Referat af møde i Arkivalieronlines brugerråd

Transkript

1 Referat af møde i Arkivalieronlines brugerråd Rigsarkivet, København den 4. april 2016 Afbud: Jesper Skov (DIS Danmark), Svend Erik Christiansen (Sammenslutningen af lokalhistoriske arkiver), Anton Blaabjerg (Samfundet for Dansk Genealogi og Personalhistorie) Deltagere: Georg Brandt Christensen (GBC) (udpeget af Rigsarkivaren) Birgitte Hansen (BH) (Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger) Kenneth Knudsen (KK) (DIS Danmark) Anders Sode-Pedersen (ASP) (Rigsarkivet) Kristin Brøgger Jensen (KBJ) (Rigsarkivet) Allan Vestergaard (AV) (Rigsarkivet) (fmd.) 1. Velkomst v/ Allan Vestergaard Anders Sode-Pedersen og Kristin Brøgger Jensen er nye repræsentanter for Rigsarkivet. ASP arbejder med udviklingen af AO og Daisy. KBJ skal være koordinator for brugerrådene i Rigsarkivet og er også en del webredaktionen. 2. Orientering fra medlemmerne Georg Brandt Christensen er valgt som suppleant til bestyrelsen i DIS. 3. Status for udviklingen af AO, herunder Søg og Find, samt drøftelse af ønsker/ressourcer i forhold til det fortsatte arbejde v/anders Sode-Pedersen Der er foretaget rettelser på dateringer af registre og kirkebøger Der arbejdes på, at brugeren skal kunne se, hvilke billeder vedkommende har haft åbnet. Der er dog begrænsninger på, hvor mange opslag systemet kan huske. Det er nu muligt at justere lys/kontrast i billedviseren på nær i Internet Explorer og Edge. Der arbejdes på også at få det til at fungere i de to sidstnævnte browsere. Rigsarkivet fortsætter arbejdet med de brugerønsker, som er fremsat, i det omfang der er ressourcer til det, men arbejdet har ikke længere den topprioritet som det havde i efteråret Søg og Find: Betaudgaven forventes at komme i drift i begyndelsen af maj. Det er en ny fælles søgeindgang til Rigsarkivets tjenester. Den kommer i første omgang til at omfatte AO, Daisy og data indtastet i Crowdsourcing-portalen.

2 Det overvejes, men er endnu ikke besluttet, om Dansk Demografisk Database skal lægges ind under Søg og Find, og det er heller ikke besluttet, om hvad der i så fald skal ske med DDDs søgeside. Søg og Find kan søge i alle registrerede data i Daisy, også i oplysninger på pakke/bind niveau og i emneord. ASP demonstrerede databasen: Man kan søge i alle arkivalietyper Man kan filtrere søgningen til Afskrevne arkivalier, Scannede arkivalier, Papir og mikrofilm, Digitale systemer, Arkivskaber Der er som sagt tale om en Beta-version. Der arbejdes videre f.eks. med flere filtreringsløsninger 4. Orientering om samarbejde med andre projekter v/allan Vestergaard Der er en række samarbejdsområder, der fungerer rigtig godt. a. Samarbejdet med DIS-Danmark: Kildeportalen fungerer godt og leverer løbende data til DDD. b. For DDD er Danish Family Search stadigvæk den store samarbejdspartner. I DDD blev der indtastet 1 mill. poster sidste år. c. Samarbejdet med My Heritage: 1930-folketællingen blev indtastet sidste år. Rigsarkivet kan nu lægge den i sine systemer, men det er dog endnu ikke helt afklaret hvordan det skal ske. P.t. indtaster både DDD, Danish Family Search og My Heritage folketællinger på sigt bør dette koordineres, så der ikke bliver brugt ressourcer på det samme flere steder. Brugerrepræsentanterne bemærkede, at Rigsarkivet skal være bedre til at kommunikere omkring samarbejdet med My Heritage, der er et kommercielt foretagende. AV understregede, at Rigsarkivets samlinger står til rådighed for alle, og at det er godt for Rigsarkivet, at My Heritage vil bruge vores materiale. Rigsarkivet skal understøtte, at andre bruger vores data til deres tjenester, og vi skal understøtte deres udviklingsarbejde. KK bemærkede, at DIS gerne skriver en artikel til Slægt og Data om samarbejdet. d. Der er så småt kommer gang i arbejdet med brugernes scanninger på læsesalene. Eks. har der i Odense været et projekt med scanning af dødsattester. I Aabenraa er der gang i tilsvarende aktiviteter, og der skal også gerne gang i aktiviteterne i Viborg. 5. Rigsarkivets generelle IT-udviklingsplaner i 2016 v/anders Sode-Pedersen Ny udgave af Daisy kommer i løbet af året. Den kommer primært til at omfatte nyt layout. Der bliver arbejdet med forbedringer af indtastningsportalen. Søg og Find og arbejdet med AO, som er nævnt under pkt. 3.

