Intern budgettering proces, værktøjer og debat

Transkript

1 Intern budgettering proces, værktøjer og debat 6. December 2010

2 Tid Oplæg Web-baseret inspirationsmateriale om intern budgettering - hovedpointer og videreudvikling v. chefkonsulent og teamleder Niels Peter Fredslund, Økonomistyrelsen PAUSE Systemunderstøttelse af budgettering nu og i fremtiden - hvad siger kunderne? v. fuldmægtig Kathrine Kühl, Økonomistyrelsen Erfaringsudveksling, spørgsmål og debat Budget- og arbejdsplanarbejde i praksis på Nationalmuseet v. leder af Budget- og Regnskabskontoret Jens Tarp, Nationalmuseet Rammebudgettering - eller forretningsmodel og virksomhedsstyring v. sekretariatschef Ole Isgaard, Center for Parkering, Københavns Kommune Erfaringsudveksling, spørgsmål og debat Ca Seminaret er slut

3 Baggrund Produktstrategi Statslig budgettering Efterspørgsel Kundeundersøgelse Tænketank Systemanalyse Foranalyse Kort sigt Processer og organisering Webbaseret rådgivning og værktøjer Langt sigt Systemunderstøttelse Business case

4 Webbaseret inspirationsmateriale om intern budgettering 6. December 2010 Niels Peter Fredslund

5 Webbaseret inspirationsmateriale Formål: Styrke brugernes budgetlægning og -opfølgning Foranalyse Webbaseret løsning rådgivning og værktøjer Nuværende muligheder for systemunderstøttelse Målgruppe: Ledelse, økonomifunktion, fagchefer Hurtigt valg og fravalg af materiale efter behov Løbende forbedringer med temaer, cases mv. feedback fra brugere

6 Budskaber Undgå overstyring mere er ikke nødvendigvis godt Fokusér på budgetforudsætningerne Skab de rette incitamentsstrukturer Strategisk tilgang til budgettering

7

8 Budgetmodel Opgavehierarkiet Elementer der kan medføre kompleksitet Styringsredskaber i budgetteringen, der kan bruges til håndtering af kompleksiteten Styringsområde Effekt Produkter Stort antal produkter per effekt Mange effekter (mål) som skal opnås Stort antal aktiviteter per produkt Mange produkter / sagsområder Mål- og effektbaseret budgettering Efterspørgsels- og salgsprognoser Mål- og resultatstyring Ydelser Aktiviteter Ressourcer Finansielle midler Svingende aktivitetsmønstre Mange aktiviteter og projekter Fællesfunktioner vs. produkter (omkostningsstruktur) Mange typer, kategorier eller grupper af medarbejdere Mange udviklingsprojekter og materieller Stor andel forretningskritiske aktiver og almindelig drift Indtægtsdækket virksomhed Mange gebyrer, afgifter og tilskud Mange forskellige bevillingstyper (drift, statsvirksomhed, anlæg, lovbunden, reservation, anden) Aktivitetsbaseret budgettering Omkostningsfordelinger Budgettering af balance Flerårig budgettering Investeringsplanlægning (BC) Investerings- og vedligeholdelsesbudget Lønbudget Likviditetsbudget Resultatopgørelse (indtægts- og udgiftsbudget) Efterspørgsels- og salgsprognoser Aktivitets- og ressourcestyring Finansielstyring

9 Budgetprocessen Budgetlægning og opfølgning Udarbejdet fra foranalysen Genveje til procesrelevant information, fx ledelsesinformation og risikostyring Genveje til ØS LDV rapporter Styring af budgetter i NS Formål og opmærksomhedspunkter

10 Organisering og formidling Intern kontoplan Økonomiinformation Budgetteringshåndbog Finanskonti og indkøbskategorier Dimensioner Lav din egen kontoplan Oversigt Ledelsesinformation Understøttelse og økonomistyring Decentral information Årshjul og organisering Budget- og styringsforudsætninger Opbygning af kontoplan

11 Systemunderstøttelse og metode Udarbejdelse og opfølgning Omkostninger Balance og resultatopgørelse Investeringer og likviditet Eksisterende systemunderstøttelse ØS LDV rapporter Investeringsbudget Excel/ØS LDV Kvikguides

