Praktisk vejledning. Sådan indberettes ændringer af juridiske personers identitet

Transkript

1 Praktisk vejledning Sådan indberettes ændringer af juridiske personers identitet 1

2 JURIDISK MEDDELELSE Dette dokument indeholder en vejledning om REACH, beskriver forpligtelserne i REACHforordningen og rådgiver om, hvordan de opfyldes. Brugernes opmærksomhed henledes imidlertid på, at REACH-forordningen er den eneste autentiske juridiske referencetekst, og at oplysningerne i dette dokument ikke udgør et juridisk responsum. Det Europæiske Kemikalieagentur påtager sig ikke noget ansvar for indholdet af dette dokument. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette er en oversættelse til arbejdsbrug af et dokument, som oprindeligt blev offentliggjort på engelsk. Det originale dokument findes på ECHA s hjemmeside. Praktisk vejledning 8: Sådan indberettes ændringer af juridiske personers identitet Reference: ECHA-10-B-18-DA ISBN-13: ISSN: Dato for offentliggørelse: 15/04/2010 Sprog: DA Det Europæiske Kemikalieagentur, Forside Det Europæiske Kemikalieagentur Gengivelse tilladt med følgende fulde kildeangivelse: Kilde: Det Europæiske Kemikalieagentur, og under forudsætning af skriftlig underretning af ECHA s kommunikationsenhed (publications@echa.europa.eu). Dette dokument findes på følgende 22 sprog: Bulgarsk, tjekkisk, dansk, hollandsk, engelsk, estisk, finsk, fransk, tysk, græsk, ungarsk, italiensk, lettisk, litauisk, maltesisk, polsk, portugisisk, rumænsk, slovakisk, slovensk, spansk og svensk Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til dette dokument, bedes du sende dem (med angivelse af reference og udstedelsesdato) ved at benytte kontaktformularen, der findes på ECHA s kontaktside på: Det Europæiske Kemikalieagentur Postadresse: P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Besøgsadresse: Annankatu 18, Helsingfors, Finland 2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING ÆNDRING AF VIRKSOMHEDSNAVN Ændring af virksomhedsnavn ÆNDRING AF KVALITETEN AF REGISTRANTENS EJERSKAB Ændring af registrantens aktieandel Ændring fra eneejerskab til fælles ejerskab af registranten FUSIONER OG OVERTAGELSER Absorption Fusion SALG AF AKTIVER OG OPSPLITNING AF VIRKSOMHEDER Samlet salg af aktiver i forbindelse med registrering Delvist salg af aktiver i forbindelse med registrering Samlet salg af aktiver i forbindelse med registrering til flere forskellige købere Spin-off Opsplitning af virksomheder ENEREPRÆSENTANTER Ændring af enerepræsentant

4 OVERSIGT Denne praktiske vejledning opdaterer, supplerer, korrigerer og erstatter REACH-ITfaktabladet af 17. april 2009, som indeholdt en kort beskrivelse af forpligtelserne for virksomheder, der har indsendt præregistreringer, registreringer eller forespørgsler i medfør af forordning (EF) nr. 1907/2006 om registrering, vurdering og godkendelse af samt begrænsninger for kemikalier (REACH), eller som ændrer navn eller juridisk person. Det skal især bemærkes, at Det europæiske Kemikalieagentur (ECHA) har ændret sin politik vedrørende behandlingen af salg af aktiver og nu har besluttet at acceptere, at registreringer kan overføres fra en juridisk enhed til en anden juridisk enhed efter en overførsel af aktiver. Sådanne overførsler vil blive behandlet som en ændring af status som juridisk person. 1. INDLEDNING I henhold til artikel 22, stk. 1, litra a), i REACH-forordningen er en registrant ansvarlig for på eget initiativ og uden ubegrundet ophold at underrette agenturet om sin identitet, som f.eks. navn eller adresse. I henhold til Kommissionens forordning (EF) nr. 340/2008 (gebyrforordningen) skal der betales gebyr for ændringer af registrantens identitet, der indebærer ændringer vedrørende status som juridisk person (jf. Tabel 3 i gebyrforordningen). Ifølge gebyrforordningens artikel 5, stk. 1, litra c), opkræves der imidlertid ikke gebyr for ændring af registrantens identitet, forudsat at denne ikke indebærer en ændring af registrantens status som juridisk person. Formålet med denne praktiske vejledning er primært at beskrive de juridiske konsekvenser af en række forskellige grundlæggende scenarier, hvor en juridisk person, der har indsendt en registrering i medfør af REACH-forordningen, ændrer sin identitet. Disse scenarier udgør ikke nogen udtømmende liste over situationer, hvor en juridisk person ændrer sin identitet. Desuden kan der i den virkelige verden være flere forskellige faktorer, der spiller ind i situationer, hvor flere juridiske personer er involveret, og hvor der foretages flere på hinanden følgende (eller sammenkædede ) ændringer i status som juridisk person. Det kan derfor i visse tilfælde være en god idé at kontakte nationale helpdeske for at få yderligere vejledning. De juridiske løsninger, der præsenteres i de undersøgte situationer, fokuserer på registranternes forpligtelser (navnlig med hensyn til, om der skal betales gebyr eller ej). De nedenfor anførte principper finder imidlertid også anvendelse på alle virksomheder, der er præregistranter, PPORD-anmeldere (produkt- og procesorienteret forskning og udvikling), CLP-anmeldere (klassificering, mærkning og emballering) og/eller rekvirenter, selvom der i disse situationer ikke skal betales gebyr for ændringer af status som juridisk person. Vejledningen REACH-IT Industry User Manual Part 17 Legal Entity Change indeholder yderligere oplysninger om, hvordan virksomheder skal forholde sig i REACH-IT, når de har bestemt, hvilke af de ovennævnte tilfælde der passer til deres særlige situation. 1

