Notat. Centralisering af Servicefunktionen. (pedeller) og den indvendige bygningsvedligeholdelse. Torben Gregersen/ Lars-Bo Johansen.

Transkript

1 Notat Centralisering af Servicefunktionen (pedeller) og den indvendige bygningsvedligeholdelse. Udarbejdet af: Torben Gregersen/ Lars-Bo Johansen Dato: 20. juli 2012 Sagsnummer.: A Version: 2.0

2 Projektansvarlig: Fagchefen for Teknik Baggrund for notatet: I budgetaftalen for 2012 indgår to OEI forslag hhv. 50 Samling af servicefunktionen (pedel) i Intern Drift 34 Central organisering af bygningsvedligeholdelse herunder samling af drift og vedligeholdelse af de tekniske installationer i afdelingen Kommunale Bygninger. OEI forslagene vedlægges som bilag Arbejdsgruppe: Til udmøntning af OEI strategierne, har der været nedsat følgende arbejdsgruppe: Palle Bjerre, Fællessekretariatet Flemming Mortensen, Broskolen Lars Bo Lund Johansen, Fagsekretariatet Teknik Morten Sørensen, Økonomistaben Torben Jensen, Intern Drift Torben Gregersen, Økonomistaben Jørn Frans Christensen, Bøgebjergskolen Kurt Hansen, Kommunale Bygninger Leif Kristiansen, Tre Ege Skolen Per Trabjerg, Rådhuset Erling Stenger, Brobyskolen Derudover har der været følgende observatører til gruppens møder: Jørn Bach Hansen, 3 F Irene Møller, 3 F Susan Nielsen, FOA Afgrænsning af bygninger: Som udgangspunkt omhandler ordningen samtlige kommunale bygninger. I første omgang (etape 1) medtages plejehjem og specialinstitutioner dog ikke og ordningen gøres frivillig for daginstitutionerne og andre bygninger der ikke har en servicefunktion i dag. Ved etableringen af en selvstændig ejendomsenhed (etape 2) fra 2016 skal alle kommunale bygninger være indfaset i ordningen. Side 2 2

3 Team: Kommunen opdeles i 8 geografiske områder, der betjenes af selvstyrende teams. Hvert team betjener de kommunale bygninger der ligger i området. Derudover har man et særligt team, der geografisk dækker hele kommunen og varetager de specielle opgaver omkring bl.a. udlejningsboliger (011 bygninger) og andre faste ejendomme (013 bygninger). I alt etableret der altså 9 selvstyrende teams, hver med 1 serviceleder/koordinator, et antal faste servicemedarbejdere, et antal medarbejdere i fleksjob samt et antal personer i jobtilskudsordninger. De 9 teams organiseres i Intern Drift således: Driftsleder Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team 7 Team 8 Team 9 De enkelte team betjener bygninger i kommunen således: Team 1: Bygninger i hele kommunen, typisk tilsyn og vedligeholdelse m.v. af udlejningsejendomme og andre faste ejendomme (013 bygninger). Team 2: Bygninger i Faaborg området - øst Team 3: Bygninger i Faaborg området - vest Team 4: Bygninger i Broby området Team 5: Bygninger i Nr. Lyndelse og Nr. Søby området Team 6: Bygninger i Årslev, Sdr. Nærå, Rolfsted og Ferritslev området Team 7: Bygninger i Ryslinge og Kværndrup området. Team 8: Bygninger i Ringe området - nord Team 9: Bygninger i Ringe området - syd Se bilag med kort over områderne. Opgaver i team 2 9: I den nuværende organisering servicerer serviceledere og servicemedarbejdere typisk skoler og administrationsbygninger. I nogle få områder har man desuden en aftale om servicering af nærliggende daginstitutioner eller andre bygninger, mod eller uden betaling. 3 Side 3

