Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag d. 23. august 2012 kl i Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum

Transkript

1 Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag d. 23. august 2012 kl i Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum REFERAT TIL INTERN BRUG I BESTYRELSEN Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Farumsødal Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra Domea Kataloger Husorden, vedligeholdelse og råderet Fakturering af tillægsydelser Administrationsaftalen Digitale syn LBF-midler Byggesag Rådhusgrunden i Allerød Procedure for indberetning af repræsentantskabsmedlemmer Akacieparkens budget ekstra punkt Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Henning Østerbye, formand Karin Beyer, næstformand Henning Thomsen Jørgen Gottliebsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kirsten Nielsen Jørgen Gullander Karin Thomsen Heidi Storck - Afbud Gitte Melchiorsen - Afbud Tom L. Frandsen, Domea Referent Side 1 af 10

2 Domea Boligcenter København 3. september Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 2. december 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 4. juni 2012 og den 16. juli Referaterne blev godkendt. 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Henning Østerbye oplyste, at der holdes styringsdialogmøde med Kommunen den 4. oktober Opfordrede afdelingerne til at melde emner ind, som ønskes drøftet med Kommunen. Karin Beyer havde 2 punkter: - Klager over ejer/entreprenørs arbejder på naboejendommen, som har påført Sejlgården udgifter. (Hvis ikke naboejendommen vil betale, vil Sejlgården anmode om støtte fra boligorganisationen) - Overdækning til el scooter og løsning af problem med vasketøjsstativ. Jørgen Gottliebsen ønskede en endelig afklaring af i hvilke tilfælde, der skal foreligge byggetilladelser, når ejere i Vejgårdspark vil ombygge fx badeværelse. Tom oplyste, at dette var blevet drøftet med Kommunen. Han ville samle op på sagen. Tom samler i øvrigt op på de emner der står beskrevet i styringsrapporten. Henning nævnte, at der skal forhandles forretningsføreraftale snarest. Pia foreslog, at formand/ næstformand, Pia og Tom drøfter sagen og kommer med et oplæg til organisationsbestyrelsen. Domea udsender materiale i september måned. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og tilsluttede sig forslaget omkring forhandling af forretningsføreraftalen. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Karin Thomsen orienterede om den snarlige Landskonference og at der videre skulle holdes møde med Regionsformændene for at drøfte, hvilke emner Regionsmøderne skal have på dagsordenen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 2 af 10

3 3.3 Orientering fra Domea Orientering gives på mødet. Pia fortalte, at der var kommet et brev vedr. ventelisten i Hesselbækpark, som hun er i færd med at besvare. Kopi af svar til Henning Østerbye. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Kataloger Husorden, vedligeholdelse og råderet I 2010 gennemgik Domea en række selskabers advokatomkostninger herunder økonomien for tabte sager i henholdsvis beboerklagenævn og boligret. Sagerne omhandlede typisk husordens- og fraflytningssager. Ovennævnte sager starter ofte som almindelig klagesager og heldigvis når en del af dem at blive ordnet i mindelighed, inden de når så langt, at de skal videre i et retssystem. Uagtet hvordan de ender, starter de altid med en del frustrationer i de enkelte afdelinger. Samtidig er Domea bekendt med, at der ofte er store konflikter i forbindelse med fraflytningssagerne. På de løbende møder med ejendomsmestrene er der ofte ansatte som giver udtryk for, at det er vanskeligt at få fraflytter og for den sags skyld også indflytter til at forstå, hvad der accepteres i en genbrugsbolig og hvad der ikke accepteres. Administrationen gennemførte derfor en stikprøvevis gennemgang af afdelingernes husordens- og vedligeholdelsesstandarder og blev i den forbindelse opmærksom på, at der for en del afdelingers vedkommende ikke var en tidssvarende husorden og der for de fleste afdelinger slet ikke fandtes en vedligeholdelsesstandard. De husordener, som forefindes, er for en dels vedkommende ikke tilrettet ny lovgivning bl.a. på dyrehold- og parabolområdet. Dette kan have som konsekvens, at der tabes sager i retssystemet. Når der ikke findes standarder for vedligeholdelsen af boligerne, har det som konsekvens, at ejendomsmesteren som oftest selv fastlægger niveauet, hvilket er uhensigtsmæssigt for såvel afdelingen som for ejendomsmesteren. En vedligeholdelsesstandard fastlægges af afdelingsmødet. Det betyder, at det er beboerne, som dels fastlægger, hvilket niveau boligerne skal have ved indflytning, men det betyder også, at det er beboerne, som fastlægger og tager ansvar for budgettet. Når der fastlægges en standard, er det langt nemmere at få viden om, hvad det koster at istandsætte en bolig i den enkelte afdeling og dermed budgetlægge fraflytningssagerne. Tilsvarende vedligeholdelsesstandarden fastlægger og godkender afdelingsmødet også råderetten. For en del afdelinger er den kollektive råderet godkendt, men godkendelsen står kun i et referat fra et afdelingsmøde og ligger ikke som en overordnet formel ramme, som er tilgængelig i de enkelte afdelinger. Med udgangspunkt i ovenstående udfordringer har Domea udarbejdet skabeloner til henholdsvis husordenskatalog, vedligeholdelseskatalog og råderetskatalog. Katalogerne er gennemgået og tilrettet af såvel en kommunikationskonsulent og en advokat. Side 3 af 10

