Annoncering. På levering af briller og læsebriller til Slagelse kommune

Transkript

1 Annoncering På levering af briller og læsebriller til Slagelse kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af annonceringen Udbyders fremtidig rammeaftale Opgavens omfang Tildeling af konkret ordre Tildelingskriterier Annonceringsbetingelser Annonceringsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til annonceringsmaterialet Aktindsigt Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative bud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Tilbudsdisposition Kravspecifikation... 9 Service Rammekontrakt Parterne Kontraktgrundlag Rammekontraktens omfang Kontraktperiode Tildeling af konkret ordre/levering Ændring af produktsammensætning Priser Prisregulering Ændring af produktsammensætning Fakturering Betaling Bonus, gebyrer mv Offentlige påbud og regler Miljø Etik og socialt ansvar Kontakt mellem parterne Garanti og reklamation Underleverandører Erstatning og forsikring Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Lovvalg og afgørelse af tvister Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Side 2 af 23

3 26 Kontraktændringer Betingelser Statistik Underskrift Bilag Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Bilag 3 Konsortieerklæring Bilag 4 Aktindsigt Bilag 5 Tidsplan Side 3 af 23

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af annonceringen Annonceringen vedrører levering af briller og læsebriller til Slagelse kommune, herefter kaldet udbyder. Ved briller og læsebriller forstås en standard brille bestående af stel og henholdsvis enkelt glas og bifokale (flerstyrke) glas. Der skal være tale om permanente briller, det vil sige briller man bærer hele tiden, og som afhjælper nær- eller langsynethed, herunder bygningsfejl. Der vil være tale om standardbrille stel med enkelt glas eller bifokale glas og ikke til briller med glidende overgang (progressive glas) eller kontaktlinser Der ønskes tilbud på levering af briller og læsebriller samt tilhørende ydelser til borgere i Slagelse kommune, som kan få ydelser i henhold til Lov om social pension jf. lovbekendtgørelse nr af 23. september 2013 og Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension, jf. lovbekendtgørelse nr.391 af 19. april Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der vil være større eller mindre volumen i kontraktperioden, idet det skal bemærkes, at jf. Lov om social pension 14 A, stk. 4 og Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension 18, stk. 4 kan borgeren frit vælge en anden leverandør end den af Slagelse kommune valgte. Den valgte leverandør leverer direkte til borgeren efter forudgående bevilling fra Slagelse kommune Borgerservice, Rådgivning & Udbetaling. Den valgte leverandør skal selv sørge for at opkræve egenbetaling fra borgeren. Den bevilgede del af betalingen (max 85 % af beløbet) refunderes efter fremsendelse af elektronisk regning til kommunen. Der henvises i øvrigt til Vejledning nr. 53 af om folkepension efter lov om social pension kapitel 15, Helbredstillæg, og Vejledning nr. 54 af om førtidspension efter lov om højeste, mellemste og forhøjet almindelig og almindelig pension, kapitel 16, Helbredstillæg, hvori de nærmere bestemmelser er beskrevet. 1.2 Udbyders fremtidig rammeaftale Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed i form af nedenstående aftaletype. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter. 1.3 Opgavens omfang Kontraktbeløbet, der omfatter tilskuddet til borgeren, anslås til en værdi af ca danske kr. incl. moms (2013 tal 302 personer) årligt i kontraktperioden. Udover de ca danske kr. vil der skulle tillægges borgernes egenbetaling. Dog kan der være større eller mindre udsving i volumen, som ovenfor anført. Kontraktperiode samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af annonceringsmaterialets kapitel 5 Rammekontrakt. Side 4 af 23

5 Kravspecifikation for de af annonceringen omfattede produkter fremgår af annonceringsmaterialets kapitel Tildeling af konkret ordre Kontrakten vil blive tildelt ud fra kriteriet: Det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Bedømmelsen af tilbuddene vil ske ud fra de tildelingskriterier der oplyst i punkt 1.5 Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. For at komme i betragtning skal tilbud ske ved udfyldning af alle varelinier i tilbudslisten (bilag 1). Tilbud skal afgives i form af nettopriser excl. moms og incl. alle afgifter Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen. Pris 60 % Service 40 % Ad 1. Prisen vil blive vurderet ud fra de af tilbudsgiver givne priser i tilbudsskemaet i bilag 1. (Tilbudslistens 1 13 vil blive lagt sammen, som grundlag for vægtning af pris) Ad 2. Service vil blive vurderet ud fra de af tilbudsgiver givne beskrivelser, som tilbudsgiver skal medsende tilbuddet. Hvilke beskrivelser, som tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet, fremgår af kravspecifikationen i afsnit Annonceringsbetingelser 2.1 Annonceringsform Offentlig annoncering. 2.2 Formkrav Tilbuddet skal opfylde kravene i annonceringsmaterialet. Tilbudsmaterialet skal fremsendes i 2 eksemplar. Vedlagte tilbudsliste (bilag 1) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i annonceringsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen i kapitel 3 følges. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om et generelt spørgsmål til samtlige leverandører. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i annoncerings- og kontraktperioden skal være på dansk. Side 5 af 23

