xx (Herefter benævnt Leverandøren)

Transkript

1 UDKAST TIL KONTRAKT OM LEVERING AF BEFORDRING TIL CENTER FOR HØRETAB RUTE XX MELLEM REGION SYDDANMARK (Herefter benævnt Kunden) OG xx (Herefter benævnt Leverandøren) Kunden og Leverandøren benævnes samlet Parterne De med blå markerede steder vil blive udfyldt i forbindelse med indgåelse af kontrakt. Region Syddanmark 1

2 1. Kontraktens Parter og kontraktgrundlag Kunden Leverandør Definitioner Kontraktgrundlag Kontraktperiode Kontraktperiode / ikrafttrædelse Prøveperiode Ekstraordinær opsigelse Kontraktens omfang Omfang Kvalitetssikring Understøttelse af målsætning Ydelsesspecifikationer og gældende standarder og normer Pris Pris Prisregulering Gebyrer Fakturering Elektronisk fakturering Betalingsbetingelser Ændringer i kørslen Helligdage Samarbejde i øvrigt Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender - underleverandører Forsikringer Ophævelse Institutionens misligholdelse Force majeure Tavshedspligt Ændringer i Kontrakten Lovvalg og tvistigheder Øvrige betingelser Underskrifter... 9 Bilagsoversigt: Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 2 Kontraktbilag 3 Kontraktbilag 4 Kravspecifikation / Løsningsbeskrivelse Tilbudsliste (prisbilag) Ruteoversigt Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Region Syddanmark 2

3 Præambel Denne kontrakt (Kontrakten) er indgået på baggrund af EU-udbud 2010/ S Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i dette samarbejde. 1. Kontraktens Parter og kontraktgrundlag 1.1. Kunden Region Syddanmark Damhaven 12 DK-7100 Vejle CVR nr Kontaktperson: xx Tlf. nr.: (+45) xx xx Fax nr.: (+45) xx 1.2. Leverandør xx CVR: xx Kontaktperson: xx Tlf. nr.: xx xx Fax nr.: xx 1.3. Definitioner Institution Ved Institution forstås Center for Høretab, Merkurvænget 2, 7000 Fredericia Hverdag Ved hverdag forstås mandag - fredag i de uger, hvor der er undervisning bortset fra helligdage, juleaften, nytårsaften og grundlovsdag Vognmand Ved vognmand forstås den ansvarlige indehaver eller ejer af det selskab der byder på kontrakten. Vognmanden skal være tegningsberettiget vedrørende alle dispositioner vedrørende opfyldelse af denne kontrakt Chauffør Ved chauffør forstås den eller de pågældende chauffører der udfører opgaven på vegne af vognmanden Materiel Ved materiel forstås det eller de køretøjer der anvendes til opfyldelse af kontrakten. Region Syddanmark 3

4 1.4. Kontraktgrundlag De til Kontrakten hørende bilag anses for en integreret del af Kontrakten. Henvisning til Kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til Kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem selve kontraktteksten og tekst i bilag, har selve kontraktteksten forrang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder bilagene i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten. 2. Kontraktperiode 2.1. Kontraktperiode / ikrafttrædelse Kontrakten træder i kraft den og udløber uden opsigelse den Leverandøren er pligtig til, ved ophør af nærværende Kontrakt, at samarbejde med Kunden og en ny leverandør, som Kontrakt overdrages til, således at overgangen til ny leverandør sker med mindst mulig gene for Kunden Prøveperiode De første 3 måneder af Kontraktperioden er prøvetid. Hvis samhandlen efter Kundens vurdering forløber tilfredsstillende, fortsætter Kontrakten indtil udløb. I modsat fald kan Kunden opsige Kontrakten med et skriftligt opsigelsesvarsel på 30 dage til den 1. i en måned. Opsigelse skal være afsendt senest den dag, hvor prøvetiden udløber Ekstraordinær opsigelse I tilfælde af at Kundens organisation nedlægges, eller at opgaven overgår til en anden offentlig organisation i forbindelse med omlægning af den offentlige struktur, er Kunden berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel Hvis udbudet vedrørende de af nærværende Kontrakt omfattede ydelser indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Kundens beslutning om at tildele Leverandøren Kontrakten annulleres, eller Kunden pålægges at bringe Kontrakten til ophør, kan Kontrakten opsiges af Kunden med 6 måneders varsel til den 1. i en måned Ved eventuelle ændringer i lovgivning, vedtagelse af nye EU-standarder eller strukturelle ændringer i Institutionens organisation som følge af igangværende eller senere specialeplanlægning, og heraf følgende til- henholdsvis afgang af elever/brugere, som træder i kraft efter kontraktens indgåelse, og som medfører væsentlige ændringer i Kundens behov for leverancer i henhold til kontrakten, forbeholder Kunden sig retten til at opsige leverancer og forpligtelser på de berørte områder med et 6 måneders skriftligt varsel. 3. Kontraktens omfang 3.1. Omfang Kontrakten vedrører befordring af elever, Rute X, i henhold til kontraktbilag 1, til og fra Institutionen. De anførte antal km er skønnet årligt forbrug og skal betragtes som vejledende, idet den faktiske fordeling af elever kan give anledning til ændringer. Kunden forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Region Syddanmark 4

