Ungdomsbo. Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 176 af 4. februar Revisionsprotokollat side Indkomne punkter.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 177 den 7. april 2016 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Administrationen: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand Henning Rømer Radoor (HR) Næstformand Inger Sandholm (IS) Best. medlem Hanne Laursen (HL) Best. medlem Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem Aydrus Ahmed (AA) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 176 af 4. februar Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 176 af 4. februar Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 664. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Kontraktudkast tilbud til Bramming Boligforening. Beslutning: Tilbud fremsendes til Bramming Boligforening som fremlagt. Ændret sammensætning af VN fra 5 til 6 medlemmer efter valg af tillidsrepræsentant blandt kontorpersonalet. Beslutning: Blev vedtaget. Ønske om sponsorat til Jerne Idrætsforening modtaget. Beslutning: Blev afslået. Forslag til kopiafgift for afdelinger på kontoret. 0,1 kr. pr. s/h og 0,25 kr. pr. farvekopi. Beslutning: Blev vedtaget. PS arbejder videre med det praktiske i løsningen. Beslutning om forøget tilskud fra arbejdskapitalen på kr ,- til afslutning af byggesag i afd. 34 (Kjøngerskov). Beslutning: Blev vedtaget. Tilskud fra arbejdskapitalen til byggesagen beløber sig til i alt kr Debatpunkter: Ad 4 Beboerhenvendelse: Forslag om etablering af krisestab ved brand, ulykker mv. EL oplyser, at ved en skadesag som eks. brand, kommer SSG til stede omgående og tager sig af beboerne i de skadede lejemål på stedet. CPA foreslår, at vi arbejder videre med forslaget. EB foreslår, at vi tager udgangspunkt i den nuværende beredsskabsplan og udarbejder oplæg (genhusningsudvalg). Der skal ikke kun tages hånd om lejerne fra de skadede lejemål, men også naboer tæt på. Hvordan og skal s 70 års jubilæum 3. december 2016 markeres? Skal 70 års jubilæum markeres til repræsentantskabsfest, julehygge eller på anden vis? Eller skal vi vente med at fejre til 75 års jubilæum? Til næste bestyrelsesmøde tages punktet op igen, og alle opfordres til at tænke over muligheder. side 2

3 Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan. Byggepladsavis er på vej rundt og ligger også på hjemmesiden. Invitation til orienteringsmøde i rundetårn d. 19. april omdeles i næste uge. Alle beboere fra afdelinger på Stengårdsvej er inviteret. Der er mulighed for bustransport for beboerne. Der laves samtidig optagelser til film om helhedsplan. Materiale til licitation uploades d. 18. april. Licitation d. 14. juni. Resultat oplæses på Jerne Kro d. 14. juni kl. 13. Status på bydelshus. Materiale fra 6 bydende firmaer blev indleveret i forgårs. Onsdag d. 13. april vælges 1-2 til videre behandling sammen med Atra og repræsentanter fra Esbjerg Kommune. Børnehaven Blåmuslingen, Kvaglundcentret. Ombygning opstartet 1. april med forventet indflytning 1. juli. Der er en del tilladelser, der skal på plads undervejs. Fanø, nybyggeri afd. 84 Nørby Pedersens Toft. 16 mulige lejere har vist interesse og deltager i udvalg med mulighed for indflydelse på projektet. D.A.I. er valgt som arkitekt. 21. april er der møde på Nørby Kro med udvalget. Byggeansøgning indsendes inden sommerferien. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Færre tomgangsudgifter i.f.t. sidste år. Ingen tomgang på ungdomsboliger. Erhvervslejemål i Kvaglund forventes udlejet pr. 1. juli og vil derfor snart fjernes fra tomgangslisten. Evt. kunne laves undersøgelse af årsager til fraflytning eller årsager til nej-svar på tilbud. Hensynet vedr. nedgravede affaldsbeholdere er under udarbejdelse. Pia Moust har lavet aftale med Esbjerg Kommune, at hjemmeplejen kan tage affald med ned for de beboere, der har hjemmeplejen. Alternativt kan man evt. blive visiteret til en nøgle/brik til skakten, eller viceværten kan afhente affaldet hos beboeren, hvis der er tale om enkelte beboere i en afdeling. Hjemmeplejen ønsker p-plads tæt ved affaldsbeholderne. PS udarbejder en beskrivelse af løsningsforslaget. Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Afkast ser fint ud p.t. gns. 1,86% p.a. Der holdes øje med Jydske Banks afkast, da de har lave kapitalforvaltningsomkostninger. Modtaget tilbud om finansrapportering og administration af værdipapirer. Ønsker ikke p.t. at indgå aftale. side 3

