Indstilling. Etablering af Borgerservice på Viby Bibliotek. 1. Resume. Til Århus Byråd via Magistraten. Kultur og Borgerservice. Den 7.

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den 7. maj 2008 Århus Kommune Borgerservice og Biblioteker Kultur og Borgerservice 1. Resume Borgerservice blev i april 2006 etableret med to betjeningssteder, ét på Rådhuset og ét på Åby Bibliotek. I 2007 blev der ligeledes etableret borgerservice-betjening på Risskov Bibliotek. Ved budgetforliget for 2008 blev der afsat anlægsmidler til etablering af Borgerservice i Viby og Højbjerg på i alt 6 mio. kr. (p/l 2008). Borgerservice og Biblioteker har efterfølgende udarbejdet et forslag til etablering af Borgerservice i tilknytning til Viby Bibliotek. Møllegade Århus C Sagsnummer M4/2008/00977 Sagsbehandler Mette Holst-Langberg Telefon Direkte telefon Telefax E-post bfor@bib.aarhus.dk E-post direkte mhl@aarhus.dk Udbygningen af Borgerservice med en enhed i Viby vil være en serviceforbedring, da der vil være tale om en tættere fysisk tilgængelighed til ydelsen for en stor del af kommunens borgere. Det er endvidere forventningen, at udbygningen af Borgerservice med en afdeling i Viby også vil medføre et højere serviceniveau i forhold til de eksisterende Borgerservice-enheder (primært på Rådhuset), da betjeningen i Viby vil tage en del af henvendelserne og dermed formindske de periodevise ventetider. Endelig er kombinationen af en borgerservice-enhed med mange serviceydelser og et bibliotek med en stor opgaveportefølje forventes også positivt at bidrage til den videre udvikling af en fælles servicekultur inden for Borgerservice og Biblioteker.

2 2. Beslutningspunkter At 1) Kultur og Borgerservice tildeles en anlægsbevilling på i alt 3 mio. kr. til etablering af Borgerservice i Viby. At 2) kr. af den samlede anlægsbevilling på 3 mio. kr. anvendes til finansiering af forøget huslejeudgift på årligt kr. på Viby Bibliotek som følge af udbygningen med Borgerservice. Finansieringen følger kommunens principper for finansiering af driftsfinansierede anlægsinvesteringer. Den resterende del anvendes til finansiering af udgifter til ombygning og indretning af tillagte arealer. At 3) at den økonomiske driftsramme til Borgerservice forøges med årligt kr. At 4) anlægsbevillingen finansieres af de anlægsmidler på 6 mio. kr., der blev afsat til Borgerservice i forbindelse med budgetforliget for Baggrund Borgerservice blev i april 2006 etableret med to fysiske betjeningssteder, ét på Rådhuset og ét på Åby Bibliotek. I 2007 blev der ligeledes etableret fysisk betjeningssted på Risskov Bibliotek. Siden december 2006 har der på Harlev og Lystrup Biblioteker været gennemført et forsøg med borgerservicebetjening i et reduceret omfang ved bibliotekspersonalet, hvilket blev udvidet til også at omfatte Tilst Bibliotek fra august I august 2007 behandlede Byrådet en principindstilling vedr. den fremtidige struktur på biblioteks- og borgerserviceområdet. Modellen indebar bl.a., at der ud fra principindstillingen om Borgerservice fra 2005 etableres dedikeret borgerservice-betjening på Viby og Højbjerg Biblioteker. Byrådet besluttede at henvise den endelige behandling af både strukturforslaget og de heri opstillede budgetudvidelsesforslag til budgetforhandlingerne for I forbindelse med budgetforliget for 2008 blev der afsat anlægsmidler til etablering af Borgerservice i Viby og Højbjerg. Udover anlægsmidler Side 2 af 6

3 til Borgerservice blev der ikke afsat midler til implementering af modellen. Borgerservice og Biblioteker har derfor fastholdt nuværende struktur og serviceniveau, men arbejder inden for den eksisterende økonomiske ramme med enkelte elementer i henhold til strukturforslaget, såsom udvikling af nyt koncept for kombibiblioteker samt efterfølgende planlægning og etablering af kombibiblioteker på Harlev og Skødstrup Biblioteker i samarbejde med Magistratsafdelingen for Børn og Unge. Som følge af at der i forbindelse med budgetforliget 2008 blev tildelt Kultur og Borgerservice anlægsmidler til etablering af Borgerservice, har Borgerservice og Biblioteker endvidere udarbejdet et forslag til etablering af Borgerservice i første omgang i tilknytning til Viby Bibliotek. Viby Bibliotek er placeret i et lejemål under Viby Andelsboligforening på Skanderborgvej tæt på Viby Torv og biblioteket har derfor en central placering i forhold til offentlig transport, indfaldsveje, bolig- og erhvervsområder samt indkøbsfaciliteter. 4. Den forventede effekt Udbygningen af Borgerservice med en enhed i Viby vil være en serviceforbedring, da der vil være tale om en tættere fysisk tilgængelighed til ydelsen for en stor del af kommunens borgere. Det gælder både for selve de borgere, der er bosiddende i Viby-området og for de mange borgere, der dagligt kommer igennem (pendlere) eller til Viby, fx i forbindelse med biblioteket eller de mange indkøbsmuligheder, der eksisterer umiddelbart ved Viby Bibliotek. Det er endvidere forventningen, at udbygningen af Borgerservice med en afdeling i Viby også vil medføre et højere serviceniveau i forhold til de eksisterende Borgerservice-enheder (primært på Rådhuset). Dette formodes at ske ved alt andet lige at medvirke til at formindske antallet af henvendelser på betjeningen på Rådhuset. Dette kan have betydning i positiv retning i forhold til de periodevise flaskehalsproblemer og ventetider. Kombinationen af en borgerservice-enhed med mange serviceydelser og et bibliotek med en stor opgaveportefølje forventes også positivt at Side 3 af 6

