Personalehåndbogen vil indeholde informationer af såvel vejledende som bindende karakter.

Transkript

1 Personalehåndbog

2 FORORD Denne personalehåndbog beskriver den konkrete udmøntning af Furesø Kommunes personalepolitik og indeholder en forhåbentlig letlæselige gennemgang af hvilke regler, retningslinier og vejledninger, som gælder for dig, som ansat i kommunen. Personalehåndbogen giver dig uddybende indblik og praktisk vejledning i de processer og beslutninger, der omhandler sundhed og trivsel, sygefravær og nærvær, kompetenceudvikling og meget mere. Det er også her, du finder svar på de daglige spørgsmål, der dukker op på arbejdspladsen, ligesom du kan finde inspiration i forhold til en lang række af de aktiviteter, der er en del af din arbejdsdag. Personalehåndbogen vil indeholde informationer af såvel vejledende som bindende karakter. Personalehåndbogen er et levende opslagsværk, der løbende opdateres i forhold til de ændringer, der enten sker på baggrund af en ændret lovgivning eller som konsekvens af politiske eller administrative beslutninger. Personalehåndbogen er din værktøjskasse brug den aktivt i din hverdag. 2

3 forord... 2 Ansættelse... 4 Nøglekort... 7 Deltidsbeskæftigelse... 8 Løn... 9 Tavshedspligt Kommunikation Aktindsigt i personalesager Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling i hverdagen Uddannelse af medarbejdergruppen Medarbejderudviklingssamtale Seniorer Seniordage Diæter i forbindelse med kurser, møder m.v Befordringsgodtgørelse ferie og fravær Ferie Forsikringsforhold i forbindelse med anvendelse af personlige ejendele i tjenesten Barsels- og adoptionsorlov Barns 1. sygedag og 2.sygedag Omsorgsdage Fritvalg Tjenestefrihed med løn Tjenestefrihed uden løn Lukkedage i administrationen Lukkedage i dagtilbud, skoler og fritidsordninger i 2012/ Sundhed og trivsel Rusmidler Rygning Voldsomme hændelser, chikane, trusler og vold Støtteforanstaltninger i forbindelse med krisesituationer/psykologhjælp Nær- og sygefravær Modtagelse af gaver og arv Mærkedage (jubilæer, fortjenstmedalje, jubilæum og afskedsreception) Personalegoder Feriefonden Fratrædelser

4 ANSÆTTELSE Når en stilling bliver ledig, skal lederen altid vurdere, om der er behov for at ansætte en ny medarbejder. Hvis den ledige stilling skal genbesættes, er det vigtigt at vurdere hvilke faglige og personlige kompetencer, der er behov for i gruppen for at kunne løse de opgaver, der er forankret der. Det er ligeledes vigtigt, at der foretages nogle økonomiske overvejelser, ligesom det vil være hensigtsmæssigt, så vidt det er muligt, at have forventningsafstemt lønniveauet med den faglige organisation. Ansættelsesudvalg Lederen har ansvaret for, at der nedsættes et ansættelsesudvalg. Medlemmerne af ansættelsesudvalget skal repræsentere arbejdsstedet, have beslutningskompetence og have kendskab til de opgaver, der ligger i den ledige stilling. Det er vigtigt, at der sidder så få som muligt i udvalget, og at deltagerne har relevans i forhold til stillingen. Lederen skal tale med den lokale TR inden ansættelsesudvalget nedsættes om hvorvidt det er hensigtsmæssigt, at det er TR eller en lokal medarbejderrepræsentant, som siddder i ansættelsesudvalget. Stillingsopslag For at sikre at det altid er den bedst egnede som ansættes, skal alle stillinger som udgangspunkt altid opslås inden de besættes. Det er lederen, evt i samarbejde med Personaleafdelingen, der afgør, hvordan kravet til offentligt opslag opfyldes. Dvs, at der i hvert enkelt tilfælde skal ske en vurdering af, om stillingen skal opslås i dagspressen, i fagblade eller på anden måde. Stillingsannoncer Kommunens sprogbrug og kvaliteten af vores kommunikation er med til at forme omverdenens opfattelse af Furesø Kommune. Det er især vigtigt at holde sig for øje i en rekrutteringssituation. Organisatorisk er ansvaret for kvalitetssikring af annoncer og vejledning af nøglemedarbejdere ift. kommunens kandidathåndteringssystem placeret i Center for Administration og Udvikling, Ledelsessekretariatet. På kommunens intranet (Furenet) finder du derfor retningslinjer og vejledninger, der trin for trin guider dig gennem de faser, der er i forbindelse med udarbejdelsen af en stillingsannonce. Vejledninger, tips og tricks finder du under Hjælp til selvhjælp > Annoncering > Stillingsannoncer. Ansættelsessamtalen Ansøgningerne læses igennem og prioriteres af ansættelsesudvalget, således at de ansøgere, der bedst matcher den ledige stilling, indkaldes til en samtale. Ved samtalen er det hensigtsmæssigt at have fordelt rollerne blandt udvalgets deltagere, så det sikres, at man kommer hele vejen rundt. Sæt god tid af til hver ansøger, så en evaluering kan nå at finde sted, før næste ansøger sidder i stolen. Sørg altid for at spørge ind til vedkommendes lønforventning. Det er vigtigt at have for øje, at der i løbet af samtalen ikke må spørges om følgende: Er du gravid? Eller planlægger du at blive gravid i den nærmeste fremtid? Spørge ind til sygefravær og sygdomme Dog må der gerne stilles spørgsmål til kroniske sygdomme, der kan have betydning for jobbets udførelse 4

