Om Sundhed og Sygefravær i Udlændingeservice

Transkript

1 Om og Sygefravær i Udlændingeservice Udlændingeservice ønsker så vidt muligt inden for de for organisationen givne rammer at facilitere en sund og hensigtsmæssig levevis for vores medarbejdere. Derfor tilbyder vi sundhedstiltag og understøtter alternativer til sygemeldinger. Udlændingeservice vil derfor også, i det omfang det er muligt, opfordre til og understøtte nye tiltag i forhold til øget sundhed på arbejdspladsen. Vi anerkender, at den generelle motivation og trivsel på arbejdspladsen er afhængig af, at medarbejderne oplever at deres tilstedeværelse er værdifuld og værdsat. I den forbindelse er det vigtigt at skabe en kultur, der sikrer, at sygefraværet er så lavt som muligt. Et højt sygefravær medfører et tab af arbejdskraft, der får betydning for alle medarbejdere i styrelsen. Sygefravær medfører et produktionstab, der betyder, at alle medarbejdere skal arbejde hårdere. Derved bliver presset på medarbejderne større, hvilket får negativ betydning for arbejdsmiljøet og det kan igen føre til øget sygefravær. Et højt sygefravær går også ud over den service, vi giver og ønsker at give til brugerne. Alle medarbejderes trivsel på arbejdspladsen er derfor afhængig af, at sygefraværet er så lavt som muligt. Formålet med sygefraværspolitikken er således at vise omsorg for både medarbejdere med et problematisk sygefravær og for de øvrige medarbejdere. Politikken indeholder derfor et sæt spilleregler for, hvordan ledelsen og medarbejderne i fællesskab og i praksis sætter fokus på sundhed og forebygger og håndterer sygefravær. 1

2 Politikken er bygget op som et firkløver af principperne:,,,. Med mener vi, at det at leve sundt også skal være muligt på en arbejdsplads og at vi vil understøtte medarbejderne i dette. er ikke kun et spørgsmål om ikke at være syg men også om at have det godt og trives. Vi ser sundhed som en naturlig del af Udlændingeservices fortællinger om balance mellem privatliv og arbejdsliv. Med mener vi, at det er vigtigt, at sundhed og sygdom ikke bliver tabuiseret. Vi ønsker at understøtte en åben dialog mellem medarbejdere og ledelse med respekt for individets grænser. Den åbne dialog fører til bedre forståelse og løsninger på de individuelle problemstillinger. giver også mulighed for at lære af hinandens historier og erfaringer. Med mener vi, at sygdom kan ramme enhver, og derfor vil vi sikre, at vi som arbejdsplads støtter op om de medarbejdere, der har behov for forståelse, kontakt og opbakning. Med omsorg mener vi også, at vi skal tage hensyn til de medarbejdere, der ikke er syge. Det gør vi bl.a. ved at søge at nedbringe sygefraværet. Med mener vi, at vi hurtigt og ensartet vil tage hånd om medarbejdere med et fraværsproblem, dvs. både hyppigt og langtidsvarende sygefravær. Samtidig vil vi skabe en tryg proces for disse medarbejdere ved, at både medarbejdere og ledelse kender forventninger og vilkår for sygefravær. 2

3 Indhold Forord Generelt om sundhedstiltag - Sund i Service Generelt om sygefravær på sygefravær Om langtidsfravær Forløbet ved en langtidssygemelding Bilag A 6. Forberedelsesskema til omsorgssamtale - chef Bilag B 7. Forberedelsesskema til omsorgssamtale - medarbejder Bilag C 8. Skema til forberedelse og afrapportering på Sygefraværssamtale Bilag D 9. Brev til medarbejder om langtidssygefravær Bilag E 10. Skema til afrapportering af gennemført obligatorisk sygefraværssamtale inden 4 ugers fravær Bilag F 11. Mulighedserklæring Bilag G 3

4 Generelt om sundhedstiltag - Sund i Service Udlændingeservice ønsker så vidt muligt inden for de for organisationen givne rammer at facilitere en sund og hensigtsmæssig levevis for vores medarbejdere. Derfor tilbyder vi sundhedstiltag og understøtter alternativer til sygemeldinger. Udlændingeservice vil derfor også, i det omfang det er muligt, opfordre til og understøtte nye tiltag i forhold til øget sundhed på arbejdspladsen. Udlændingeservice har gennem flere år desuden haft en frugtordning, der leverer frisk frugt til alle kontorer to gange om ugen. Motion Medarbejdere, der dyrker motion, har generelt nemmere ved at holde sig raske. De færreste medarbejdere i styrelsen har et fysisk krævende arbejde, men en hel arbejdsdag foran PC en eller ved telefonen er også krævende for f.eks. kroppens ryg og led. I Udlændingeservice er der således fokus på sundheden i det daglige, hvilket kommer til udtryk gennem en række centrale tiltag og kampagner, der er gennemgået i det følgende. Kost Udlændingeservice har en kantineordning, hvor medarbejderne kan købe et sundt måltid mad hver dag. en er en af faktorerne, når der skal vælges leverandør til kantinen. Kantinen kan levere forplejning til møder. Det er muligt at bestille sunde frokostmåltider samt f.eks. frugt eller fedtfattige kager til møderne. Udlændingeservice deltager med mange hold i den årlige DHL-stafet. Alle får tilbuddet om at deltage og mange træner op til løbet. Styrelsen er også tilmeldt en række fitnessordninger/centre, hvor medarbejderne får rabat, når de køber et medlemskab. Styrelsen deltager i tilbagevendende fodboldkampe mod departementet. Her får både spillere og de medfølgende heppekor masser af motion. Den årlige høstfest indledes endvidere med en rundbold-turnering for alle. Udlændingeservice ønsker også at understøtte lokale initiativer. 4

5 Ryesgadekomplekset har en beliggenhed tæt ved søerne, der er et af københavnernes foretrukne løbesteder. En gruppe af medarbejdere har taget initiativ til en løbeklub, der løber en gang om ugen efter arbejdstid. Tilsvarende har man taget initiativ til et morgenyogahold i Sandholm. Arbejdssituationen Det er afgørende for medarbejdernes helbred, at der er en hensigtsmæssig indretning af arbejdspladsen. Således er alle arbejdspladser indrettet med hæve-sænkeborde, og alle medarbejdere opfordres til at benytte muligheden for at stå op i løbet af arbejdsdagen for at få afveksling i arbejdsstillingen i løbet af dagen. Der er mulighed for at få en ergoterapeut ud i kontoret for at fortælle om gode arbejdsstillinger og for at gennemgå den enkelte arbejdsplads. Styrelsen opfordrer medarbejderne til at være opmærksomme på at have en hensigtsmæssig arbejdsstilling og bruge f.eks. pauser til at komme væk fra arbejdet ved PC og skærm. For de medarbejdere, som oplever alvorlig gener i forbindelse med arbejdet, vil man kunne drøfte indkøb af særlige hjælpemidler. Et eksempel herpå er indkøb af den såkaldte mousetrapper for medarbejdere, der ikke kan arbejde med en almindelig mus. Medarbejderne kan altid henvende sig til deres chef herom, og styrelsen kan anmode om, at der udarbejdes lægeerklæring. I den forbindelse kan chefen og medarbejderen tage en drøftelse af situationen, herunder hvad medarbejderen selv kan gøre for at afhjælpe generne, og hvad styrelsen kan gøre. Massageordning Der findes en massageordning i Udlændingeservice, hvor medarbejderne mod en mindre egenbetaling kan få ½ times massage. Tiden til massage kan som udgangspunkt registreres som personlig tid. Rådgivning Udlændingeservice samarbejder med firmaet MedHelp og der er mulighed for at benytte sig af en individuelt sygdoms- og sundhedsrådgivning for alle styrelsens 5

