Referat fra 3. møde i teletolkeimplementeringsgruppen

Transkript

1 Dato: Vor ref.: LHF Referat fra 3. møde i teletolkeimplementeringsgruppen Dato: Onsdag den 23. september 2009 Sted: Deltagere: Odense Universitetshospital Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Peter Jan Pedersen, Region Hovedstaden Jan Stokkebro Hansen, Region Hovedstaden Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Keivan Baghchei, Region Syddanmark Eva Lund, Odense Universitetshospital Bente Christensen, Kolding Kommune Axel Pallesen, Region Midtjylland Erik Knudsen, Århus Kommune Jesper Piculell, Århus Kommune Houle Bækdal, Århus Kommune Lene Schilling Muldtofte, Region Nordjylland Peter Thuesen, Region Nordjylland Morten Kjeldgaard, Netplan Vicky la Cour, Devoteam Anders Sehested, Devoteam Benedikte Ehlers, Devoteam Lars Hulbæk, MedCom Rikke Viggers, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Peder Illum, MedCom Lone Høiberg, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Annette Dahl Høm, Region Sjælland Bente Christiansen, Region Sjælland Eva Bjørnhøj Møller, Region Sjælland Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Referat: 1. Velkomst og præsentationsrunde v/lars Velkomst v. Lars Hulbæk. Teknikgruppen er også inviteret til mødet i dag, og efter demonstration af OUH s løsning og gennemgang af status på videoknudepunktet deles vi op og holder hver sit møde.

2 Kort præsentationsrunde. 2. Demonstration af OUH s løsning v/eva Lund Pr bliver der tolket på 3 sprog (arabisk, bosnisk og somalisk måske også tyrkisk). 10 afdelinger bruger teletolkning, herunder en afdeling på Svendborg. Eva er hele tiden ude og få flere afdelinger til at koble sig på. Tolkene sidder i et lokale opdelt i 4 lydisolerede rum. Det fungerer fint. Positive tilbagemeldinger: Tolken: Ingen ventetid sammen med patienten i venteværelset. Samtalen er hurtigere overstået. Man kan opretholde den professionelle distance til patienten. Nemmere at tilrettelægge arbejdsdagen. Udstyret er nemt at betjene. Personalet: Professionel tolkning. Nemme arbejdsgange. Nemt at betjene udstyret. God teknik. Patienterne (via tolken): Fin måde at kommunikere på. God kontakt til læge og tolk. Det skal der arbejdes videre med: Der skal gives tilbagemelding, når tiden er aflyst/forsinket. Korrekt booking. Respektere tolkens tid. Personalet forventer, at tolken informerer pt. om teletolkning. Dette er ikke tolkens rolle. De skal selv forklare, hvad det nye system er. Tolken oversætter, det der bliver sagt. Undervisning i brug af tolk generelt. Der bliver talt direkte til tolken: fortæl pt. det og det. Nogle læger bliver sure, når man beder dem tale til pt. På OUH har de en indvandrermedicinsk klinik, hvor mange patienter har posttraumatisk syndrom. Her vælger man ved første fremmøde at møde op og tolke sammen med patienten og forklare om teletolkning, hvorefter de fremtidige tolkninger foregår over teletolkning. Anbefalinger: Tjek navn og CPR-nummer på patienten ved konsultationsstart. Tal direkte til patienten tolken oversætter. Husk at se på den person, du taler med. Kig ikke kun ind i skærmen på tolken. Forklar kort, hvad teletolkning går ud på. Teletolkning anbefales ikke ved: 1. gangs konsultationer ved patienter med posttraumatisk stresssyndrom. Visse undersøgelser, hvor øvelser og fagter er vigtige i forbindelse med information til patienten. Opgaver forude: Afregningsmodel. Udvidelse af tolkecenter. Organisation m.m. I Region Syddanmark har man besluttet, at OUH og Region Syddanmark gerne vil stille lokaler til rådighed for tolkecentret for at sikre, at tolkningen foregår under de rigtige fysiske forhold. Hvorledes man skal afregne tolkninger rundt omkring, vil være forskelligt. Hvis man kører over det centrale knudepunkt på SDN, vil man kunne måle tiden her (måske). Ellers vil man kunne bruge sit bookingsystem, hvor man så skal huske at booke de akutte tolkninger også. Det er gået lidt i stå med at få koblet en praktiserende læge på. Det er en udfordring i hele projektet at få de forskellige mærker af udstyr til at snakke sammen. Eva ringede op til den bosniske tolk. Der er en lille smule delay mellem lyd og billede, og det arbejder de på at få ændret på. 2