5 Referencer Lederen tager, som udgangspunkt, altid referencer forud for ansættelsen for at sikre, at så megen information som muligt kan indgå i beslutningsgrundlaget. Referencer kan være med til at bekræfte eller afkræfte eventuelle indtryk fra samtalerne, og være med til at lægge endnu en brik til det samlede billede af ansøgeren. Der indhentes kun referencer efter forudgående og klar aftale med ansøgeren. Der skal kun indhentes referencer på en ansøger, hvis vedkommende er i betragtning til stillingen. Husk, at referencer er fortroligt materiale. Såfremt der fremkommer nye oplysninger til ugunst for ansøgeren og disse indgår i beslutningsgrundlaget, skal ansøgeren forelægges disse oplysninger, så denne har mulighed for at komme med sine bemærkninger inden der træffes endelig beslutning. Der er notatpligt på sådanne oplysninger. Der er udarbejdet et vejledende referenceskema, som kan hentes her Link ind. Straffe- og børneattester Hvis den nye medarbejder skal arbejde med børn og unge under 15 år, skal der altid indhentes en børneattest og en straffeattest. Hvis den nye medarbejder skal have adgang til borgeres hjem og/eller værdier har Furesø Kommune besluttet, at der altid skal indhentes en straffeattest. Børneattesten indeholder oplysninger om afgjorte sædeligehedsforbrydelsen uden tidsbegrænsning. Straffeattesten angiver afgjorte strafbare forhold, der er begået 3 eller 5 år fra attestens udstedelse. Lederen skal ved ansættelsessamtalen gøre ansøgeren opmærksom på, at der skal afleveres en privat straffeattest, og at der skal gives samtykke til indhentelse af børneattest. Når den kommende ansatte tilbydes ansættelse, skal lederen samtidig bede om, at den private straffeattest sendes til personaleafdelingen sammen med uddannelsesbevis og dokumentation for anciennitet mv. Lederen sørger for at den kommende ansatte underskriver samtykkeerklæringen på rekvisitionen til indhentelse af børneattest og anfører på blanketten, at svaret skal returneres til Furesø Kommune, Personaleafdelingen, Stiager 2, 3500 Værløse. Herefter sender lederen samtykkeerklæringen til Rigspolitiet. Hvis den private straffeattest eller børneattesten indeholder oplysning om forhold, som lederen ikke var bekendt med ved tilbuddet om ansættelse, og som er uforeneligt med arbejdsfunktionen, vil vedkommende ikke kunne ansættes. Denne vurdering skal lederen altid foretage i samarbejde med Personaleafdelingen. Børneattesten findes på Blanketsystem Kommune Information, og I skal søge efter POL_000_Børneattest Rekvisition af særlige oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister. Link ind her Ansættelsen 5

6 På Furesø Kommunes intranet under Løn og Ansættelse, Mere om ansættelse findes et skema Meddelelse om ansættelse Link ind her, som i så god tid som muligt før ansættelsen skal udfyldes og sendes til Personaleafdelingen sammen med uddannelsesbevis, dokumentation for anciennitet, eventuelle børneog/eller straffeattester. Lederen, eventuelt i samarbejde med Personaleafdelingen, sørger for, at der bliver forhandlet løn med den forhandlingsberettigede organisation. Personaleafdelingen skriver ansættelsesbrev til den nye medarbejder. Personaleafdelingen kan altid kontaktes, hvis der opstår tvivl om den formelle ansættelsesprocedure. Furesø Kommune ønsker at fremstå som en attraktiv arbejdsplads, der også fremover skal kunne tiltrække kvalificeret arbejdskraft. Det er derfor vigtigt, at ansøgerne får en professionel og respektfuld behandling. Giv derfor, når den nye medarbejder har accepteret stillingen, en hurtig tilbagemelding til de resterende ansøgere. Modtagelse af den nye kollega Før den nye kollega starter, skal en repræsentant for arbejdsstedet sørge for at aftale, hvilket tidspunkt vedkommende skal møde den første dag. Det er vigtigt, at der er planlagt et introduktionsforløb for den første tid, så den nye kollega sikres en god start i Furesø Kommune. Se i øvrigt mere på intranettet under Kurser og Arrangementer Arrangementer - Introduktionsdag for nyansatte. Det sociale kapitel Det sociale kapitel skal sikre kommunens forpligtelse som offentlig arbejdsgiver til at fastholde medarbejdere med nedsat arbejdsevne, og hjælpe borgere tilbage på arbejdsmarkedet gennem brug af blandt andet fleksjob, skånejob, løntilkud eller virksomhedspraktik. Rammeaftalen om det sociale kapitel har til formål, at fremme: Den forebyggende indsats Fortsat beskæftigelse af allerede ansatte, der har fået forringet arbejdsevnen Beskæftigelse af udefra kommende med nedsat arbejdsevne Beskæftigelse af ledige Ledige I henhold til lov om aktiv beskæftigelsesindsats er Furesø Kommune forpligtet til at ansætte et antal medarbejdere i job med løntilskud. Det er Beskæftigelsesministeriet, der fastsætter antallet af medarbejdere, der skal ansættes efter lovgivningen. De medarbejdere, der ansættes efter lovgivningen modtager enten dagpenge eller kontanthjælp. Når en medarbejder ansættes i et job med løntilskud, er der overordnet set tale om en ekstra arbejdsressource. Medarbejderen må - i henhold til reglerne - ikke bestride et ordinært arbejde. Men det betyder ikke, at medarbejderen ikke kan bidrage til løsningen af de opgaver, der varetages på arbejdsstedet. Der henvises til ansættelse i job med løntilskud fra Jobcenter Furesø, jobcentre i andre kommuner eller fra andre aktører. 6