3 Der foregår endvidere et udviklingsarbejde mhp. at muliggøre, at Rigsarkivet kan tilgængeliggøre elektroniske registre på nettet. Der er henover årsskiftet blevet gennemført en konsulentundersøgelse af Rigsarkivets IT-udvikling. En af konklusionerne er, at en række af Rigsarkivets systemer og de teknikker der anvendes i udviklingsarbejdet, er teknologisk forældede, og der skal arbejdes med at gøre dem tidssvarende. Omprioriteringsbidraget har indflydelse på udviklingsmulighederne, da det indebærer besparelser og afskedigelser. 6. Status for nye arkivalier på AO v/kristin Brøgger Jensen Folketællingen 1940: Skemaerne kommer på i uge 15 for København. Købstæderne og Gentofte følger efter og kommer på frem til og med sommer. Frem til og med sommer kommer der flere amtssøgemidler på AO: Vi begynder med amtsjournalerne for Nørrejylland og bevæger os sydpå. I marts blev indenrigsministeriets journaler lagt på fra , og vi forstætter nu med Journaler fra Transport- og energiministeriet og fra Økonomi- og erhvervsministeriet fra samme periode, nemlig 1848 og frem til De kommer på i løbet af den næste måned. I marts blev der lagt sønderjyske arkivalier fra lokaladministrationen på AO, og der kommer flere sønderjyske lokalarkiver på i løbet af i år (retsbetjente, byfogeder m.m.) I løbet af året kommer der også på AO: Dansk kancellis ældre dele og materiale fra Tyske kammerkancelli. Borgerlige ægteskabsbøger, der ikke er filmet, dvs. de nyere dele, kommer på i år for Nørrejylland og derefter Sønderjylland. De bliver som kirkebøgerne lagt på frem til De nørrejyske kommer på inden sommer. 7. Se tidligere dagsordenpunkter 8. Orientering om brugerrettigheder til data i Dansk Demografisk Database v/allan Vestergaard Der har været en diskussion om ophavsretten til indtastninger på DDD. Sagen omhandler, hvorvidt indtasterne har rettigheder til indtastningerne på CS-projekter. Kammeradvokaten har set på sagen og konklusionen er, at som udgangspunkt har indtasterne på CS-projekter ikke krav på indtastningerne, da folketællinger og andre arkivalier på DDD ikke er værker, men derimod kataloger, og derfor hører under ophavsretsloven 71, hvilket medfører, at bearbejdelser ikke er beskyttet af ophavsret. Rigsarkivet agter derfor at indlede en drøftelse med Kildeindtastningskomiteen sådan, at de aftaler der indgås med donatorerne til DDD kan bringes i overensstemmelse med lovgivningen.

4 9. Opfølgning på handlingsplan på Rigsarkivets brugerundersøgelse m.m. v/ Georg Brandt Christensen 1. Hvorledes vil RA forbedre søgeindgange til de digitale tjenester, og hvorledes vil RA involvere brugerne i denne proces? Se tidligere dagsordenpunkter. Der kommer til at være brugertest af Søg og Find. Rigsarkivet er også ved at omstrukturere sin håndtering af brugerhenvendelser til Spørg Arkivaren og AO-Hotline. GBC ønsker brugerinvolvering i designprocessen. AV: brugerønsker er ikke altid entydige. Men Rigsarkivet vil sørge for at have et godt samarbejde med de andre tjenester som Family Search. Der vil også blive arbejdet med udviklingen af og effektiviteten i brugerrådsarbejdet. 2. Hvorledes vil RA styrke dialogen med brugerne og hvorledes vil RA løbende orientere om arbejdet i igangværende projekter? GBC opfordrede til annoncering af Rigsarkivets nyhedsbreve eks. på Facebook og i Slægt og Data. Rigsarkivet modtager gerne forslag til andre annonceringssteder. 3. Hvorledes vil RA udbygge den digitale og interaktive vejledning? Rigsarkivet er ved at gennemskrive vejledningerne og redaktionelt samle materialet. Rigsarkivets aktive vejledning er Spørg arkivaren, AO-hotline, telefonvagt og brugerforum. Vi er p.t. Ved at overveje hvorledes man kan gøre indgangen til vejledning mere overskuelig, og måske på længere sigt supplere eller erstatte de nuværende indgange med f.eks. et brugerforum eller lignende. Det overvejes derudover om vi skal slå Spørg Arkivaren og AO-hotline sammen. Der vil formentlig også komme en form for FAQ. AV ser på publicering af KIK-referaterne på sa.dk. 9.A. Rapporten over de løste og uløste problemer i AO GBC havde medbragt rapporten over de problemer i AO, der p.t. er løst og uløst. ASP og AV: Rapporten og prioriteringerne er et udtryk for, hvor Rigsarkivet ressourcemæssigt står p.t. GBC havde flere ønsker til forbedringer af bl.a. billedviseren i AO. ASP: Det er på ønskelisten, men p.t. er der ikke mange ressourcer til fejlretning. Ønsket om at lægdsruller får sit eget link i AO-menuen, og ikke som nu er gemt under Find din slægt, blev understreget.

5 ASP oplyste, at der kommer fonetisk søgning i Søg og Find men ikke på AO. Brugerrepræsentanterne fremsatte forslag om at søgefunktionen på sa.dk skal findes på alle sider på sitet, og bemærkede at skrifttyperne/størrelserne samt farver/kontraster på sa.dk er et problem. KBJ har efter mødet undersøgt sagen og kan bekræfte, at begge dele kommer med i den næste udviklingsfase af sa.dk i GBC spurgte til fejlretning vedr. forkerte / manglende registreringer ved oplægning af arkivalier i AO. AV oplyste, at det generelt var svært at finde ressourcer til fejlretningen. 10. Evt. Scanning og oplægning af søruller v/ Georg Brandt Christensen GBC har rejst spørgsmål om RA vil gå ind i en opdatering af sogne-lægdsrullefortegnelsen, og i den forbindelse få afklaret om S erne ud for nogle sogne betyder Sørulle. GBC gjorde opmærkssom på at der er 2 frivillige der gerne vil validere Sørulle markeringerne hvis Sørullerne bliver lagt ud på AO. AV og GBC følger op på spørgsmålet i løbet af kort tid. 11. Henvendelser via brugerrådets mailbox m.v. Der er ikke kommer henvendelser 12. Eventuelt Næste møde bliver afholdt i Viborg. KBJ finder en dato.