For at vi kan overholde tidsfristen den 25. maj, bedes I venligst bemærke de vigtigste milepæle og forventninger:

Transkript

1 Kære leverandør GSK går over til elektronisk fakturering Som led i GSK's politik om løbende at forbedre effektivitet og service for både kunder og leverandører, er vi i øjeblikket ved at overgå til elektronisk fakturering. Over 90 % af de fakturaer, vi får i Storbritannien og USA, leveres allerede elektronisk, og GSK har for nylig gennemført vellykkede kampagner i Europa og Asien. Vi er nu ved at ændre alle resterende papir- og fakturaer til e-fakturering ved brug af Tungsten Network. Da I er leverandør til GSK, er I omfattet af vores program for introduktion af elektronisk fakturering. For at gøre jeres overgang til elektronisk fakturering nemmere, er GSK gået sammen med Tungsten Network (bygget på OB10 e- fakturering). Det betyder, at alle jeres fakturaer til GSK pr. 25. maj 2015 skal sendes elektronisk via Tungsten Network. Ændringerne omfatter alle leverandører til GSK-firmaerne på denne liste. Leverandører kan vælge mellem to muligheder: den integrerede løsning, som gør det muligt for leverandører at gøre det automatisk fra deres nuværende bogføringssystem. Web-formularen er en sikker, online portal, hvor det er hurtigt og nemt at indtaste fakturaer. Se Ofte stillede spørgsmål i denne pakke for flere oplysninger om de to muligheder. For at vi kan overholde tidsfristen den 25. maj, bedes I venligst bemærke de vigtigste milepæle og forventninger: Begivenhed Dato Hvad betyder denne tidsfrist? Tidsfrist for forpligtelse Lanceringsdato Kampagnens tidsfrist Mandag den 13. april 2015 Så hurtigt som muligt Mandag den 25. maj 2015 Leverandører, som vælger den integrerede løsning, skal have underskrevet Tungsten Networks vilkår og betingelser inden denne dato for at fuldføre opsætning inden kampagnens tidsfrist udløber. Leverandører, som vælger web-formularen, skal være registreret online inden denne dato. GSK er glade for at kunne bekræfte, at Tungsten Network e-fakturering og Fakturastatustjeneste allerede er lanceret, så I bedes registrere jeres firma og begynde at bruge tjenesten så hurtigt som muligt for at drage fordel med det samme. Leverandører opfordres til at registrere deres firma og begynde at bruge tjenesten hurtigst muligt, men senest denne dato skal alle leverandører være sat op som en del at den nye proces. Her er nogle af de mange fordele ved at bruge Tungsten Network: Hurtig, garanteret fakturalevering til GSK inden for 24 timer modtag betaling hurtigere. Tilpasset GSK's standardbetalingsbetingelser, som løber fra modtagelse af fakturaen, fordi forsinkelsen med en papirfaktura fjernes. Øget synlighed log på, når I vil, og kontrollér fakturastatus og følg den helt til betaling Færre fejl Tungsten validerer jeres fakturaer for at opdage fejlberegninger og andre almindelige fejl Der er en mindre udgift forbundet med at bruge Tungsten Network, men vi mener, at denne vil blive opvejet af fordelene ved e-fakturering, fordelen ved tidligere betaling og besparelse af tid, papir og porto samt online sporing af fakturaer til og med betaling. Jeg har bedt Tungsten om at kontakte jer i løbet af de nærmeste dage for at hjælpe med de næste trin. Hvis I ønsker at kontakte Tungsten direkte i mellemtiden, kan I sende en til GSKregistration@tungsten-network.com eller besøge Hvis I har nogen spørgsmål til GSK, bedes I sende en til ovenstående adresse og mærke en FAO GSK Procurement Team, så jeres forespørgsel kan blive sendt til den rette modtager. Vi takker jer på forhånd for jeres opbakning til dette afgørende tiltag. Jeg ser frem til at modtage jeres fakturaer via Tungsten Network i meget nær fremtid. Med venlig hilsen Nick Cooper Vice President CBS Finance Services Richard Hollingsworth Head of Procurement, Europe CBS Procurement Services