7 Den enkelte leder kan selv rette henvendelse til Jobcenter Furesø, hvis man ønsker at ansætte en medarbejder i job med løntilskud. Medarbejderen ansættes med en beskæftigelsesgrad og en aflønning, der er afhængig af vedkommendes dagpengesats. Derudover vil den relevante overenskomst være gældende. Ligesom medarbejderen er omfattet af øvrige lokale politikker og retningslinier. Personaleafdelingen udfærdiger et ansættelsesbrev, når endelig godkendelse af jobbet er på plads, og når samtlige dokumenter er modtaget. Det er vigtigt at understrege, at ingen medarbejder ansat i et job med løntilskud, må tiltræde stillingen før al formalia er på plads. Sker dette, er medarbejderen ansat på ordinære vilkår uden mulighed for lønrefusion. Medarbejdere med nedsat arbejdsevne I henhold til rammeaftalen om det sociale kapitel forudsættes det, at offentlige arbejdspladser i tide er opmærksomme på medarbejdere, der på grund af sygdom og/eller midlertidig nedsættelse af arbejdsevnen er i risiko for at miste tilknytningen til arbejdsmarkedet. Fleksjob Målgruppen er personer med en varig nedsat arbejdsevne, som ikke er tilkendt førtidspension, og som bopælskommunen tilbyder ansættelse i fleksjob. Forud for ansættelsen skal repræsentanter fra arbejdsstedet, bopælskommunen og Personaleafdelingen drøfte ansættelsesvilkårene, hvor blandt andet opgaver, skånehensyn og løntilskuddets størrelse skal afklares. Fleksjob tilbydes altid på fuld tid med en reduceret effektiv arbejdstid, der er tilpasset vedkommendes skånebehov. Som udgangspunkt aflønnes medarbejderen efter overenskomstens laveste grundløn, mens øvrige vilkår er fuldt ud gældende i henhold til den relevante overenskomst. Ligesom medarbejderen er omfattet af øvrige lokale politikker og retningslinier. Skånejob Målgruppen er personer med nedsat erhvervsevne, som modtager førtidspension. Aftale om løn- og ansættelsesvilkår, herunder arbejdstiden, fastsættes i en skriftlig aftale mellem Furesø Kommune og medarbejderen i samarbejde med den forhandlingsberettigede organisation. Hvis der opstår behov for hjælp i forhold til ansættelser indenfor det rammeaftalen om det sociale kapitel, kontaktes Personaleafdelingen. Nøglekort Medarbejdere, der - via deres ansættelse - har behov for at få adgang til rådhusene, skal have udstedt et nøglekort. 7

8 Nøglekortet skal indeholde et billede, navn og centerbetegnelse. Kortet er strengt personligt, og skal afleveres straks, når ansættelsesforholdet ophører. Der er udstedt en række gæstekort, der kan udleveres midlertidigt til personer, som skal have adgang til rådhusene for at løse bestemte opgaver, eksempelvis håndværkere. Gæstekortene udstedes som udgangspunkt kun for 1 måned ad gangen. Gæstekortet skal afleveres straks, når opgaven er udført. Nøglekortene udstedes af Kommunale Ejendomme, Intern Service, Stiager 2, 3500 Værløse hver tirsdag og torsdag i tidsrummet fra kl til kl Deltidsbeskæftigelse I Furesø Kommune ønsker vi at fastholde nuværende ansatte, gennem fleksible muligheder for ændring i timetallet. Deltidsansatte har fortrinsret til at søge højere timetal inden for arbejdsstedet, som her er defineret som en enhed med selvstændig ledelsesfunktion, hvor lederen har ret til at træffe beslutning om ansættelser, og har ansvaret for enhedens budgetter og økonomi. Deltidsansatte kan altid søge ledige stillinger med flere/færre timer i andre enheder - her gælder fortrinsretten dog ikke. En enhed kan udarbejde stillingsopslag på ledige timer som hidtil men hvis en nuværende medarbejder ansat på deltid søger de ledige timer - skal lederen sikre, at den ansattes ønsker tilgodeses i forhold til fortrinsretten dog skal dette ske under fornøden hensyntagen til driften. Hvis lederen ikke kan imødekomme den nuværende ansattes ønsker, og stillingen efter konkret vurdering tilbydes til en anden ansøger, skal der gives et skriftligt, begrundet afslag til den medarbejder, der trods fortrinsretten - ikke får tilbudt flere timer. 8