6 medarbejdere. Man kan 24 timer i døgnet ringe til en erfaren sygeplejerske og få råd og vejledning omkring sin egen eller sin families sygdom både i forbindelse med en sygemelding og ved et generelt behov. Med MedHelp har styrelsen endvidere mulighed for at iværksætte generelle kampagner med udgangspunkt i aktuelle fraværsårsager. Man kan således på baggrund af særlige fraværsårsager, fx infektioner, iværksætte målrettede indsatser. Kampagner og lokale tiltag Styrelsen iværksætter løbende sundhedsfremmende kampagner. Kampagnerne kan have forskelligt indhold, men bygger altid på frivillighed og har til formål at forhindre, at medarbejderne bliver syge. Det kan f.eks. være kampagner for en bedre håndhygiejne eller tilbud om den årlige influenzavaccination. Styrelsen tilbyder løbende medarbejderne rygestop-kurser for at højne den generelle sundhed blandt medarbejderne. Endelig er der rundt omkring i styrelsen etableret en række lokale sundhedstiltag, som styrelsen gerne vil udbrede kendskabet til. Dette vil bl.a. ske gennem de udnævnte sundhedsambassadører. Der har været eksempler på kontorer, der powerwalker sammen, laver morgengymnastik i kontoret eller fokuserer på sund kost. Muligheder for den enkelte medarbejder Nedenstående muligheder kan overvejes i forbindelse med omsorgssamtaler og sygefraværssamtaler. Hensigten er at tilvejebringe løsningsforslag og tiltag, hvor en medarbejder har lyst til at indgå i en aktiv dialog om sit fravær. Efter aftale og hvor det er hensigtsmæssigt kan de forskellige forslag anvendes af alle medarbejdere. Spontane fridage Der kan forekomme dage, hvor man af forskellige årsager har brug for ikke at tage på arbejde, uden at være egentligt syg og derved uarbejdsdygtig. Det kan være dage, hvor man ikke har fået sovet tilstrækkeligt, hvor man 6

7 har behov for at være lidt alene eller gerne vil besøg familie spontant og tilsvarende. Typisk opstår den slags dage meget pludseligt, og kan derfor kun vanskeligt planlægges i god tid i forvejen. Ved sådanne dage er det muligt at kontakte sin chef og aftale en spontan fridag, som kan være enten ferie, fleks, omsorgsdage eller afspadsering. Det forudsættes, at man ikke på en sådan dag har planlagt møder med eksterne samarbejdspartnere eller lignende, hvor kolleger kun vanskeligt kan tage over. Delvis sygemelding Det er altid muligt at være delvist sygemeldt. Delvis sygemelding kan anvendes i de situationer, hvor man af helbredsbetingede årsager ikke kan arbejde en hel arbejdsdag, fx fordi man bliver nødt til at gå hjem i løbet af dagen. Det kan også forekomme, at man i en periode ikke er fuldt arbejdsdygtig, og derfor kun kan være på arbejde et mindre antal timer end normalt. Det er vigtigt altid at holde sin chef orienteret om behov for og omfang af den delvise sygemelding. Skånedage Der kan forekomme dage, hvor man ikke nødvendigvis har behov for at holde sengen, men hvor man alligevel ikke er fuldt arbejdsdygtig. Det kan være dage, hvor man måske har ondt i ryggen eller har hovedpine. På sådanne dage skal det være muligt at få en skånedag og det skal være legitimt at kunne sige til sine kolleger, at man har behov for en skånedag. På sådanne dage skal kollegerne udvise det nødvendige hensyn, f.eks. ved at omfordele telefonvagter, lade medarbejderen arbejde for lukket dør eller undgå tunge løft og tilsvarende omorganisering af arbejdsopgaverne. Andre tiltag Hvor en medarbejder for en periode har midlertidige fysiske vanskeligheder ved at varetage sit sædvanlige arbejde eller ved i det hele taget at komme på arbejde, kan der iværksættes sær- 7

8 lige foranstaltninger til afhjælpning heraf. Hvor en medarbejder f.eks. har fået et ben i gips, kan det overvejes at bevilge pågældende særlig transport til og fra arbejde. En medarbejder, der har fået hånden i gips, kan eventuelt få bistand til skrivearbejde eller f.eks. passe telefoner. I andre situationer kan en udvidet adgang til hjemmearbejde overvejes ikke mindst der, hvor der er elektronisk sagsbehandling. I særlige situationer, hvor hensynet til arbejdsopgaverne, barnet og kollegerne tillader det, kan en medarbejder tage sit barn med på arbejde, eventuelt i kortere tid, som alternativ til at være fraværende på grund af barn-syg. Personalerådgivning og psykolog Hvis en medarbejder af forskellige årsager har behov for at tale om private og/eller professionelle problemer, har man mulighed for at kontakte Personalerådgivningen, som styrelsen har indgået et samarbejde med. Personalerådgivningen kan hjælpe medarbejderen med at løse juridiske, økonomiske, sociale og psykiske problemer, der ikke nødvendigvis har noget at gøre med forhold der relaterer sig til arbejdet. Det er gratis for medarbejderne at benytte Personalerådgivningens ekspertise. Hvis Personalerådgivningen vurderer, at man har brug for psykologhjælp, betaler styrelsen de 5 første konsultationer. Man er naturligvis garanteret fuld anonymitet. Ændring i arbejdstid deltid Der kan være perioder i arbejdslivet, hvor det kan være en udfordring at få arbejdsliv og privatliv til at hænge sammen, hvilket kan resultere i øget sygefravær. I sådanne situationer kan en periode med nedsat arbejdstid genskabe den nødvendige balance. Udlændingeservice vil i udgangspunktet altid se positivt på en ansøgning om nedsat arbejdstid. Eventuelt kan der aftales nedsat arbejdstid i en bestemt periode. Personaleteamet kan være behjælpelig med at beregne de ændrede lønforhold. 8

