Udbudsbetingelser til offentligt udbud. kommunikationsopgave: Trafikstøj i almene boliger

Transkript

1 Udbudsbetingelser til offentligt udbud af kommunikationsopgave: Trafikstøj i almene boliger 1

2 1 UDBUDSBETINGELSER Indledning Den ordregivende myndighed Kontaktperson Beskrivelse af opgaven Delaftaler Optioner Kontraktperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person og underleverandører Betingelser for at deltage Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsvurdering Tildelingskriterium Delkriterier Tilbudsbetingelser Tilbudsfrist mv Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv Sprog Priser og leverandørforhold Aftalegrundlag Annullation Omkostninger ved deltagelse Alternative tilbud Forbehold Spørgsmål og rettelser Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Forhandlingsforbud Tidsplan Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige

3 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber annoncen i Statens elektroniske udbudsavis Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med reglerne om annoncering i Tilbudslovens kapitel 2. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 1.2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Miljøstyrelsen. Udbudsmaterialet kan rekvireres hos Miljøstyrelsen, som varetager kontakten på vegne af de tre opdragsgivere Socialministeriet, Landsbyggefonden og Miljøministeriet, Miljøstyrelsen. Miljøstyrelsen er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning. I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen skal rettes til: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K Att: Brian Kristensen, Miljøstyrelsens enhed for Miljøteknologi brk@mst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 1.3 Beskrivelse af opgaven Nærværende udbud omfatter: Kommunikationsopgaven har til formål at integrere hensynet til støj i fremtidige renoveringsarbejder i den almene boligsektor. Dette skal ved at kommunikere om gener og sundhedsproblemer som følge af vejstøj og ved at synliggøre mulighederne for at reducere støjen. Kommunikationsindsatsen kan for eksempel omfatte tekstmateriale og illustrationer til pjece og hjemmesider, artikler i beboerpublikationer ( Boligen og Beboerbladet ), kurser rettet mod boliginspektører osv., som kan inspirere lejere og boligorganisationer til at gøre noget ved støjen i 3

4 de støjplagede bebyggelser. Løsninger kan for eksempel være bedre vinduesløsninger eller støjskærme, som både kan give mindre støj i boligerne, men også reducere støjen på tilknyttede udearealer. Kommunikationsindsatsen skal ses i sammenhæng med den øvrige indsats, der sker i den almene boligsektor og på vejstøjområdet. Selve beskrivelsen og kravene til den udbudte opgave, leverancer m.m., fremgår af vedlagte kravspecifikationer for opgaven jf. bilag 2 - projektbeskrivelse Delaftaler Der er ingen delaftaler i dette udbud Optioner Der er ingen optioner i dette udbud Kontraktperioden Projektet skal være gennemført senest 1 år efter at der er indgået kontrakt med leverandøren. 1.4 Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterium Udvælgelseskriterier Den juridiske person og underleverandører Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. 4

5 Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed og Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af ansøgers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte ansøgers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Tilbudsgiver kan udelukkes fra deltagelse i udbudsforretningen på grund af egne forhold. Tilbudsgiver skal udstede en tro og love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Erklæring er vedlagt i bilag Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende: 1. Fremlæggelse af virksomhedens balance eller uddrag heraf, såfremt tilbudsgiver er omfattet af krav i lovgivningen om offentliggørelse af balance. 2. Virksomhedens samlede omsætning, samt omsætning i forbindelse med de leverancer kontrakten vedrører Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende: 1. Forelæggelse af liste over de betydeligste leverancer eller ydelser som tilbudsgiver har udført inden for det udbudte område i de seneste 3 år, hvis dette er muligt. Der skal angives kontaktperson på referencen. I tilfælde hvor det ikke er muligt at fremskaffe oplysninger tre år tilbage, skal en gyldig eller rimelig årsag hertil oplyses. 2. Oplysning om hvor stor del af opgaven tilbudsgiver vil give i underentreprise. 3. Beskrivelse af tilbudsgivers organisation, antal ansatte, faglige kvalifikationer for de ansatte. 4. Beskrivelse af hvilke foranstaltninger tilbudsgiver har truffet til sikring af kvaliteten 5. Beskrivelse af hvilke foranstaltninger tilbudsgiver har truffet til sikring af miljøet. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for nærmere oplysninger om 5

6 disses erfaring med tilbudsgivers virksomhed Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det nedenfor angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet Tildelingskriterium Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud Delkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: Det økonomisk mest fordelagtige bud identificeres på grundlag af følgende delkriterier med tilhørende vægtningsfaktorer: Delkriterier Vægtning i pct. 1. Pris Forslag til løsning af opgaven Projektlederens og deltagende medarbejderes 20 kvalifikationer 4. Tidsplan Kvalitetssikring og opfølgning Miljø-, energi og etiske forhold for tilbudsgiver 10 For hvert tildelingskriterium gives mellem 1 og 10 point. De enkelte point vægtes, og summen af de vægtede point benyttes som samlet tildelingskriterium. De enkelte tilbud vil blive bedømt af et bedømmelsesudvalg med repræsentanter fra de tre opdragsgivere. Ad. 1.: Pris Tilbuddet skal oplyse det samlede økonomiske tilbud. Tilbud skal være i DKK ekskl. Moms. Der er fastlagt en økonomisk ramme for tjenesteydelsen på maksimalt kr. ekskl. moms. Ad. 2: Forslag til løsning af opgaven Vurderes i forhold til hvordan de enkelte tilbud matcher projektbeskrivelsens leverancer, se bilag 2. Det vil være en fordel for opgaveløsningen, hvis tilbudsgiver har et vist kendskab til metoder til effektive måder til støjbekæmpelse og har et godt kendskab til beslutningsprocesser, aktører og kommunikationskanaler m.m. i den almene boligsektor. Opdragsgiver henviser i øvrigt til 6