9 LØN Det er nærmeste leder, der kan vurdere medarbejderens kvalifikationer og kompetencer i dagligdagen via opgaveløsningen. Ved den årlige medarbejderudviklingssamtale kan lederen tydeliggøre de forventninger, der stilles til opgavevaretagelsen samt uddybe hvilke muligheder, der er for at opfylde disse mål. Lederen skal kunne begrunde lønfastsættelsen overfor medarbejderen og samtidig tilkendegive, hvad den pågældende kan gøre for at påvirke lønfastsættelsen. Åbenhed og klarhed omkring den lokale løndannelse, og anvendelsen af de forskellige muligheder for at fastsætte lønnen, kan opnås ved lønsamtalen, som er en drøftelse af og forventningsafstemning om løn mellem leder og medarbejder set i forhold til udviklingen i funktioner og kvalifikationer. Leder og medarbejder kan enten afholde lønsamtalen som en del af MUS samtalen, eller på et andet aftalt tidspunkt. Der kan ikke i forbindelse med en lønsamtale indgås aftale om løn. Den endelige lønforhandling foregår mellem lederen og den forhandlingsberettigede organisation eventuelt i samarbejde med Personaleafdelingen. Der er udarbejdet lønaftaleskemaer, der ved/efter forhandlingen skal udfyldes og sendes til Personaleafdelingen til brug for videre behandling og lønudbetaling. Såvel kommunen som de forhandlingsberettigede organisationer kan fremsætte forslag til funktionsløn, kvalifikationsløn og resultatløn. Forhåndsaftaler, der omfatter hele overenskomstgrupper, indgås som hovedregel på Centerchef-niveau samarbejde med Personaleafdelingen. De lønelementer, der vil kunne gøres til genstand for decentral forhandling, omfatter individuelle funktions- og kvalifikationselementer samt resultatløn. Forhandlingskompetencen ligger som udgangspunkt hos centerchefen, som delegerer kompetencen så langt ud, som det skønnes hensigtsmæssigt. Der sigtes mod, at generelle lønforhandlinger højst gennemføres én gang om året. I forbindelse med væsentlige ændringer af funktioner eller kvalifikationer, samt ved nyansættelser indledes forhandlinger med den pågældende faglige organisation. Der er indgået en procedureaftale mellem Furesø Kommune og de faglige organisationer, se LINK Hvis der ikke kan opnås enighed på det lokale niveau, kan forhandlingen hæves til næste niveau, hvor det er organisationen, KL, en repræsentant for Personaleafdelingen, samt lederen, der deltager ved forhandlingen. Lønaftaler skal altid indgås inden for rammerne af gældende overenskomster og aftaler. Lønregulering i forbindelse med overgang til anden stilling 9

10 Alle stillingsspecifikke kvalifikations- og funktionsbestemte løntillæg bortfalder som udgangspunkt, hvis en medarbejder overgår til en anden stilling. Ved overgang til en anden stilling skal lønnen forhandles og sammensættes på ny. Det samme gælder i princippet for kvalifikationstillæg, der ikke er stillingsspecifikke. Det kan dog undtagelsesvis aftales, at individuelle tillæg bibeholdes i forbindelse med en rokering, såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt. Løndele, der er givet som løntrin, kan ikke bortfalde for en tjenestemand. Hvilke lønelementer består lønnen af Langt de fleste er ansat på ny løn, som består af 4 lønelementer: Grundløn: Herved forstås et centralt fastsat lønelement, der har karakter af basisløn for den pågældende arbejdsfunktion. På overenskomstområder med flere grundlønsindplaceringer er det muligt at indgå aftale om en definition af funktioner og kvalifikationer, der omfattes af grundløn. Kvalifikationsløn: Kan ydes ud over grundløn og evt. funktionsløn. Kvalifikationslønnen kan gives som tillæg eller løntrin. Kvalifikationslønnen fastsættes centralt eller lokalt/decentralt på baggrund af den enkelte ansattes personlige kvalifikationer. Kriterierne er objektive forhold, fx uddannelse og erfaring eller mere subjektive kriterier, fx den ansattes evne til at udfylde stillingen. Funktionsløn: Kan ydes ud over grundlønnen og evt. kvalifikationsløn. Funktionsløn kan gives som engangsbeløb, løntrin eller tillæg. Funktionslønnen fastsættes på baggrund af de funktioner (arbejds- og ansvarsområder) eller tidsbegrænsede funktioner, der er knyttet til den enkelte stilling. Funktionerne skal være særlige funktioner, der ligger ud over de funktioner, der forudsættes varetaget for gruppens grundløn. Funktionsløn kan fastsættes såvel centralt som lokalt/decentralt. Funktionsløndelen kan være tidsbegrænset eller givet som et engangstillæg - fx i forbindelse med løsning af en opgave, som bortfalder efter en periode. Resultatløn: Ligger ud over det, der normalt kan forventes. Dog kan der også indgås aftaler om løbende honorering. Resultatløn kan baseres på objektivt konstaterbare faktorer, eller den kan knyttes til resultatmål, der ikke er direkte målbare og har et vist element af skøn. Resultatløn bruges sjældent i Furesø Kommune. Tavshedspligt Ifølge forvaltningslovens 27 har alle, der er ansat inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Straffelovens 152 og 152c 152f finder anvendelse, hvis tavshedspligten brydes. Tavshedspligten gælder for alle ansatte, også selvom der er tale om en midlertidig ansættelse. Tavshedspligten gælder stadig, når ansættelsesforholdet ophører. 10