5 2. ÆNDRING AF VIRKSOMHEDSNAVN 2.1. Ændring af virksomhedsnavn Juridisk person A (JPA) ændrer virksomhedsnavn fra X A/S til Y A/S JPA (X A/ S) a) JPA skal informere ECHA om ændringen af identitet. b) JPA skal bruge navneændringsfunktionen i REACH-IT til opdatering af denne ændring. c) Der skal fremlægges dokumentation: udskrift af handelsregistret, der viser navneændringen. d) Der opkræves ikke gebyr i henhold til artikel 5, stk. 1, litra c), i gebyrforordningen. 2

6 3. ÆNDRING AF KVALITETEN AF REGISTRANTENS EJERSKAB 3.1. Ændring af registrantens aktieandel JPA er registrant i medfør af REACH-forordningen. Juridisk person B (JPB) erhverver kontrol over ledelsen af JPA. JPA bevarer sin status som juridisk person og fortsætter med at eksistere. Kontrol a) JPA vil fortsat være ejer af registreringen. b) Ingen forpligtelse for JPA eller JPB til at underrette ECHA om denne ændring af kontrol. Bemærkning: Hvis JPA s virksomhedsnavn ændres, skal der foretages en opdatering af virksomhedens oplysninger i REACH-IT. Der skal tilvejebringes en udskrift fra handelsregistret, der viser navneændringen. Der pålægges ikke gebyr. 3

7 3.2. Ændring fra eneejerskab til fælles ejerskab af registranten JPA er registranten. JPB er eneejer af JPA. Juridisk person C (JPC) og JPB bliver fælles ejere af JPA a) JPA vil fortsat være ejer af registreringen. b) Ingen forpligtelse for JPA, JPB og JPC til at underrette ECHA om denne ændring af kontrol. Bemærkning: Hvis JPA s virksomhedsnavn ændres, skal JPA foretage en opdatering af virksomhedens oplysninger i REACH-IT. Der skal tilvejebringes en udskrift fra handelsregistret, der viser navneændringen. Der pålægges ikke gebyr. 4

8 4. FUSIONER OG OVERTAGELSER 4.1. Absorption JPA er registranten. JPA absorberes (eller erhverves) af JPB. JPA ophører med at eksistere. a) JPB er JPA s retssuccessor og overtager JPA s registrering(er). Dette udgør en ændring af status som juridisk person i gebyrforordningens forstand. b) JPA s ændring af status som juridisk person skal opdateres i REACH-IT ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. c) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling, som f.eks. aftalen om aktiekøbet. d) JPB vil blive pålagt et enkelt gebyr, jf. Tabel 3 i gebyrforordningen, for denne ændring af status som juridisk person, uanset antallet af registreringer, der overføres fra JPA til JPB (hvis JPA f.eks. er i besiddelse af fem registreringer, og de alle bliver overført til JPB som følge af JPB s erhvervelse af JPA, skal JPB kun betale ét opdateringsgebyr, dvs EUR, hvis der ikke er tale om en SMV). 5