9 I helt særlige tilfælde kan Personaleteamet endvidere efter indstilling fra chefen bevilge tjenestefrihed uden løn i en kortere eller længere periode, hvor medarbejderen pga. en særlig livssituation har behov herfor. Rokering og ændrede arbejdsopgaver Hvis en medarbejder af den ene eller den anden grund ikke trives, kan en rokering til et andet kontor i nogle situationer være en god løsning. Der kan forekomme tilfælde, hvor en person ikke trives med sine kollegaer, sin chef eller med sine arbejdsopgaver, hvilket kan resultere i øget sygefravær. Rokering defineres bredt og omfatter ud over når man flytter til et andet kontor også det forhold, at man får en ny funktion i sit nuværende kontor. Det afgørende hensyn bag rokeringen er en ændring i medarbejderens arbejdsliv, idet man i det konkrete tilfælde skønner, at det vil have en positiv effekt på trivslen for den pågældende. 56-aftale ved langvarig eller kronisk sygdom I henhold til Sygedagpengeloven kan der indgås en såkaldt 56 aftale med medarbejdere med væsentlig forøget sygefraværsrisiko på grund af langvarig og/ eller kronisk sygdom (mindst 10 fraværsdage indenfor 1 år). Det er også muligt at opnå en 56 aftale ved planlagt fertilitetsbehandling. En 56 aftale betyder, at Udlændingeservice kan modtage sygedagpenge fra hjemkommunen for det sygefravær, der skyldes den langvarige og/eller kroniske sygdom. Aftalen skal for at opnå gyldighed godkendes af hjemkommunen. Aftalen kan være gældende i op til to år ad gangen. Det mest almindelige er dog et år og nogle gange mindre. Aftalen gælder for både hele dage, for perioder og for fraværstimer. Fleksjobsansættelse Medarbejdere med kronisk nedsat arbejdsevne, dvs. en varig begrænsning i arbejdsevnen kan søge sin kommune om oprettelse af et fleksjob. Udlændingeservice vil i udgangspunktet støtte en sådan relevant ansøgning. 9

10 Det videre sundhedsarbejde i Udlændingeservice sambassadører i Udlændingeservice I forbindelse med den nye s og Sygefraværspolitik udpeges en sundhedsambassadør for hvert kontor, der skal hjælpe med at få politikkens værdier udbredt i de enkelte kontorer. Det er tanken, at sundhedsambassadørerne skal have fokus på et godt arbejdsklima og tænke sundhed ind i hverdagen i de forskellige arbejdssituationer. er også et godt psykisk arbejdsmiljø og en god fysisk arbejdsplads. sambassadøren skal bistå kontorets ledelse med at forankre politikken i kontoret bistå med en generel drøftelse i kontoret om kontorets indstilling til sundhed på arbejdspladsen og sygefravær; herunder hvordan man lokalt understøtter kontakten til langtidssyge kollegaer. Komme med gode historier og tips om sund levevis fx udarbejd sundhedsbloggen holde fokus på sundhedstiltag i kontoret koordinere deltagelse i kampagner som f.eks. DHL-løbet, Vi cykler til arbejde osv. følge med i udvikling på sundhedsområdet, f.eks. ved deltagelse på konferencer mv. inspirere til og koordinere lokale tiltag i kontoret om f.eks. fælles motion, walk n talk på møder, pausegymnastik, ugens sundhedstips, igangsætte håndhygiejnekampagner i kontoret osv. Koordinator for sundhedsarbejdet i Udlændingeservice Med henblik på at sikre et kontinuerligt fokus på sundhedsarbejdet og dermed sygefraværet udpeges en medarbejder i Personaleteamet til koordinator for sundhedsarbejdet i Udlændingeservice. Koordinatoren varetager ansvaret for at fastholde og udvikle arbejdet med sundhed og sygefravær gennem følgende opgaver: 10

11 Kontaktperson til sundhedsambassadørerne Tage initiativ til forslag til sundhedsambassadørerne samt understøtte og hjælpe med forslag til og fra sundhedsambassadørerne, herunder indkalde til erfaringsudvekslingsmøder i gruppen hver tredje måned Sikre Udlændingeservice den nyeste viden om sundhedsog sygefraværstiltag og udbredelse heraf på udviklingen i sygefraværet i de enkelte kontorer og sikre en aktiv dialog med de ansvarlige chefer om udvikling og gennemførelse af omsorgssamtaler mv. Rådgivning af chefer og medarbejdere om sygefravær og tiltag i forhold til team og enkeltpersoner. 11

12 Generelt om sygefravær Hvad er sygefravær? Sygefravær er fravær fra arbejdspladsen i arbejdstiden som følge af uarbejdsdygtighed på grund af egen sygdom. Sygdom er en legal fraværsgrund. Egen sygdom kan være både fysisk og psykisk betinget og have mange forskellige årsager. Egen sygdom kan for eksempel skyldes virus, infektioner og mere alvorlige fysiske og psykiske sygdomme, kroniske sygdomme, fysiske og psykiske arbejdsmiljøproblemer, arbejdsskader, graviditetsgener, personlige eller sociale problemer m.v. Når man ikke er uarbejdsdygtig på grund af sygdom, kan man ikke bruge en sygemelding til lægebesøg, tandlægebesøg, hospitalsbesøg mv. Der kan ikke bevilges anden tjenestefrihed til eget eller barns læge- eller tandlægebesøg. Der bevilges i stedet feriedag, omsorgsdag, fleksfri eller tilsvarende. Imidlertid er der mange forskellige opfattelser af, dels hvad der er sygdom, dels hvornår man er uarbejdsdygtig. Opfattelserne va- rierer fra situation til situation og fra medarbejder til medarbejder. Misbrug af sygefravær er, hvor en medarbejder sygemelder sig, men hvor pågældende ikke er uarbejdsdygtig på grund af sygdom. Sygemelding, hvor betingelserne herfor ikke er opfyldt, er misligholdelse af ansættelsesforholdet, og kan føre til afskedigelse. Sygdom er, som ovenfor nævnt, en legal fraværsgrund. Medarbejdere med et sygefravær på få dage om året eller alvorlig (kronisk) sygdom og sygdom, der medfører hospitalsindlæggelse, er således ikke umiddelbar målgruppe for den nye indsats for at nedbringe sygefraværet. Fravær som følge af Barn syg Udlændingeservice kan bevilge medarbejdere tjenestefrihed med løn til at passe eget barn, når det er sygt, på barnets 1. og 2. sygedag. Dette kan ske, når hensynet til barnet gør det nødvendigt og relevant, arbejdsforholdene gør det muligt og barnet er under 18 år og hjemmeværende. Det bemærkes, at Udlændingeservice 12