5 Befordringstiden for den faste rutekørsel til, henholdsvis fra, Institutionen må undtagelsesvis overstige 1,5 time, og skal accepteres af Institutionen Ruterne revideres én gang om året. Institutionen har ret til i samarbejde med vognmanden, at foretage løbende justeringer af ruterne, såfremt der sker ind- og udmeldelser af elever i Institutionen, frafald, ændrede mødetider m.v. I enkelte tilfælde vil en rute helt kunne ophøre Såfremt der i forbindelse med omlægning af ruter opstår uoverensstemmelse mellem Leverandøren og Institutionen om rutens længde, vil en opmåling ved hjælp af Krak blive lagt til grund Alle involverede parter skal respektere de oplyste tidspunkter i forbindelse med den daglige kørsel. Leverandøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder af en art, Leverandøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette jf. pkt Kun passagerer godkendt af Institutionen må befordres. 4. Kvalitetssikring 4.1. Understøttelse af målsætning Ydelsen skal understøtte Kundens overordnede værdigrundlag, herunder at det tilstræbes at børn med høretab får samme mulighed som andre for at udnytte deres potentiale Ydelsesspecifikationer og gældende standarder og normer Ydelsen skal til enhver tid opfylde Kundens kravspecifikation, jf. kontraktbilag 1, og Leverandøren indestår for, at ydelsen til enhver tid opfylder mindstekravene i Kontraktbilag 1 samt gældende standarder og normer for personbefordring i Danmark Leverandøren skal på Kundens anmodning være villig til at give uddybende og supplerende oplysninger om specifikation mv. af de af kontrakten omfattede produkter i yderligere dokumentationsbilag Leverandøren skal informere Kunden om alle forhold af betydning for kontraktforholdet. 5. Pris 5.1. Pris Priserne angivet i kontraktbilag 2 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner men inkl. evt. øvrige afgifter Priserne dækker alle de med leverancerne forbundne omkostninger, med mindre andet er nævnt eksplicit i nærværende Kontrakt Priserne er under forudsætning af samme antal børn og samme antal kørte km. Ændres disse forudsætninger, justeres den fastsatte pris således at der betales for det faktiske antal km jf. dog straks nedenfor. Region Syddanmark 5

6 5.2. Prisregulering Priserne er faste, men kan ved ændring af den udbudte ydelse på mindst 30 %, reguleres efter aftale med Institutionen Institutionen informerer Leverandøren om ændringer i køreplanen senest 1 måned før gennemførelse. Inden ændringen foretages, høres Leverandøren om ændringen Gennemføres en ændring med kortere varsel end 1 måned, drøftes konsekvenserne heraf mellem Parterne Regulering af prisen sker pr. 1/3 og 1/9 hvert år, første gang den 1/ Reguleringen sker på grundlag af Danmarks Statistik og Trafikselskaberne i Danmarks index for kollektiv trafik (sep = 100), idet indekset pr 1/1 og 1/7 anvendes ved reguleringen jf. bilag 4. Måtte dette indeks udgå anvendes et andet tilsvarende indeks Gebyrer Kunden betaler ikke gebyrer af nogen art, medmindre dette fremgår eksplicit af nærværende Kontrakt. 6. Fakturering 6.1. Elektronisk fakturering Specificeret faktura fremsendes elektronisk til Center for Høretab med angivelse af km pr. tur, pris og antal kørte ture Hvis der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for disse krav, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse og/eller behandling af elektroniske handelsdokumenter for offentlige myndigheder, er Leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. 7. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 8 hverdage efter Institutionens modtagelse af fyldestgørende elektronisk faktura Ændringer i kørslen 7.3. Helligdage Ved højtider og helligdage, hvor Institutionen har ændret kørselsbehov, skal der sikres kørsel i overensstemmelse med Kundens behov ved konkret aftale. Centrets ferieplan udleveres. Region Syddanmark 6