11 KOMMUNIKATION Furesø Kommune har udformet en kommunikationspolitik, som udstikker de overordnede rammer for, hvad der betragtes som god kommunikation i Furesø Kommune. Du finder kommunikationspolitikken på Furenet under Organisation > Politikker. Her kan du læse mere om, hvordan du som medarbejder bør forholde dig, og hvad du kan forvente, i forhold til intern kommunikation, sociale medier, borgerkommunikation, image og identitet, mail og telefon, pressekontakt samt ytringsfrihed og udtalepligt. Intern kommunikation Ledere, tillidsvalgte og medarbejdere i Furesø Kommune har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation. Alle har også pligt til selv at opsøge information og holde sig orienteret via de kanaler, kommunen stiller til rådighed. De to overordnede interne kanaler, hvor du kan orientere dig som medarbejder er: Furenet: Furesø Kommunes intranet en fælles platform, som alle medarbejdere har adgang til. Her finder du bl.a. nyheder fra direktion og om organisationen, information om løn- og ansættelsesforhold, personalegoder, referater fra MED- og direktionsmøder samt tilbud om kurser og arrangementer. Fur En nyhedsmail, der bliver sendt ud hver fredag til medarbejdere med og medarbejdere tilknyttet skolekom-mail. Nyhedsmailen indeholder nyheder med bred relevans for kommunens medarbejdere og refererer i vidt omfang til Furenet. Decentrale ledere printer og hænger nyhedsmailen op, så alle medarbejdere har mulighed for at holde sig orienteret. Sociale medier Det er tilladt at bruge sociale medier til privat kommunikation under forudsætning af: at det kun sker i begrænset omfang at det ikke går ud over arbejdsopgaverne at det sker i forbindelse med legale/lovlige formål at indholdet ikke indebærer en overtrædelse af gældende lovgivning at der ikke sendes kædebreve at almindelig god etik og moral efterleves. Brug af sociale medier i arbejds-øjemed skal altid godkendes af en chef. Find gode råd og vejledning i retningslinjerne på Furenet: Borgerkommunikation Vores sprogbrug og kvaliteten af vores kommunikation er med til at forme omverdenens opfattelse af Furesø Kommune. Derfor er det vigtigt, at vi henvender os til borgerne med et klart og forståeligt budskab i et sprog, der ikke indeholder fejl. 11

12 Find gode råd og vejledning i Furesø Kommunes sprogguide: Image og identitet Furesø Kommune har en designguide, som skal overholdes for at sikre et fælles udtryk. Designguiden præsenterer kommunens designlinje samt grafiske identitet og giver enkle og funktionelle guidelines til, hvordan du skal bruge kommunens skabeloner for fx annoncer, breve, rapporter, skilte, omslag, præsentationer, visitkort mm. Find designguiden på Mail og telefon Det er tilladt at bruge sin egen e-post-adresse, Oulook-postkasse og telefon til privat kommunikation under forudsætning af: at det kun sker i begrænset omfang at det ikke går ud over arbejdsopgaverne at det sker i forbindelse med legale/lovlige formål at indholdet ikke indebærer en overtrædelse af gældende lovgivning at der ikke sendes kædebreve at almindelig god etik og moral efterleves. Arbejdsmailen må ikke benyttes til masseudsendelse af fx reklamemateriale og invitationer. I forbindelse med planlagt fravær (eksempelvis ferie eller afspadsering) skal den enkelte medarbejder altid sørge for at viderestille sin telefon og oprette en Ikke-tilstede-assistent i Outlook. Du skal i meddelelsen altid oplyse, hvornår du er tilbage, og hvor afsender kan henvende sig i dit fravær (gerne med angivelse af e-post-adresse og telefonnummer). I forbindelse med ikke planlagt fravær har den pågældende chef, gennem IT-afdelingen og Personaleafdelingen, ret til at skaffe sig adgang til medarbejderens postkasse i Outlook, såfremt der er begrundet formodning om, at medarbejderen har modtaget meddelelser af interesse for kommunen. Adgang til postkassen i Outlook må i sådanne tilfælde kun skaffes, hvis det er strengt nødvendigt at få adgang til den pågældende meddelelse, inden medarbejderens fravær forventes at ophøre, og såfremt meddelelsen ikke forholdsvist enkelt kan fremskaffes på anden vis. For eksempel ved at afsender fremsender meddelelsen til en anden medarbejder. Retningslinjer for god mailkultur Brug ikke for mange STORE BOGSTAVER og tegn. Giv gerne en strakskvittering. Indsæt en auto-signatur. Retningslinjer for god telefonservice Vi er altid venlige og imødekommende. Vi tager altid telefonen og yder aktiv service. Vi betjener opkaldet effektivt og kompetent. Vi betjener opkaldet med fokus på opringerens behov. Vi sikrer, at den der ringer får svar på sin henvendelse. Vi sigter efter, at den der ringer kun behøver at ringe én gang. 12