2 Elektronisk fakturering - Ofte stillede spørgsmål Hvorfor bør jeg bruge Tungsten Network til at sende mine fakturaer? Inden længe vil dette være den eneste måde, hvorpå GSK vil acceptere at modtage leverandørfakturaer. Er fakturering via Tungsten Network et kriterium for at handle med GSK? Ja. GSK arbejder på at udfase behandlingen af papirfakturaer for at udnytte de fordele, som elektronisk fakturering giver både os og vores leverandører. Hvilke fordele har jeg ved at bruge Tungsten Network? Sikker og garanteret levering af fakturaer:slut med fakturaer, der går tabt i posten. Vi behøver mindre tid til at behandle jeres fakturaer, og vi vil derfor kunne betale jer til tiden Slut med forsinkelser fordi vi mangler oplysninger, fordi fakturaen er landet på det forkerte skrivebord eller skal behandles manuelt "ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGsteknologi der er ikke behov for yderligere software eller hardware En mere gennemskuelig fakturabehandling og bedre likviditetsstyring som følge af adgang og rapportering døgnet rundt. Overholdelse af momsregler, uanset hvor fakturaer sendes fra eller modtages Nem og omkostningseffektiv fakturering til enhver tid. Hvad er fakturastatustjeneste? Fakturastatustjeneste er en fantastisk funktion i Tungsten Network, som alle GSK's leverandører kan benytte sig af omkostningsfrit. Når jeres firma er registreret, kan I hurtigt og nemt tjekke status for jeres fakturaer online, inklusive status som f.eks. "Modtaget", "Godkendt" og "Betalt" vigtige oplysninger som f.eks. betalingsforfaldsdag og dato betalt vil også blive vist. I behøver ikke længere bruge tid og penge på at ringe til GSK-medarbejdere eller direkte til svarcenteret. Vil elektronisk fakturering være et kriterium for nye licitationstilbud og nye leverandører? Ja. Elektronisk fakturering via Tungsten Network vil være inkluderet i evalueringsprocessen for nye leverandører og licitationstilbud. I forbindelse med nye kontrakter vil GSK inkludere vilkår og betingelser i aftaler om fremtidige forretninger, hvor leverandører vil blive pålagt at bruge Tungsten Network. Skal jeg bruge denne service, hvis min konto i øjeblikket bliver betalt til tiden? Ja. Jeres brug af Tungsten-servicen vil sikre, at vi fortsat betaler jer til tiden Hvad sker der, hvis jeg stadig sender papirfakturaer? Mens I arbejder med Tungsten på at gennemføre jeres tilmelding, modtager vi fortsat gerne jeres papirfakturaer. Vi har fastsat 25. maj 2015 som frist for leverandører til at gå over til netværket. Når I sender fakturaer via Tungsten Network, skal I sørge for at stoppe med at sende papirfakturaer. Er der nogen gebyrer forbundet med denne service? Hvis I vælger den Integrerede løsning, er der et årligt medlemsgebyr plus et transaktionsgebyr. Se venligst de aktuelle priser i det vedlagte dokument Valgmuligheder. Hvis I vælger at bruge Webformularen, skal I ikke betale et opretnings- eller tilmeldingsgebyr for at starte med at bruge denne service. I skal kun betale et transaktionsgebyr pr. faktura. Når I registrerer jer, får I automatisk 52 gratis transaktioner. Hvad dækker medlemsgebyret for den Integrerede løsning? Medlemsgebyret dækker de omkostninger, som Tungsten har i forbindelse med at oprette jer på deres netværk, og de generelle omkostninger til at vedligeholde jeres konto. Der er tale om én årlig omkostning, uanset hvor mange kunder I betjener via netværket. Hvorfor betaler GSK ikke gebyrerne? Både I og GSK betaler et gebyr for at bruge Tungsten-servicen, da vi begge vil drage fordel af servicen. For øjeblikket dækker GSK ikke de leverandøromkostninger, der er forbundet med oprettelsen af jeres papirfakturaer. Vær opmærksom på, at I vil spare omkostninger til papir, udskrivning og porto, når I skifter til e-fakturering. Vores analyse viser, at skiftet til elektronisk fakturering vil give leverandørerne besparelser ved at effektivisere deres processer og væsentligt reducere tiden der går, indtil deres fakturaer bliver betalt. GSK ønsker også at betale sine leverandører i henhold til vilkårene og betingelserne, samt at overholde praksiskodeksen om bedre betaling. Vil GSK foretage betalinger gennem Tungsten Network? Tungsten er ikke en betalingsplatform. GSK vil fortsat bruge sin nuværende betalingsmetode. Skal jeg underskrive en aftale med Tungsten Network? Ja, hvis I vælger at bruge den Integrerede løsning, skal I underskrive en specifik aftale med Tungsten. Hvis I vælger at bruge Webformularen, skal I acceptere de forelagte almindelige vilkår og betingelser. Behøver jeg installere noget software? Nej. Der er ikke behov for noget software. Tungsten leverer en brugervenlig løsning. Frem for at kræve datastandarder accepterer "ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGskapacitet fakturaer i ethvert format og enhver filstruktur.