3 Det er lidt forskelligt, afhængig af hvilken afdeling der tolkes på, hvor det er smart at have apparatet stående. Lægen behøver ikke nødvendigvis at have øjenkontakt med tolken, men der skal være øjenkontakt mellem tolk og patient. 3. Status på etablering af videoknudepunktet v/peder NetDesign valgt som leverandør af videoknudepunktet. Peder præsenterede nogle skitser over løsningen med optioner. Lidt forsinkede i forhold til den oprindelige tidsplan. Knudepunktet forventes etableret 19/10-09, herunder også TMS (telefonbogen). Internetdelen forventes på plads den 29/ Der forventes opbygget en positivliste over de leverandører, der er integrationstestet mod knudepunktet. Morten Kjeldgaard fra Netplan fortalte kort om indkøb af endepunktsudstyr under SKI-aftalerne, enten aftale 2.14 eller aftale 2.7. For at få de praktiserende læger på videokonference, kræver det nok en større internetforbindelse hos de fleste. 4. Forslag til evaluering af spydspidsafprøvningen i sygehusregi v/devoteam Vicky la Cour fra Devoteam præsenterede dagsorden for punktet. Kommunerne er ikke tænkt ind i materialet, men de vil formentlig have nogenlunde de samme problemstillinger og spørgsmål. Gennemgik kort formålet for evalueringen. Gennemgik herefter tidsplanen for evalueringen med forventet afslutning 1/2-10. Føranalysen baserer sig hovedsagligt på besøg i klinikken. Efteranalysen vil hovedsagligt basere sig på spørgeskemaundersøgelser. Til føranalysen ligger der 3 dokumenter: 1) Faktaindsamling, 2) Arbejdsgangsanalyse og 3) Planlægning af efteranalyse. Til efteranalysen er der udarbejdet 3 dokumenter: 4) Faktaindsamling, 5) Log og 6) a-d spørgeskema (patient, kliniker, tolk og administrativt personale). Der kan igangsættes lige så mange pilotafdelinger, man har lyst til, men der vil kun blive kørt evaluering på 8 afdelinger. Vicky præsenterede oversigt over de 8 foreslåede spydspidsafdelinger, og Devoteam har meget snart brug for at få meldt superbrugere ind, da de skal på besøg på afdelingerne allerede i løbet af oktober. Axel har brug for en estimering af tidsforbruget for de enkelte afdelinger. Vi tager den under gennemgang af værktøjerne. Vejledning til føranalyse: Her kunne det måske være rart at få et tidsestimat ind. Der efterlyses numre på dokumenterne. Der spørges til, om dokumenterne skal udfyldes elektronisk, men efter aftale med MedCom er det aftalt, at dokumenterne udfyldes og indsendes på papir. Skabelon til faktaindsamling ved føranalyse: Der efterlyses udspecificeret Antal klinikere om der menes i alt på afdelingen/afsnittet, eller om der menes antal, der bruger videotolkning. Under ambulatorium kunne man evt. skrive Ambulatorium/lokal psykiatri så vi får psykiatrien nævnt. 3