6 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til annonceringsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen skal være skriftlige og rettes til Bent Rønsgaard, pr. med emnet: "Spørgsmål - annoncering - Levering af briller og læsebriller senest den , kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form være at finde på Slagelse kommunes hjemmeside på adressen Aktindsigt Slagelse Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. Slagelse Kommune er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Slagelse Kommunes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. Se bilag 4 Aktindsigt. 2.7 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud annoncering Levering af briller og læsebriller og Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den kl på følgende adresse: Slagelse kommune, Indkøbskontoret, Rådhuspladsen 11, 3, 4200 Slagelse Kontaktperson: Indkøbskoordinator Bent Rønsgaard Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.8 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.9 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den Aftalegrundlag Aftale om levering af de af annonceringen omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten. Side 6 af 23

7 2.11 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under annonceringsmaterialets afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet, samtidig skal Bilag 4 skal udfyldes Udbyders forbehold Der er ikke anført styk volumen, da dette ikke har været muligt. Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der vil være større eller mindre volumen i kontraktperioden, idet det skal bemærkes, at jf. Lov om social pension 14 A, stk. 4 og Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension 18, stk. 4 kan borgeren frit vælge en anden leverandør end den af Slagelse kommune valgte Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til materialet, jf. annonceringsmaterialets afsnit 2.5., således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, kravspecifikationen, og kontrakten vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til annonceringsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2. Teknisk kapacitet: Side 7 af 23

8 Referenceliste over de sammenlignelige aftaler, der er indgået i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af aftalerne og angivelse af kontaktpersoner. Dokumentation for godkendt optikeruddannelse og autorisation for personale. Inden indgåelse af kontrakt med den vindende tilbudsgiver skal serviceattest fremsendes til Slagelse kommune. 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i annonceringsmaterialets afsnit 2.15 opstillede udvælgelseskriterier og de i annonceringsmaterialets afsnit 1.5 tildelingskriterium. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil den Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i annonceringsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til rammekontrakten. Der henvises i øvrigt til annonceringsmaterialets afsnit 2.14.Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 4 Udvælgelseskriterier se Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de sammenlignelige aftaler, der er indgået i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af aftalerne og angivelse af kontaktpersoner. Dokumentation for godkendt optikeruddannelse og autorisation for personale Side 8 af 23