4 bidrage til den videre udvikling af en fælles servicekultur inden for Borgerservice og Biblioteker. 5. De planlagte ydelser En integreret borgerservice- og biblioteksløsning i Viby forudsætter større fysiske rammer end hvad Viby Bibliotek i dag råder over. Det udvidede arealbehov foreslås realiseret ved leje af en nabo-beliggende lejlighed, som indtil for nylig har udgjort de fysiske rammer for nærpolitiet i Viby. Lejlighedens nettoareal er på ca. 145 kvm. og med en ombygning og indretning af de tillagte arealer vil der kunne etableres integrerede fysiske rammer for borgerservice- og biblioteksbetjening, med bl.a. fælles faciliteter for personalet og fælles rammer for information/skranke og for ind- og udgangsforhold. 6. Organisering af indsatsen Borgerserviceenheden i Viby foreslås organiseret efter samme princip som borgerservice på Åby og Risskov bibliotek. Således vil Borgerservice i Viby kunne tilbyde information og vejledning om det offentlige, udlevering af og hjælp til skemaer, flytteanmeldelse, boligstøtte, sygesikring, opskrivning til daginstitutionsplads og visse afgørelser f.eks. vedrørende skattekort. Projektet vil blive realiseret i tæt samarbejde med medarbejdere både fra Viby Bibliotek og Borgerservice samt Viby Andelsboligforening. Endvidere er der knyttet rådgivning fra proces- og indretningskonsulent til projektet. Etableringen af Borgerservice forventes at kunne være færdiggjort inden udgangen af Der vil i projektet være inddragelse af borgere og frivillige organisationer i Viby-området med udgangspunkt i Århus-modellen for borgerinddragelse. Side 4 af 6

5 7. Konsekvenser for ressourcer I forbindelse med budgetforliget for blev der afsat et anlægsbeløb på i alt 6 mio. kr. til udbygning af Borgerservice. Beløbet er en del af udmøntningen af anlægsreserven for strukturreformen. Udmøntningen af midlerne vil ske i henhold til Byrådets principvedtagelse i september 2007 om den fremtidige struktur for borgerservice og biblioteksområdet, hvad angår udbygning af borgerservice på Viby og Højbjerg Bibliotek. Det foreslås at 3 mio. kr. af den samlede pulje på 6 mio. kr. udmøntes til finansiering af anlægsudgifterne i forbindelse med etablering af Borgerservice på Viby Bibliotek. Der er udarbejdet et anlægsudgiftsbudget for projektet jf. nedenstående tabel 1. Tabel 1: Anlægsbudget for etablering af Borgerservice i Viby Udgiftspost Beløb Istandsættelse af bygning Konsulenthonorar Kapitalisering af huslejeudgift* Indretning af Borgerservice** I alt * Kapitalisering af årlig forøget huslejeudgift på kr. er beregnet i henhold til Århus kommunes principper herfor med udgangspunkt i en løbetid på 30 år og en budgetreduktion på 5,78 %. **Udgifter til indretning af Borgerservice på Viby Bibliotek inkluderer anskaffelse af betalingssystem til kr. Betalingssystemet er lovpligtigt i forbindelse med håndtering af pas og kørekort. Flemming Knudsen / Rolf Hapel Side 5 af 6

6 Bilag Bilag 1: Bilagsskema AB Bilag 2: Skitse over Viby Bibliotek med inddragelse af lejlighed til bibliotek og borgerservice. Tidligere beslutninger Århus Byråd indgik den 14. september 2007 forlig om Århus Kommunes budget for 2008 og overslagsårene Århus Byråd behandlede den 15. august 2007 principindstilling om ny struktur for betjeningssteder for Borgerservice og Biblioteker i Århus Kommune. Århus Byråd vedtog 1. december 2005 principindstilling vedrørende etablering af Borgerservice i Århus Kommune. Side 6 af 6