13 forventer, at et forældrepar fordeler antallet af barn sygedage imellem sig eller finder andre løsninger på pasning af syge børn, da det efter styrelsens opfattelse ikke er rimeligt, at det altid er den samme forælder, der tager disse dage. Vurderingen af om betingelserne for fravær som følge af barn syg er opfyldt, foretages i første omgang af medarbejderen selv, forinden henvendelsen til MedHelp. Misbrug af Barns første og anden sygedag er også en misligholdelse af ansættelsesforholdet og kan føre til afskedigelse. Ved barnets 1. sygedag forstås den første dag, hvor barnet er sygt. Dvs. bliver man kaldt hjem fra arbejdet midt på dagen på grund af barnets sygdom er dette at forstå som barnets 1. sygedag. Hvis barnet f.eks. bliver sygt en aften, og har man ikke haft mulighed for at finde pasning, vil barnets 1. sygedag dog være den efterfølgende dag. Den 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger efter 1. sygedag, uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag. 1. og 2. sygedag kan holdes uafhængigt af hinanden dvs. der kan holdes 2. sygedag selv om man ikke har holdt 1. sygedag eller man holder 1. sygedag, mens ægtefællen eller en anden står for pasningen 2. sygedag. Hvordan melder man sig syg Når man er syg og må blive hjemme, skal man ringe til MedHelp på tlf snarest muligt og inden kl MedHelp svarer hele døgnet. Når ens barn er syg og man må blive hjemme, skal man ringe til MedHelp inden kl Dette gælder for både for barnets 1. og 2. sygedag. Efter enhver telefonisk kontakt med MedHelp bliver ens chef orienteret, herunder om hvornår man regner med at komme på arbejde igen. Sygemeldinger, der gives via e- mail, telefonbeskeder på telefonsvarer eller SMS er til kolleger/ chef er ikke gyldig underretning. 13

14 Man kan ikke overlade det til kolleger at ringe til MedHelp for sig. Hvis man ikke selv er i stand til at ringe, kan man dog undtagelsesvist få en anden til at ringe for sig. Man skal også ringe til MedHelp, hvis man på forhånd ved, at man bliver syg; f.eks. ved en indlæggelse. Hvis man bliver syg i løbet af arbejdsdagen og går hjem, skal man give besked til sin chef og den tidsregistreringsansvarlige i kontoret, før man går. Hvis man dagen efter fortsat er syg, skal man ringe til MedHelp. Hvis man er syg i mere end 3 dage vil MedHelp kontakte en telefonisk. Hvis man er syg i mere end 8 dage vil MedHelp kontakte en igen telefonisk. Hvis man er syg i mere end 14 dage i træk, giver den tidsregistreringsansvarlige i kontoret pr. besked til Personaleteamet om ens fravær. Man skal ikke indsende nogen form for erklæring, før man bliver bedt om det af Personaleteamet. Hvis man er syg i mere end 20 dage vil MedHelp atter kontakte en. MedHelp vil orientere om forholdsreglerne ved en langtidssygemelding (mere end 21 dage). Senest den første dag, man er tilbage på arbejde efter en sygdomsperiode, skal man ringe til MedHelp og raskmelde sig. Den første dag, man er tilbage på arbejde skal man også udfylde en raskmeldingsblanket (tro- og love erklæring), som man afleverer til den tidsregistreringsansvarlige i kontoret. Blanketten hentes på intranettet under skabeloner. Man skal sikre sig, at tidsregistreringen er korrekt udfyldt vedrørende ens fravær. Hvis man har været graviditetsbetinget syg eller har været syg efter en 56 aftale, skal man være særligt opmærksom på, at der er valgt den rigtige fraværsårsag i Tidsreg. Hvis man er ansat som student, praktikant eller i en løntilskudsstilling, skal man ringe til sin chef inden kl for at syge- og raskmelde sig. 14

15 Hvis man er ansat som vikar skal man ringe til vikarbureauet og ens egen chef inden kl for at syge- og raskmelde sig. Kontakt under sygefravær Det er vigtigt, at der etableres og vedligeholdes en god kontakt mellem arbejdspladsen og en sygemeldt medarbejder i situationer, hvor medarbejderen sygemeldes for en længere periode. Erfaringer viser, at det bliver sværere at komme tilbage på arbejdspladsen efter langvarigt fravær, hvis ikke tilknytningen er blevet vedligeholdt under fraværet. Som medarbejder er det bl.a. vigtigt at sikre sig, at arbejdspladsen er bevidst om, at man ønsker at genoptage sit arbejde, og at man er sig sit ansvar som medarbejder og kollega bevidst. For arbejdspladsen er det vigtigt at kunne tilrettelægge arbejdet og fordele ressourcerne mest hensigtsmæssigt. Endelig er det vigtigt at kolleger oplever at være orienteret bedst muligt. der i øvrigt er grund til bekymring, skal chefen kontakte medarbejderen senest efter dages fravær. Kontakten kan også tages på et tidligere tidspunkt, hvis det konkret vurderes, at der er behov herfor. Hvis man er syg i mere end 14 dage i træk, giver den tidsregistreringsansvarlige i kontoret pr. besked til Personaleteamet om ens fravær. Man skal ikke indsende nogen form for erklæring, før man bliver bedt om det af Personaleteamet. For så vidt angår medarbejdere med et hyppigt og problematisk fravær henvises til Afsnit 3. Hvis medarbejderen ikke kan forventes at vende tilbage på arbejde indenfor ganske kort tid, eller 15

16 Hvad skal der oplyses om fraværet? En arbejdsgiver må ikke spørge en sygemeldt medarbejder, hvilken konkret sygdom medarbejderen fejler. Medarbejderen kan vælge at oplyse om den konkrete sygdom, hvis medarbejderen ønsker, at arbejdspladsen skal vide, hvorfor medarbejderen er sygemeldt. Chefen skal derimod spørge ind til, hvor lang tid medarbejderen forventer at være sygemeldt endnu, hvilke funktioner medarbejdere eventuelt vil kunne varetage trods sin sygdom, og om der er foranstaltninger, som arbejdspladsen vil kunne foretage for at medarbejderen hurtigere kan genoptage sit arbejde. deres sygefravær, og arbejdsgiver må heller ikke spørge om det. Imidlertid falder det ofte medarbejderen naturligt at orientere sin nærmeste chef om sin sygdom eller sin helbredssituation i øvrigt. Som udgangspunkt er informationer om egen eller familiemedlemmers sygdom fortrolige mellem medarbejder og chef. Med udgangspunkt heri bør chef og medarbejder aftale i hvilket omfang, oplysninger om sygdom og fraværsårsager kan videregives til andre herunder Personaleteam, andre chefer og kolleger. Udlændingeservice forventer og lægger vægt på, at medarbejderen aktivt og konstruktivt deltager i en dialog om sit fravær, og om hvordan arbejdet hurtigst muligt kan genoptages. Fortrolighed om sygdom og fraværsårsager Som nævnt har medarbejdere ikke pligt til at oplyse årsagen til 16

17 på sygefravær En god dialog mellem medarbejder og chef er et nødvendigt redskab til at reducere fraværet og højne nærværet. Både chef og medarbejder har et ansvar for den gode dialog, der forudsætter omsorg, åbenhed og fortrolighed. Det skal understreges, at det primære formål med samtaler om sygefravær er at sikre, at arbejdspladsen i videst muligt omfang medvirker til at sikre medarbejdernes trivsel og derved tilstedeværelse på arbejdspladsen. For chefen er det vigtigt at være opmærksom på både det hyppige eller i øvrigt problematiske sygefravær og på en bekymrende ændring i en medarbejders fraværsmønster for derved så tidligt som muligt at drage den nødvendige omsorg for en medarbejder. Som medarbejder er det vigtigt at tage ansvar for egen situation og om nødvendigt selv at henvende sig til sin chef og bede om en samtale om et særligt behov eller lignende. Hvad er hyppigt eller i øvrigt problematisk sygefravær Der kan ikke opstilles entydige definitioner på, hvornår et sygefravær er for højt eller på anden måde problematisk. Ved en vurdering af, hvornår et fravær er problematisk, lægges bl.a. vægt på Antallet af sygefraværsdage og/eller fraværsdage på grund af barns sygdom. Antallet af sygefraværsperioder, dvs. fremmødestabiliteten. Hvor belastende fraværet er for Udlændingeservices drift og opgavevaretagelse. Medarbejderens generelle engagement, trivsel og motivation. Der skal lægges vægt på, om medarbejderen ofte er sygemeldt i tilknytning til en weekend, uattraktive arbejdsopgaver eller tilsvarende uhensigtsmæssigt fraværsmønster. 17