4 Under antal tolkninger i 2008 vil det være o.k. med bedste bud, da det for nogle nok vil være svært at få et nøjagtigt antal. Slægtninge, der tolker, bliver fx ikke honoreret og figurerer derfor ikke i økonomien. Devoteam kommer med et nyt bud på faktaindsamlingen. Superbrugeren ved sandsynligvis ikke, hvilket udstyr der forventes anvendt. Skabelon til planlægning af efteranalyse i forbindelse med føranalysen: Lene mener, overskriften er korrekt beskrevet, men for lang. Det forvirrer. Foreslår Skabelon til planlægning af efteranalysen. Spørgeskemaundersøgelse til patienter bliver oversat til patientens eget sprog. Der kan være en barriere med analfabetisme. På OUH i deres pilotprojekt er patienterne blevet spurgt, om de efterfølgende ville ringes op, og så havde man nogle personer til efterfølgende at ringe patienten op og stille spørgsmålene. Det ville i så fald koste noget oversættelsestid, som projektet så kunne betale. Vejledning til efteranalyse: Et tidsvindue på 14 dage er meget kort tid. Der var bred enighed om at udvide tidsvinduet til 4 uger (måske 6 uger). Skabelon til faktaindsamling ved efteranalyse: MedCom mener ikke, der skal indhentes accept hos patienterne til videotolkning. Parentesen i punkt 7 slettes. Der bør defineres nærmere i punkt 5 vedr. videoudstyr, hvad man mener med mobilt og fast. Skabelon til logning af tolkninger i efteranalyseperioden: Der er kommet et forslag fra MedCom om at anvende en én-sides log, som kunne bo på kontoret eller lign. Det vil gøre det lettere at logge efter hver tolkesamtale. Det kan ikke være på én side, men man kunne forestille sig en slags blok, hvor der er en side til hver patient (logning). MedCom har ligeledes foreslået, at man logger, hvorvidt patienten har udfyldt spørgeskema eller ej. Der spørges til, hvorfor punkt 1 (navn på person, der har logget) er nødvendigt. Devoteam har brug for denne oplysning til efterfølgende at udlevere spørgeskemaerne til de personer, der har deltaget. Udkast til spørgeskema til patient: Ordet videotolkning giver mange steder associationer til, at det bliver optaget. Måske skal man eksplicit gøre opmærksom på, at samtalerne ikke bliver optaget. Peter mener, det er for omfattende. Man skulle måske nøjes med at spørge ind til, hvis patienten ikke synes, det er en god idé. Århus Kommune synes generelt, det er en god idé med både en føranalyse og en efteranalyse. Mener dog, at tidshorisonten kan være lidt snæver i forhold til at få udarbejdet pjecer m.m. Generelt er spørgsmålene måske for omfattende med 5 svarmuligheder. Man kan være lidt bekymrede for, om spydspidsafdelingerne har erfaring nok til at gennemføre efteranalysen. Lars gør dog opmærksom på, at efteranalysen blot er en mærken efter, om vi er på rette vej, og hvor vi får mulighed for at regulere ind. Resultatet af efteranalysen ønskes publiceret til implementeringsgruppen. Devoteam kan godt lave et anonymt udtræk pr. region. 5. Meddelelser v/ Lars 4

5 MedCom6-perioden slutter med udgangen af året, og i den forbindelse afholdes afslutning den 10. december her i Odense. Reservér datoen! 6. Referat fra sidste møde MedCom ville forsøge at få flere kommuner med. Indtil videre er Kolding Kommune kommet med, så denne gruppe udvides løbende. Der blev talt kort om uddannelse for sprogtolke på dagens møde, men pga. tidnød tages den først med på næste møde. Uddannelsen for projektledere og kontaktpersoner fra spydspidsafdelingerne starter op til efteråret. Referatet blev godkendt. 7. Status på projektet v/alle a. Overordnet status v/ Lars Der blev afholdt møde med tolkeudbydere den 22/6. Nogle af konklusionerne på mødet var: - Husk de små sprog, når der indgås kontrakter med (få) store bureauer! - Hvad med de sygehusafdelinger, der har retningslinjer om kun at anvende telefontolkning - Tolkebureauerne oplever spidsbelastning omkring kl. 10 om formiddagen (i spørgeskemaerne kunne man måske bede om en angivelse af tidspunkt for tolkningen) I projektbeskrivelsen står beskrevet, at der skulle etableres en projektstyregruppe, og tolkeudbydergruppen takkede ja til én plads i styregruppen. Herudover vil projektstyregruppen bestå af regional og kommunal repræsentant (udpeget fra implementeringsgruppen), Netdesign (leverandør af videoknudepunktet) samt MedCom (projektleder og programleder (formand for projektstyregruppen). Lars foreslår, at den regionale og kommunale repræsentant vælges/aftales på næste møde i implementeringsgruppen (16/11). Hvis man er interesseret i at sidde med i gruppen, må man gerne melde ind til MedCom, så skal vi gerne publicere navnene til afstemning. Der er stort ønske om et call-center, men det kan vi slet ikke have klar til november. Det kunne på sigt være i regi af Danske Regioner. Men det er allerede noget, man bør tænke ind nu for regionerne i forbindelse med udbud med tolkeudbydere. Der er p.t. 2 mindre, men ikke fatale forsinkelser. Samarbejdsaftalerne blev skubbet til efteråret og der er vi nu. Digital Sundhed underskriver aftalerne på direktørniveau og forventer det samme af regionerne. Herudover er det vigtigt med realistiske tilbagemeldinger fra regionerne vedr. opfyldelse af milepæle i samarbejdsaftalerne af hensyn til MedComs mulighed for at bede om budgetoverførsel til Regionerne gør opmærksom på, at de har svært ved tilbagemeldingen på milepæle, da de er undervejs med etablering af en implementeringsgruppe, og det hele er ikke faldet på plads endnu. Lars vil blot gerne have en beskrivelse af en plan so far (spydspidsafdelinger, udbud m.m.) i oktober måned sammen med underskrevet samarbejdsaftale. Alle blev opfordret til at give en tilbagemelding på nuværende procedure på bestilling, booking og betaling, som kan sammenskrives til fælles inspirationsdokument. 5