9 4.2. Fusion JPA og JPB fusionerer og danner den nye JPC. JPA og JPB ophører med at eksistere. I alle de nedennævnte situationer er JPC JPA s og JPB s retssuccessor. Dette udgør en ændring af status som juridisk person i gebyrforordningens forstand. Situation 1: Hvor JPA er den eneste virksomhed, der har registreret under REACH b) JPA s ændring af status som juridisk person til JPC skal opdateres i REACH-IT ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. b) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling, som f.eks. aftalen om aktiekøbet. c) JPC vil blive pålagt et enkelt gebyr, jf. Tabel 3 i gebyrforordningen. Situation 2: Hvor både JPA og JPB ligger inde med registreringer for forskellige stoffer a) For at udnytte både JPA s og JPB s registreringer skal JPA, JPB og JPC opdatere ændringerne af status som juridisk person for både JPA og JPB i REACH-IT ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. b) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling, som f.eks. aftalen om aktiekøbet. c) JPC vil blive pålagt to gebyrer for ændring af status som juridisk person, det ene gebyr for overtagelsen af JPB s registreringer og det andet gebyr for overtagelsen af JPA s registreringer. Situation 3: Hvor JPA og JPB ligger inde med samme registreringer for samme stof a) Som situation 2 ovenfor. JPC vil blive pålagt to gebyrer for ændring af status som juridisk person, det ene gebyr for overtagelsen af JPB s registreringer og det andet gebyr for overtagelsen af JPA s registreringer. b) For de registreringer, der er foretaget af JPA og JPB for samme stof, modtager JPC dog kun én af registreringerne (se REACH-IT Industry User Manual part 18 for flere oplysninger). 6

10 c) JPC skal måske opdatere registreringen, hvor erhvervelsen af JPA og JPB kan føre til en ændring af mængdeinterval. Der vil blive pålagt et opdateringsgebyr, medmindre JPA s eller JPB s oprindelige registrering allerede omfatter det relevante mængdeinterval. 7

11 5. SALG AF AKTIVER OG OPSPLITNING AF VIRKSOMHEDER 5.1. Samlet salg af aktiver i forbindelse med registrering JPA er registrant for import/produktion af et stof. JPA sælger den fabrik, der står for importen/produktionen af det registrerede stof, til JPB. Fabrikken har ikke nogen status som juridisk person. a) JPA kan overføre ejerskabet af sin registrering for stoffet til JPB. Dette vil ECHA behandle som en ændring af status som juridisk person. b) JPA og JPB skal opdatere det ændrede ejerskab af registreringen ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. c) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling, som f.eks. aftalen om salget af aktiver. d) JPB vil blive pålagt et gebyr for ændring af status som juridisk person, jf. Tabel 3 i gebyrforordningen. Bemærkning: Hvis JPA overfører registreringer for to eller flere stoffer til JPB i forbindelse med et salg af aktiver, vil JPB fortsat blive pålagt et enkelt gebyr for ændring af status som juridisk person, såfremt denne overførsel indgår i den samme transaktion. 8

12 5.2. Delvist salg af aktiver i forbindelse med registrering JPA er registrant for fremstillingen af et stof, der er registreret af JPA i medfør af REACH-forordningen. JPA har to fabrikker, der producerer det registrerede stof. JPA sælger en af fabrikkerne til JPB, men beholder den anden fabrik, hvor den fortsætter produktionen af stoffet. Fabrikkerne har ikke status som juridisk person. JPA og JPB skal aftale, hvem af dem der vil udnytte registreringen. Situation 1: JPA har ikke længere brug for registreringen JPA kan overføre ejerskabet af registreringen til JPB i overensstemmelse med det foregående scenarie. Situation 2: JPA har brug for registreringen a) Kun én juridisk person kan udnytte registreringen. I dette tilfælde kan JPB ikke udnytte JPA s registrering. b) JPB vil være førstegangsproducent på markedet i EU og skal gøre følgende: (i) indsende en sen præregistrering for stoffet inden for 6 måneder fra første dag for produktionen/importen af stoffet og senest 12 måneder forud for den relevante registreringsdato (såfremt stoffet er et indfasningsstof) (ii) indsende en forespørgsel efterfulgt af en registrering, såfremt den vedrører et indfasningsstof, der ikke længere kan præregistreres, eller et ikke-indfasningsstof c) JPA kan være nødt til at opdatere sin registrering for at angive ændringen af de årlige/samlede mængder, der produceres. 9