18 Som udgangspunkt ses sygefraværet over en 12 måneders periode, men der kan også lægges vægt på, om en medarbejder gennem endnu længere tid har haft et uacceptabelt højt fravær. Tilsvarende vil man også kunne se på sygefraværet over en kortere periode end 12 måneder, såfremt der inden for et kortere tidsrum konstateres et hyppigt eller i øvrigt problematisk sygefravær. Som angivet vil der også blive lagt vægt på antallet af fraværsdage som følge af barns sygdom. Det bemærkes i den forbindelse, at det forventes, at medarbejderen aktivt søger at mindske antallet af fraværsdage som følge af barn syg, herunder forsøger at sikre sig alternative pasningsmuligheder. Det skal understreges, at alle medarbejdere har et ansvar over for sygefravær. En medarbejder med et højt sygefravær bør forholde sig til fraværet og eventuelt selv tage forhold op med sin chef, såfremt de har betydning for sygefraværet. Medarbejderen skal selv bidrage til løsningen og gøre en aktiv indsats. Medarbejderen har også mulighed for til enhver tid at inddrage sin tillidsrepræsentant i drøftelserne. Chefer forventes at forholde sig til og om nødvendigt at drøfte med medarbejderen, dennes personlige fraværskultur og ansvarsfølelse i forhold til kolleger og opgavevaretagelsen i teamet. Procedure ved hyppigt eller i øvrigt problematisk fravær Ved en sygemelding fra en medarbejder, der har et hyppigt eller i øvrigt problematisk fravær påhviler det chefen altid at kontakte medarbejderen i løbet af første sygedag uanset om medarbejderen har ønsket en sådan henvendelse eller ej. En chef kan altid anmode Personaleteamet om en detaljeret oversigt over medarbejderens fravær for de seneste 12 måneder. Om nødvendigt kan medarbejderen også selv anmode om en sådan oversigt. 18

19 Hvornår første samtale? Den personaleansvarlige chef skal altid indkalde til en omsorgssamtale, når en medarbejder har 8 sygefraværsdage eller 4 sygefraværsperioder i løbet af de seneste 12 måneder. Chefen skal indkalde til samtalen umiddelbart efter 8-dages grænsen er overskredet. Det er chefens ansvar at holde øje med, hvornår en medarbejder overskrider grænsen. Der kan også indkaldes til omsorgssamtale, hvor en medarbejder har et hyppigt fravær, dvs. mere end 6 dage inden for 12 måneder, som følge af barn syg. En medarbejder kan altid bede sin personaleansvarlige chef om en omsorgssamtale, uanset om 8 dages grænsen er overskredet. ssamtaler Hensigten med omsorgssamtalen at sikre tid til en dialog om medarbejderens trivsel og om der er forhold, som arbejdspladsen kan hjælpe med for at nedbringe fraværet. Hensigten med en omsorgssamtale er endvidere at sikre, at med- arbejderen gøres bekendt med, at fraværet er på vej til et omfang, der er problematisk og at give medarbejderen lejlighed til at komme med løsningsforslag, der kan bidrage til nedbringelse af sygefraværet. Det er vigtigt, at samtalen er konstruktiv og åben. Samtalerne skal derfor forberedes af både chef og medarbejder. Se bilag B og bilag C. Efter samtalen skal konklusioner og aftaler noteres mellem chef og medarbejder; typisk ved at chefen sender medarbejderen en mail om samtalen. Denne mail vil ikke i første omgang blive journalført på medarbejderens personalesag, men vil eventuelt efterfølgende kunne blive anvendt som dokumentation. Medarbejderen har derfor ret til at kommentere chefens bemærkninger om samtalen. En omsorgssamtale skal altid følges op efter en periode af en opfølgningssamtale, typisk efter tre måneder. Det er chefens ansvar at indkalde til opfølgningssamtalen. Omfang og indhold af op- 19

20 følgningssamtalen afhænger af, hvordan fraværet har udviklet sig i perioden fra omsorgssamtalen. Personaleteamet står til rådighed for rådgivning af både medarbejder og chef, såfremt der under en omsorgssamtale bliver drøftet problemstillinger i forhold til behandling af misbrugsproblemer, stærk overvægt eller tilsvarende særlige sundhedsskadelige livstilsproblemer. på sygefravær mellem center-/vicedirektør og chef Personaleteamet udsender hvert kvartal en oversigt til center-/vicedirektøren over medarbejdere i centret med mere end 12 sygedage eller 8 barns sygedage inden for de seneste 12 måneder. Center-/vicedirektøren gennemgår denne oversigt med den relevante chef og aftaler, om oversigten giver anledning til videre foranstaltninger. Center-/vicedirektør skal således aftale én af følgende tre reaktioner i forhold til de medarbejdere, der er angivet på listen: 1. Ingen reaktion, typisk hvor der allerede er gang i et aftalt forløb, hvor der er tale om en enkeltstående sygdom eller tilsvarende 2. Ny omsorgssamtale mellem chef og medarbejder 3. Inddragelse af personaleteamet ved en sygefraværssamtale; typisk hvor gentagne omsorgssamtaler ikke har medført en reduktion i fraværet eller hvor oplevelsen er, at medarbejderen ikke medvirker aktiv til en reduktion. Hvor chef og center-/vicedirektør bliver enige om, at Personaleteamet skal deltage i en sygefraværssamtale, skal chefen orientere medarbejderen herom. Sygefraværssamtaler med deltagelse af Personaleteamet Der skal typisk indkaldes til sygefraværssamtaler, hvor omsorgssamtalerne ikke har haft den ønskede effekt. Det vil sige, hvor medarbejderen har et meget hyppigt eller på anden måde problematisk fravær og hvor situationen kan føre til, at medarbejderens 20