13 Telefonpolitik og gode råd om telefoni: Pressekontakt, ytringsfrihed og udtalepligt For alle ansatte gælder nogle rettigheder og pligter i forbindelse med information og kommunikation. Som medarbejder skal du bl.a. overholde krav om at informere i henhold til lovgivningen, ligesom du skal overholde din tavshedspligt i forhold til fortrolige oplysninger om borgere, virksomheder m.m. Desuden skal du være særligt opmærksom på din ytringsfrihed og din udtalepligt. Ytringsfrihed I forhold til ytringsfrihed har offentligt ansatte samme rettigheder som alle andre. Det vil sige, at medarbejderne kan udtale sig til pressen som privatpersoner, men ikke om holdningsmæssige spørgsmål på kommunens vegne. Derudover skal medarbejderne selvfølgelig overholde de gældende regler om tavshedspligt. Udtalepligt I forhold til udtalepligt gælder, at medarbejderne ikke har pligt til at udtale sig til pressen og derfor skal vide, hvad de gør, hvis de bliver spurgt om noget, de ikke kan eller vil udtale sig om. Har en medarbejder udtalt sig til pressen, er det hensigtsmæssigt, at vedkommende informerer sin leder og kommunikationsteamet om dette. KL, Personalestyrelsen og Danske Regioner har udgivet en vejledning, der bl.a. indeholder et kapitel om tavshedspligt og et kapitel om ytringsfrihed. Vejledningen hedder God adfærd i det offentlige og kan hentes her: Hvem udtaler sig om hvad? Det skal være klart for alle medarbejdere i Furesø Kommune, hvem der udtaler sig om hvad. Hvis du er i tvivl så spørg din nærmeste leder. På Furenet finder du råd, vejledninger og værktøjer til den gode pressekontakt Aktindsigt i personalesager I henhold til Lov om offentlighed i forvaltningen kan der begæres aktindsigt i offentligt ansattes personalesager. Når der begæres aktindsigt i en medarbejders personalesag, gælder følgende retningslinjer: Personaleafdelingen skal straks inddrages. Medarbejderen skal have information om henvendelsen. De sagsakter, der udleveres, vurderes nøje af Personaleafdelingen, og den pågældende medarbejder orienteres om, hvad der er givet aktindsigt i. 13

14 Hvis kommunen har begrundet mistanke om chikane eller risiko for trusler i forbindelse med begæring om aktindsigt, kan kommunen give afslag efter de almindelige regler. Et sådant afslag gives af Personaleafdelingen. Kommunen må udlevere oplysninger om: navn stilling uddannelse og efteruddannelse arbejdsopgaver, såvel nuværende som tidligere lønmæssige forhold, herunder merarbejdsvederlag, pension mm. tjenesterejser/rejseregnskab tidligere tjenestesteder dog kun hvis det fremgår af specielle dokumenter i sagen. Borgeren har ikke adgang til at se ansøgningen med bilag, hvor de tidligere tjenestesteder normalt fremgår for chefer i lønramme 36 (skalatrin 49) kan kommunen derudover videregive oplysninger om disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover i indtil to år efter deres afgørelse. Kommunen må derimod ikke udlevere: dokumentation for ansættelse/forfremmelse (inkl. bilag) udtalelser fra nuværende offentlig arbejdsgiver eksamenskarakterer cpr-nummer oplysninger om civilstand adresse og telefonnummer sygdom, herunder sygedage skatte-/bankkontooplysninger oplysninger om strafbare forhold oplysninger om tjenesteforsømmelser oplysninger om biindtægter for private jobs personalebedømmelser/samtaler ferieoversigter konkrete oplysninger om den enkelte fra konsulentrapporter oplysninger om medlemskab af faglig organisation Alle henvendelser vedrørende aktindsigt skal besvares inden 10 dage fra modtagelsen. Hvis en begæring om aktindsigt ikke er imødekommet eller afslået inden udløbet af tidsfristen, skal vedkommende underrettes om årsagen hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes. 14

15 KOMPETENCEUDVIKLING Hvordan gør vi: Medarbejderudviklingssamtaler Individuel kompetenceudviklingsplan Strategisk kompetenceudvikling på tværs af organisationen og i den enkelte enhed Udbud af interne kurser og arrangementer Kompetenceudvikling gennem uddannelse og kurser og gennem læring i hverdagen Kompetenceudvikling i hverdagen De nedenfor nævnte former for kompetenceudvikling sikrer ikke alene, at den enkelte medarbejder øger egne kompetencer, men understøtter også samarbejdet og fællesskabsfølelsen i en gruppe/enhed/institution og kan omfatte arbejde med værdier eller arbejdsmiljø set i et bredt perspektiv (trivsel, samarbejdsmønstre, mødeformer m.m.). Læring i hverdagen, sidemandsoplæring, jobsparring/mentorordninger Undervisningsopgaver Jobsparring og erfagrupper Jobbytte Deltagelse i projekter, nye gruppesamarbejder mv. Selvstudier Uddannelse af medarbejdergruppen Som det fremgår af kompetenceudviklingspolitikken, har det høj prioritet i Furesø Kommune, at medarbejderne har mulighed for at anvende og udvikle deres kompetencer. Medarbejderne stilles over for stadig øgede krav til kvaliteten af deres service, til personlige egenskaber og til omstillingsparathed. De skal i stigende grad kunne agere situationsbestemt og være i stand til at træffe de rigtige faglige og professionelle valg i vanskelige situationer, i nye typer af opgaver eller måder at arbejde på. Det stiller krav til, at den enkelte medarbejder er bevidst om egne kompetencer, og til at medarbejdere og ledere løbende og i fællesskab har fokus på behov for kompetenceudvikling i forhold til de opgaver, de står overfor. I Furesø Kommune er vi opmærksomme på, at de traditionelle former for kompetenceudvikling, i form af kurser og uddannelse, må suppleres med andre former for udvikling og læring.. Kompetenceudviklingsindsatsen vil derfor bestå af en palet af muligheder: Interne kurser og arrangementer. Der udarbejdes et elektronisk kursuskatalog, som er et levende dokument, der løbende suppleres og opdateres Eksterne kurser og uddannelse Sidemandsoplæring (inden for afdelinger og inden for organisation) Jobbytte eller følgeordninger i aftalte perioder Udviklingsforløb for grupper, afdelinger eller institutioner fx med fokus på faglig opkvalificering og/eller arbejde i forhold til konkrete mål og indsatser i enheden 15