6 b. Status på regionale udbredelsesprojekter v/ regionerne Region Hovedstaden: Har fået valgt spydspids onkologisk og urologisk på Herlev Hospital og 2 akutte modtageafdelinger (hjerte og medicinsk) på Bispebjerg Hospital. Har ligeledes fået indmeldt superbrugere, og der er generelt meget stor interesse. Annette og Peter kører også lidt rundt og snakker med dem og sikrer, at de er klar teknisk. Vil afholde workshop med Jan Stokkebro og snakke anskaffelse af udstyr. Har kontakt med deres servicedesk om noget undervisning. Bruger midlerne til anskaffelse af udstyr. Region Hovedstaden er i tolkeudbud, som har måttet gå om og derfor ikke er afsluttet. Har taget kontakt med tolkecentret på OUH, om de kunne bruge det til spydspidsafprøvningen. Skal indgå nogle samarbejdsaftaler desangående. 1. december skulle det nye udbud være på plads. Region Nordjylland: Er lidt presset på personaleressourcer i regionen. Der er blevet udpeget en styregruppeformand. Har ikke kunnet få udpeget nogen superbrugere. Er bekymret for, om de kan nå at være klar til november. Har ikke underskrevet aftalen endnu. Skal i gang med at tale med de tolkebureauer, der er kontrakt med. Har ikke hørt mere til praksislæge. Region Syddanmark: Vælger ikke at give afdelingerne frit slag på valg af udstyr. Eva anbefaler få forskellige apparater. Eva anbefaler ligeledes at kigge på de fremmødetolkninger, der er booket og få dem lavet om til teletolkninger. Aftalen skal på møde i næste uge. Har ikke afklaret betaling. Har aftale med 2 bureauer et i Jylland og et på Fyn. Fyn skal fornys nu for et år, og så skal der laves fælles udbud for regionen ved udgangen af Det lyder til, at stort set alle regioner skal i nyt udbud efter 2010 er det nu, vi skal handle med hensyn til fællesregionalt udbud? Skal måske vendes i sundhedsdirektørkredsen eller via Danske Regioner. Region Midtjylland: Vil muligvis købe samme udstyr som Århus Kommune. Der er fra regionen en projektbeskrivelse på vej, hvor der dog mangler lidt om bl.a. økonomi. Samarbejdsaftalen vil blive skrevet under der er styregruppemøde i starten af oktober. Har en række organisationer, der har meldt interesse for spydspidsprojektet, herunder bl.a. psykiatriske afd. m.m. Det er endnu ikke afklaret, hvilke afdelinger der bliver spydspidsafdelinger. Der er ligeledes nogle praksislæger (i Århus Vest), der har vist interesse. Der skal selvfølgelig være et eller andet nummer, man kan ringe til, hvis udstyret ikke virker. Bl.a. et samarbejde mellem den lokale organisation og MedCom. Vil satse på at være klar til november. Har kontrakter med tolkeudbydere til og med udgangen af c. Status på kommunale spydspidsprojekter v/ kommunerne Århus Kommune: Arbejder videre i det spor, de allerede er i gang med (MMX). Er godt på vej med spydspidsprojekt med en arbejdsmarkedsafdeling og et sundhedscenter. Det tager lidt tid at gå den rette organisatoriske vej i systemet. Har talt med Region Midtjylland om at dele tolkeressourcer evt. 4 tolkebureauer med hver 2 sprog, så man i første omgang får 8 sprog + tegnsprogstolkning. Samarbejdet kan give lidt mere volumen på projektet. Går formentlig i gang i løbet af oktober/november. Praksis på tegnsprogsområdet i dag er, at man kan ringe på stedet, eller man kan booke en tid. Fra 2010 kommer betalingsmodulet i gang. 6