21 fravær kan blive vurderet som uholdbart i forhold til en fortsat ansættelse. Det skal i den forbindelse understreges, at sygdom er en legal fraværsårsag, og at medarbejdere derfor naturligvis har ret til at være sygemeldte. Chefen orienterer Personaleteamet om behovet for en sygefraværssamtale. Personaleteamet indkalder herefter til samtalen. Medarbejderen kan vælge at tage en tillidsrepræsentant eller anden bisidder med til samtalen. Sygefraværssamtalen skal indeholde en drøftelse af årsagen til samtalen, sygefraværets omfang, forslag til initiativer der kan iværksættes, herunder hvad medarbejderen selv kan/vil gøre, fremtidsudsigter og om der er behov for at indgå særlige aftaler. Samtalen forberedes af medarbejderen og af Personaleteamet i samarbejde med medarbejderens chef. Notater fra omsorgssamtaler vil indgå i materialet. Det er vigtigt at understrege, at selv om sygefraværssamtalerne har et formelt indhold, er der stadig tale om en dialog om et problem, hvor udgangspunktet er, at man finder en fælles løsning. Der skal under en sygefraværssamtale aftales en opfølgningssamtale mellem parterne, typisk hver 3. måned. Hvis udviklingen i fraværet er positiv kan en sådan samtale blot være af ganske kort varighed. Personaleteamet udarbejder et referat af sygefraværssamtalen på et samtaleskema. Skemaet vil blive journalført på personalesagen efter at medarbejderen har haft mulighed for at kommentere referatet. Konsekvenser ved hyppigt eller i øvrigt problematisk fravær Det er vigtigt, at medarbejdere er bevidste om, at et hyppigt sygefravær kan have konsekvenser for medarbejderens muligheder på arbejdspladsen. Medarbejdere, hvis fremmøde er ustabilt og derved usikkert, vil som udgangspunkt ikke kunne varetage visse typer opgaver, der forudsætter en stabil indsats. Et 21

22 hyppigt fravær vil således kunne få betydning for, hvilket opgaver medarbejderen vil kunne få tilbudt. Ligeledes vil et hyppigt fravær blive taget i betragtning ved vurdering af ansøgninger om f.eks. rokering, plustidsaftaler, tillidshverv og tilsvarende. For så vidt angår varetagelse af vagter i Servicecentret, telefonvagter og tilsvarende vil udgangspunktet være, at den sygemeldte medarbejder ved sin tilbagekomst skal påtage sig tilsvarende vagter for den kollega, der har dækket medarbejderens vagter under fraværet. Afskedigelse Hvor en medarbejder har et sygefravær, der er uacceptabelt højt; hvor der ikke er udsigt til, at medarbejderen kan genoptage sit arbejde fuldt inden for en rimelig tid eller hvor medarbejderen ikke længere er fuldt arbejdsdygtig og derfor ikke igen vil kunne varetage sit arbejde fuldt ud, kan Udlændingeservice efter en konkret vurdering afskedige medarbejderen. Afgørelse om at indlede en afskedigelsessag træffes af direktøren efter indstilling fra Personaleteamet på baggrund af drøftelser med medarbejderens personaleansvarlige chef. Endelig afgørelse om afskedigelse på grund af sygefravær træffes efter en sædvanlig partshøringsproces. Udlændingeservice lægger bl.a. vægt på følgende faktorer i vurderingen af, om medarbejderen bør afskediges som følge af sygefravær: Hyppigheden af fraværet, herunder stabilitet i fremmødet. Sygefraværets omfang over tid. Der kan lægges vægt på et gentaget højt fravær over flere år eller et meget højt fravær over kortere tid. Sygefraværsmønstret, herunder om der er påfaldende tendens til fravær i forbindelse med weekender eller om der er usædvanligt mange korte og uforklarlige sygeperioder. 22

23 Medarbejderens anciennitet og medarbejderens samarbejde om situationen. Opgavernes beskaffenhed og sårbarheden på det pågældende arbejdsområde, herunder hvor belastende fraværet er for Udlændingeservices drift og opgavevaretagelse. Udsigten til genoptagelse af arbejdet inden for rimelig tid og risikoen for et vedblivende højt fravær og ustabilt fremmøde. 23

24 Om langtidssygefravær Ind imellem kan en medarbejder blive ramt af længerevarende sygefravær, dvs. sygefravær der varer i mere end 2 sammenhængende uger. I den forbindelse er det vigtigt at finde den rette balance mellem at give medarbejderen tid til at blive helt rask igen og sikre, at arbejdskraft ikke unødigt går tabt. Det er i både samfundets, Udlændingeservices og medarbejderens interesse, at medarbejderen så hurtigt som forsvarligt genoptager sit arbejde. Det kræver derfor en stor grad af åbenhed og samarbejde i en sådan situation mellem den syge medarbejder, arbejdspladsen, kommunen og det behandlende system. Nedenstående gennemgår en standardprocedure for langvarige sygemeldinger, dvs. hvor det konstateres, at fraværet varer i mere end 2 kalenderuger. Det skal dog bemærkes, at alle sygefraværs sager af denne type er forskellige, og at der ofte er individuelle hensyn at tage. Bilag A er en grafisk fremstilling af proceduren. a) Kontakt efter 14 dage / 2 kalender uger Under den kontakt, der skal være gennemført senest 14 dage efter første sygemelding, skal det afklares, hvornår medarbejderen forventer at være tilbage på arbejde, samt om der er noget, arbejdspladsen kan gøre for at afkorte fraværet, herunder om en delvis sygemelding i en periode vil gøre det muligt at genoptage arbejdet tidligere. Hvis medarbejderen ikke genoptager sit arbejde inden for kort tid efter denne samtale, skal medarbejderen oplyses om, at chefen vil orientere Personaleteamet om, at medarbejderen må forventes sygemeldt i mere end tre uger fra første sygedag. Chef og medarbejder skal samtidig aftale tidspunkt for næste kontakt. Eventuelt kan det på dette tidspunkt aftales, at den næste kontakt skal være den obligatoriske 4-ugers samtale, se nedenfor. Chefen skal herefter oplyse Personaleteamet om situationen. Personaleteamet skal således 24

25 have oplysning om, at medarbejderen fravær må forventes at strække sig over mere end 3 uger, samt om der er aftalt tidspunkt for den obligatoriske samtale i 4. fraværsuge. b) Anmeldelse af langvarigt sygefravær til kommunen Som arbejdsgiver har Udlændingeservice pligt til at anmelde sygefravær senest fire uger efter første sygedag til medarbejderens kommune, jf. sygedagpengelovens 40. På grund af interne procedurer vil Udlændingeservice foretage denne anmeldelse efter ca. tre ugers sygefravær. Det vil derfor kunne forekomme, at der anmeldes sygefravær til kommunen for medarbejdere, der i mellemtiden har genoptaget arbejdet. I forbindelse med anmeldelsen til kommunen sender Personaleteamet et brev til den sygemeldte medarbejder med information. Brevet forklarer rettigheder og pligter for den sygemeldte medarbejder, beskriver de forskellige procedurer samt orienterer om, hvilke muligheder for hjælp som Udlændingeservice stiller til rådighed. Bilag E er et eksempel på det brev, som Personaleteamet sender til medarbejderen. c) Obligatorisk sygefraværssamtale i 4. fraværsuge. Det følger af sygedagpengelovens 7a, at en arbejdsgiver har pligt til at indkalde en medarbejder til en personlig samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen kan genoptage sit arbejde. Denne samtale skal være gennemført senest fire uger efter første sygedag. Chefen skal derfor indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale, så denne kan holdes inden medarbejderen har været sygemeldt i 28 dage, dvs. 4 uger. Medarbejderens chef og Personaleteamet aftaler, om Personaleteamet deltager i samtalen. Bilag F er et skema, der skal udfyldes i forbindelse med sygefraværssamtalen. Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen, med mindre sygdommen konkret forhindrer dette. I så fald kan samtalen eventuelt gennemføres over telefonen. 25