4 Det anbefales at daginstitutioner og andre bygninger, fremover skal indgå i den samlede servicering fra Servicefunktionen i Intern Drift. Serviceopgaverne (inde og ude) for en daginstitution (500 m2) udgør gennemsnitligt 2 timer pr. uge og den årlige udgift vil være på ca kr. pr. institution. I første omgang gøres ordningen frivillig, men det er meningen at de skal indfases så hurtigt som muligt og senest ved etableringen af en selvstændig ejendomsenhed fra Servicering af de yderligere bygninger betyder at servicefunktionen får tillagt flere opgaver. Erfaringer fra andre kommuner viser imidlertid, at når servicefunktionen samles i én organisation med en teammodel, kan man på trods af færre hænder alligevel dække vagtplanerne af og få det daglige arbejde udført på en smartere måde ved samarbejde på tværs af institutionerne. Den samlede vurdering er, at opgavemængden for teamene vil stige, da der skal serviceres flere bygninger end i den nuværende organisering. Modsat bliver der behov for at få afgrænset servicemedarbejdernes opgaver i forhold til i dag, således at servicefunktionen alene varetager opgaver som er et naturligt teknisk servicearbejde. Reduktion af medarbejdere indenfor servicefunktionen: Den samlede besparelse på servicefunktionen er netto 1,5 mio. kr, når den er fuldt implementeret i Da der ved implementering af ordningen skal indgå finansiering af en driftsleder, vil bruttobesparelsen være 2,0 mio. kr. For at opnå den ønskede besparelse, vil det være nødvendigt med en reduktion på lønbudgettet svarende til 5 6 fastansatte. Ved en vurdering af den nuværende alderssammensætning indenfor servicefunktionen, anbefales det, at personalereduktionen gennemføres ved naturlig afgang. Det betyder, at samtlige nuværende ansatte i organisationsændringen kan indgå i den nye organisation og der kan drages fordel af den viden og kompetence, som alle nuværende serviceledere og servicemedarbejdere sidder inde med. Det anbefales at samtlige medarbejdere overflyttes til den nye organisation med deres nuværende titler og lønforhold. Ved genbesættelse af stillinger tilpasses og trimmes organisationen. Der vil derudover blive mulighed for at få en vurdering på, om servicefunktionen kan byde ind på mindre projekter/renoveringsopgaver udbudt af Afd. Kommunale Bygninger og dermed tjene penge til normeringen i den samlede Servicefunktion. Modsat vil det også betyde, at der kan være behov for rokeringer mellem teams i forbindelse med at medarbejdere går på efterløn/pension eller skifter job. Side 4 4

5 Økonomi for servicefunktionen og indvendig vedligeholdelse: Budgetterne til medarbejderne i servicefunktionen er i dag placeret på skoler, Rådhus og administrationsbygninger. Budgetterne til indvendig vedligeholdelse, herunder tekniske installationer ligger i dag i den enkelte institutions budgetramme. Det anbefales, at budgetterne fremover afsættes i budgetterne således: Budgetterne til medarbejderne i Servicefunktionen Intern Drift Pulje til tekniske anlæg Fagsekretariatet Teknik/Kommunale Bygninger Pulje til indvendig vedligeholdelse Fagsekretariatet Teknik/Kommunale Bygninger Pulje til akut- og dagligdagsopgaver, i forhold til både tekniske anlæg og indvendig vedligeholdelse Intern Drift (teams) I ovenstående budgetter, der samles i hhv. Fagsekretariatet Teknik og i Intern Drift, skal der reduceres med de estimerede besparelser i OEI strategierne i 2013 og Den afledte driftsudgift, dvs. ansættelse af en medarbejder til vedligeholdelse af de tekniske anlæg samt ansættelse af en medarbejder der skal stå for opgaverne med den indvendige vedligeholdelse, skal indarbejdes i budgettet til Afdelingen Kommunale Bygninger. Bygninger der fases ind i ordningen frem mod etape 2 (2016), skal selv betale for serviceydelserne (timebasis). Det forventes, at de indregnede besparelser opnås. Den indvendige vedligeholdelse og tekniske installationer: I dag er midlerne til indvendig vedligeholdelse placeret i institutionsbudgetterne og af disse budgetter afholdes også udgifterne til de tekniske installationer. Ved at samle budgetterne i Afdelingen Kommunale Bygninger (og mindre beløb i Intern Drift til bl.a. akutskader) og udbyde renoveringsopgaverne i større klumper, vil der kunne opnås bedre tilbud fra håndværkere og entreprenører, således besparelsen i OEI strategien opnås. Der skal udarbejdes 10 års vedligeholdelsesplaner for den indvendige vedligeholdelse. Ved at sammentænke opgaverne på tværs, kan volumen i udbuddene blive større og i nogle situationer udbydes sammen med renoveringsopgaver på klimaskærmene. Samlet vurderes det, at man kan fastholde de nuværende vedligeholdelsesstandarder og den samme driftssikkerhed på de tekniske installationer, efter at budgettet er reduceret som forudsat i OEI strategien. Side 5 5