16 Deltagelse i faglige netværk, på tværs af organisationen, der giver mulighed for at dele viden og erfaringer, som er gjort andre steder, få sparring i konkrete opgave mv. Ledelsen har ansvaret for at fastsætte rammerne for kompetenceudvikling, men det beror på et gensidigt ansvar og en gensidig forpligtelse, at medarbejdere i Furesø Kommune har de nødvendige kompetencer til at kunne varetage opgaverne. Medarbejderudviklingssamtale MUS er en fortrolig, tilbagevendende, velforberedt, struktureret og fremadrettet samtale mellem leder og medarbejder, som man er forpligtet til at afholde en gang årligt. Det overordnede mål med MUS samtalen er at sikre sammenhængen mellem enhedens mål og den enkelte medarbejders opgaveløsning og kompetenceudvikling. MUS er medarbejdernes udviklingssamtale, og alle emner, der tages op, skal derfor have relevans for den enkelte medarbejder. Hvis medarbejderen ønsker det kan lønsamtalen være en del af MUS samtalen. Lønsamtalen kan også afholdes på et andet aftalt tidspunkt. Formål med MUS Formålet med samtalen er: En dialog, som afklarer, hvordan medarbejderen udvikler og vedligeholder sine kompetencer, så enheden når sine mål, og får løst opgaverne mest hensigtsmæssigt nu og fremover. En dialog om medarbejderens trivsel På baggrund af samtalen udarbejder leder og medarbejder sammen et referat, der som minimum skal indeholde en personlig kompetenceudviklingsplan.aftalen skal underskrives af både leder og medarbejder. Der er udarbejdet et skema, der som udgangspunkt skal benyttes. Mus - Hvem gør hvad, forberedelses- og samtaleguiden og MUS udviklingssamtalen kan hentes som filer på Intranettet Løn og ansættelse MUS. Seniorer Furesø Kommune ønsker at være en attraktiv arbejdsplads for medarbejdere i alle aldre. Det er kommunens ønske at gøre det attraktivt og muligt for medarbejdere over 60 år at fortsætte et aktivt arbejdsliv. Når en medarbejder er fyldt 60 år skal vedkommende have tilbud om en seniorsamtale. Den årlige medarbejderudviklingssamtale kan eventuelt suppleres med seniorsamtalen eller seniorsamtalen kan afholdes særskilt. Samtalen er en mulighed for, at leder og medarbejder kan drøfte medarbejderens planer og ønsker for de følgende arbejdsår. Det er vigtigt at have for øje, at der alene er tale om et tilbud, og at den enkelte medarbejder har mulighed for at sige nej tak, hvis vedkommende ikke føler behov for at tale om særlige senioremner. Nedenstående elementer kan indgå i seniorsamtalen: 16

17 Afklaring af medarbejderens ønske om at forblive på arbejdsmarkedet, og om dette kræver særlige tiltag Fokus på balancen mellem arbejdsliv og fritid, det vil sige, at samtalen også kan indeholde en dialog om mulighederne for en ændret prioritering i arbejdslivet, f. eks. seniorordninger med et ændret jobindhold, ændring i jobtilrettelæggelsen eller nedsat tid Behov for efteruddannelse/kompetenceudvikling Senioraftaler kan indgås i henhold til rammeaftale om seniorpolitik og medvirke til at: Skabe mulighed for en gradvis overgang til pensionisttilværelsen Gøre det attraktivt at blive længst muligt i Furesø Kommune Have fokus på det hele menneske Seniordage I henhold til Rammeaftale om seniorpolitik har månedslønnede medarbejdere ret til seniordage. Som udgangspunkt har medarbejderen ret til seniordage fra det kalenderår, hvor vedkommende fylder 60 år. Men alt efter hvilken overenskomst, medarbejderen er ansat efter, er der fra en given alder et bestemt antal seniordage pr kalenderår. Udover de seniordage, som fremgår af Rammeaftale om seniorpolitik, har en række overenskomstgrupper ret til yderligere seniordage i henhold til de enkelte overenskomster. Opnåelse af seniordage og model: I nedenstående skema kan du finde din overenskomst og se fra hvilket år, du har ret til seniordage. Udover de seniordage, som fremgår af Rammeaftalen om seniorpolitik, har en række overenskomstgrupper ret til yderligere seniordage i henhold til de enkelte overenskomster, som er illustreret i modellerne. Overenskomst Alder for opnåelse af seniordage Model Aftale om aflønning af chefer 60 Model Kontorpersonale og IT-personale m.fl modellen Socialrådgivere/Socialformidlere modellen Akademikere 60 Model Kommunallæger 60 Model Bygningskonstruktører modellen Tekniske assistenter, tekniske tegnere m.fl modellen Beredskabspersonale i basis- og mesterstillinger modellen Beredskabspersonale i chef- og lederstillinger modellen Journalister 60 Model Specialarbejdere, faglærte gartnere m.fl. 58 Model Håndværkere modellen Assistenter, mestre og driftsledere mfl modellen Arbejdsformænd, vejformænd m.fl modellen Forhandlingskartellets, fælles (halinspektører 60 Model