9 4. Kravspecifikation Der ønskes tilbud på følgende hovedområder: Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder fra +/ til 4.00 Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder større end +/ Bifokale glas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Bifokale glas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Bifokale glas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Bifokale glas inkl. Cylinder større end +/ Tillæg til udgiften af cylinder, hvis styrken i Cylinderen overstiger +/- 3 Standard stel Standard stel, nikkelfri (ved lægelig dokumentation) Synsprøve foretaget i brugers eget hjem incl. kørsel Tilslibning (Indslibning) af egne glas i nyt stel elle nye glas i eget stel (pr. glas) Service Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge en beskrivelse af tilbudsgivers kapacitet, da kommunen vil sikre sig, at tilbudsgiver har en tilstrækkelig kapacitet, således pensionisten har en reel mulighed for at modtage den pågældende ydelse til den aftalte pris uden ekstraordinær ventetid eller andre omkostninger. Endvidere skal vedlægges om tilgængelighed: Pensionisten skal som udgangspunkt henvende sig på forretningsadressen. Der vil derfor blive lagt vægt på, at forretningsadressen er tilgængelig for gangbesværede og kørestolsbrugere Ligeledes skal tilbudsgiver vedlægge en beskrivelse af sin geografiske placering, og dermed nærhed til borgerne i Slagelse kommune, idet kommunen skal tage hensyn til at aftalen indgås med en leverandør, med et forretningssted, der er placeret i geografisk nærhed af de pensionister, der får beregnet helbredstillæg på grundlag af aftalen jfr. pkt. 117 i Vejledning nr. 53 af om folkepension efter lov om social pension kapitel 15, Helbredstillæg og pkt. 157 i Vejledning nr. 54 af om førtidspension efter lov om højeste, mellemste og forhøjet almindelig og almindelig pension kapitel 16, Helbredstillæg. Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af den almindelige arbejdsgang, når en borger (som har fået bevilling fra kommunen) kommer og skal have briller. Det skal tydeligt fremgå af tilbuddet, hvilken service tilbudsgiver tilbyder borgerne. Bl.a. om synsprøver er inkluderet i prisen ved køb af glas eller hele brillen, ligesom det skal oplyses, om tilretning/ justering er inkluderet i prisen ved køb af glas eller om der tages særskilt gebyr herfor. Herunder skal tilbudsgiver beskrive, hvorledes tilbudsgivers almindelige leveringstid, dvs. fra borgeren henvender sig, og til evt. synsprøve eller lignende foretages. Beskrivelserne skal vedlægges tilbuddet, da disse beskrivelser ligger til grund for evalueringen af delkriteriet Service, som vægter 40 % i evalueringen af tilbuddet. Side 9 af 23

10 5. Rammekontrakt Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede annonceringsmateriale. Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. Rammekontrakt vedr. levering af briller og læsebriller til Slagelse kommune 1 Parterne Nærværende rammekontrakt er indgået mellem Slagelse kommune Borgerservice, Rådgivning og udbetaling Gørtlergade Slagelse (i det følgende kaldet udbyder) og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet kontrakthaver). 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt annoncering. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammekontrakt mellem kontrakthaver og udbyder B. Annonceringsmateriale med bilag fra udbyder af [mm.åååå] C. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser 3 Rammekontraktens omfang Der er tale om en indkøbsaftale på levering af briller, læsebriller og tilhørende ydelser. Aftalen indgås med baggrund i reglerne vedrørende helbredstillæg. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som kommunens borgere løbende afgiver efter godkendt bevilling fra Slagelse kommune. Kontrakthaver er opmærksom på, at der vil være større eller mindre volumen i kontraktperioden, idet det skal bemærkes, at jf. Lov om social pension 14 A, stk. 4 og Lov om højeste, mellemste, Side 10 af 23

11 forhøjet almindelig og almindelig førtidspension 18, stk. 4 kan borgeren frit vælge en anden leverandør end den af Slagelse kommune valgte. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som udbyder løbende afgiver. Hvis pensionisten ønsker en anden løsning end den der er lavet prisaftale på. Til pensionister, der i stedet for briller med indbygget læsebrille, ønsker 2 par briller, beregnes tillægget i forhold til prisen på en standardbrille med indbygget læsebrille(bifokale glas). Procedure og behandlingstid efter indgåelse af aftale. Pensionisten henvender sig hos optiker og vælger sin brille - optikeren oplyser, at der evt. ydes tilskud til brillen fra kommunen. Der skal foreligge en bevilling inden brillerne bestilles. Optikeren har som hovedregel ansøgningsskemaer liggende, som borgeren udfylder. Optiker skal yde hjælp til udfyldelse af ansøgningsskema, hvis dette ønskes af borgeren. Herefter afleverer pensionisten/optiker ansøgning om udvidet helbredstillæg samt overslag på briller til kommunen. Pensionisten får herefter fremsendt en skriftlig beslutning om bevilling eller afslag fra kommunen. Pensionisten skal medbringe bevillingsskrivelse til optiker som dokumentation for, at der kan ydes tilskud til brillen. Pensionisten kan også vælge, at betale den fulde udgift hos optiker, og så efterfølgende få sin tilskudsdel indsat på egen Nemkonto i pengeinstitut. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og løber indtil den , og med mulighed for 2 x 12 måneders option. Kontrakten kan opsiges med 6 måneders skriftligt varsel, jf. dog 21 vedr. misligholdelse. De første 6 måneder betragtes som en prøveperiode. Såfremt kontrakten forløber tilfredsstillende vil kontrakten fortsætte til udløb, i modsat fald vi kontrakten blive opsagt med 1 måneds skriftligt varsel inden udløb af prøveperioden. Ved lovændringer i Lov om social pension 14 A, stk. 4 eller Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig eller almindelig førtidspension 18, stk. 4, forholder udbyder sig ret til at kunne opsige kontrakten med 3 måneders varsel. Såfremt der ønskes at gøre brug af optionsmuligheden med forlængelse af kontrakten i 12 måneder, vil tilbudsgiver blive gjort opmærksom herpå senest 6 måneder før udløb af kontrakten. 5 Tildeling af konkret ordre/levering Endelig ordre sker altid på baggrund af udstedt bevilling fra kommunen, således at det kun er kommunen, der i samråd med pensionisten, afgør omfanget af bevillingen på briller. Dette indebærer, at leverandøren ikke på eget initiativ kan iværksætter bestilling / udfærdigelse af briller under henvisning til disse tilskudsregler, uden der foreligger en bevilling fra kommunen. Leveringstid når borgeren har afleveret bevilling til optikker: Maksimalt den tid, som svarer til øvrige kunder, der køber over disk. Side 11 af 23