13 5.3. Samlet salg af aktiver i forbindelse med registrering til flere forskellige købere JPA har indsendt registrering for produktionen af stof (a) og (b). JPA har to fabrikker, der producerer de registrerede stoffer. JPA sælger den fabrik, der producerer stof (a) [aktiv1], til JPB, og den fabrik, der producerer stof (b) [aktiv 2], til JPC. Fabrikkerne har ikke status som juridisk person. a) JPA kan overføre ejerskabet af registreringen af stof (a) til JPB og af stof (b) til JPC. b) JPA, JPB og JPC skal opdatere det ændrede ejerskab af registreringerne ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person c) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling, som f.eks. aftalen om salget af aktiver. d) JPB og JPC vil blive pålagt et gebyr for ændring af status som juridisk person, jf. Tabel 3 i gebyrforordningen. Bemærkning: Hvis JPA sælger aktiver vedrørende samme registrering til JPB og JPC, skal de tre enheder (JPA, JPB og JPC) aftale, hvem af dem der kan udnytte registreringen. De juridiske enheder, der ikke udnytter registreringen, skal indsende en ny registrering. 10

14 5.4. Spin-off JPA er indehaver af registrering for stof (a) og (b). JPA foretager en spin-off (opsplitning) og opretter en ny JPB. JPA fortsætter imidlertid med at eksistere. JPA og JPB skal aftale, hvem af dem der skal beholde registreringsnumrene Situation 1: JPA beholder alle sine registreringer a) JPA har ingen forpligtelser i medfør af REACH-forordningen. b) JPB kan ikke udnytte JPA s registreringer. c) Hvis JPB ønsker at markedsføre stof (a) og (b), skal JPB indsende: (i) en sen præregistrering senest 12 måneder forud for den relevante registreringsdato (såfremt stoffet er et indfasningsstof) (ii) en forespørgsel efterfulgt af en registrering, såfremt den vedrører et indfasningsstof, der ikke længere kan præregistreres, eller et ikke-indfasningsstof. Situation 2: JPA overfører alle sine registreringer til JPB a) JPB er JPA s retssuccessor. b) For at JPB kan udnytte JPA s registreringer, skal JPA og JPB opdatere ændringen af status som juridisk person i REACH-IT ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. c) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling. d) JPB vil blive pålagt et enkelt gebyr for ændring af status som juridisk person. Situation 3: JPA overfører registreringen for stof (a) til JPB, men beholder registreringen for stof (b) a) Registreringen for stof (a) kan overføres til JPB. b) JPA og JPB skal opdatere det ændrede ejerskab af registreringen for stof (a) på REACH-IT ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. c) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling, som f.eks. aftalen om aktiekøbet. 11

15 d) JPB vil blive pålagt et enkelt gebyr for ændring af status som juridisk person Opsplitning af virksomheder JPA ligger inde med en registrering for stof (a) og (b). JPA opsplittes i to nye juridiske enheder, JPB og JPC. JPA ophører med at eksistere. JPA (registrant af stof a og b) opsplitter JPB opsplitter JPC Situation 1: Alle registreringer overføres til JPB a) JPB vil være JPA s retssuccessor. b) JPB skal opdatere det ændrede ejerskab af registreringen for stof (a) og (b) på REACH-IT ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. c) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling. d) JPB vil blive pålagt et enkelt gebyr for ændring af status som juridisk person. e) Hvis JPC ønsker at markedsføre stoffer, skal JPC indsende: (i) en sen præregistrering senest 12 måneder forud for den relevante registreringsdato (såfremt stoffet er et indfasningsstof) (ii) en forespørgsel efterfulgt af en registrering, såfremt den vedrører et indfasningsstof, der ikke længere kan præregistreres, eller et ikke-indfasningsstof. Situation 2: Registreringer deles mellem JPB og JPC a) JPB og JPC er JPA s retssuccessorer. b) JPA, JPB og JPC skal opdatere det ændrede ejerskab af registreringerne ved hjælp af funktionen for ændring af status som juridisk person. c) Der skal fremlægges dokumentation, der illustrerer denne udvikling. d) JPB og JPC vil blive pålagt et gebyr for ændring af status som juridisk person, jf. Tabel 3 i gebyrforordningen. 12

16 6. ENEREPRÆSENTANTER 6.1. Ændring af enerepræsentant ERB er enerepræsentant for ikke-eu-producent JPA. ERB har registreret stof x for JPA. JPA ønsker at skifte ERB ud med ERC som sin enerepræsentant. a) Der er en ændring af status som juridisk person, idet registrantens identitet er ændret. b) ERC skal opdatere denne ændring på REACH-IT. c) ERC skal fremlægge dokumentation for (i) aftalen med JPA om dens udnævnelse til enerepræsentant og (ii) aftalen med ERB om at overføre registreringen til ERC. d) ERC vil blive pålagt et gebyr for ændring af status som juridisk person, jf. Tabel 3 i gebyrforordningen. Gebyret afhænger af størrelsen af JPA. 13