4 Katalogerne er en blanding af afdelingernes individuelle behov og en standardisering. Herudover er der en del billeder (taget af en professionel fotograf) fra den enkelte afdeling, således at det er genkendeligt og nærværende. Det er intensionen at katalogerne skal være et hjælpemiddel og opslagsværk til ens bolig/afdeling. Katalogerne koster kr pr. stk. Ved køb af alle 3 kataloger gives en rabat på kr , således at en katalogpakke koster kr Umiddelbart er det Domeas vurdering, at der er behov for, at få udarbejdet kataloger for de 3 store afdelinger, Hesselbækpark, Vejgårdspark og Lillevangspark. De 3 kataloger fremlægges på organisationsbestyrelsesmødet. Bestyrelsen bad om et samlet tilbud for udarbejdelse af de 3 kataloger til samtlige afdelinger. 3.5 Fakturering af tillægsydelser Administrationsaftalen Den 24. november 2009 indgik Farumsødal og Domea ny administrationsaftale med virkning fra 1. oktober 2010, hvor 2 moduler blev fravalgt. I den forbindelse blev det aftalt at fakturere i de tilfælde, hvor opgaver, der skal løses, ligger uden for administrationsaftalen. De fravalgte moduler indeholder: a) Modul 2 Rådgivning og mødevirksomhed, udvidet b) Modul 5 Drift og vedligeholdelse, udvidet. På sidste bestyrelsesmøde blev fakturering af tillægsydelser kort drøftet i forbindelse med beslutningen om at indføre det såkaldte opgaveskema. Den nye ordning med at fakturere for tillægsydelser har ikke fungeret optimalt og kræver som alt nyt tilvænning. For at tydeliggøre fremgangsmåden er punktet derfor sat på dagsordenen. Derudover skal der også under punktet tages stilling til, om selve administrationsaftalen, som baserer sig på et solidarisk princip (bortset fra afdelingerne 20-06, 20-08, og 20-14) virker efter hensigten. Fakturering: Af aftalen fremgår det, at der skal afregnes kvartalsvis og at organisationen betaler for tillægsydelser, herunder ydelser der indgår i modul 2 og 5. Ved behov for tillægsydelser orienteres den pågældende afdeling forinden. Med hensyn til orientering af afdelingerne forinden, så vil der fremover blive sat et rødt kryds i opgaveskemaet, som ønsket. Bagudrettet er der ikke blevet faktureret siden 3. marts Hovedparten af tillægsydelse er ydelser, som den nye driftschef Tom Frandsen har leveret. Frem til dato drejer det sig i alt om tillægsydelser for rundt regnet om kr. Med fravalget af modul 2 og 5 Farumsødal har administrationsomkostningerne været knap kr. lavere. Tom Frandsen har leveret merarbejde i nogle tilfælde, men har ikke faktureret. Det er sket i de tilfælde, hvor den oprindelige ydelse ikke er leveret optimalt. Det er hovedsagligt foregået i Sejlgården. Side 4 af 10

5 Administrationsaftalen: Som aftalen er skruet sammen nu er der tale om, at afdelingerne er solidariske i tilfælde af tillægsydelser. Fordelen ved det er, at afdelingerne som nævnt er solidariske overfor hinanden og deler omkostningerne. Ulempen er, at der er risiko for at enkelte afdelinger små som store kan påføre resten af afdelingerne høje omkostninger, idet der ingen adfærdsregulering er overfor afdelinger, der bruger mange tillægsydelser. Som det er nu, er der heller ikke i teksten lagt en bremse ind. Vedr. solidaritetsprincippet i forretningsføreraftalen: Bestyrelsen repeterede, at de merydelser, som det var tanken at Farumsødal skulle betale for i forbindelse med fravalget af modul 2 og 5, var opgaver som behandling af beboerklager, breve til myndigheder mv. Der blev spurgt til om organisationsbestyrelsen kunne ændre procedure midt i perioden. Det var enighed om, at det var en mulighed. Bestyrelsen - godkendte den hidtidige procedure ved fakturering, hvor den pågældende afdeling orienteres forinden, og hvor der kvartalsvis fremsendes opkrævning på baggrund af medgået tid. Der påføres et rød kryds i opgaveskemaet, når en opgave er en merydelse. Et rødt kryds betyder, at opgaven maksimalt vil kræve 10 timer. Hvis timeforbruget går ud over 10 timer, kræver det en aftale forinden med bestiller af opgaven. - godkendte de tidligere forbrugte tillægsydelser. - besluttede, at Farumsødal ændrer det solidariske princip, således at det lever op til det, som var den oprindelige tanke, nemlig hovedsageligt at betale for arbejde med beboerklager, og myndighedsbehandling mv. Tom udarbejder udkast til et brev, der skal sendes til afdelingsbestyrelserne, så de ved, hvordan forholdene er fremover. 3.6 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Side 5 af 10