7 8. Samarbejde i øvrigt Leverandøren skal i kontraktperioden indgå i et fleksibelt og smidigt samarbejde med Institutionen, og såvel Institutionen som Leverandøren er forpligtet til at informere hinanden om forhold, der skønnes at kunne vedrøre Kontrakten Leverandøren skal aktivt medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. 9. Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender - underleverandører Leverandøren er eneansvarlig over for Institutionen Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Kunden kan ikke nægte at give samtykke uden saglig grund Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører, som er oplyst ved Kontraktindgåelse, men ansvaret for korrekt opfyldelse af leverancen påhviler Leverandøren fuldt ud. Hvis Leverandøren i Kontraktperioden ønsker at skifte underleverandører, skal dette godkendes af Kunden. Kunden kan ikke nægte godkendelse uden saglig grund Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand. 10. Forsikringer Leverandøren er i hele Kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde sædvanlig erhvervsansvarsforsikring. Leverandøren skal på Kundens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang Leverandøren skal tegne tilstrækkelig forsikring i anerkendt forsikringsselskab til fuld dækning af enhver skade, som Leverandøren måtte have ansvaret for, herunder ansvar for skader på elever og det udstyr der medtages under kørslen. 11. Ophævelse Udover det i punkt 2.3 anførte, kan Kunden ophæve Kontrakten i tilfælde af væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side med 30 dages varsel fra udgangen af en kalendermåned, dog med omgående virkning i grove tilfælde eller i gentagelsessituationer, hvis misligholdelsen ikke er ophørt efter påkrav. Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet: at Leverandøren erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, åbner forhandling om tvangsakkord eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde Kontrakten hvis Leverandøren er et aktie- og anpartsselskab, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kræver opløst at Leverandøren trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til denne Kontrakt i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden. Region Syddanmark 7

8 Vognmanden eller chaufføren gør sig skyldig i andre forhold, der giver grund til at antage, at vognmanden eller chaufføren ikke fremover vil udføre kørslen på forsvarlig måde. 12. Institutionens misligholdelse Hvis Institutionen ikke afmelder en kørsel eller en nedjustering af ruten inden kl. 18 den foregående hverdag, kan leverandøren opkræve betaling for den oprindeligt planlagte rute Betaler Institutionen ikke rettidigt, påløber der fra forfaldsdagen at regne renter i henhold til rentelovens bestemmelser. 13. Force majeure Leverandøren er ansvarlig for misligholdelse af kontrakten, med mindre misligholdelsen skyldes forhold, Kunden bærer ansvaret eller risikoen for, eller skyldes force majeure Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af Kontrakten er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab Kunden er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf Hver part afholder egne omkostninger / bærer egne tab som følge af en force majeure begivenhed Hvis opfyldelsen af Kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 60 dage eller i mere end 100 dage i en periode på 1 år, kan Kunden vælge at ophæve kontraktforholdet. I så fald gælder pkt Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt Leverandøren må bruge Kunden som almindelig reference Leverandøren må ikke uden Kundens forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om Kontrakten eller offentliggøre noget om Kontraktens indhold, ligesom Leverandøren ikke må anvende Kunden i reklamemæssig sammenhæng uden Kundens forudgående skriftlige samtykke. 15. Ændringer i Kontrakten Enhver ændring eller tilføjelse til Kontrakten skal aftales skriftligt mellem Kunden og Leverandøren og vedhæftes Kontrakten som tillæg. 16. Lovvalg og tvistigheder Region Syddanmark 8

9 For denne Kontrakt gælder dansk ret Uoverensstemmelser i forbindelse med den indgåede Kontrakt søges afgjort ved forhandling mellem Parterne. Hvis Parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af Parterne i fællesskab Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling eller mægling, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort af domstolene ved Kundens værneting. 17. Øvrige betingelser Leverancerne skal ske med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: FN s deklaration om menneskerettigheder ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder Rio deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption Dette indebærer bl.a., at hverken Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Kunden forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Kundens eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. 18. Underskrifter Kontrakten underskrives i 2 originale eksemplarer Som Leverandør: Som Kunden: Region Syddanmark 9

10 (sted og dato) xxx (Leverandøren) (sted og dato) Hege Margrethe Ekberg Region Syddanmark (sted og dato) Svend Erik Hansen Centerleder, Center for Høretab Region Syddanmark 10