6 Etablering af ABA anlæg (automatisk brandalarmerings anlæg), AIA anlæg (tyverialarmer) samt videoovervågning udbydes i dag af Forsikringskontoret jf. de forebyggende indsatser beskrevet i Risikostyringspolitikken. ABA anlæg er lovpligtige på plejehjem, børnehaver og bo institutioner og finansieret i det samlede årlige anlægsbudget. Efterfølgende får institutionerne tilført midler til den afledte driftsudgift. De ikke lovpligtige anlæg (skoler, tandpleje m.v.) er finansieret af risikostyringsmidlerne. De afledte driftsudgifter finansieres af institutionerne og en lavere brandforsikringspræmie finansierer delvis de afledte driftsudgifter. AIA anlægsudgifterne og videoovervågning finansieres af Risikostyringsmidlerne, medens de afledte driftsudgifter finansieres af institutionerne. For at opnå en central styring af disse anlæg, udbud af anlægsopgaverne, finansiering fra Risikostyringsmidlerne, lavere forsikringspræmier og sikre, at budgetterne til indvendig vedligeholdelse ikke udhules, anbefales det, at alle opgaver vedr. ABA anlæg, AIA anlæg og videoovervågning samles i Forsikringskontoret i Fællessekretariatet. Energibudgetterne: Institutionerne oplever løbende, at deres budgetter til energi (el, vand og varme), udhules, grundet de stadig stigende olieudgifter og den forsinkede prisregulering af budgetterne hertil. Der er derfor et ønske om, at institutionernes budgetter til energi centraliseres og samles og styres af energikonsulenten i Fagsekretariatet Teknik. Det anbefales, at institutionernes budgetter til energi (el, vand og varme) samles i Fagsekretariatet Teknik pr. 1. januar 2013 og styres centralt af energikonsulenten. Konsekvenser for aftaleholderne som følge af den nye organisering: Servicefunktionen (pedel) bliver en rendyrket servicefunktion, således at skoler og institutioner kan koncentrere sig om kerneopgaverne. Der bliver fokus på, at vedligeholdelse af bygningen og de tekniske anlæg er i orden og mindre tid til opgaver, som ikke er en naturlig del af det tekniske servicearbejde. Der skal ikke anvendes tid til ledelse af servicefunktionen på det enkelte sted og organisatorisk placeres servicefunktionen under en driftsleder i Intern Drift. Iflg. aftalesystemet, har aftaleholderne i dag fuld rådighed over deres budgetter og kan frit prioritere inden for den samlede budgetramme. Det betyder, at aftalehol- 6 Side 6

7 derne i nogle år kan op eller ned - prioritere bygningsvedligeholdelsen, der ved en opprioritering betyder at der tages midler fra andre budgetposter indenfor budgetrammen eller man kan nedprioritere bygningsvedligeholdelsen og bruge midler fra denne budgetpost til andre opgaver indenfor budgetrammen. Ved at fjerne midlerne til indvendig vedligeholdelse fra institutionerne, har man ikke mere denne mulighed, og det sikres, at midlerne alene anvendes til bygninger og tekniske installationer. Aftaleholderne skal således ikke fremadrettet bruge ressourcer på vedligeholdelsen af bygningsmassen, herunder de tekniske installationer. Teknisk serviceenhed eller facility management (etape 2): I budgetaftalen for 2012, er der indarbejdet, at der skal arbejdes hen imod etableringen af en teknisk serviceenhed eller facility management afdeling. Det forventes at etableringen af en teknisk serviceenhed kan træde i kraft pr. 1. januar 2016 og indeholde følgende funktioner: Bygningsdrift: Indvendig vedligeholdelse af de kommunale bygninger Tekniske installationer Udvendig vedligeholdelse Rengøring Servicefunktionen. Den tekniske serviceenhed etableres som et selvstændigt aftaleområde under Fagsekretariat Teknik. Formålet med at samle hele bygningsdriften i en selvstændig teknisk serviceenhed, er at optimere driften og forberede en konkurrenceudsættelse. Endvidere kunne kantinedriften tænkes ind sammen med madservice i Fagsekretariatet Pleje- og omsorg således: Madservice: Kostforplejning Kantinedrift Bilag: OEI forslag 50: Samling af servicefunktionen (pedel) i Intern Drift OEI forslag 34: Central organisering af bygningsvedligeholdelse herunder samling af drift og vedligeholdelse af de tekniske installationer i afdelingen Kommunale Bygninger. Kort over FaaborgMidtfyn Kommune med angivelse af den geografiske afgrænsning af team Side 7