6 Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Side 6 af 10

7 Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 Afdelingsbetaling Bestyrelsen besluttede at udskyde punktet og at tage det på dagsordenen igen, når Boligselskabet Rugvænget, som tager systemet i brug 1. september 2012, har fået praktiske erfaringer. Formanden for dette boligselskab og ejendomsmesteren vil så deltage i mødet med Farumsødal for at redegøre for deres erfaringer og svare på spørgsmål. 3.7 LBF-midler Organisationsbestyrelsen har tidligere udtrykt ønske om, at få oplyst, hvordan midler fra Landsbyggefonden samt finansiering af arbejderne tildeles. Indledningsvis skal det oplyses, at det er et noget indviklet område at beskrive kort og det vil formentlig være nødvendigt at komme med uddybende bemærkninger og spørgsmål på bestyrelsesmødet. Der forefindes 4 forskellige støtteordninger: 1. Renoveringsstøtte = Billige lån 2. Driftsøkonomisk støtte = Kapitaltilførsel 3. Boligsociale aktiviteter = Tilskud 4. Huslejestøtte = Ekstra puljer Forudsætningen for at opnå støtte er, at udgangspunktet for finansieringen er via lejeforhøjelser, anvendelse af trækningsretten, anvendelse af dispositionsfonden, anvendelse af arbejdskapitalen og henlagte midler. Såfremt dette ikke rækker, så ydes der støtte fra Landsbyggefonden som ydelsesstøtte til realkreditlån. Landsbyggefonden er ligesom skadestuen de sygeste børn behandles først. Der er derfor ingen måltal for fordelingen af midlerne trangsprincippet er det afgørende. Ad 1. Renoveringsstøtteordningen er en støtte til en bred vifte af foranstaltninger: Opretning (byggeskader) Tilgængelighed Ombygning Sammenlægning Miljøforbedringer Side 7 af 10

8 Finansiering for ovennævnte sker med et 30 årigt kreditforeningslån som følgende: Tilgængelighed 1,80 % Ombygning/sammenlægning 1,80 % Miljøarbejder 1,80 % Byggeskade 3,40 % Fordelte arbejder 5,80 % Hvis f.eks. et lån hjemtages til 6 % betyder det, at Landsbyggefonden yder støtte fra 1,80 % op til de 6 % altså 4,20 %. MEN Og dette er kun et eksempel Landsbyggefonden giver 10 mio i støttet lån, det vil sige efter ovenstående % satser. Samtidig giver de 4 mio i ustøttet realkredit lån. Regnestykket kan se således ud: Virkning af investeringer og kapitaltilførsel Kr./m2/år Husleje pr. 1. jan gennemsnitlig 831 Ej effektueret lejestigning budget Renoveringsarbejder m.v., ydelse støttede realkreditlån 92 Forbedring- og opretningsarbejder, ydelse, Ustøttede realkreditlån med støtte fra boligorg. 20 Besparelse, udamortiserede ydelser -13 Besparelse, afskrivning egenfinansiering forbedringsarbejder - 1 Kapitaltilførsel, løbende udbetaling -77 Løbende tilskud fra boligorganisationens dispositionsfond -51 Husleje efter virkning af investeringer og kapitaltilførsel 831 Som det ses af ovenstående eksempel, vil der uanset en blanding af støttet lån på 10 mil og ustøttet lån på 4 mio i sidste ende kunne gennemføres et arbejde, uden det koster afdelingen midler. Ad 2. Driftsøkonomisk støtte gives som en kapitaltilførsel. Tilskuddet gives oftest i forbindelse med at man kan blive fritaget for at betale til dispositionsfonden. Det vil sige at 60 % af det pligtmæssige bidrag altid og fortsat indbetales til landsbyggefonden men de 40 % som indbetales til dispositionsfonden (Selskabet) i stedet anvendes til et tilskud til afdelingen. Ad 3. Boligsociale aktiviteter, hvor temaerne er børn, unge og familie. uddannelse, beskæftigelse, erhverv netværk, inddragelse, demokrati sundhed, udsatte grupper kultur-fritid, Image-kommunikation Midlerne gives ud fra løbende ansøgninger og finansieres med 2/3 fra Landsbyggefonden. Den sidste 1/3 del finansieres typisk dels med kommunale penge og dels med penge fra organisationen / afdelingen. Ad 4. Huslejestøtte uddeles løbende og har ofte en sammenfald med renoveringssager. Det er efterhånden sjældent, at der gives tilskud til huslejestøtte. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 8 af 10