26 Medarbejderen har mulighed for at tage en bisidder med til samtalen, typisk sin tillidsrepræsentant. Arbejdsgiveren har pligt til at give oplysninger til kommunen på baggrund af samtalen, om at samtalen har været gennemført, forventet varighed af fraværet og muligheden for en delvis raskmelding. d) Mulighedserklæringer På et hvilket som helst tidspunkt i forløbet kan enten Udlændingeservice eller medarbejderen anmode om, at der udarbejdes en mulighedserklæring. Medarbejderen har pligt til at medvirke til erklæringen. Mulighedserklæringer bruges til at afdække, om medarbejderen har mulighed for at genoptage sit arbejde helt eller delvist, dvs. hvilket opgaver medarbejderen eventuelt kan varetage på trods af sin sygdom. Erklæringens side 1 udfyldes af arbejdsgiver og medarbejder og side 2 udfyldes af medarbejderens læge. Bilag G er en mulighedserklæring. Mulighedserklæringen betales af Udlændingeservice e) Fri attest varighedserklæringer Udlændingeservice har mulighed for at anmode medarbejderen om at få udfærdiget en fri attest hos egen læge eller valgt specialist typisk hvor en medarbejder har været eller må forventes at være sygemeldt gennem længere tid uden mulighed for at genoptage sit arbejde helt eller delvist. Den fri attest er en lægelig attestation på, at medarbejderen er uarbejdsdygtig og skal indeholde en lægefaglig vurdering af, hvor længe uarbejdsdygtigheden må forventes at vare. Den frie attest betales af Udlændingeservice under forudsætning af, at den er udfærdiget på Udlændingeservices foranledning. f) Senere samtaler om sygefraværet Det er vigtigt, at der under hele sygefraværsforløbet holdes en god kontakt mellem arbejdsplads og medarbejder. 26

27 Derfor skal det under den obligatoriske sygefraværssamtale aftales, hvordan kontakten skal forløbe frem efter. Som udgangspunkt bør chef og medarbejder have kontakt mindst hver 2. uge samt et egentligt møde mindst hver 4. uge. Personaleteamet skal orienteres om, hvilken aftale der er indgået om den løbende kontakt og kan eventuelt deltage i møder og/eller samtaler. Herudover har medarbejderen pligt til at orientere sin chef, såfremt der opstår en ny situation i forhold til sygdommen. g) Genoptagelse af arbejdet efter langvarigt fravær Når en medarbejder genoptager sit arbejde efter lang tids sygefravær, vil det i nogen situationer være hensigtsmæssigt, at medarbejderen starter langsomt op, som udgangspunkt i en kortere periode. I sådanne tilfælde vil medarbejderen blive delvist raskmeldt, dvs. at medarbejderen er sygemeldt en del af arbejdsdagen. Delvis raskmelding og tilrettelæggelsen heraf skal aftales med Personaleteamet og/eller medarbejderens chef. Det skal aftales, hvor mange timer medarbejderen som udgangspunkt kan forventes at arbejde dagligt og ugentligt i starten; hvor længe en delvis raskmelding må forventes at udstrække sig; om der er opgaver, medarbejderen ikke kan varetage eller som medarbejderen foretrækker og endeligt hvad der skal meldes ud i forhold til kollegerne. Som udgangspunkt skal medarbejder og chef herudover mødes en uges tid før arbejdet genoptages. Det primære formål med dette møde er at gen-introducere medarbejderen til arbejdspladsen og aftale eventuelle uklarheder om vilkår og forventninger til medarbejderens genindtræden. Det bemærkes i øvrigt, at en delvis raskmelding ikke udgør en egentlig arbejdstidsnedsættelse. En delvis raskmelding indebærer, at medarbejderen arbejder i det omfang, helbredet tillader det. Det er vigtigt, at medarbejderen i sådanne situationer er fleksibelt indstillet overfor arbejdet, her- 27

28 under så vidt muligt tilpasser sin arbejdsindsats efter, hvad der er behov for i teamet. h) Fastholdelsesplaner Hvis en medarbejder forventer at være syg i mere end otte uger, kan han/hun bede om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, jf. sygedagpengelovens 7b. Arbejdsgiver har ikke pligt til at imødekomme ønsket. Der er ingen frist for, hvornår i forløbet medarbejderen kan anmode om fastholdelsesplanen. Den udarbejdes i samarbejde mellem medarbejderen, medarbejderens chef og Personaleteamet. Fastholdelsesplaner har som mulighedserklæringer sigte på at fastholde medarbejderen på arbejdspladsen, og der indgår en række af de samme elementer i planen; f.eks. en gennemgang af, hvilket opgaver medarbejderen eventuelt kan varetage på trods af sin sygdom, en vurdering af om medarbejderen kan genoptage arbejdet delvist o.s.v. Fastholdelsesplaner har imidlertid et længere sigte end mulighedserklæringerne og kan f.eks. indeholde en plan for en permanent ændring i arbejdsopgaver. Fastholdelsesplaner kan også indeholde en plan for aktiv inddragelse af kommunen; f.eks. om støtteforanstaltninger eller tilsvarende. 28

29 Forløbet ved en langtidssygemelding - Bilag A Nedenstående skitserer forløbet ved en langtidssygemelding, samt angiver, hvem der har ansvaret ved de enkelte skridt. 1. uge Sygemelding Medarbejderen sygemelder sig Chef og medarbejder aftaler hvornår de igen taler sammen 2. uge Fortsat sygemelding Næste samtale senest 14 dage efter sygemelding mellem medarbejder og chef 3. uge Langtidssygemelding Chefen orienterer Personaleteamet Personaleteamet anmelder til kommunen og sender orientering til medarbejdere Chef og medarbejder aftaler 4-ugers samtale 4. uge Samtale Chef og medarbejder gennemfører 4-uger samtale Personaleteamet indberetter til kommunen, at 4-ugers samtalen er gennemført Eventuel udfyldelse af Mulighedserklæring Inden 8 ugers fravær Kommunen sender erklæringer til underskrift mv. Indkaldelse til samtale med kommunen Delvis sygemelding Eventuel delvis genoptagelse af arbejdet efter aftale mellem chef og medarbejder Orientering til kommunen om delvis genoptagelse af arbejde Aftale om løbende evalueringer Raskmelding Aflevering af raskmelding og afslutning af fraværsperiode 29

