merete Ipsen Peter Bonfils Pauli Johansen Marianne Ping Huang (stedfortræder for Carsten Riis) Frits Andersen Dorte Stockfisch Niels Jørgen Andreasen Karoline Würtz Viktor Susanne Dombernowsky (konstitueret rektor)