18 mv.) Tekniske Service 60 Model Ikke-faglærte ansatte ved rengøring/køkken 58 Model Deltidsbeskæft. Honorarlønnet brandpersonale 60 Model Lærere mfl. i folkeskolen 60 Model Kombinationsbeskæftigelse for lærere m.fl. 60 Model Lærere i ungdomsskolen 60 Model Ledere i ungdomsskolen 60 Model Lærere ved sprogcentre 60 Model Ledere på undervisningsområdet 60 Model Musikskoleledere 60 Model Musikskolelærere 60 Model Professionsbachelorer i ernæring og sundhed m.fl. 60 Model Tandlæger 60 Model Tandklinikassistenter modellen Tandplejere 60 Model - 1 Overenskomst Alder for opnåelse af seniordage Model Pædagoger ved daginst./klub/skolefritidsordning modellen Pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter 58 FOA supplerende Kombinationsansættelser på daginstitutionsområdet modellen Socialpædagoger og pædagogiske personale v/ daginst modellen Omsorgs- og pædagogmedhjælpere modellen Pædagogisk personale v/dagplejeordn/centralpladsanv. 58 FOA supplerende FOA supplerende Pædagogiske konsulenter Dagplejere 58 FOA - modellen Hjemmedagplejere 58 FOA - modellen Pædagogisk uddannet personale i lederstillinger modellen Pædagogisk uddannet personale/forebyggende modellen Pædagogisk uddannet personale i særlige stillinger modellen Sundhedskartellets personalegrupper 60 Model Lederoverenskomst for Sundhedskartellet 60 Model Ledere og mellemledere i ældreomsorgen Model Social- og Sundhedspersonale 58 FOA - modellen Handicapledsagere 60 Model

19 Rammeaftalen om seniorpolitik giver som udgangspunkt en månedslønnet medarbejder ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn i 2 dage pr. kalenderår fra det år vedkommende fylder 60 år. Antallet af dage stiger herefter i takt med alderen til i alt 4 dage. Model 1: Seniordage fra 60 år I det kalenderår den ansatte fylder Antal seniordage 60 år 2 61 år 3 62 år og derover 4 Rammeaftalen om seniorpolitik giver en række personalegrupper ret til 2 seniordage fra det år, hvori de fylder 58 år. Model 2: Seniordage fra 58 år I det kalenderår den ansatte fylder Antal seniordage 58 år 2 59 år 3 60 år 4 61 år 4 62 år og derover 4 Udover de seniordage, som fremgår af Rammeaftalen om seniorpolitik, har en række overenskomstgrupper ret til yderligere seniordage i henhold til de enkelte overenskomster modellen: I det kalenderår den ansatte fylder Antal seniordage iht. Rammeaftale om seniorpolitik Antal seniordage iht. overenskomst Antal seniordage i alt 60/58 år /59 år /60 år og derover FOA modellen: Social- og sundhedspersonale og dagplejere I det kalenderår den ansatte fylder Antal seniordage iht. Rammeaftale om seniorpolitik Antal seniordage iht. overenskomst Antal seniordage i alt 58 år år år år år og derover

20 FOA supplerende: Pædagogisk personale i dagplejeordninger mv. I det kalenderår den ansatte fylder Antal seniordage iht. Rammeaftale om seniorpolitik Antal seniordage iht. overenskomst Antal seniordage i alt 58 år år år år år og derover FOA supplerende: Pædagogiske konsulenter I det kalenderår den ansatte fylder Antal seniordage iht. Rammeaftale om seniorpolitik Antal seniordage iht. overenskomst Antal seniordage i alt 60 år år år og derover FOA supplerende: Pædagogmedhjælpere og Pædagogiske assistenter I det kalenderår den ansatte fylder Antal seniordage iht. Rammeaftale om seniorpolitik Antal seniordage iht. overenskomst Antal seniordage i alt 55 år år år år år år år og derover Afvikling af seniordage: Retten til seniordage i et kalenderår gælder uanset på hvilket tidspunkt af året du opnår retten og hvornår du tiltræder. Du skal aftale afholdelse af seniordagene med din leder tidligst muligt. Seniordagene kan holdes i hele eller halve dage. Det er besluttet i Furesø Kommune, at en dag er en dag. Dvs. hvis du arbejder på nedsat tid, i skiftende vagter eller har varierende arbejdstider, så afvikles en seniordag med en dag, uanset længde og tid. Bliver du syg før afholdelse af en seniordag, udskydes den til senere. Hvis du bliver syg under afviklingen af seniordagen, udskydes den ikke og seniordagen betragtes som afholdt. 20