30 Forberedelsesskema til omsorgssamtale - chef - Bilag B Medarbejderens navn Dato for samtale Er der tidligere afholdt samtaler om fraværet? Antal sygedage Antal Barns sygdom? Fraværsoversigt? Hvilken betydning har fraværet for teamet /kontoret? Hvordan opfatter du sygefraværet? Er fraværet efter din vurdering udtryk for en uhensigtsmæssig prioritering? Kan der efter din vurdering være forhold i det psykiske eller fysiske arbejdsmiljø, der er medvirkende årsag Trives medarbejderen efter din vurdering? Kan medarbejderen benytte sig af en spontan ferie/fridag? Kan du eller Udlændingeservice gøre noget for at mindske fraværet? Er der noget medarbejderen kan gøre for at mindske fraværet? Hvis medarbejderens fravær ikke kan reduceres, kan der så gøres noget i forhold til opgaverne, så fraværet er mindre problematisk? Hvilke faglige konsekvenser vil fraværet få for medarbejderen? Er der opgaver eller projekter, som medarbejderen ikke kan deltage i/har overskud til? Er der behov for deltidsansættelse eller tilsvarende i en periode? Kender medarbejderen Personalerådgivningen? Andre fleksibilitetsmuligheder, der skal overvejes? Herunder rokering Hvornår skal der være opfølgningssamtale? Hvilke andre aftaler kan/skal, der indgås med medarbejderen?

31 Forberedelsesskema til omsorgssamtale - medarbejder - Bilag C Dato for samtale: Opfatter du dit sygefravær som værende normalt eller højt? Lider du af en kronisk lidelse eller tilsvarende, som det kan være relevant at fortælle din chef om? (Du har ikke pligt til at oplyse hvad du fejler.) Skyldes dit sygefravær forhold ved det fysiske arbejdsmiljø? Trives du med arbejdstilrettelæggelsen i teamet? Hvis ikke hvad savner du? Trives du med dine kolleger og jeres samarbejde? Hvad kan du gøre for at mindske dit fravær? Hvad kan Udlændingeservice og din chef gøre for at dit fravær bliver mindre? Benytter du dig af muligheden for at tage en spontan ferie/fridag? Hvorfor/hvorfor ikke? Hvis dit fravær ikke kan reduceres, kan der så gøres noget i forhold til opgaverne, så fraværet er mindre problematisk? 31

32 Skema til forberedelse og afrapportering på Sygefraværssamtale - Bilag D For medarbejder: Dato for samtale: Årsagen til samtalen: Sygdomsårsagen skal ikke oplyses Sygefraværets omfang hidtil: Er der afholdt omsorgssamtale(r)? Aftaler fra omsorgssamtale(r)? Er aftalerne gennemført/overholdt? Resultat: Er der arbejdsmiljø-mæssige faktorer, der har indvirkning på fraværet? Hvad kan medarbejderen gøre for at afhjælpe fraværet? Hvad kan arbejdspladsen gøre for at afhjælpe fraværet? Fremtidsudsigter for fraværet og for medarbejderen? Hvilke aftaler kan indgås under samtalen? Andet herefter 32

33 Kære xxx - Bilag E Din chef har informeret Personaleteamet om, at du har været fuldtidssygemeldt siden den xx. xxxx 20xx, og at der desværre ikke er udsigt til, at du genoptager dit arbejde i løbet af kort tid. Da det derfor ser ud til, at du vil være sygemeldt i mere end 3 uger, har Udlændingeservice d.d. anmodet ØkonomiServiceCentret om at anmelde din sygdom til din kommune. Det har vi pligt til efter sygedagpengelovens 40. Vi vil i dette brev orientere dig om, hvad anmeldelsen til kommunen betyder, hvilke rettigheder og pligter du har, hvordan vores procedurer ved langtidsfravær er og endelig hvilke muligheder for hjælp, Udlændingeservice stiller til rådighed for dig. Kontakt til din kommune Anmeldelsen af din sygdom til din kommune betyder dels, at din kommune kontakter dig, dels at Udlændingeservice kan søge dagpengerefusion for dit fravær. Når du er langtidssygemeldt, skal din kommune løbende have kontakt med dig. Kommunen skal sikre, at du så vidt muligt bevarer tilknytningen til arbejdsmarkedet og at du ikke er sygemeldt længere end nødvendigt. Kommunen foretager også en vurdering af, om din sygdom betyder, at du er helt eller delvist uarbejdsdygtig. Hvis kommunen finder det hensigtsmæssigt, kan du blive sendt i aktivering, også selv du er ansat hos os. Du har pligt til at medvirke i de møder og andre foranstaltninger, som kommunen finder nødvendige. Udlændingeservice har også pligt til at samarbejde med din kommune, og f.eks. give oplysning om, hvilke samtaler vi har, og om du evt. kan vende tilbage på arbejde med en delvis sygemelding. Efter 21 dages sygdom kan Udlændingeservice søge om sygedagpengerefusion for dig. Vores ret til at få denne refusion afhænger af, at du har ret til sygedagpenge. Som medarbejder har du derfor pligt til at udfylde, underskrive og returnere de skemaer, som vi eller kommunen sender til dig inden for de frister, der angi- 33

34 ves. Hvis du ikke opfylder denne pligt, kan Udlændingeservice risikere at miste penge, og i så fald forbeholder vi os ret til at modregne vores tab i din løn. Du kan ikke holde ferie eller afspadsering, mens du er sygemeldt. Hvis du har planlagt en ferie eller hvis du i øvrigt får behov for ferie, skal du aftale med din kommune, at din sygemelding kan suspenderes under din ferie. Du skal have aftalen på skrift, som du sender til Personaleteamet. Hvis du ikke aftaler din ferie, mister Udlændingeservice vores refusionsret for dit sygefravær, og du påfører os derfor et tab. I så fald forbeholder vi os ret til at modregne vores tab i din løn. Kontakt til Udlændingeservice Alle erfaringer viser, at det er vigtigt at bevare tilknytningen til arbejdspladsen, når man er langtidssygemeldt. En god kontakt til kolleger og chef gør det lettere og ofte også hurtigere at komme tilbage helt eller delvist. Derfor har Udlændingeservice vedtaget en fast procedure ved langtidssygemeldinger, hvor bå- de du og din chef har en forpligtelse til at aftale, hvordan I bevarer kontakten og hvor tit. Som udgangspunkt skal I tale sammen mindst hver 2. uge. Helt konkret har Udlændingeservice som arbejdsgiver en forpligtelse til at indkalde dig til en personlig samtale om hvordan og hvornår du kan genoptage dit arbejde, jf. sygedagpengelovens 7a. Denne samtale skal være gennemført senest 4 uger efter din første sygedag. (Din chef har oplyst, at I har aftalt denne samtale til den xx. xxxx 2010 / du vil blive kontaktet af din chef eller af Personaleteamet, så I kan aftale denne samtale). Hvis du ønsker det, kan du medbringe en bisidder til samtalen f.eks. din tillidsrepræsentant. Hvis din sygdom konkret forhindrer dig i at møde personligt op, kan samtalen eventuelt klares telefonisk. Du er også altid selv velkommen til at kontakte din chef eller Personaleteamet, hvis du ønsker en samtale om din situation; f.eks. fordi der er sket en udvikling du gerne vil orientere om. 34