4 Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Efteruddannelse af inspektører under planlægning. Opstart maj Der er øget fokus på drift, og det skal sikres, at inspektørerne kan klare fremtidens krav. Den professionelle boliginspektør er udarbejdet i samarbejde med andre boligforeninger. 14,5% (525) beboere svarede på undersøgelse om effektiv drift. Generelt er beboerne godt tilfredse. Men hvordan gør vi det endnu bedre ved at udnytte de ressourcer, vi har? Resultatet viser bl.a. vigtigheden af, at det er et team af faste folk, der udfører opgaver i nærmiljøet. Materialet offentliggøres på hjemmesiden. SE vil gerne tilbyde vore beboere en rabataftale ifm. TV og internet. Det ønskes, at man kan benytte Trappenyt og hjemmesiden til at informere om tilbudet. Bestyrelsen går ind for forslaget, så længe der åbnes for, at andre udbydere får samme mulighed, hvis de skulle tilbyde vore lejere en særlig gunstig aftale. Ad 9 Indkomne punkter Orientering fra Kredsvalg i Billund den 6. april. Claus-Peter Aanumblev genvalgt til bestyrelsen. Fortærring til mødet var ikke tilfredsstillende. CPA tager det op med BL. Fremover planlægges spisning undervejs til mødet. PS sender orientering til de, der deltog. Følgende punkter tages med på næste bestyrelsesmøde: - Konstituering af bestyrelsen (udvalg). - Evaluering af repræsentantskabsmøde og afdelingsmøder. - Fordeling af afdelinger mellem bestyrelsesmedlemmer. Det skal måske diskuteres, hvorvidt det er muligt at lave regler for max. antal beboere af anden etnisk herkomst i et boligområde for at undgå fortætning bl.a. på skoler. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Spørgsmål, hvorvidt der skal vælges yderligere 1 medlem fra organisationsbestyrelsen. Tages op på næste bestyrelsesmøde. Nyt fra Fritidsudvalget. IT: Ønske om etablering af koordineret eftersyn af sommerhus. CPA, EL og Helene Mathiasen har været på eftersyn i sidste uge og kigget på behovet for vedligeholdelse. Bl.a. senge og persienner udskiftes, og der laves diverse vedligeholdelsesarbejde herunder maling. PS lægger i årskalenderen, at der skal afholdes et årligt eftersyn i februar/marts. Hvem der skal deltage i eftersyn, vedtages på det tidspunkt. Nyt fra Kunstudvalget. Intet nyt. Nyt fra Målsætningsudvalget. Intet nyt. Nyt fra Byggeudvalget. EL har inviteret til orienteringsmøde ang. helhedsplanen 19. april. side 4

5 Nyt fra Kultur-udvalg. Arbejder på jubilæumsskrift til 75 års jubilæum. Møde torsdag d. 14. april. Ad 11 Afdelinger Møde med nye best. medlemmer afholdes i april/maj. Indkaldelse sendes ud snarest. Bestyrelsesmedlemmer må gerne deltage. Status på formandskab i afd. 46 Seniorbo. CPA har tilbudt hjælp til at få gang i beboerdemokratiet i afdelingen. Ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 21, da formanden trådte ud. Der blev stillet mistillid til bestyrelsen på mødet, og der indkaldes derfor til nyt afdelingsmøde i slutningen af april for valg af ny afdelingsbestyrelse. Ad 12 Personale Status på nyansættelser. Carsten Nybo er startet 1. april som varmemesterassistent på Stengårdsvej. Pia Moust (genhusningskonsulent) er startet d. 1. april. Flemming Christensen (afløser for EL) starter 18. april. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Møde næste torsdag, hvor ny handleplan skal diskuteres. Det ønskes, at materiale fra 3i1 sendes i PDF-format, da det ikke altid kan åbnes. Ad 14 FF og FU samarbejde Orientering fra Borgmestermødet 31. marts Referat udsendes, når det modtages. Det kan oplyses, at der evt. sættes flere penge af til kvoter end først planlagt. Ad 15 Evt. Avis i papir tilbydes org. bestyrelsen. Ønsker nogle udelukkende avisen i elektronisk form? Hvis man ønsker kun at modtage avisen digitalt, så henvender man sig til PS. Ad 16 Planlagte mødedatoer i Org. bestyrelse: Tirsdag den 3. maj. Torsdag den 2. juni. (Torsdag den 7. juli) FU (CPA, HR og PS): Tirsdag den 14. juni. Tirsdag den 20. september. Tirsdag den 6. december. side 5

6 3 i 1 (CPA, HR og PS): Best. møde torsdag d. 21. april kl , Præstebakken. Målsætningsudvalg (CPA, HR, BWS,PS) Ingen emner side 6