Journalnummer:

Transkript

1 Journalnummer: Blankettype: Offentlig forvaltning Anmeldelse af behandlinger der foretages for den offentlige forvaltning. Bemærk! Hvor andet ikke udtrykkeligt er angivet, vil de oplysninger, der fremgår af anmeldelsesblanketten, blive offentliggjort i Datatilsynets fortegnelse over anmeldte behandlinger. Fortegnelsen er offentligt tilgængelig på Datatilsynets hjemmeside. Felter markeret med * skal udfyldes. 1.Dataansvarlig myndighed Navn Randers Kommune Adresse Laksetorvet Kommunekode (For kommuner og amter: Angiv kommune- eller amtskode. For øvrige myndigheder: Angiv ressortministerium) 730 Postnr By Randers Evt.J.nr./ID.nr. Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler Databehandlerens navn kmd og Athena IT Group (cvr: ), IBM Danmark ApS og IBM Slovakia Ltd Databehandlerens adresse Nymøllevej 91, 2800 Kgs. Lyngby Danmark og Apollo II, Mlynske Nivy 49, Bratislava, Slovakia

2 2. Betegnelse og formål Behandlingens betegnelse: F) Børn og voksne foranstaltninger Behandlingens formål og evt.delformål: Kommunens indsats over for børn og unge med særligt behov for støtte i eller uden for hjemmet. Kommunens opgaver i forhold til voksne handicappede m.v. Opgaverne løses efter bestemmelserne i den følgende lovgivning: 1. Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 2. Lov om social service 3. Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 4. Lov om almene boliger 5. Lov om folkeskolen 6. Lov om specialundervisning for voksne Behandlingen skal udelukkende finde sted i videnskabelig eller statistisk øjemed [ ] Ja Nej Behandlingen skal udelukkende finde sted med henblik på at føre et retsinformationssystem [ ] Ja Nej

3 3. Generel beskrivelse Følgende typer af behandling indgår: I forbindelse med registrering og sagsbehandling foretages indberetning til edb-registre og der udarbejdes dokumenter i et journal- og sagsbehandlingssystem. Dokumenter scannes og opbevares på edb-medie. Materialet gemmes som dokumentation for den sagsbehandling, der er udført samt til sagsstyring og opfølgning. Kommunerne foretager afregning indbyrdes, herunder vedrørende den enkelte klient og udfører regnskab, afregning af statsrefusion og statistik inkl. beregning af udgiften pr. person/pr. foranstaltning og pr. foranstaltningstype. Kommunen opkræver betaling hos klienten Kommunen udbetaler løn til personer i beskyttet beskæftigelse og ansatte, der yder personlig hjælp og ledsagelse samt dækning af merudgifter til personer med nedsat funktionsevne og tabt arbejdsfortjeneste og plejevederlag. Der modtages data fra: 1. SKAT: Oplysninger om borgerens økonomiske forhold. Der bliver videregivet oplysninger til de i pkt. 5 nævnte modtagere Der vil blive foretaget samkøring/sammenstilling af oplysninger i kontroløjemed Ja, med hjemmel i følgende lov: Retssikkerhedslovens 11a, stk. 2 Der indgår manuelle registre i behandlingen Ja Der påtænkes truffet afgørelser udelukkende på grundlag af elektronisk databehandling [ ] Ja Nej Der behandles følgende følsomme oplysninger:

4 Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk overbevisning Religiøs overbevisning Filosofisk overbevisning Fagforeningsmæssige tilhørsforhold Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v. Seksuelle forhold Der behandles følgende andre oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold? Strafbare forhold Foreningsmæssige forhold Væsentlige sociale problemer Andet 4.Kategorier af registrerede og oplysningstyper Der behandles oplysninger om følgende kategorier af personer: Børn og unge, der modtager (eller har A) modtaget) særlig støtte samt forældremyndighedsindehaveren og pårørende B) Voksne handicappede m.v. C) Administrator, værge D) Plejefamilier E) F) Der behandles følgende typer af oplysninger om de ovenfor angivne kategorier af personer: ad A) 1. Identifikationsoplysninger 2. Visitationsoplysninger 3. Foranstaltning 4. Opfølgning 5. Afregningsoplysninger 6. Opkrævning hos klienten 7. Journal og notater ad B) 1. Identifikationsoplysninger 2. Visitationsoplysninger 3. Foranstaltning 4. Opfølgning 5. Afregningsoplysninger 6. Opkrævning hos klienten 7. Udbetaling til klienten 8. Journal og notater

5 ad C) ad D) ad E) ad F) Identifikationsoplysninger 1. Identifikationsoplysninger 2. Aftale med kommunen 3. Betalingsoplysninger 5. Modtagere Oplysningerne kan overføres til følgende modtagere eller kategorier af modtagere: 1. Andre kommuner: Den kommune, der er handlepligtig i forhold til klienten, orienterer klientens bopælskommune. 2. Andre kommuner: Institutionens beliggenhedskommune orienteres om klientens ophold på institutionen. 3. Andre kommuner: Plejefamiliens bopælskommune ved aftale om plejetilladelse. 4. Andre kommuner: Oplysninger om klienter ved klientens flytning til en anden kommune. 5. Andre kommuner: Kommunalt samarbejde. 6. Handle- og betalingskommuner har adgang til afregningsoplysninger om klienter for hvilke kommunen skal betale udgiften. 7. Institutionen får forelagt oplysninger om klientens ophold på institutionen m.v., således at oplysningernes rigtighed kan kontrolleres. 8. Institutionen får afregningsoplysninger om klienter med henblik på afstemning af afregningsgrundlaget. 9. Socialministeriet: Afregning af statsrefusion. 10. Socialministeriet (Den Sociale Ankestyrelse): Statistiske formål. 11. Danmarks Statistik. 12. Betalingsformidling, f.eks. PBS. 13. Økonomistyrelsens NemKonto 6. Tredjelande Der påtænkes overført oplysninger til tredjelande: Nej [ ] Ja, overførslen sker med følgende formål: 7. Sikkerhed Der træffes sikkerhedsforanstaltninger, som beskrevet i Justitsministeriets bekendtgørelse nr.

6 528 af 15. juni 2000 kapitel 1 og 2 Ja Der træffes sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 kapitel 3 Ja Evt. yderligere sikkerhedsforanstaltninger: 8. Påbegyndelse Tidspunkt for påbegyndelse af behandling: Dato Sletning Tidspunkt for sletning af oplysninger: Alle registrerede oplysninger, som kan henføres til klienten eller klientens forældre, pårørende, administrator, værge eller plejefamilie skal slettes senest 5 år efter at sagen er ophørt. Note fra Datatilsynet