12 6 Ændring af produktsammensætning I kontraktperioden er kontrakthaver forpligtet til at orientere kommunen om eventuelle ændringer af produkter, produktsammensætninger eller ydelser. 7 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser på nettosortimentet. Priserne kan reguleres i henhold til 8, Prisregulering. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes til laveste priser. Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til udbyder ud fra de samme principper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. 8 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra januar 2014 til december Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles udbyder senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal fremsendes til Slagelse kommune pr. til Indkøbskontoret indkob@slagelse.dk Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Indkøbskontoret indkob@slagelse.dk - inden ændringens ikrafttræden. 9 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere udbyder herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. 10 Fakturering Fakturering skal ske i henhold til lbkg. nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v., og de til enhver tid gældende bekendtgørelser udstedt i medfør heraf, herunder bkg. nr. 206 af 11. marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder samt bkg. nr. 354 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Leverandøren har ansvaret for at sikre, at fakturaer overholder standarden i OIOUBL. Side 12 af 23

13 Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til udbyder på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos udbyder, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Varenummer, varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Cpr-nummer på modtager Kontrakthavers CVR-nummer. Udbyder er berettiget til at afvise betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk - eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved fejl i fakturaen skal der fremsendes en kreditnota på hele den fejlbehæftede faktura samtidig med, at der fremsendes en ny faktura. Hvis der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for elektronisk fakturering, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse af disse, er leverandøren forpligtiget til at accepterer ændrede krav som følge af sådanne ændringer. 11 Betaling Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage. En gang månedligt fremsendes samlet E-faktura til Slagelse kommune, Borgerservice, Rådgivning og Udbetaling. Fakturaen skal være påført cpr-nummer på den pågældende borger. Kunden er dog ikke forpligtet til at betale før korrekt faktura er modtaget jf Bonus, gebyrer mv. Kundens køb i henhold til rammeaftalen må ikke danne grundlag for bonus, gebyrer, rabatdele eller anden form for godtgørelse til andre end Kunden. En overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som misligholdelse, jfr. denne rammeaftalens Offentlige påbud og regler. Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige regler, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 23 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud og regler vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 14 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Side 13 af 23

14 På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at udbyder kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er udbyder uvedkommende. 15 Etik og socialt ansvar Udbyder forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 16 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og udbyder. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 17 Garanti og reklamation Det er en betingelse at borgeren uanset afregningsformen stilles som omfattet af Købelovens regler om forbrugerkøb. I henhold til købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år. Konstaterer udbyder mangler ved varen, kan denne kræve, at kontrakthaver afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden for rimelig tid medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for kontrakthaver. Undlader kontrakthaver på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er udbyder berettiget til at lade manglen afhjælpe for kontrakthavers regning. Hvor intet andet er anført gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 18 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 19 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter. Side 14 af 23

15 Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 10 mio. danske kr. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kontrakthaver skal senest 30 kalenderdage efter indgåelsen af nærværende kontrakt, forelægge dokumentation for tegnet produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående. Udbyder er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 20 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan udbyder kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 21 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele udbyder dette samt underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer mv. jf. 12 Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. 15 Overtrædelse af offentlige påbud jf. 13 Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. 24 Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer jf. 25. At 12 om bonus og gebyrer ikke overholdes. Såfremt et konkursbo har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. Side 15 af 23