9 3.8 Byggesag Rådhusgrunden i Allerød Følgende bilag var blevet eftersendt: Notat vedr. mulig byggesag på Rådhusgrunden i Allerød Udbudsmaterialet fra marts 2007 Skema A Udlejningssituation for Lillerød Boligforening Oversigt over ledige lejligheder i Furesø Kommune Oversig over ledige lejligheder i Allerød Kommune Der var en længere debat i bestyrelsen. 4 bestyrelsesmedlemmer var for at gå ind i projektet, to udtrykte skepsis, men gav opbakning til at være bygherre. Bestyrelsen besluttede, at Farumsødal ønsker at være bygherre på projektet. 3.9 Procedure for indberetning af repræsentantskabsmedlemmer Der er hvert år lidt usikkerhed i administrationen om, hvem der er valgt til Repræsentantskabet. Derfor foreslås det, at indføre følgende procedure i forbindelse med afdelingsmøderne: Ved afslutningen af afdelingsmøde meddeler afdelingsformanden til driftschefen, hvem der er afdelingens repræsentanter i repræsentantskabet. Bestyrelsen vedtog ovennævnte procedure Akacieparkens budget ekstra punkt Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Akacieparken vedtog på sit ordinære afdelingsmøde den 12. juni 2012 budget for 2012 / 2013 med en stigning på 8,62 %. Inden dette møde blev budgetterne for alle afdelingerne behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 4. juni 2012 med følgende konklusion for vedr. Akacieparken: Akacieparkens budget bliver først behandlet på afdelingsmøde den 12. juni Der er lagt op til en stigning på 8,62 %. I oktober 2011 blev der lavet et gældsbrev ifm indkøb af en traktor. Afdrag på gældsbrevet betyder, at afdelingen i budget 2012 / 2013 skal betale kr. For at mildne huslejestigningen ansøger Akacieparken derfor Farumsødal om, enten at slippe for at afdrage det første år eller få skubbet afdragene 1 år frem. Virkningen vil være, at huslejen stiger med 7,10 % i stedet for 8,62 %. Side 9 af 10

10 Bestyrelsen - godkendte de budgetter, som er vedtaget på de respektive afdelingsmøder. - vedtog, at Akacieparken undtagelsesvist kunne få udskudt deres afdrag på gældsbrevet - bad Domea om meget markant at tydeliggøre på det kommende afdelingsmøde, at afdelingen selv var skyld i, at den økonomiske tilstand er så ringe som nu, og at afdelingen selv måtte rette op på økonomien via huslejestigninger. Der var således tilslutning til den henlæggelsesprofil, som fremgår af afdelingens DV-plan så fornuftig ud. Hvis forudsigelserne i denne plan skrider, er det afdelingens pligt at rette op på dette ved at øge henlæggelserne yderligere. Det bemærkes, at Akacieparken ikke ønskede at gøre brug af muligheden for at udskyde afdraget på gældsbrevet. Bestyrelsen i Akacieparken har efterfølgende besluttet at indkalde til ekstraordinært afdelingsmøde den 29. august 2012 med bl.a. følgende punkt på dagsorden: Budgetændringer 2012/2013 til vedtagelse. Materialet vedr. budgetforslaget vedlægges til behandling på organisationsbestyrelsesmødet. Det drejer sig om: Bestyrelsens forslag til ændring af diverse budgetposter, Budgetforslaget DV-Planen Hvis organisationsbestyrelsen og afdelingsmødet vedtager det nye budget, vil lejeforhøjelsen kunne nå at få virkning fra den 1. oktober 2012, idet en nedsættelse af lejen ikke behøver at blive varslet med 3 måneders varsel. Bestyrelsen fastholdt sin oprindelige beslutning om Akacieparkens budget, som skal behandles på Akacieparkens ekstraordinære afdelingsmøde den 29. august Organisationsbestyrelsens formand deltager i mødet. 4 Eventuelt Jørgen Gottliebsen bad om, at alt materiale som udsendes elektronisk sendes i PDF-format. Jørgen Gottliebsen ønskede belyst, hvad fonden i ejerforeningen kan bruges til, om det er muligt at nedsætte det beløb, der indbetales. Derudover, at der blev produceret et papir, der beskriver, hvordan ejerforeningen / Vejgårdspark fungerer i forhold til hinanden. Side 10 af 10