3 Jeg sender allerede nogle fakturadata direkte til andre kunder. Kan jeg sende EDI-/XML-fakturaer direkte til GSK? EDI og XML er blot dataformater ifølge Tungsten. I kan derfor bruge dette foretrukne format til levering af data til Tungsten, hvis I vælger at bruge den Integrerede løsning. GSK vil ikke tage nogen elektroniske data direkte fra leverandører, da vi tager en enkelt, samlet fakturafil fra Tungsten, som vil indeholde fakturaer fra alle vores leverandører. Jeg har allerede mulighed for at gøre fakturaer tilgængelige for mine kunder via internettet, altså ved at lade dem se et billede af en faktura på nettet. Kan jeg bruge dette i stedet for Tungsten Network? Nej, for Tungsten Network sikrer, at GSK modtager de data, I sender i et format, som vil uploades til vores regnskabssoftware og, hvor det er relevant, passer til en fortegnelse over modtagne varer. At tilbyde GSK et billede af fakturaen eller en mulighed for at downloade data i et fastsat format opfylder ikke GSK's forretningsprocesser. Hvad nu, hvis jeg ikke har et system, der er i stand til at oprette elektroniske fakturaer? I har adgang til Tungsten's sikre websted og kan oprette fakturaer online ved hjælp af Webformularen. I behøver ikke installere noget software. Det eneste, I behøver, er en internetforbindelse og en standardbrowser. Kan jeg sende elektroniske fakturaer gennem Tungsten Network til alle mine kunder? Ja. Når I har tilmeldt jer Tungsten Network, kan Tungsten sætte jer i stand til at sende elektroniske fakturaer til alle andre kunder, som er medlemmer af netværket, inklusive andre af GSK's forretningsenheder. Hvis I allerede bruger Tungsten, beder vi jer føje nedenstående konti til jeres liste over kunder. GSK's OB10-numre er som følger, og Tungsten kan hjælpe jer med denne proces: Jeg har planer om at ændre min faktureringssoftware inden længe. Kan jeg vente? Vores erklærede mål er at få alle leverandører tilmeldt og i gang med at sende fakturaer senest 25. maj Tungsten Network accepterer alle indgående dataformater, så I kan tilmelde jer netværket og sende jeres fakturaer, og når I er klar til at bruge jeres nye software, skal I blot informere Tungsten om ændringerne af dataresultaterne, hvorefter de vil foretage de nødvendige ændringer af netværket, hvilket sikrer en problemfri overgang og uforstyrret fakturalevering. Kan Tungsten arbejde med teknisk personale på alle sprog? Hvis I har brug for sproglig hjælp for at få jeres konto oprettet, kan I ringe til (0) og bede om hjælp på følgende sprog: Hollandsk, fransk, tysk, italiensk, polsk, portugisisk og spansk. Tungsten har også lokale kundeservicenumre i følgende lande: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Danmark Finland +358 (0) Frankrig +33 (0) Tyskland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Holland +31 (0) New Zealand +64 (0) Singapore +65 (0) Spanien +34 (0) Sverige +46 (0) Storbritannien +44 (0) Fås der yderligere oplysninger om Tungsten-servicen? Ja, gå ind på Hvordan finder jeg ud af mere om, hvordan man bliver køber gennem Tungsten-servicen? Gå ind på

4 e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: we enable compliant e-invoicing Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

5 1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customers requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your renewal date. Annual membership 1,250* Free Per invoice transaction costs for additional invoices 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

6 2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for the Web Form Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52 free invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase additional transactions (minimum 25 invoices), priced at 2.00 per invoice. You can purchase transactions as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary Annual per-invoice transaction costs 1 52 invoices per year Free Each invoice (minimum purchase of 25) 2.00 * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.