7 oplysninger om bekæmpelse af vejstøj på og oplysninger om Landsbyggefonden på Ad. 3. Projektlederens og medarbejdernes kvalifikationer Der lægges vægt på erfaring med tilsvarende opgaver dokumenteret ved relevante uddrag af CV for de pågældende medarbejdere. Ad. 4. Tidsplan Der lægges vægt på hurtig gennemførelse af projektet, som samtidig har realistiske frister og varigheder i de faser, der kræver inddragelse. Ad. 5. Kvalitetssikring og opfølgning Der lægges vægt på, at der løbende følges op på projektforløbet. Det skal beskrives, hvordan afvigelser opdages og korrigeres. 1.5 Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt med bilag (bilag 3) Tilbudsfrist mv. Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest den 18. juni 2010 kl.12. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning, og vil blive returneret uåbnet. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K Att: Brian Kristensen Tilbud kan ikke sendes elektronisk, men sendes eller indleveres til den ovenfor angivne adresse. Tilbud mærkes: Udbud af: Kommunikationsopgave om trafikstøj i almene boliger, og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud skal afleveres i 5 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (Cd-rom) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Hvis der er uoverensstemmelser mellem papirudgaven og den elektroniske udgave, er det papirudgaven, der er gældende. 7

8 De tilbud der modtages rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv. Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsannoncen og nærværende udbudsbetingelser. Tilbud skal indeholde følgende: 1. Dateret og underskrevet følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning der afgiver tilbud samt evt. anvendelse af underleverandører mv. 2. Underskreven Tro og love erklæring vedr. om gæld til det offentlige jf. bilag Dokumentation for de efterspurgte oplysninger om tilbudsgivers økonomiske egnethed. 4. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger om tilbudsgivers faglige og tekniske egnethed. 5. Beskrivelser samt dokumentation i forhold til de angivne delkriterier i den specificerede form jf. afsnit og bilag Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse jf Hvis det afleverede tilbud ikke indeholder alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. Dette vil medføre, at tilbuddet udelukkes fra vurdering Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk Priser og leverandørforhold Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer men ekskl. moms. Jf. yderligere om priser, betalingsbetingelse mv. i udkast til kontrakt jf. bilag Aftalegrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast jf. bilag 3. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Det bemærkes, at kontraktudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 8

9 1.5.6 Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter evt. gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. Som eksempel på en saglig begrundelse nævnes manglende bevillingsmæssig dækning. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver Alternative tilbud Tilbudsgivere kan angive alternative tilbud, som også opfylder de anførte minimumskrav. Alternative forslag skal som minimum indeholde følgende: 1. Faglig beskrivelse 2. Dokumentation for valgte metoder og anvendelighed i forhold til opgavens formål og ønskede leverancer, jf. afsnit og bilag Fordele og ulemper i forhold til den udbudte specifikation 4. Økonomisk tilbud 5. Bemanding Alternative forslag, der opfylder ovenstående formkrav, vil blive bedømt parallelt med tjenesteyderens tilbud i henhold til specifikationerne Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har ret til ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål jf. nedenfor. 9

10 1.6 Spørgsmål og rettelser Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a. at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Spørgsmålene skal via til Brian Kristensen, brk@mst.dk. Alle spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort i en til alle spørgere senest 1 uge før tilbudsfristen. Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.8 Forhandlingsforbud Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig indenfor de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet 10

11 af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 1.9 Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: 17. maj 2010 Annoncering i udbudsavisen 10. juni 2010 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål 18. juni 2010 kl.12 Tilbudsfrist 2. juli 2010 Underretning om valg af leverandører 5. juli 2010 Underskrivelse af kontrakt 5. juli 2010 Kontraktens ikrafttræden 11

12 Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige I.h.t. Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (Effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige), skal offentlige myndigheder skal ved udbud af bygge- og anlægsarbejder samt indkøb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I overensstemmelse med den ovenfor nævnte lovs bestemmelser afgiver undertegnede herved på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn, adresse, telefon og CVR nr.: Oplysninger om gæld til det offentlige (sæt kryds): 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Efterstående punkt 4 eller 5 og 6 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. 6 Dato for sikkerhed/ordningens etablering: År: Måned: Dag: Inddrivningsmyndighed Navn Gade/vej: Post nr: By: Underskrift: Dato: Virksomhedens ledelses underskrift samt firmastempel: 12

13 13