16 22 Misligholdelsesbeføjelser Udbyder kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger udbyder til at ophæve kontrakten uden varsel. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Det bemærkes, at ovenstående misligholdelsesbeføjelser kan gøres individuelt gældende af en eller flere af de af kontrakten omfattede kommuner, såfremt misligholdelsen er isoleret til denne/disse. En evt. individuel kontraktophævelse/-opsigelse er uden betydning for de øvrige kommuners kontraktforhold. 23 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for voldgift til pådømmelse efter dansk lov efter Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Værnetinget er Det danske Voldgiftsinstitut i København. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet klage eller modtaget underretning om begæring af voldgift, har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af instituttet i overensstemmelse med førnævnte regler. 24 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages. Rammekontrakten vil blive gjort tilgængelig for udbyders medarbejdere i Borgerservice, Rådgivning og Udbetaling. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 25 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med udbyder. Side 16 af 23

17 Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 26 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem udbyder og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke annonceringsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til 7 og 8 betragtes ikke som en kontraktændring. 27 Betingelser Nærværende kontrakt er betinget af, at udbyder kan godkende forsikringsbetingelserne for den af kontrakthaver tegnede professionelle produktansvarsforsikring. 28 Statistik Leverandøren skal på kundens anmodning kunne levere statistikker vedr. forbrug som minimum indeholdende følgende oplysninger: varenavn, varenummer, enhedspris pr. stk., samlet antal enheder pr. varenummer, rekvirerende EAN-nummer, total pris pr. varenummer. Statistikken skal leveres i Excel-kompatibelt format. Udbyder er berettiget til at anvende statistik om leveringer og forbrug efter denne aftale i forbindelse med fremtidige udbud, herunder også udbud der gennemføres i samarbejde med andre offentlige myndigheder. 29 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Udbyder Kontrakthaver Side 17 af 23

18 Bilag 1 Tilbudsliste 2014 Tilbudsliste på briller og læsebriller til Slagelse kommune Der ønskes tilbud på følgende: Tilbuddet skal afgives i danske kr. eksl. moms, og inkl. alle øvrige afgifter. ALLE felter fra 1-13 SKAL udfyldes jfr. ovennævnte. Nr. Produkter Pris eksl. moms 1 Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder fra +/ til Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Enkeltstyrkeglas inkl. Cylinder større end +/ Bifokale glas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Bifokale glas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Bifokale glas inkl. Cylinder fra +/ til +/ Bifokale glas inkl. Cylinder større end +/ Tillæg til udgiften af cylinder, hvis styrken i Cylinderen overstiger +/ Standard stel 11 Standard stel, nikkelfri (ved lægelig dokumentation) 12 Synsprøve foretaget i brugers eget hjem incl. kørsel 13 Tilslibning (Indslibning) af egne glas i nyt stel elle nye glas i eget stel (pr. glas) 14 Øvrige bemærkninger vedr. priser: Side 18 af 23

19 Sæt kryds Bilag 2 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige I henhold til LBK nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige annonceringsforretninger og om ændring af visse andre love,. erklærer undertegnede tilbudsgiver 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 6. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under kr. 7. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Sæt kryds hvis der er indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden. Kr. d. Sæt kryds hvis denne afviklingsordning overholdes. 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Sæt kryds hvis der er indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? Kr. d. Sæt kryds hvis denne afviklingsordning overholdes. Dato og underskrift Ordregiver må ikke antage et tilbud fra en tilbudsgiver, som har ubetalt, forfalden gæld, der overstiger kr., til det offentlige medmindre: tilbudsgiveren stiller sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr. tilbudsgiver i rimelig tid inden tilbudstidspunktet har indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afviklingsordning og denne ordning er overholdt. Uanset gældens størrelse kan ordregiver udelukke en tilbudsgiver fra at deltage i en annonceringsforretning under henvisning til, at denne har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Side 19 af 23

20 Bilag 3 Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt (Konsortiets navn) og består af (virksomhed 1) (virksomhed 2) (virksomhed 3) (virksomhed 4) Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed (Navn) i alle forhold mellem konsortiet og Ordregiver, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med Ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved endvidere, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor Ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud. Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Virksomhed 1 Virksomhedens navn: CVR-nr.: Navn og titel på underskriver: Underskrift og dato: Virksomhedens Virksomhed 2 Virksomhed 3 Side 20 af 23