7 Kolding Kommune: Har opstartende møde på fredag. Det bliver på rehabiliteringsområdet. Mange andre afdelinger vil dog meget gerne se og høre om det, når det er oppe at køre. 8. Plan for det videre arbejde med klinisk afprøvning v/lone Eva efterlyser fælles hjemmeside, hvor alt omkring teletolkning ligger opdelt regionalt. Hvad skal være klar? - Aftaler med tolkeudbyder i spydspidsperioden - Undervisningsmateriale Den gode teletolkesamtale. Første ERFA-møde blev aflyst, men et nyt er planlagt 8. oktober. Århus Kommune har haft et par tolke med på efteruddannelse for tolke, og det har været rigtig godt. - Spydspidsafdelinger valgt - Superbruger valgt - Superbruger meldt til undervisning i MedCom - Patientinformation. Det blev tidligere aftalt, at MedCom skulle komme med et udkast. Dette blev uddelt på mødet. Bliver sendt ud sammen med referatet, og så kan man bruge det, som man vil. Man er meget velkommen til at melde tilbage på dokumentet. Man kunne oversætte til forskellige sprog, men måske har regionerne forskellig politik for patientinformation. Enighed om, at til spydspidsprojektet behøver det måske ikke være så formelt. MedCom har dermed brug for at vide, hvilke sprog det skal oversættes til. - Føranalyse gennemført - Lokal infrastruktur - Udstyr indkøbt og opsat Lone vil meget gerne have oplysningerne ind vedr. spydspidsorganisationer, projektledere, superbrugere, sprog og forventet opstart. Et bud på spydspidsorganisationernes rolle: De første afdelinger, der anvender tolke via videokonference (afprøve videokonferenceudstyr, afprøve nationalt videoknudepunkt og implementere nye arbejdsgange). Der skal være et samarbejde omkring før- og efteranalyse. Skal indsamle erfaringer til justering af løsningen inden udbredelse nationalt. Skal bidrage til den gode historie og den ikke så gode. Skal komme med forslag til forbedringer. Skal sikre, at der er udarbejdet og tilgængeligt materiale til patienterne omkring teletolkeprojektet. Skal sikre, at kontaktperson har deltaget i kursus omkring anvendelse af videokonferenceudstyr i forbindelse med tolkesamtaler. Et bud på superbrugerens rolle: Skal være ansat i spydspidsorganisationen og have viden omkring organisationens vanlige tolkeprocedure. Skal kende og formidle nye arbejdsgange omkring teletolkning. Skal deltage og koordinere omkring evaluering af anvendelse af videokonferenceudstyr. Skal hjælpe kollegaer i gang med teletolkning. Skal være med til at skabe engagement og motivation i egen afdeling. I samarbejde med egen IT-afdeling, lokal projektleder og afdelingsledelse skal superbrugeren sikre, at udstyr er indkøbt og installeret. Skal i samarbejde med egen ledelse vurdere arbejdsgange og beslutte lokale tilpasninger. 7

8 Der er planlagt undervisning for superbrugere i 2009 henholdsvis 19/10 kl , 27/10 kl , 30/10 kl og 2/11 kl Undervisningen afholdes hos MedCom. Tilmelding senest den 12. oktober. Der blev spurgt til, om man kunne overveje at tage rundt til regionerne i stedet, da det vil koste en hel dag for alle superbrugerne. Det kræver selvfølgelig, at regionen skal stå for det tekniske og logistiske. Undervisningen vil indeholde: - Projektets baggrund - Mulige scenarier - Spydspidsorganisationernes rolle - Superbrugerens rolle - Information til patienten - Udstyr og teknik - Adfærd foran skærmen - Hands on Undervisningen vil selvfølgelig ikke gå specifikt ind i, hvilket udstyr de forskellige regioner arbejder på. Der blev talt om, hvorvidt det er et problem at kalde dem superbrugere, da det skal udløse mere løn. Vi kalder dem fremover kontaktpersoner. MedCom har udarbejdet en lille oversigt over, hvilket udstyr der findes (uddelt på mødet). Materialet indeholder slet ikke alle slags udstyr, men et pænt udsnit. 9. Eventuelt Intet til eventuelt. 8