12 Risikostyring...i budgetlægning og opfølgning Risikostyringsprocessen Risikoidentifikation Risikovurdering Risikostyring Eksekvering Overvågning og opfølgning Risikokilder Risikostyringsværktøj Risikostyringseksempel

13 Den videre proces Dynamisk hjemmeside input fra brugerne Temaer og cases Systemanalyse

14 Information Foldere

15 Undersøgelse af behov til systemunderstøttelse af den interne budgettering

16 Dagsorden Hvorhen - Formålet med undersøgelsen Hvorfra koblingen mellem de to IB projekter Hvordan - Metoderne Vigtigste pointer og konklusioner Efterspurgte funktioner til systemunderstøttelse

17 Formål med undersøgelsen Hvorhen? Flere undersøgelser har vist, at ØS kunder udtrykker et behov for understøttelse af budgetteringen Konkretisere dette behov hvilken konkret understøtte til budgetteringen er der ønsker og behov for i institutionerne?? Evt. business case med anbefaling til en understøttelse af institutionerne primo 2011

18 Spændvidden i en systemunderstøttelse Mange fælles behov Simpelt system Avanceret systemredskab Ingen fælles behov

19 Hvorfra? Intern Budgettering Procesorienteret Webbaseret værktøj System til Intern Budgettering - Systemorienteret - Business case

20 Hvordan? Foranalyse til proces IB Hovedkonklusioner fra foranalysen om Intern budgettering - pejlemærker Spørgeskema undersøgelse Sendt til 51 statslige institutioner med 37 respondenter Sendt til 14 selvejende institutioner med 11 respondenter 11 interviews med 9 statslige institutioner og 2 selvejende institutioner Interviews

21 Intern budgettering proces fokus Foranalysens 9 konklusioner: 1. Forskellige vilkår skaber forskelligt fokus 2. Men der er stadig fælles behov 3. Der er stor forskel på budgetteringspraksis 4. Klare linjer skaber bedre flow 5. Budgettet skal holdes frem for alt 6. Forandringer kræver blod nyt blod eller blødende bundlinje 7. Ansvar for budgettet kommer ikke af sig selv 8. Ejerskab kræver benarbejde, pædagogik og tålmodighed 9. Jo mere automatisering, des færre fejl

22 Interviewene har vist De vigtigste faktorer for behov for systemunderstøttelse Kompleksitet i opgaver og i finansiering Institutionens størrelse Central vs. decentral økonomistyring og budgetansvar Workflow er vigtigt for budgetteringsarbejdet

23 Spørgeskemaerne har vist Hvad budgetterer I på i dag? Statslige institutioner Selvejende institutioner Drift 37 Drift 11 Løn 37 Løn 11 1 Investeringer Likviditet Investeringer Likviditet 6 9 Balancen 6 1 Balancen Andet 6 Andet 2

24 Spørgeskemaundersøgelsen har desuden vist Omkostningsfordelinger? Ja Nej Statslige institutioner Ja Nej Selvejende institutioner Regnskabsdata anvendes i forbindelse med budgetarbejdet Navision og Excel vægtes højt som budgetteringsværktøjer Primært hjemmelavede Excel-ark med automatiseringer 8 statslige institutioner (21%) og 3 selvejende (27 %) af respondenterne har skaffet et budgetsystem Vil flere indkøbe, hvis ØS ikke tilbyder system??

25 Budgetfunktioner, som efterspørges fra spørgeskemaundersøgelsen Budgetfunktion Statslige institutioner Selvejende Simulering 70 % 91% Lønbudget 84 % 91 % Versionsstyring 57 % 91 % Ledelsesinformation 87 % 91 % Standardrapporter 78 % 73 % institutioner Workflow redskaber 38 % %

26 Mange forskellige hensyn til et system Kultur forandring Oplæring og vedligehold Integration med fagsystemer Fleksibelt system Brugervenligt og chefvenligt Excel Hvad er de fælles behov

27 Afslutning og spørgsmål?